- trình độ tiếng anh loại B 22 18 3 13.6%
2.3.3 Thực trạng hoạt động phân tích công việc
Hiện nay, Chi nhánh Hà Thành đã xây dựng được nội dung, nhiệm vụ công việc cho từng phòng ban. Các phòng ban ngoài chức năng nhiệm vụ còn được xác định các trách nhiệm thực hiện, mối quan hệ với ban giám đốc điều hành, với các phòng ban khác, trưởng phòng, phó phòng và cán bộ nhân viên các phòng ban cũng được xác định nhiệm vụ quyền hạn một cách rõ ràng. Chi nhánh Hà Thành đã thực hiện tốt việc phân tích công việc cho từng vị trí cụ thể trong tổ chức.
Chi nhánh Hà Thành hiện có tất cả 18 phòng ban. Mỗi phòng ban có chức năng, nhiệm vụ riêng. Tại mỗi phòng đều có trưởng, phó phòng, cán bộ nhân viên. Lấy ví dụ về việc phân tích công việc cho phòng quản lý rủi ro :
•Nhiệm vụ:
- Công tác quản lý tín dụng: tham mưu, đề xuất chính sách, biện pháp phát triển và nâng cao hoạt động tín dụng, quản lý, đầu mối tham mưu ban giám đốc phê duyệt hạn mức, giảm nợ xấu, trích lập dự phòng rủi ro, thực hiện việc xử lý nợ xấu.
- Công tác quản lý rủi ro tín dụng: tham mưu, đề xuất xây dựng các quy định, biện pháp quản lý rủi ro, trình lãnh đạo bảo lãnh cho khách hàng, phối hợp với các phòng ban quan hệ khách hàng để phát hiện, xử lý các khoản nợ có vấn đề.
- Công tác quản lý rủi ro tác nghiệp: Phổ biến các văn bản quy định, quy trình về quản lý rủi ro tác nghiệp, hướng dẫn các nghiệp vụ trong Chi nhánh tự kiểm tra phối hợp và rà soát các rủi ro, xây dựng hệ thống dữ liệu thông tin về rủi ro tác nghiệp tại Chi nhánh.
- Công tác phòng chống rửa tiền: tiếp thu , phổ biến các văn bản quy định, quy chế về phòng chống rửa tiền, hướng dẫn kiểm tra và hỗ trợ phòng quan hệ khách hàng và các phòng ban liên quan trong công tác phòng chống rửa tiền.
- Công tác quản lý hệ thống chất lượng ISO: là đầu mối phối hợp thực hiện quy trình quản lý hệ thống chất lượng theo các tiêu chuẩn ISO tại Chi nhánh, xây dựng và đề xuất với ban lãnh đạo các chương trình cải tiến chất lượng.
- Công tác kiểm tra nội bộ: Tham mưu giúp việc cho ban giám đốc Chi nhánh về việc xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch tự kiểm tra, theo dõi, giám sát, đầu mối tham mưu với đoàn kiểm tra và các cơ quan có thẩm quyền để tổ chức các cuộc kiểm tra, thanh tra, kiểm toán tại Chi nhánh.
•Mối quan hệ
- Đối với ban giám đốc: tham mưu ban giám đốc trong công việc xây dựng các cơ chế, chính sách trong công tác tín dụng tại Chi nhánh Hà Thành, công việc của phòng thực hiện dưới sự điều hành trực tiếp của ban giám đốc, thực hiện các công tác đột xuất khác theo sự phân công của ban giám đốc.
- Đối với phòng quan hệ khách hàng: phối hợp xây dựng kế hoạch giới hạn, cơ cấu tín dụng, phê duyệt đề xuất, phán quyết tín dụng đối với khách
hàng, quản lý giám sát tín dụng, phát hiện và xử lý các khoản vay có vấn đề, xử lý nợ xấu và các công tác khác.
- Đối với phòng tổ chức hành chính: phối hợp cùng phòng tổ chức hành chính trong việc tổ chức cán bộ, công tác hành chính có liên quan đến phòng quản lý rủi ro.
- Đối với các phòng ban khác: phối hợp, giúp đỡ lẫn nhau hoàn thành các nhiệm vụ, công việc của Chi nhánh.
• Nhiệm vụ, quyền hạn của trưởng phòng:
- Xây dựng kế hoạch và kiểm tra giám sát các chương trình công tác, biện pháp thực hiện hàng tháng,quý,năm và chịu trách nhiệm về kết quả thực hiện.
- Phân công nhiệm vụ cho phó trưởng phòng, khi cần có thể giao nhiệm vụ trực tiếp cho phó trưởng phòng.
- Có ý kiến tham mưu, đề bạt, khen thưởng với các cán bộ trong phòng. - Tổ chức nghiên cứu, ứng dụng các đề tài khoa học.
- Chị trách nhiệm trước ban giám đốc về các nhiệm vụ, công việc của phòng.
• Nhiệm vụ, quyền hạn của phó trưởng phòng:
- Chấp hành sự phân công, chỉ đạo của Trưởng phòng.
