- Nhìn vào Biểu 1 ta thấy, số CBCNV của Chinhánh tăng dần theo từng
1.3. phân tích chức năng nhiệm vụ các phòng ban a Ban giám đốc chi nhánh:
Bao gồm 1 giám đốc và 1 phó giám đốc có chức năng điều kiển vĩ mô các phòng.
* Giám đốc Chi nhánh :
- Đứng đầu chi nhánh là giám đốc chi nhánh do giám đốc Công ty bổ nhiệm và miễn nhiệm. Giám đốc chi nhánh quản lý điều hành mọi hoạt động của chi nhánh theo chế độ thủ trởng, chịu trách nhiệm trớc pháp luật, trớc Công ty và tập thể cán bộ công nhân viên của chi nhánh.
- Giám đốc chi nhánh có trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ kế hoạch của Công ty giao và đề ra biện pháp thực hiện xây dựng chiến lợc thị trờng, chiến lợc mặt hàng kinh doanh, liên kết với các chủ thể kinh tế trong và ngoài nớc, tự chịu trách nhiệm trong việc thực hiện theo đúng luật pháp Nhà nớc qui định.
- Có trách nhiệm quản lý toàn bộ tài sản Nhà nớc do Công ty uỷ quyền và nguồn vốn chi nhánh khai thác kinh doanh để đem lại hiệu quả cao nhất.
- Trình giám đốc Công ty phê duyệt tổ chức bộ maý quản lý và mạng lới kinh doanh của chi nhánh, trực tiếp điều hành quản lý và giao nhiệm vụ cho các tổ chức kinh doanh trực thuộc chi nhánh, có qui định cụ thể về tổ chức, nhiệm vụ hoạt động đối với từng đơn vị theo qui chế tổ chức và hoạt động của chi nhánh đã duyệt.
- Trực tiếp kí hợp đồng lao động công nhật, hợp đồng lao động thời vụ, hợp đồng lao động có xác định thời hạn từ 1 năm trở xuống đối với ngời lao động của chi nhánh.
- Giúp việc giám đốc chi nhánh có một hoặc hai phó giám đốc chi nhánh, phó giám đốc chi nhánh do giám đốc chi nhánh bổ nhiệm và miễn nhiệm. Phó giám đốc đợc phân công phụ trách một hay một số công việc và chịu trách nhiệm trớc giám đốc chi nhánh về lĩnh vực công tác đợc phân công.
- Có trách nhiệm cùng với giám đốc chi nhánh hoạch định kế hoạch biện pháp tổ chức kinh doanh cho từng kỳ kế hoạch của chi nhánh, tổ chức thị trờng, mạng lới bán buôn bán lẻ, đại lý kinh doanh ở phía Bắc.
- Khi giám đốc chi nhánh đi vắng, đợc Giám đốc chi nhánh uỷ quyền giải quyết một số công việc của chi nhánh, phải chụi trách nhiệm trớc Giám đốc chi nhánh trong công việc đợc uỷ quyền và báo cáo kết quả công việc cho Giám đốc Chi nhánh biết.
Việc bố trí và sử dụng lao động trong ban giám đốc đợc thể hiện nh sau :
Biểu 4 : Số lợng lao động và kết quả khảo sát thời gian làm việc của ban giám đốc TT Chức danh Ngành nghề Trình độ
Tuổi Thời gian Số lần % thời gian Làm đúng chức năng Không làm việc 1 Giám đốc(1) QTKD ĐH 42 435 30 30 93 2 Phó giám đốc(1) QTKD ĐH 38 430 35 30 92 3 Trung bình 40 432,5 32,5 30 92,5
(Nguồn : Đánh gia chất lợng lao động của các phòng trong Chi nhánh năm 2001)
Nhận xét : Biểu 4
Ban giám đốc thực hiện đầy đủ chức năng quản lý, lao động trong bộ phận này chất lợng đồng đều, tơng đối cao và phù hợp với công việc : 92,5 % là tỷ lệ thời gian làm việc đứng chức năng, do vậy số lờng và chất lợng trong ban giám đốc là tơng đối phù hợp.
b.Tổ chức bộ máy văn phòng của Chi nhánh:
*Phòng tài chính kế toán:
- Chi nhánh là đơn vị kinh tế phụ thuộc Công ty, thực hiện hạch toán đầy đủ, đợc chủ động huy động các nguồn vốn đáp ứng cho nhu cầu kinh
-Trởng phòng kế toán của Chi nhánh có trách nhiệm giúp Giám đốc Chi nhánh bố trí mạng lới kế toán và chỉ đạo nghiệp vụ kế toán từ Trung tâm bán hàng chất lợng cao đến các cửa hàng trực thuộc Chi nhánh.
