II- Thực trạng dự thầu cung ứng thiết bị của Côngty TNHH Thiết bị & Chuyển giao Công nghệ CETT–
2.Quy trình tiến hành dự thầu cung ứng thiết bị của Côngty TNHH Thiết bị & Chuyển giao Công nghệ CETT–
Sơ đồ 2: Quy trình thực hiện công tác dự thầu của Công ty
2.1 Tìm kiếm đối tác2.1.1 Tìm ra các gói thầu phù hợp 2.1.1 Tìm ra các gói thầu phù hợp
Khi đã nghiên cứu thị trờng đấu thầu cung ứng thiết bị, Công ty cần theo dõi tìm kiếm các đơn gọi thầu. Công ty có thể tìm thông tin về các gói thầu thông qua các kênh thông tin:
Tìm kiếm đơn gọi thầu Lựa chọn gói thầu phù hợp Tìm kiếm đối tác Chuẩn bị và lập hồ sơ dự thầu Nộp hồ sơ dự thầu và tham gia mở thầu
Thương thảo và ký kết hợp đồng
Triển khai thực hiện gói thầu
+ Thông báo mời thầu của chủ đầu t trên các phơng tiện thông tin đại chúng nh báo chí, truyền hình, các tạp chí hoặc trên Internet.
+ Thông qua th mời thầu. Hình thức này thờng áp dụng đối với đấu thầu hạn chế.
+ Có thể thông qua các tổ chức trung gian để cung cấp thông tin về các gói thầu. Để có đợc thông tin đó thì Công ty phải mất một khoản phí nhất định.
Tóm lại, có rất nhiều cách để tìm kiếm gói thầu, nhng với cách nào thì Công ty cũng phải tìm hiểu rõ để đa ra quyết định lựa chọn gói thầu nào cho phù hợp với khả năng của Công ty, nếu không thì lãng phí công sức, tiền của để lập Hồ sơ dự thầu, phí tham gia dự thầu.
Sau khi đã tìm hiểu kỹ các gói thầu, việc lựa chọn gói thầu là một công việc vô cùng quan trọng. Việc lựa chọn gói thầu ảnh hởng đến khả năng dự thầu và trúng thầu của Công ty. Công ty cần nắm đợc những yêu cầu cơ bản nh: phải cung cấp loại thiết bị gì, tiêu chuẩn kỹ thuật nh thế nào, Công ty phải có năng lực gì Từ đó, Công ty mới có thể tự đánh giá xem mình có đủ khả… năng cung cấp hay không và khả năng trúng thầu so với đối thủ cạnh tranh thế nào để đa ra quyết định đúng đắn, đảm bảo hiệu quả khi tham dự thầu.
2.1.2 Tìm kiếm nhà cung cấp
Công ty thấy yêu cầu của bên mời thầu về năng lực tài chính, kinh nghiệm phù hợp với tình hình thực tế của Công ty và đối chiếu đặc điểm tính… chất gói thầu, yêu cầu của nhà đầu t với khả năng nhập khẩu hàng hoá cung ứng của Công ty. Lúc đó, Công ty sẽ tìm kiếm và liên hệ với các nhà cung ứng nớc ngoài về cung ứng thiết bị nh yêu cầu của bên mời thầu. Việc lựa chọn đối tác tốt sẽ ảnh hởng đến khả năng thắng thầu của Công ty cũng nh khả năng thực hiện các hợp đồng sau này.
Ngoài ra, Công ty luôn chú trọng đến quan hệ truyền thống với đối tác. Nhà cung cấp có uy tín, có quan hệ lâu dài với Công ty thì độ tin cậy cũng cao hơn.
2.2.1 Chuẩn bị Hồ sơ dự thầu
Chuẩn bị Hồ sơ dự thầu là giai đoạn quan trọng, quyết định sự thành bại và hiệu quả tham dự thầu của Công ty
* Nhận và nghiên cứu Hồ sơ mời thầu
Khi chủ đầu t có thông báo mời thầu thì Công ty phải cử cán bộ tới tìm hiểu, mua (nhận) Hồ sơ mời thầu. Bên mời thầu sẽ cung cấp Hồ sơ mời thầu cho các nhà thầu, trong đó đã ghi rõ nội dung yêu cầu nhà thầu cần đáp ứng. Sau đó, Công ty phải tiến hành nghiên cứu kỹ lỡng Hồ sơ mời thầu. Nghiên cứu kỹ Hồ sơ mời thầu là cơ sở để lập Hồ sơ dự thầu.
