Sau khi cấp bán cho hóa đơn cho các đối tượng sử dụng, cơ quan thuế vẫn phải thực hịên công tác quản lý việc sử dụng hóa đơn của đơn vị sử dụng, ngoài việc thực hiện kiểm tra các đơn vị sử dụng hóa đơn về việc lập hóa đơn, chứng từ theo đúng qui định của pháp luật, song song với nó cũng phải kiểm tra tình hình sử dụng hóa đơn thông qua các bảng kê bán ra và mua vào của từng doanh nghiệp. Việc tăng cường công tác kiểm tra quá trình sử dụng hóa đơn của cơ quan thuế không những làm cho công tác lập kế hoạch nhập, xuất hóa đơn đạt hiệu quả mà còn giúp cho công tác thu thuế đạt đến sự chính xác và đầy đủ. Chính bởi tính quan trọng của công tác quản lý việc sừ dụng hóa đơn mà ngành thuế đã thực sự chú trọng tới công tác này, bởi việc sử dụng hóa đơn không đúng mục đích của các đối tượng chịu thuế chính là nguồn gốc của rất nhiều các hành vì vi phạm pháp luật, gây thất thu lớn cho NSNN, Cục thuế Hà Tây cũng đã đặc biệt chú trọng tới công tác quản lý này. Riêng trong năm 2004 Cục thuế Hà Tây đã lập biên bản 90 trường hợp vi phạm chế độ quyết toán hóa đơn, ra quyết định xử phạt 84 đơn vị với số tiền thu nộp vào NSNN là 70 triệu đồng, xử phạt 12 đơn vị vi phạm chế độ sử dụng hóa đơn, chứng từ, truy thu đến 751 triệu đồng cho NSNN. Trong năm 2005 số lượng các doanh nghiệp vi phạm pháp luật
về sử dụng hóa đơn có giảm đi, nhưng Cục thuế Hà Tây cũng đã phải ra quyết định xử phạt tới 65 doanh nghiệp vì đã vi phạm chế độ xử dụng hóa đơn chứng từ, thu nộp cho NSNN trên 600 triệu đồng.
Việc thông qua công tác kế toán ấn chỉ để quản lý ấn chỉ, đối với Cục thuế Hà Tây đã phần nào đáp ứng được nội dung của công việc quản lý sử dụng hóa đơn đòi hỏi. Bộ phận quản lý ấn chỉ đã thực hiện mở sổ sách kế toán ấn chỉ theo đúng qui định của Nhà nước, các loại sổ bao gồm:
- Sổ lĩnh thanh toán tiền và ấn chỉ (ST-10) - Sổ theo dõi ấn chỉ bán lấy tiền (ST- 11) - Sổ theo dõi tình hình ấn chỉ (ST- 12)
- Sổ theo dõi các tỏ chức, cá nhân mua hóa đơn (ST- 23) - Sổ theo dõi mất và xử lý mất hóa đơn (ST- 24)
- Sổ theo dõi các tổ chức, cá nhân đăng ký sử dụng hóa đơn tự in (ST- 25, ST-27)
Hàng tháng phải tổ chức tổng kết, quyết toán, đánh giá lại việc sử dụng hóa đơn của các đơn vị mà mình quản lý, đồng thời lập báo cáo lên Tổng cục thuế, qua đó phát hiện kịp thời những hành vi vi phạm của các tổ chức, các cá nhân sử dụng hóa đơn, đồng thời tạo điều kiện cho việc ra quyết định xử phạt một cách nhanh chóng và chính xác nhất.
Kế toán ấn chỉ sẽ căn cứ vào những báo cáo của các đơn vị sử dụng hóa đơn, các Chi cục thuế trực thuộc để tổng hợp nên bảng tổng kết tình hình sử dụng hóa đơn cho từng quí và hàng năm. Số liệu thống kê được tại Cục thuế Hà Tây cho ta thấy được tình hình sử dụng hóa đơn tại Cục thuế Hà Tây như sau:
Bảng báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn tại các đơn vị sản xuất kinh doanh do Cục thuế Hà Tây quản lý:
Bảng 05: Tình hình sử dụng hoá đơn của các đơn vị kinh doanh trên địa bàn tỉnh Hà Tây
Đơn vị: Số hóa đơn
Loại hóa đơn
Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005
Số sử dụng Số xóa bỏ Số sử dụng Số xóa bỏ Số sử dụng Số xóa bỏ HĐ01- GTKT 1.856.740 750 2.080.370 860 2.178.257 760 HĐ02- GTTT 208.350 350 280.000 325 445.000 318 Loại khác 69.000 425 98.000 350 115.000 255
(Nguồn: Báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn Cục thuế Hà Tây) Nhìn vào bảng số liệu trên ta nhận thấy rằng số lượng hóa đơn đã được sử dụng đã tăng lên đáng kể, đối với loại HĐ 01 – GTKT năm 2005 tăng 1,17 lần so với năm 2003 và tăng 1,04 lần so với năm 2004, đối với loại HĐ 02 – GTTT năm 2005 tăng 2.13 lần so với năm 2003 và tăng 1,59 lần so với năm 2004, bên cạnh đó số lượng những loại ấn chỉ khác cũng tăng lên đáng kể về số lượng sử dụng. Số lượng hoá đơn bị xoá bỏ cũng đã giảm đi khá nhiều do sự nhận thức được tầm quan trọng của công tác sử dụng hoá đơn.