- Có nhiệm vụ tổ chức nguồn vốn để đáp ứng đầy đủ và kịp thời nhu cầu vốn theo kế hoạch cho các đơn vị trực thuộc. Đơn vị sử dụng vốn của Chi nhánh phải sử dụng vốn vay đúng mục đích, bán hàng đến đâu phải nộp tiền về Chi nhánh đến đó, phải trả nợ đúng hạn.
- Ghi chép, số liệu báo cáo phản ánh chính xác, trung thực kịp thời. - Hàng tháng từng đơn vị trực thuộc phải lên bảng cân đối tài khoản kèm theo bảng chi tiết hàng tồn kho công nợ và hàng quí báo cáo quyết toán nộp về phòng kế toán Chi nhánh tổng hợp và gửi về công ty.
- Chịu trách nhiệm trớc nhà nớc, Giám đốc công ty,giám đốc Chi nhánh về công tác hoạch toán kế toán của chi nhánh.
- Chấp hành các chế độ nộp thuế đối với nhà nớc theo pháp luật hiện hành và nghiệp vụ đối với công ty.
Việc bố trí và sử dụng lao động trong phòng tài chính kế toán đợc thể hiện nh sau :
Biểu 5 : Số lợng lao động và kết quả khảo sát thời gian làm việc của phòng tài chính kế toán trong Chi nhánh
TT Chức danh Ngành nghề
Trình độ
Tuổi Thời gian Số lần % thời gian làm Làm đúng chức năng Không làm việc 1 Trởng phòng(1) TC-KT ĐH 42 405 60 30 87 2 Phó phòng(1) TC-KT ĐH 39 400 65 30 86 3 KT thanh toán ngoại(1) TC-KT ĐH 38 415 50 30 89 4 KT làm tổng hợp, T.kê(1) TC-KT ĐH 52 380 85 30 81 5 KT tín dụng(1) TC-KT ĐH 31 376 89 30 80 6 Thủ quỹ(1) TC-KT TC 51 387 78 30 83 7 Trung bình 42 393 72 30 84,3
(Nguồn : Đánh giá chất lợng lao động của phòng tài chính kế toán trong Chi nhánh năm 2001)
Nhận xét : Biểu 5
Đối với phòng kế toán tài chính của Chi nhánh về ngành nghề đào tạo t- ơng đối phù hợp với công việc của phòng này, trình độ chủ yếu là đại học Phòng kế toán có 6 ngời, thực hiện đầy đủ chức năng đợc giao, có phân công rõ ràng cho các thành viên theo mức độ phức tạp của công việc và trình độ, khẳ năng của họ, lao động trong phòng làm đúng chuyên mô tỷ lệ thời gain làm đúng chức năng là 84,3%, độ tuổi trung bình trong phòng là 42. Nh vậy việc phân công và hiệp tác lao động trong phòng là tơng đối hợp lý.
- Thực hiện các chính sách chế độ của Nhà nớc về lao động, đảm bảo quyền lợi cho ngời lao động.
- Quản lý hồ sơ nhân viên Chi nhánh, tham mu cho Giám đốc Chi nhánh tuyển dụng, ký hợp đồng lao động và sử dụng bố trí lao động hợp lý, xây dựng định mức tiền lơng lập bảng lơng, theo dõi lập sổ bảo hiểm xã hội, mua bảo hiểm y tế cho ngời lao động, cải thiện điều kiện lao động cho cán bộ công nhân viên.
- Quản lý tài sản, hàng hoá, trang thiết bị phục vụ cho công tác kinh doanh của Chi nhánh, công tác thi đua thanh tra, bảo vệ tài sản hàng hoá.
- Xây dựng qui chế điều hành, tuyển dụng nâng lơng, khen thởng kỷ luật, nội qui lao động... của Chi nhánh dựa trên các qui định của Công ty.
- Quan hệ tốt với các cơ quan địa phơng trên địa bàn Chi nhánh đóng trụ sở, đảm bảo an ninh trật tự, công tác xã hội, tuân thủ qui định của chính quyền địa phơng.
- Công tác phục vụ (hành chính quản trị, tạp vụ, nhà bếp, trông xe, th- ờng trực).