* Phân phối công việc
Công ty cần phải giao nhiệm vụ một cách cụ thể, phân phối cho các bộ phận liên quan để hoàn thiện, tránh tình trạng chồng chéo kém hiệu quả. Việc lập Hồ sơ dự thầu chủ yếu do phòng Kinh doanh và phòng Kỹ thuật đảm nhiệm. Đồng thời, các bộ phận cũng phải hiểu rõ đợc yêu cầu và đề ra quy trình, thời hạn hoàn thành nhiệm vụ.
* Lập Hồ sơ dự thầu
Sau khi nghiên cứu Hồ sơ mời thầu, xác định đợc những yêu cầu trong Hồ sơ mời thầu thì Công ty tiến hàng lập Hồ sơ dự thầu. Những nội dung cần thiết trong Hồ sơ dự thầu:
- Nội dung về pháp lý bao gồm các giấy tờ nh: đơn dự thầu theo mẫu của bên mời thầu, giấy phép kinh doanh, giấy phép thành lập Công ty, tài liệu giới thiệu về năng lực tài chính, số năm kinh nghiệm hoạt động, các hợp đồng đã và đang thực hiện, danh sách các cơ quan tổ chức mà Công ty từng cung ứng thiết bị tơng tự…
- Nội dung về kỹ thuật: Trong nội dung này thì Công ty cần kết hợp với các nhà cung cấp thiết bị để có thể chuẩn bị các giấy tờ nh khă năng đáp ứng về số lợng, chất lợng, năm sản xuất thiết bị, chứng chỉ tiêu chuẩn về quản lý chất lợng, xuất xứ máy móc thiết bị cung ứng, giấy uỷ quyền của nhà sản xuất…
- Nội dung về thơng mại, tài chính: đa ra giá chào thầu của Công ty, điều kiện giao hàng, điều kiện thanh toán, điều kiện lắp đặt, bảo hành, hớng dẫn sử dụng và các dịch vụ sau bán…
Thông thờng một bộ Hồ sơ dự thầu của Công ty bao gồm các nội dung sau:
+ Đơn dự thầu + Bảo lãnh dự thầu + Bảng giá chào thầu
+ Th uỷ quyền và cam kết của nhà sản xuất + Chứng chỉ chất lợng của nhà sản xuất + Kinh nghiệm và năng lực của nhà sản xuất + T cách pháp nhân của nhà thầu
+ Năng lực kinh nghiệm của nhà thầu + Phụ lục
+ Tài liệu chứng minh hàng hoá do nhà thầu cung cấp phù hợp với yêu cầu của Hồ sơ mời thầu
2.2.2 Nộp Hồ sơ dự thầu và tham gia mở thầu (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Sau khi đã hoàn tất các tài liệu để lập Hồ sơ dự thầu và đợc phê duyệt, Công ty sẽ đóng gói Hồ sơ thầu và nộp theo đúng ngày giờ theo yêu cầu của bên mời thầu.
Bên mời thầu sẽ mời các nhà thầu tham gia mở thầu công khai để xem xét tính hợp pháp của Hồ sơ dự thầu. Vào đúng ngày mở thầu, Công ty sẽ có mặt để tham dự. Dựa vào Hồ sơ dự thầu, bên mời thầu tiến hành chấm điểm dựa trên những tiêu chuẩn đánh giá chung. Công ty có thể phải thuyết trình những gì liên quan đến Hồ sơ dự thầu nếu bên mời thầu yêu cầu. Điều này cũng đảm bảo quyền lợi cho Công ty trong quá trình dự thầu.
2.2.3 Thơng thảo và ký kết hợp đồng
Sau khi đã xem xét và đánh giá các Hồ sơ dự thầu, bên mời thầu sẽ tuyên bố công khai nhà thầu trúng thầu và thông báo cho Công ty. Nếu Công ty là đơn vị trúng thầu, hai bên sẽ chọn thời gian và địa điểm để tiến hành đàm phán ký kết hợp đồng. Các điều khoản trong hợp đồng hầu nh đã đợc bên mời thầu nêu ra trong Hồ sơ mời thầu. Tuy nhiên, Công ty cũng có thể đàm phán lại những điều khoản mà không đồng ý.
Sau khi đã đàm phán, đi đến nhất trí tất cả các điều khoản trong hợp đồng thì hai bên tiến hành ký kết hợp đồng. Công ty sẽ phải nộp tiền bảo lãnh
thực hiện hợp đồng trớc khi ký kết hợp đồng. Lúc này, Công ty đã chính thức trở thành nhà cung cấp chính thức cho bên mời thầu.
2.2.4 Triển khai thực hiện gói thầu
Sau khi ký kết hợp đồng, Công ty nhanh chóng tiến hành triển khai thực hiện gói thầu cung ứng thiết bị theo đúng số lợng, chất lợng, kỹ thuật , tiến độ và các điều kiện khác đã nêu ra trong hợp đồng.