Khi bản án, quyết định của Tòa án được thi hành thì Tòa án đã tuyên án, quyết định đó phải cấp cho người được thi hành án và người phải thi hành án bản sao bản án hoặc quyết định có ghi "để thi hành". Khi cấp bản sao bản án hoặc quyết định, Tòa án giải thích cho người được thi hành án biết quyền yêu cầu, thời hạn yêu cầu thi hành án và nghĩa vụ thi hành án theo quy định của pháp luật (Điều 18 Pháp lệnh 2004). Tòa án cũng có trách nhiệm chuyển giao bản sao bản án đã có hiệu lực thi hành cho Cơ quan thi hành án dân sự để chủ động ra quyết định thi hành án với các khoản chủ động thi hành án theo quy định tại Điều 20 Pháp lệnh 2004.
Đối với những bản án, quyết định không thuộc diện chủ động thi hành án, người được thi hành án có quyền làm đơn gửi kèm theo bản sao bản án, quyết định của Tòa án đến Cơ quan thi hành án để yêu cầu thi hành án.
Bản án, quyết định do Tòa án chuyển giao hoặc do nơi khác ủy thác đến phải được ghi nhận ngay vào sổ nhận án, đóng dấu công văn đến và xác nhận ngày nhận của Cơ quan thi hành án. Nếu nhận hồ sơ ủy thác thì phải hoàn lại phiếu gửi cho nơi gửi, án xử phúc thẩm phải có án sơ thẩm kèm theo. Sổ nhận bản án, quyết định phải ghi rõ nội dung quyết định của bản án, quyết định; nội dung biên bản kê biên, tạm giữ tài sản, biên bản thu giữ vật chứng (nếu có). Khi chuyển giao bản án, quyết định, Tòa án có trách nhiệm chuyển giao vật chứng, tài sản tạm giữ (nếu có) cho Cơ quan thi hành án.
Bản án, quyết định do đương sự chuyển đến kèm theo đơn yêu cầu thi hành án, văn thư phải đối chiếu vào sổ nhận án để xác định bản án, quyết định đó đã được Tòa án chuyển giao hay chưa. Nếu chưa có thì yêu cầu Tòa án chuyển giao để có căn cứ tổ chức thi hành. Cơ quan thi hành án phải vào sổ nhận đơn yêu cầu thi hành án ngay sau khi nhận đơn yêu cầu thi hành án của đương sự. Sổ nhận đơn yêu cầu thi hành án phải ghi rõ nội dung yêu cầu thi hành án của đương sự.
2.1.2.2. Ra quyết định thi hành án và xác định "việc" thi hành án * Ra quyết định thi hành án, nghiên cứu nội dung bản án, quyết định * Ra quyết định thi hành án, nghiên cứu nội dung bản án, quyết định
Khi nhận bản án, quyết định, Chấp hành viên nghiên cứu nội dung, đồng thời đối chiếu với sổ kế toán, sổ theo dõi tang vật để xác định khoản hoàn tạm ứng án phí có phù hợp với án tuyên hay không. Nếu việc đối chiếu không phù hợp hoặc có những điểm chưa rõ, phải kịp thời yêu cầu Tòa án giải thích.
* Thời hạn ra quyết định thi hành án
Căn cứ vào ngày nhận án được ghi trên bản án, quyết định, Chấp hành viên làm thủ tục để Thủ trưởng Cơ quan thi hành án ra quyết định thi hành án đúng với thời gian luật định. Trong thời hạn 5 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được bản sao bản án, quyết
định đối với loại việc chủ động ra quyết định;
5 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được đơn yêu cầu thi hành án, đối với loại việc theo đơn yêu cầu, Cơ quan thi hành án phải ra quyết định thi hành án. Đối với quyết định khẩn cấp tạm thời thì phải ra quyết định ngay.
* Các khoản chủ động ra quyết định thi hành án và các khoản theo đơn yêu cầu
Thủ trưởng Cơ quan thi hành án chủ động ra quyết định thi hành bản án, quyết định về: án phí, lệ phí Tòa án, trả lại tiền tạm ứng án phí, hình phạt tiền; tịch thu tài sản, truy thu thuế, truy thu tiền, tài sản thu lợi bất chính; xử lý vật chứng, tài sản đã thu giữ; thu hồi đất theo quyết định của Tòa án và quyết định khẩn cấp tạm thời.
Ngoài những trường hợp chủ động ra quyết định thi hành án nêu trên, Thủ trưởng Cơ quan thi hành án chỉ ra quyết định thi hành án khi có yêu cầu của người được thi hành án hoặc người phải thi hành án (Điều 23 Pháp lệnh 2004).
* Phạm vi ra quyết định thi hành án
Mỗi một quyết định thi hành án được coi là một "việc" thi hành án và phải được vào sổ thụ lý. Số thụ lý, thời gian thụ lý được ghi tại góc của quyết định thi hành án để phục vụ cho việc quản lý, theo dõi.
Đối với mỗi bản án, quyết định đưa ra thi hành (được coi là một vụ), Thủ trưởng Cơ quan thi hành án có thể ra một hoặc nhiều quyết định thi hành án, cụ thể:
+ Đối với bản án, quyết định có nhiều khoản phải thi hành, trong đó có một hoặc nhiều khoản thuộc diện chủ động hoặc một hoặc nhiều khoản thuộc diện theo đơn yêu cầu, thì Thủ trưởng Cơ quan thi hành án ra một quyết định thi hành án chung cho tất cả các khoản thuộc diện chủ động, các khoản theo đơn yêu cầu thì tùy từng trường hợp, căn cứ vào số lượng đơn yêu cầu thi hành án, Thủ trưởng Cơ quan thi hành án có thể ra một hoặc nhiều quyết định thi hành án.
+ Đối với bản án, quyết định theo đó có nhiều người có quyền, nghĩa vụ liên đới thì Thủ trưởng Cơ quan thi hành án ra một quyết định thi hành án chung cho những người có quyền và nghĩa vụ liên đới.
+ Trong trường hợp có nhiều người phải thi hành nghĩa vụ giống nhau mà khả năng thi hành của mỗi người khác nhau, thì trách nhiệm thi hành án của mỗi người có thể ra một quyết định thi hành án.
+ Đối với những trường hợp bản án, quyết định được chia làm nhiều việc như trên, khi thi hành án xong chuyển lưu trữ phải xếp chung vào một vụ, trong đó mỗi việc làm một tiểu hồ sơ để thuận tiện cho việc quản lý, kiểm tra.
+ Đối với trường hợp không ra quyết định thi hành án mà ra quyết định ủy thác ngay thì quyết định ủy thác được đưa vào sổ thụ lý như quyết định thi hành án và được coi là một việc.
+ Đối với trường hợp đã ra quyết định thi hành án mà sau đó thu hồi quyết định thi hành án để thực hiện ủy thác, thì quyết định ủy thác là kết quả giải quyết chứ không phải là một việc mới.
+ Quyết định thi hành án là căn cứ pháp lý cho việc thu chi thi hành án và xử lý tang vật, vì vậy phải gửi cho kế toán một bản. Chứng từ thu chi thi hành án, phiếu xuất kho phải ghi rõ số, ngày, tháng, năm của quyết định thi hành án.