- giúp việc cho trưởng phòng chỉ đạo, điều hành một số mặt trong công việc.
- Ký thay trưởng phòng một số văn bản, chứng từ theo sự phân công uỷ quyền.
- Tham gia ý kiến với trưởng phòng trong các mặt công tác phòng .
- Thực hiện nhiệm vụ khác do phó Giám đốc, Giám đốc hoặc trưởng phòng phân công.
• Nhiệm vụ, quyền hạn của cán bộ :
-Chấp hành sự phân công công tác, chỉ đạo điều hành của trưởng, phó phòng.
- Thực hiện các công việc được phân công theo chức năng nhiệm vụ của phòng và các nghiệp vụ phát sinh đối với khách hàng được phân công quản lý.
-Góp ý kiến trong việc xây dựng kế hoạch, chương trình công tác chung của phòng.
-Có trách nhiệm tự đào tạo, cập nhật kiến thức để thực hiện tốt nhiệm vụ được giao.
-Tham gia ý kiến với trưởng phòng về các vấn đề liên quan đến hoạt động chung của phòng.
-Thực hiện nhiệm vụ khác do ban giám đốc hoặc trưởng phó phòng phân công.
Đối với các phòng ban khác trong Chi nhánh, nhiệm vụ chức năng cũng được xây dựng như vậy.
Qua đây, có thể thấy, Chi nhánh Hà Thành đã có kế hoạch rất cụ thể để xây dựng chương trình, nhiệm vụ chức năng cho các phòng ban, cho từng vị trí trong từng phòng ban đó. Việc đó đảm bảo cho phòng ban, cán bộ trong chi nhánh có thể dễ dàng thực hiện công việc, biết rõ nhiệm vụ, quyền hạn của mình trong công việc, trong các mối quan hệ.
2.3.4 Thực trạng công tác tuyển dụng nhân lực
Số lượng lao động của Chi nhánh Hà Thành những năm gần đây luôn luôn có xu hướng tăng. Nguyên nhân là do việc mở rộng hoạt động, mở rộng phạm vi hoạt động của Chi nhánh. Bảng số lượng cán bộ nhân viên qua các năm:
Bảng 7: Số lượng cán bộ nhân viên của Chi nhánh.
( Nguồn: phòng tổ chức hành chính)
Số lượng cán bộ nhân viên năm 2009 là 196 cán bộ, tăng 8 cán bộ so với năm 2008 và tăng 139 cán bộ so với khi thành lập. Số lượng cán bộ nhân viên năm 2009 được tuyển dụng thêm là 67 cán bộ nhân viên. Có sự khác biệt như vậy, vì năm 2009 Chi nhánh có mở rộng địa bàn hoạt động, mở thêm chi nhánh tại Thanh Xuân. Cán bộ nhân viên mới của Chi nhánh Hà Thành một phần là cán bộ được tuyển dụng mới, một phần là cán bộ được chuyển công tác sang. Toàn bộ cán bộ tuyển dụng đều được thực hiện thông qua quy trình tuyển dụng đã được xây. Do đó, chất lượng cán bộ nhân viên mới của Chi nhánh Hà Thành luôn luôn được đảm bảo.
Cán bộ nhân viên mới tuyển dụng có bằng đại học trở lên không ngừng tăng lên. Năm 2009, số lượng cán bộ nhân viên mới có bằng đại học trở lên là 58 cán bộ, tăng 42 cán bộ so với năm 2008 (16 cán bộ). Điều đó cho thấy chất lượng cán bộ nhân viên của Chi nhánh không ngừng được tăng lên.
Cán bộ nhân viên mới dù có được chuyển công tác hay thi tuyển vào làm việc tại đây đều qua một quy trình cụ thể đã được xây dựng từ trước. Quy trình tuyển dụng cán bộ được xây dựng từ Hội sở chính, áp dụng cho tất cả các chi nhánh, sở giao dịch. Do đó, Chi nhánh Hà Thành cũng sẽ áp dụng quy trình tuyển dụng đã được xây dựng này.
Năm Thành lập Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009 Số lượng cán bộ nhân viên 57 67 81 145 171 188 196
Số lượng nhân viên tuyển dụng
10 14 64 16 17 67
Số lượng nhân viên tuyển dụng có bằng đại học trở nên
Tuyển dụng cán bộ trong Chi nhánh có các hình thức: tuyển dụng cán bộ qua thi tuyển, tuyển dụng cán bộ chuyển công tác trong hệ thống BIDV, tuyển dụng cán bộ chuyển công tác từ ngoài hệ thống BIDV. Các hình thức tuyển dụng khác nhau cho nên quy trình cũng khác nhau.
