Kế hoạch hậu cần đảm bảo vật tư cho sản xuất được công ty bao bì Đức Thành lập cụ thể từng quý, từng tháng.
• Kế hoạch quý:
Hàng quý, dưới sự chỉ đạo của phó giám đốc công ty, phòng kế hoạch vật tư lập kế hoạch hậu cần vật tư hàng quý đối với từng danh mục vật tư cụ thể, việc lập kế hoạch vật tư hàng quý được lập căn cứ vào các tài liệu sau:
- Kế hoạch tiêu thụ sản phẩm trong quý của công ty do ban lãnh đạo công ty cung cấp
- Những hợp đồng đã ký với khách hàng trong kế hoạch
- Định mức tiêu hao vật tư cụ thể cho từng loại sản phẩm
- Tồn kho thực tế từng loại vật tư cụ thể
- Lượng dự trữ cuối quý của từng loại vật tư
- Năng lực về máy móc thiết bị của công ty trong toàn bộ dây chuyền sản xuất….
Đối với một số loại vật tư chính hay mất cân đối, biến động khác nhau theo từng tháng như các loại màng BOPP,OPP, PE; các loại hạt nhựa PBLD, PP, PE,PVC thì doanh nghiệp tiến hành lập kế hoạch theo tháng.
Hàng tháng vào ngày 26-30 của tháng, phòng kế hoạch vật tư tiến hành cân đối kế hoạch của từng phân xưởng rồi tiến hành xây dựng kế hoạch nguyên vật liệu hàng tháng cho toàn công ty. Việc xây dựng kế hoạch vật tư hàng tháng được xây dựng dựa trên các cơ sở sau:
- Hợp đồng tiêu thụ sản phẩm của công ty đã ký kết với khách hàng
- Căn cứ vào thiết kế mặt hàng và dự kiến chất lượng mặt hàng của doanh nghiệp
- Cân đối năng lực của từng phân xưởng (từng loại máy móc thiết bị và lao động)
Phòng kế hoạch vật tư xây dựng bảng kế hoạch vật tư hàng tháng theo biểu mẫu quy định chung và chuyển đến các bộ phận:
- Phó giám đốc phụ trách sản xuất
- Các quản đốc phân xưởng sản xuất
- Phòng kỹ thuật
Tiêu chí để lập kế hoạch tháng: Phải thực hiện được kế hoạch giao hàng mà công ty đã ký kết với khách hàng, đồng thời là cơ sở để thực hiện kế hoạch quý.
• Điều chỉnh kế hoạch vật tư:
Công tác kế hoạch vật tư chưa kết thúc tại việc lập kế hoạch mà còn tiếp tục trong suốt quá trình thực hiện kế hoạch vật tư của doanh nghiệp. Dù kế hoạch vật tư có được các cán bộ vật tư lập hoàn hảo, tỷ mỷ đến đâu đi
chăng nữa thì vẫn phải có sự sửa đổi, điều chỉnh lại kế hoạch của mình.
Thông thường, kế hoạch vật tư của doanh nghiệp được sửa đổi trong những trường hợp sau:
- Các phân xưởng hoàn thành vượt mức kế hoạch sản xuất mà không cần yêu cầu thêm nguyên vật liệu nữa
- Các phân xưởng cần thêm vật tư do không hoàn thành kế hoạch sản xuất, sản xuất của phân xưởng chưa đạt hiệu quả cao khi đó cần điều chỉnh kế hoạch vật tư đã lập.
- Do doanh nghiệp áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật mới làm giảm hoặc thay đổi nhu cầu
- Trong trườnh hợp có sự thay đổi về thời gian giao hàng, yêu cầu sớm hơn so với kế hoạch cũ hoặc huỷ bỏ đề nghị giao chậm lại thì phải điều chỉnh lại kế hoạch.
- Khi nhà cung ứng vi phạm hợp đồng, không cung ứng đủ số lưọng, chủng loại quy cách vật tư đúng thời hạn quy định….
Sau khi có sự thay đổi thì cán bộ của phòng kế hoạch vật tư là người xem xét, đưa ra kế hoach sửa đổi, bổ sung và chuyển cho các bộ phận có liên quan. Đồng thời phải ghi vào tờ kế hoạch giao hàng cũ về sự sửa đổi, bổ xung trên.
• Theo dõi tiến độ thực hiện kế hoạch:
Kết quả của tiến độ sản xuất, sử dụng vật tư được theo dõi, ghi vào sổ theo dõi thực hiện kế hoạch sản xuất của từng phân xưởng để giám đốc sản xuất có thể kiểm tra, đôn đốc các phân xưởng thực hiện tốt kế hoạch đã đề ra và có giải pháp điều chỉnh kịp thời nhằm đảm bảo đúng tiến độ sản xuất.