Việc bố trí và sử dụng lao động trong phòng tổ chức hành chính đợc thể hiện nh sau :
Biểu 6 : Số lợng lao động và kết quả khảo sát thời gian làm việc của phòng tài tổ chức hành chính trong Chi nhánh
TT Chức danh Ngành nghề đào Trình độ Tuổi bình quân Thời gian bình quân Số lần khảo % thời gian làm việc chức Làm đúng chức năng Không làm việc 1 Trởng phòng(1) KTLĐ ĐH 53 405 60 30 87 2 Phó phòng(1) KTLĐ ĐH 51 393 72 30 78 3 CNV LĐTL(1) KTLĐ ĐH 39 395 70 30 80 4 Văn th(1) KTLĐ TC 31 385 80 30 82 5 Lễ tân + P. Vụ(1)QTKD ĐH 43 384 81 30 81,5 6 Tổ bảo vệ(15) TC 38 297 88 30 73 7 Tổ vệ sinh(2) TC 42 241 224 30 51 8 Tổ lái xe(6) TC 31 300 125 30 70 9 Tổ nhà bếp(4) TC 41 250 200 30 55 10 Trung bình 30 73,7
(Nguồn : Đánh giá chất lợng lao động của phòng tổ chức hành chính trong Chi nhánh năm 2001)
Nhận xét : Biểu 6
Về nghành ngề đào tạo tơng đối phù hợp với chức năng nhiệm vụ của phòng này, những chức vụ quan trọng trong phòng chủ yếu có trình độ đại học, trong thời gian tới chỉ cần đào tạo thêm chuyên môn nâng cao nghiệp vụ phục vụ công việc thực tế đặt ra. Còn về % thời gian làm việc đúng chức năng chiếm khoảng 73,7% do tỷ lệ phần trăm hơi thấp chủ yếu tập trung vào tổ vệ sinh, tổ bảo vệ và tổ nhà bếp. Còn những ngời nắm các chức vụ quan trọng thì tỷ lệ % ;àm đúng chức năng vẫn chiếm tỷ lệ tơng đối cao. Trong thời gian tới kết hợp với chiến lợc phát triển của Chi nhánh cần giảm một số lao động gián tiếp không cần thiết.
* Phòng kinh doanh, xuất nhập khẩu:
- Thu nhập thông tin nắm bắt khả năng cung cầu tiêu dùng ở phía Bắc giúp Giám đốc Chi nhánh xây dựng kế hoạch sản xuất, kinh doanh cho từng kỳ kế hoạch quý, năm và dài hạn.
- Tổ chức mạng lới marketing, kinh doanh và đại lý, tạo nguồn hàng chiếm lĩnh thị trờng phục vụ cho nhu cầu kinh doanh của Chi nhánh và Trung tâm.
- Trực tiếp tính toán từng phơng án kinh doanh mang lại hiệu quả cho đơn vị và chịu trách nhiệm trớc Giám đốc Chi nhánh về phơng án và hợp đồng trình ký.
- Tổ chức đầu mối khai thác mặt hàng sản xuất ở các thành phần kinh tế trong nớc và liên doanh, tạo nguồn hàng cung ứng cho các đơn vị trực thuộc.
- Chủ động đầu t, liên doanh liên kết tổ chức sản xuất kinh doanh.
- Trực tiếp thực hiện hợp đồng kinh tế xuất nhập khẩu đúng chính sách qui địng của Nhà nớc về luật thơng mại và thông lệ quốc tế qui định. Tăng c- ờng chế độ trách nhiệm trớc tập thể và Giám đốc Chi nhánh.
- Báo cáo kịp thời tình hình sản xuất kinh doanh và tiến độ thực hiện kế hoạch cho Giám đốc Chi nhánh và Công ty chính xác kịp thời theo định kỳ hàng tháng, quý, 6 tháng, năm.
Việc bố trí và sử dụng lao động trong phòng kinh doanh XNK đợc thể hiện nh sau :
Biểu 7 : Số lợng lao động và kết quả khảo sát thời gian làm việc của kinh doanh XNK trong Chi nhánh
TT Chức danh Ngành nghề đào
Trình độ
Tuổi Thời gian Số lần % thời gian làm Làm đúng chức năng Không làm việc 1 Trởng phòng(1) TMQT ĐH 46 420 45 30 90 2 Phó phòng(1) TMQT ĐH 41 415 50 30 89 3 Thống kê tổng hợp(1) TK ĐH 36 400 65 30 86
4 Nhân viên giao
nhận(1) Mar TC 31 380 85 30 81
5 Trung bình 38 403 61,5 30 86,5
(Nguồn : Đánh giá chất lợng lao động của phòng kinh doanh XNK trong Chi nhánh năm 2001)
Nhận xét : Biểu 7
Đối với phong kinh doanh XNK về nghành nghề đào tạo tông đối hợp lý, trình độ của lao động quản lý trong phòng này chủ yếu có trình độ đại học chiếm khoảng 80%, tuổi đời trung bình 38 nhng những ngời nắm chức vụ tr- ởng phòng và phó phòng đều có tuổi đời trên 40, đối với lứa tuổi này về kinh nghiệm cũng đã có nhiều. Còn về tỷ lệ % làm việc chức năng cũng tơng đối cao chiếm 86,5%. Trong htời gian tới dựa vào chiến lợc của Chi nhánh cần có
sự bổ sung và sắp sếp lại cho lao động phòng này và đồng thời không ngừng nâng cao trình độ của cán bộ công nhân viên trong phòng.
c.Trung tâm th ơng mại:
- Là nơi trng bầy giới thiệu, tổ chức bán buôn và bán lẻ các mặt hàng chất lợng đảm bảo phục vụ cho nhu cầu sản xuất và tiêu dùng với chất lợng phục vụ tốt nhất, bảo đảm uy tín doanh nghiệp Nhà nớc.
