Kiểm toán nợ phải trả người bán

II. THỰC TRẠNG KIỂM TOÁN CÁC KHOẢN NỢ PHẢI TRẢ

5. Thực hiện Kiểm toán các khoản nợ phải trả

5.1. Kiểm toán nợ phải trả người bán

* Khách hàng X:

Kiểm toán viên tổng hợp số liệu trên tài khoản nợ phải trả người bán - TK 331:

Bảng 13: Bảng tổng hợp tài khoản nợ phải trả người bán tại khách hàng X

Chỉ tiêu Dư nợ Dư có

Số dư đầu kỳ Phát sinh nợ Phát sinh có Số dư cuối kì

998.131.000 56.094.616.000 1.151.356.000 1.312.683.000 55.537.911.000 909.203.000

Sau đó tiến hành đối chiếu với số liệu trên Bảng cân đối kế toán, Bảng cân đối số phát sinh, Sổ cái TK 331. Sau khi đối chiếu kiểm toán viên đưa ra nhận xét số liệu hoàn toàn khớp đúng giữa các sổ sách có liên quan.

Kiểm toán viên tiến hành tổng hợp số dư TK 331 năm 2005 chi tiết theo đối tượng để kiểm tra việc theo dõi hạch toán theo từng đối tượng công nợ của khách hàng, qua đó đánh giá về công tác kế toán.

Bảng 14: Bảng tổng hợp tài khoản 331 theo đối tượng tại khách hàng X

BẢNG TỔNG HỢP TÀI KHOẢN 331 THEO ĐỐI TƯỢNG Năm 2005

Đơn vị: 1000 đồng

Stt Mã số đơn vịTên

Đầu kỳ

01/01/05 Phát sinh trong kỳ 31/12/05Cuối kỳ

N C N C N C 1 2 3 4 5 PH NTV SHB RQ NL

Cty Phú Hưng Nguyễn Thị Vân Cty Shinbox Cty Rau quả Cty NLVN …… 47.154 678.789 24.475 278.474 378.647 24.475 156.475 247.657 647.574 80.476 17.546 880.470 147.576 171.351 97.576 33.322 17.546 45.206 178.393 Tổng cộng 998.131 1.312.683 56.094.616 55.537.911 1.151.356 909.203

Sau khi đã lập bảng tổng hợp chi tiết số dư TK 331 theo đối tượng, kiểm toán viên sẽ tiến hành chọn mẫu ra một vài nhà cung cấp đại diện theo phương pháp tiếp cận kiểm toán của CPA VIET NAM nhằm đảm bảo hợp lý rằng số dư phải trả tại ngày 31/12/2005 là hợp lý để tiến hành kiểm tra chi tiết.

Công việc chọn mẫu được tiến hành theo phương pháp sau:

Chọn mẫu các phần tử trong tổng thể có khoảng cách đều nhau (gọi là khoảng cách mẫu). Khoảng cách mẫu được xác định như sau:

k = N n Trong đó: k : khoảng cách mẫu N: tổng số đơn vị tổng thể n: kích cỡ mẫu (số mẫu cần chọn)

Từ đó, chọn một đơn vị mẫu đầu tiên (m1) sao cho: x1 ≤ m1 ≤ x1+k Sau đó, xác định các đơn vị mẫu kế tiếp theo công thức:

mi = m1 + (i-1)*k

Kiểm toán viên xem xét các hợp đồng mua hàng hóa, các phiếu chi thể hiện việc thanh toán tiền hàng, kiểm tra các nghiệp vụ thanh toán tiền sau

ngày kết thúc kỳ kế toán. Trong bước công việc này, kiểm toán viên phải xem xét kĩ lưỡng các điều khoản ghi trong hợp đồng, số tiền hàng đã thỏa thuận và thời hạn thanh toán tiền hàng để khẳng định tính hiện hữu của các khoản phải trả:

Bảng 15: Kiểm tra chi tiết số dư TK 331

TT Hợp đồng Hóa đơn Tên nhà c2 SD theo sổ 31/12

Nợ phải trả theo HĐ, PC

Chênh lệch

<a><b> Số Ngày Số Ngày

1 05 2/4 Cty rau quả 178.393.000 178.393.000 0

2 27 19/6 Nguyễn Thị Vân 17.546.000 17.546.000 0

……

Trong đó: <a> Đã kiểm tra hợp đồng bán hàng và hợp đồng hợp lệ <b> Đã kiểm tra phiếu chi, chứng từ tiền gửi, trả tiền hợp lệ Tiếp theo, kiểm toán viên tiến hành thu thập các biên bản đối chiếu công nợ và đối chiếu giữa số trên sổ chi tiết với biên bản đối chiếu:

Bảng 16: Biên bản đối chiếu công nợ

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN ĐỐI CHIẾU CÔNG NỢ

Hôm nay, ngày 31 tháng 12 năm 2005, tại Hà Nội. Chúng tôi gồm:

- Bên A (bên mua): Công ty X

Địa chỉ: ….

- Bên B (bên bán): Công ty rau quả Hà Nội

Địa chỉ: …..

Sau khi đối chiếu công nợ tính đến ngày 31/12/2005, Công ty X chưa chuyển trả Công ty rau quả trị giá lô hàng với số tiền là: 178.393.000 đồng (Bằng chữ: Một trăm bảy mươi tám triệu ba trăm chín mươi ba nghìn đồng chẵn) thuộc hợp đồng số 05/KD1-RQ1 ngày 2/4/2005.

Công ty X có trách nhiệm chuyển trả số tiền trên cho Công ty Rau quả Hà Nội khi khách hàng nước ngoài nhận được hàng và không có khiếu nại gì về lô hàng đã xuất.

Biên bản này được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản có giá trị như nhau làm cơ sở để thực hiện.

Đại diện bên A Đại diện bên B

Nhận thấy rằng số liệu trên biên bản đối chiếu công nợ hoàn toàn khớp đúng với số liệu trên sổ chi tiết và trên các sổ sách khác.

Đối với các khoản công nợ không có biên bản đối chiếu, kiểm toán viên tiến hành gửi thư xác nhận đối với các nhà cung cấp này:

Bảng 17: Thư xác nhận phải trả

THƯ XÁC NHẬN PHẢI TRẢ

Hà nội, ngày 12 tháng 02 năm 2006 Kính gửi: Ông (Bà) Giám đốc

Công ty Phú Hưng

Liên quan tới việc kiểm toán báo cáo tài chính của công ty chúng tôi, đề nghị Quý công ty xác nhận trực tiếp cho kiểm toán viên của chúng tôi - Công ty Hợp danh Kiểm toán Việt Nam về số tiền mà chúng tôi còn phải trả cho Quý công ty tính đến ngày 31/12/2005.

Thư xác nhận này chỉ dùng cho mục đích xác nhận số dư mà không dùng cho bất kì mục đích nào khác và mọi thông tin đều được đảm bảo bí mật.

Chúng tôi rất mong nhận được sự hợp tác của Quý công ty.

Trân trọng

Giám đốc

__________________________________________________________________ Xin gửi tới: Công ty Hợp danh Kiểm toán Việt Nam

Người nhận: Nguyễn Thị Hằng - Kiểm toán viên

Địa chỉ: Tầng 10, Toà nhà 18T2, Trung Hoà - Nhân Chính, Hà Nội

__________________________________________________________________ Phần dành cho người xác nhận:

Chúng tôi, Công ty Phú Hưng, xác nhận số tiền chúng tôi còn phải thu của Công ty X tại ngày 31/12/2005 là: 33.322.000 đồng.

Công ty Phú Hưng

Chữ ký Chức danh

Dựa trên các thư xác nhận được phúc đáp lại, kiểm toán viên tiến hành lập bảng tổng hợp thư xác nhận nợ phải trả người bán:

Bảng 18: Bảng tổng hợp thư xác nhận nợ phải trả người bán tại khách hàng X

Tt Tên nhà cung cấp

Số dư theo sổ kế toán

Số dư theo thư xác nhận

Chênh lệch 1 Cty Phú Hưng

…..

Dựa trên bảng tổng hợp thư xác nhận trên, kiểm toán viên nhận thấy số liệu trên sổ sách kế toán của khách hàng X hoàn toàn khớp với số liệu trên thư xác nhận.