2.2.3. Tổ chức mua sắm vật tư:
Đây là hoạt động quan trọng nhất trong toàn bộ quá trình thực hiện đảm bảo vật tư ở doanh nghiệp.
Toàn bộ quá trình thực hiện hậu cần vật tư cho sản xuất của công ty bao bì Đức Thành được thể hiện qua sơ đồ sau:
Công tác hậu cần vật tư ở công ty Bao bì Đức Thành do phòng kế hoạch vật tư đảm nhiệm. Nội dung của công tác hậu cần vật tư tuân thủ theo các trình độ sau:
- Xác định nhu cầu mua vật tư phục vụ sản xuất: Yêu cầu mua sản phẩm
Xem xét xétxÐ t Lựa chọn nhà cung ứng Hỏi mua Thương lượng, đàm phán Đặt hàng trực tiếp hoặc hợp đồng Vận chuyển VT về DN
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất quý, tháng của doanh nghiệp, căn cứ vào định mức tiêu dùng vật tư, căn cứ vào lượng vật tư tồn kho mà phòng kế hoạch vật tư sẽ lập bảng cân đối nhu cầu vật tư và trình giám đốc phê duyệt.
- Yêu cầu mua vật tư:
Căn cứ vào yêu cầu của hoạt động sản xuất và lượng vật tư cần dự trữ cuối kỳ mà phòng kế hoạch vật tư tiến hành lập phiếu yêu cầu mua vật tư, trình lên giám đốc sản xuất phê duyệt
- Xem xét, đánh giá yêu cầu mua vật tư:
Sau khi phó giám đốc sản xuất xem xét, đánh giá yêu cầu mua vật tư về mặt số lượng, chủng loại, yêu cầu kỹ thuật và thời gian cung ứng, phòng kế hoạch vật tư tiến hành xem xét việc mua sắm từng loại vật tư cụ thể:
+ Với các loại vật tư mua trong nước thì chuyển cho nhân viên trong phòng vật tư thực hiện mua sắm
+ Với các loại vật tư phải nhập khẩu từ nước ngoài thì phòng kế hoạch vật tư lập giấy đề nghị nhập khẩu vật tư theo mẫu của doanh nghiệp rồi trình phó giám đốc sản xuất phê duyệt, sau đó tiến hành các hoạt động nhập khẩu vật tư.
- Đánh giá và lựa chọn nhà cung ứng:
Để đảm bảo chất lượng nguyên vật liệu đầu vào cũng như đảm bảo hiệu quả sản xuất kinh doanh, cán bộ của phòng kế hoạch vật tư tiến hành tìm kiếm và đánh giá nhà cung ứng, việc đánh giá nhà cung ứng dựa trên một số tiêu chuẩn sau:
- Đánh giá thông qua những lần mua hàng trước
- Thông qua mẫu chào hàng
- Khả năng đáp ứng của nhà cung ứng về mẫu mã, giá cả, điều kiện thanh toán, điều kiện giao hàng…
- Giấy chứng nhận ISO 9000
Đối với nhà cung ứng nước ngoài
- Dựa trên uy tín của nhà cung ứng trên thị trường
- Thông qua thư chào hàng, catalog quảng cáo
- Điều kiện thanh toán, giao hàng…
- Chất lượng, sự phù hợp của vật tư với trình độ máy móc thiết bị của doanh nghiệp…
Định kỳ hàng quý, doanh nghiệp tiến hành đánh giá các nhà cung ứng đang thực hiện cung ứng vật tư cho doanh nghiệp để tiếp tục quan hệ với những nhà cung ứng đạt tiêu chuẩn và loại bỏ những nhà cung ứng không đạt tiêu chuẩn ra khỏi danh sách những nhà cung ứng cung cấp vật tư cho doanh nghiệp.
Sau khi tiến hành đánh giá các nhà cung ứng, doanh nghiệp tiến hành lựa chọn những nhà cung ứng đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu, liên lạc để tiến hành đặt mua vật tư hàng hoá.
- Hỏi mua:
Đối với vật tư mua trong nước, nhân viên phòng kế hoạch vật tư tiến hành hỏi mua hàng bằng điện thoại hay qua địa chỉ email để nhận được báo giá của nhà cung ứng, đối với những nhà cung ứng truyền thống của doanh
nghiệp thì có thể trực tiếp lập phiếu đặt hàng để tiến hành mua hàng.
Với những loại vật tư phải nhập khẩu từ nước ngoài, nhân viên phòng kế hoạch vật tư gửi yêu cầu chào hàng qua email, fax hoặc qua điện thoại để yêu cầu nhà cung ứng gửi báo giá đến cho doanh nghiệp.