Quy trình tuyển dụng qua thi tuyển phải trải qua 12 bước cụ thể, chặt chẽ:
Bước 1: Tổ chức thông báo và tiếp nhận hồ sơ tuyển dụng Bước 2: Nhận hồ sơ dự tuyển và sơ tuyển
Bước 3: Lập danh sách sơ tuyển Bước 4: Thành lập hội đồng thi Bước 5: Thông báo lịch thi Bước 6: Tổ chức thi
Bước 7: Tổng hợp kết quả thi
Bước 8: Duyệt danh sách tuyển dụng
Bước 9: Công bố kết quả thi tuyển và thông báo tuyển dụng Bước 10: Ký hợp đồng lao động thử việc
Bước 11: Ký hợp đồng lao động chính thức Bước 12: Lưu trữ hồ sơ
Với quá trình tuyển dụng qua thi tuyển, các bước trong nội dung tuyển dụng cần thực hiện một cách tuần tự và chặt chẽ. Lưu đồ quá trình tuyển dụng qua thi tuyển:
Bảng 8: Lưu đồ quá trình tuyển dụng qua thi tuyển
Bước Đơn vị tuyển dụng/ cá nhân Ban, phòng tổ chức cán bộ Tổng giám đốc, giám đốc Hội đồng thi 1 2 3 4 5/6 7/8 9 10 12 Không đồng ý Đồng ý Không đồng ý Đồng ý Không đồng ý Đồng ý
Thông báo tuyển dụng, tiếp nhận hồ sơ
Nhận hồ sơ, sơ tuyển Lập danh sách sơ tuyển
Thành lập hội đồng thi
Thông báo thi tuyển Tổ chức thi
Tổng hợp kết quả thi Lập danh sách tuyển
dụng
Thông báo tuyển dụng
Ký hợp đồng LĐ thử việc Phân công, nhiệm vụ, đánh gia Trình tự hợp đồng LĐ chính thức Phân công nhiệm vụ Lưu hồ sơ cán bộ Duyệ t Duyệ t Duyệ t
Quá trình tuyển dụng cán bộ qua thi tuyển vô cùng quan trọng, vì đây có thể tuyển dụng bổ sung lực lượng cán bộ có chất lượng. Vì vậy, có thể thấy rằng BIDV nói chung và Chi nhánh Hà Thành nói riêng đều đặc biệt quan tâm tới quá trình tuyển dụng này. Tuy nhiên, ngoài tuyển dụng bằng thi tuyển còn có tuyển dụng cán bộ chuyển công tác trong cùng hệ thống BIDV. Cán bộ trong cùng hệ thống là nguồn tuyển dụng có rất nhiều ưu điểm: cán bộ đã được đào tạo bài bản, đã hiểu rõ nội quy quy định của Ngân hàng, làm quen nhanh với môi trường làm việc. Đối với nguồn tuyển dụng là cán bộ trong cùng hệ thống Ngân hàng thì cũng có quy trình tuyển dụng riêng:
Bước 1: Xác định nhu cầu
Bước 2: Đơn vị chuyển công tác và đơn vị tiếp nhận phải có văn bản trình tổng giám đốc.
Bước 3: Ban tổ chức cán bộ làm đầu mối báo cáo trình tổng giám đốc. Bước 4: Quyết định chính thức của đơn vị chuyển công tác.
Bước 5: Tiếp nhận, ký hợp đồng lao động và phân công nhiệm vụ. Bước 6: Lưu trữ hồ sơ.
Mặc dù chỉ có 6 bước nhưng quy trình tuyển dụng cán bộ trong cùng hệ thống vẫn đảm bảo yêu cầu của quá trình tuyển dụng là: tìm ra được cán bộ phù hợp công việc, đảm bảo giảm tối thiểu sai sót trong công tác tuyển dụng.
Ngoài ra, Chi nhánh Hà Thành còn tuyển dụng cán bộ từ ngoài hệ thống BIDV. Đây cũng là lực lượng cán bộ hết sức tiềm năng. Nguồn tuyển dụng này có ưu điểm: đã có kiến thức về công việc, có kinh nghiệm làm việc và cũng có thể có những bí mật kinh doanh của các đối thủ có thể khai thác. Tuy nhiên, nguồn cán bộ từ bên ngoài hệ thống lại có nhược điểm là phải làm quen lại từ đầu với quy định, hệ thống làm việc của BIDV nói chung, Chi nhánh Hà Thành nói riêng. Quy trình tuyển dụng cán bộ từ ngoài hệ thống cũng được Chi nhánh Hà Thành hết sức quan tâm.
Quá trình tuyển dụng thông qua 7 bước cụ thể: Bước 1: Xác định nhu cầu.
Bước 2: Chấp nhận của đơn vị chuyển công tác. Bước 3: Xác định của đơn vị tuyển dụng.
Bước 4: Giám đốc xem xét chấp nhận bằng văn bản.
Bước 5: Quyết định chính thức của đơn vị chuyển công tác.
Bước 6: Tiếp nhận, ký hợp đồng lao động và phân công nhiệm vụ. Bước 7: Lưu trữ hồ sơ.
Quá trình tuyển dụng cán bộ được Chi nhánh Hà Thành hết sức quan tâm bởi lẽ đây chính là yếu tố có tính chất quyết định tới hiệu quả trong hoạt động kinh doanh. Những năm gần đây, nhờ quá trình tuyển dụng kỹ lưỡng mà Chi nhánh Hà Thành luôn có lực lượng cán bộ có chất lượng.