Hàng ngày tại Trung tâm thanh toán bù trừ thành phố Hà Nội tổ chức 2 phiên giao dịch, phiên 1 lúc 9h30, phiên 2 lúc 13h30, riêng ngày cuối năm Trung tâm tổ chức 3 phiên, phiên 3 lúc 18h.
Chứng từ thanh toán bù trừ của Ngân hàng thành viên đợc tách thành 2 vế. Vế nợ riêng, vế có riêng và bảng kê số 12 lập thành 2 liên cho Ngân hàng thành viên. Căn cứ vào chứng từ thanh toán viên sẽ nhập chứng từ vào máy để lên “Bảng kê chứng từ thanh toán bù trừ vế ” theo mẫu 12. Bên nợ riêng, bên có…
riêng cho từng Ngân hàng thành viên. Từ bảng kê chứng từ thanh toán bù trừ vế thanh toán viên sẽ in thành 2 liên, và 2 bảng kê mẫu số 14 “ Bảng thanh toán bù trừ” thể hiện số thực phải thu hoặc số thực phải trả đối với mỗi Ngân hàng thành viên.
Đến giờ giao dịch các Ngân hàng thành viên sẽ mang toàn bộ bảng kê + chứng từ đến Trung tâm thanh toán bù trừ để thực hiện giao dịch với các Ngân hàng bạn.
Hết phiên giao dịch Ngân hàng thành viên sẽ nhận về.
- 01 liên “ Bảng kê thanh toán bù trừ vế ” mẫu số 12 và chứng từ gốc…
của Ngân hàng bạn.
- 01 liên “ Bảng kê kết quả thanh toán bù trừ” mẫu số 15 của Ngân hàng chủ trì + 01 bộ phiếu chuyển khoản thể hiện số chênh lệch phải trả hay thu đợc trong phiên thanh toán.
3.2.Công việc tại Ngân hàng chủ trì ( tại Trung tâm thanh toán bù trừ ):
Tại Ngân hàng chủ trì ( đồng thời là Ngân hàng thành viên ) khi có chứng từ cần phải giao cho các Ngân hàng thành viên sau khi tách chứng từ theo từng Ngân hàng thành viên, thanh toán viên sẽ nhập chứng từ vào máy để lên “Bảng kê chứng từ thanh toán bù trừ”, cho từng Ngân hàng thành viên đồng thời in tiếp “Bảng thanh toán bù trừ” mẫu số 14.
Ngân hàng chủ trì sau khi đã nhận đợc bảng kê mẫu số 14 của các Ngân hàng thành viên giao cho sau khi kiểm tra, kiểm soát ( từ chứng từ lập mẫu số 12, từ mẫu số 12 lên mẫu số 14 ). Nếu chính xác đảm bảo các yếu tố trên bảng
kê thì thanh toán viên sẽ MENU “ tại Ngân hàng chủ trì “ để nhập số liệu lên bảng kê mẫu số 15 của từng Ngân hàng đã có quy định sẵn mã số của từng đơn vị.
Sau khi kiểm tra số liệu đúng in ra 2 liên mẫu số 15 “Bảng kết quả thanh toán bù trừ” cho từng Ngân hàng thành viên để xác định số chênh lệch phải thu, phải trả là bao nhiêu. Đồng thời in 1 liên bảng mẫu số 16 “Bảng kiểm tra kết quả thanh toán bù trừ” Thể hiện tổng số chênh lệch phải thu, phải trả của mỗi Ngân hàng thành viên là bao nhiêu. Với điều kiện.
Tổng số phải thu ở các Ngân hàng = Tổng số phải trả ở các Ngân hàng.
Chênh lệch phải thu = chênh lệch phải trả
Sau khi kiểm tra kết quả thanh toán bù trừ khớp đúng thanh toán viên sẽ căn cứ vào bảng mẫu số 15 để in phiếu chuyển khoản, thể hiện số phải thu hay số phải trả cho từng Ngân hàng thành viên.
Chuyển toàn bộ chứng từ + bảng kê + phiếu chuyển khoản ( toàn bộ chứng từ có liên quan đến thanh toán bù trừ ) chuyển tới trởng phòng hoặc phó phòng, ngời đợc uỷ quyền kiểm soát, ký và đóng dấu. Sau đó tách chứng từ + bảng kê để trả cho các Ngân hàng thành viên tham gia thanh toán bù trừ. Khi đó nghiệp vụ thanh toán bù trừ tại Ngân hàng chủ trì mới kết thức phiên thanh toán.
3.3. Tại Ngân hàng thành viên kết thúc nghiệp vụ.
Sau khi chứng từ thanh toán bù trừ quay về Ngân hàng thành viên thì trình tự xử lý nh sau.
Thanh toán viên nhập chứng từ vào các tài khoản của khách hàng tại Ngân hàng mình.
Đối chiếu số liệu về kết quả thanh toán bù trừ trên bảng kê 12 của Ngân hàng đối phơng với bảng kê mẫu số 15 do Ngân hàng chủ trì lập để hạch toán. + Căn cứ bảng kê Nợ mẫu số 12 và chứng từ gốc hạch toán.
Có TK: thích hợp.
+ Căn cứ bảng kê Có mẫu số 12 và chứng từ gốc hạch toán. Nợ TK: thích hợp.
Có TK: 5012.
- Căn cứ bảng kê mẫu số 15 của Ngân hàng chủ trì, kế toán lập phiếu chuyển khoản hạch toán.
+ Đối với chênh lệch phải thu, hạch toán. Nợ TK: 5011.
Có TK: 5012.
+ Đối với chênh lệch phải trả, hạch toán. Nợ TK: 5012.
Có TK: 5011.
Các chứng từ sau khi nhập vào máy thanh toán viên phải ký, ghi rõ ngày, tháng, năm hạch toán. Sau đó chuyển chứng từ cho kiểm soát hoặc kế toán tr- ởng để kiểm tra và tách chứng từ.
- 01 liên lu + Bảng kê tại Ngân hàng thành viên liên này là liên gốc đợc ghi rõ ràng nhất về nội dung kinh tế phát sinh và đầy đủ chế độ kế toán.
- Báo nợ hoặc báo có bằng 1 liên điệp để gửi cho khách hàng.
Sang ngày giao dịch hôm sau thanh toán viên của Ngân hàng thành viên nhận báo nợ hoặc báo có tại kiểm soát với sổ phụ tài khoản của khách hàng. Nếu khớp đúng thì thanh toán viên trả sổ phụ kèm báo nợ hoặc báo có cho khách hàng có tài khoản tại Ngân hàng.