- Thương lượng, đàm phán:
+ Với những loại vật tư có giá trị nhỏ, nhân viên phòng vật tư tiến hành thương lượng, đàm phán với nhà cung ứng và tiến hành đặt hàng
+ Đối với nhứng vật tư có giá trị lớn thì trưởng phòng vật tư sẽ thực hiện đàm phán với đối tác về các nội dung:
Chất lượng, tiêu chuẩn kỹ thuật của từng loại vật tư cụ thể
Các điều khoản về giá cả, số lượng hàng hoá, chủng loại vật tư hàng hoá
Phương thức giao hàng
Hình thức thanh toán
Thời hạn giao hàng và một số điều khoản khác.
Sau khi đàm phán mua hàng, nếu 2 bên chấp thuận, thống nhất về các điều khoản đã thoả thuận thì trưởng phòng vật tư trình Giám đốc phê duyệt và tiến hành đặt hàng với nhà cung cấp.
- Đặt mua hoặc làm hợp đồng:
Với những vật tư có giá trị nhỏ, doanh nghiệp tiến hành đặt hàng trực tiếp với nhà cung ứng. Đối với những hàng hoá có giá trị lớn hơn, doanh nghiệp ký vào hợp đồng mua bán do nhà cung cấp lập. Đối với vật tư nhập khẩu từ nước ngoài phải có đầy đủ Invoice, vận đơn gốc, bảo hiểm, packing list…
- Theo dõi, vận chuyển vật tư về doanh nghiệp:
Đối với vật tư mua trong nước, doanh nghiệp thường chủ động vận chuyển vật tư về doanh nghiệp để tận dụng các phương tiện vận tải sẵn có.
Đối với những vật tư nhập khẩu từ nước ngoài, doanh nghiệp thanh toán tiền với bên cung ứng qua ngân hàng rồi tiến hành đôn đốc nhà cung ứng giao vật tư như hợp đồng đã ký kết. Khi nhận được giấy báo hàng đã về, phòng kế hoạch vật tư chuẩn bị các giấy tờ như: vận đơn, hoá đơn gốc, bản kê chi tiết hàng hoá, giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá, được chuyển đến và tiến hành đối chiếu với đơn đặt hàng xem có chính xác không.
Sau đó, doanh nghiệp tiến hành làm các thủ tục hải quan để nhập hàng về, bao gồm các bước: Mở tờ khai hải quan theo mẫu hiện hành, đăng ký với bộ phận hải quan kiểm tra hàng hoá nhập tại cửa khẩu và hoàn thành thủ tục hải quan.
Nếu hàng hoá nhập về có dấu hiệu nghi ngờ hoặc có tổn thất, hư hại thì doanh nghiệp mời giám định, bảo hiểm, làm các thủ tục giám định hàng hoá để tránh các tranh chấp xảy ra sau này.
2.2.4. Dự trữ, bảo quản vật tư:
• Tổ chức tiếp nhận vật tư về doanh nghiệp:
Sau khi vật tư đã được vận chuyển về doanh nghiệp, cán bộ vật tư tiến hành tiếp nhận vật tư về số lượng và chất lượng. Thủ tục tiếp nhận được tiến hành như sau:
- Kiểm tra vật tư về mặt số lượng và chất lượng. Cán bộ phòng vật tư báo cho cán bộ phòng kỹ thuật đến kiểm tra và lập biên bản kiểm tra hàng hoá về mặt chất lượng.
Với những vật tư có số lượng nhỏ, công ty tiến hành kiểm tra toàn bộ. Với những vật tư có số lượng lớn, công ty kiểm tra theo phương pháp chọn mẫu. Việc kiểm tra diễn ra ngay tại thời điểm giao hàng và tiến hành lập đầy đủ biên bản kiểm tra hàng hoá trước khi nhập vào kho.
- Cán bộ phòng vật tư, thủ kho và người giao hàng ký nhận hàng đã nhập về đầy đủ về số lượng và chất lượng.
- Làm thủ tục thanh toán cho bên cung ứng theo như hợp đồng đã ký
- Tiến hành khiếu nại nếu có vi phạm hợp đồng.