- Đợc sự uỷ quyển của Giám đốc Chi nhánh trong liên kết, liên doanh, hợp tác vớic các thành phần kinh tế tổ chức khai thác nguồn hàng chiếm lĩnh thị trờng, phong phú về chủng loại, có chất lợng cao hợp thị hiếu ngời tiêu dùng và nhu cầu của khách hàng.
- Chấp hành nghiêm chỉnh luật pháp Nhà nớc và các qui định cuả Công ty về quản lý, sử dụng vốn và tài sản, bảo toàn phát triển vốn, thực hiện các chế độ hạch toán lấy thu bù chi, bảo đảm kinh doanh có hiệu quả.
- Mọi hàng hoá phải niêm yết giá mua, bán và phơng thức kinh doanh cho phù hợp với nhu cầu thị trờng. Tăng cờng công tác kiểm tra, kiểm soát, tự chịu trách nhiệm trong kinh doanh.
-Tổ chức bộ máy quản lý gọn nhẹ giám khâu nấc, phù hợp với nhiệm vụ kinh doanh, thực hiện đợc yêu cầu của Công ty và Chi nhánh đề ra.
- Quản lý lực lợng cán bộ công nhân viên của Trung tâm theo đúng chính sách pháp luật của Nhà nớc, thờng xuyên chăm lo đời sống, tạo điều
hiện tốt các chính sách bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và mọi quyền lợi khác của ngời lao động.
- Bảo vệ tài sản, tiền, hàng. Bảo vệ môi trờng, giữ gìn an ninh trật tự an toàn xã hội theo qui định của pháp luật.
- Tác động tích cực với các nhà sản xuất trong việc cải tiến nâng cao chất lợng sản phẩm phát triển mặt hàng mới hợp với ngời tiêu dùng và phơng hớng phát triển kinh doanh của Công ty góp phần củng cố quan hệ sản xuất xã hội chủ nghĩa.
- Nắm thông tin và nhu cầu tiêu thụ các mặt hàng, nhóm hàng và nghành hàng phản ánh, báo cáo kịp thời, chính xác để phục vụ tốt việc quản lý, chỉ đạo kinh doanh của Công ty và Chi nhánh.
- Đợc chủ động trong giao dịch, ký kết hợp đồng mua bán. Đại lý liên doanh hợp tác đầu t kinh doanh tạo ra hàng hoá vầ thực hiện đấy đủ cam kết trong hợp đồng mua bán, hoạt động liên doanh, hợp tấc đầu t với các thành phần kinh tế trong nớc. Theo sự phân cấp và uỷ quyền của Giám đốc Chi nhánh.
- Đợc mua hàng trả chậm, nhận hàng gửi bán của khách. Đến hạn, từ kết quả hàng đã bán, Trung tâm làm giấy đề nghị Chi nhánh trả tiền trực tiếp cho khách hàng. Kết thúc ca bán hàng nhân viên bán hàng làm báo cáo bán hàng và nộp tiền về Chi nhánh. Trung tâm không đợc phép tiêu chi tiền bán hàng.
- Đứng đầu trung tâm là Giám đốc Trung tâm do Giám đốc Công ty bổ nhiệm và bãi nhiệm chịu trách nhiệm trớc pháp luật, trớc Giám đốc Chi nhánh về điều hành kinh doanh, quản lý tốt hàng hoá và lao động.
- Giúp việc Giám đốc có một hoặc hai giám đốc Trung tâm do Giám đốc Công ty bổ nhiệm và miễn nhiệm, phó giám đốc Trung tâm đợc giám đốc Trung tâm phân công việc cụ thể và chịu trách nhiệm trớc Giám đốc Trung tâm về lĩnh vực công tấc đợc phân công.
- Trung tâm có các nghành hàng kinh doanh, tổ dịch vụ sửa chữa, lắp đặt, bảo hành bảo trì sản phẩm bán ra do Giám đốc Chi nhánh quyết định.
Việc bố trí và sử dụng lao động của Trung tâm thơng mại đợc thể hiện nh sau :
Biểu 8 : Số lợng lao động và kết quả khảo sát thời gian làm việc của Trung tâm thơng mại trong Chi nhánh
TT Chức danh Ngành nghề đào tạo Trình độ Tuổi trung bình Thời gian bình quân Số lần khảo % thời gian làm việc chức Làm đúng chức năng Không làm việc 1 Giám đốc siêu thị(1) QTKD ĐH 38 380 85 30 82
2 Phó giám đốc siêu thị(1) QTKD ĐH 41 376 89 30 81