• Bảo quản vật tư:
Nguyên vật liệu nhập vào kho của công ty, khi xuất ra đưa vào sử dụng ở các phân xưởng sản xuất nếu không được bảo quản tốt sẽ gây ra thất thoát, lãng phí ảnh hưởng không tốt đến quá trình sản xuất, từ đó ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Với diện tích trên 1000 m2, kho vật tư của doanh nghiệp đáp ứng được các yêu cầu về đảm bảo vật tư hàng hoá. Việc bảo quản ở kho của công ty do thủ kho đảm nhận. Khi nhập vật tư, thủ kho tiến hành vào thẻ kho và bố trí sắp xếp vật tư một cách gọn gàng, có khoa học đảm bảo thuận tiện cho việc xuất kho. Do danh mục vật tư của doanh nghiệp khá phong phú về chủng loại, chất lượng nên thủ kho có trách nhiệm sắp xếp vật tư theo từng chủng loại cụ thể, đảm bảo không xảy ra hiện tượng các loại vật tư bị lẫn vào nhau. Để phục vụ cho quá trình sản xuất được diễn ra nhanh chóng, thuận tiện, thủ kho đã tiến hành ngăn kho vật tư của doanh nghiệp thành từng ô riêng biệt với mỗi loại vật tư khác nhau. Nếu trong quá trình xếp dỡ, vận chuyển vật tư mà xảy ra sự cố ảnh hưởng đến chất lượng vật tư thì thủ kho và người vận chuyển xếp dỡ phải lập biên bản xác nhận và chờ xử lý. Ngoài ra, thủ kho của công ty còn có nhiệm vụ giám sát tình hình nhập xuất
vật tư trong kho của công ty xem có sai sót hay vượt quá định mức cho phép hay không, nếu hao hụt quá định mức cho phép thì phải có biện pháp giải quyết phù hợp.
Định kỳ một năm hai lần, thủ kho tiến hành kiểm kê, lập báo cáo về vật tư tồn đọng, thiếu hụt, hư hỏng mất mát để xin hướng dẫn giải quyết
Việc bảo quản vật tư trong kho được tiến hành theo nguyên tắc sau: + Đối với vật tư chính: Chủ yếu là các loại màng, hạt nhựa ít chịu tác động của môi trường, tuy nhiên dễ nhầm lẫn thì được phân thành từng lô riêng biệt có biển ghi tên từng loại vật tư tương ứng.
+ Đối với vật tư phụ: Chủ yếu là các loại dung môi, hoá chất, keo, hạt bã màu…có số lượng ít hơn, tuy nhiện dễ bị ảnh hưởng bởi môi trường thì được xếp ở nơi khô ráo, và cũng được phân lô cẩn thận theo từng chủng loại sao cho dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy…
2.2.5. Cấp phát vật tư cho sản xuất:
Trong hoạt động cấp phát vật tư, doanh nghiệp tiến hành vận chuyển vật tư từ kho xuống các phân xưởng sản xuất.
Hàng tháng theo định kỳ, thủ kho tiến hành cấp phát vật tư cho các bộ phận theo hạn mức cấp phát. Hạn mức cấp phát vật tư được lập hàng tháng đối với những loại vật tư chủ yếu như sau:
Bảng 2.10. Hạn mức cấp phát vật tư năm 2007 STT Tên vật tư ĐVT Hạn mức cấp phát 1 Màng BOPP Tấn 90 2 Hạt nhựa PELD Tấn 150 3 Màng các loại Tấn 60 4 Mực in Tấn 10 5 Dung môi Tấn 35 6 Keo gép đùn Tấn 15 7 Keo ghép khô Tấn 10 8 Hạt bã màu Tấn 15 9 Dao gạt mực Hộp 5 10 Trục in Bộ 30 11 Vật tư khác Tấn 75
Thủ kho căn cứ vào hạn mức cấp phát tiến hành cấp phát vật tư cho các phân xưởng để tiến hành hoạt động sản xuất.
Ngoài ra, trong quá trình sản xuất kinh doanh có phát sinh thêm nhu cầu vật tư thì thủ kho tiến hành cấp phát bổ sung vật tư cho các doanh nghiệp. Trình tự cấp phát bổ sung được thực hiện như sau:
- Thủ kho nhận phiếu yêu cầu lĩnh vật tư bổ sung của các phân xưởng
- Đối chiếu danh mục và nội dung thẻ kho, kiểm tra thực tế vật tư trong kho.
Nếu trong kho không có đủ vật tư, thủ kho làm giấy đề nghị mua vật tư gửi phòng kế hoạch vật tư để giải quyết.
Nếu nhu cầu vật tư của các phân xưởng có thể đáp ứng được ngay, thủ kho chuẩn bị cấp phát bổ sung vật tư theo đúng yêu cầu. Thủ kho viết phiếu xuất kho theo mẫu hiện hành. Căn cứ vào phiếu xuất kho, thủ kho giao hàng cho các đơn vị, ghị thực xuất, ký phiếu xuất kho, vào thẻ kho và chuyển