Riêng đối với một số nhà cung cấp nước ngoài như là Công ty Shinbox - là một nhà cung cấp nguyên liệu ở Đức thì kiểm toán viên phải đánh giá số dư phải trả các nhà cung cấp này tại ngày 31/12/2005 bằng ngoại tệ:

Bảng 19: Đánh giá số dư phải trả nhà cung cấp bằng ngoại tệ

Diễn giải USD Tỷ giá VNĐ

A- Theo kiểm toán 1. Công ty Shinbox 2. Công ty..

Cộng

B- Theo hạch toán của công ty C- Chênh lệch (A-B)

2.853 …… 6.424 6.424 15.845 …. 15.845 15.845 101.788.000 45.206.000 …… 101.788.000 101.788.000 0

Kiểm toán viên đưa ra kết luận về các khoản phải trả người bán bằng ngoại tệ như sau: đơn vị đã đánh giá số dư phải trả người bán bằng ngoại tệ phù hợp theo tỷ giá liên ngân hàng do ngân hàng Nhà nước công bố.

Sau khi đã tiến hành tất cả các thủ tục trên, nhóm trưởng sẽ tiến hành tổng hợp số liệu trên giấy tờ tổng hợp và kiểm toán viên sẽ đưa ra ý kiến của mình về sự trình bày trung thực, hợp lý của các khoản phải trả nhà cung cấp.

Ý kiến được đưa ra đối với khoản phải trả nhà cung cấp của Khách hàng X như sau:

- Đơn vị đã hạch toán chi tiết theo từng đối tượng công nợ, điều này là phù hợp với chế độ kế toán hiện hành và thuận lợi trong công tác theo dõi công nợ.

- Trong năm, đơn vị đã tiến hành hạch toán nợ phải trả nhà cung cấp bằng ngoại tệ theo tỷ giá do ngân hàng nhà nước công bố.

- Hầu hết các khoản thanh toán được thực hiện bằng tiền gửi ngân hàng. Kiểm toán viên đã tiến hành xem xét một số phiếu ủy nhiệm chi của ngân hàng và đối chiếu số liệu khớp đúng với sổ sách.

- Tuy nhiên, đơn vị vẫn chưa tiến hành xác nhận hết các khoản phải trả tại thời điểm cuối năm, điều này gây khó khăn trong công tác kiểm toán. Tuy nhiên, tổng các khoản phải trả chưa có xác nhận được đánh giá là không trọng yếu.

Tóm lại, TK 331 phản ánh trung thực, hợp lý.

* Khách hàng Y:

CPA VIETNAM cũng thực hiện những bước công việc tương tự như khi kiểm toán khách hàng X. Tuy nhiên, do khách hàng này có quy mô nhỏ hơn khách hàng X, các nghiệp vụ mua hàng phát sinh không nhiều nên CPA VIETNAM tiến hành kiểm tra phần lớn các khoản nợ phải trả nhà cung cấp.

Kiểm toán viên tổng hợp số liệu trên Wps:

Bảng 20: Tổng hợp số liệu trên tài khoản nợ phải trả người bán tại khách hàng Y

Chỉ tiêu Dư Nợ Dư Có

1. Số dư đầu kỳ 2. Phát sinh Nợ 3. Phát sinh Có 4. Số dư cuối kỳ

347.254.00 0

289.424.000 257.674.000 199.844.000

Số liệu trên được đối chiếu với số liệu trên sổ cái TK 331, bảng cân đối kế toán. Kiểm toán viên khẳng định số liệu hoàn toàn khớp đúng giữa các sổ sách có liên quan.

Khách hàng Y có 6 nhà cung cấp chính, kiểm toán viên tiến hành tổng hợp số liệu chi tiết theo từng đối tượng như sau:

Bảng 21: Tổng hợp số liệu chi tiết theo từng đối tượng nhà cung cấp tại khách hàng Y

Đơn vị: 1000 đồng

TT Tên nhà cung cấp Số dư đầu năm Phát sinh

trong năm Số dư cuối năm

N C N C N C 1 2 3 4 5 6

Cty vpp Hồng Hà Cty Hòa Phát Cty Đức Giang Cty Tân Phong Cty máy tính Cty vật liệu

…. 57.457 76.577 26.472 15.427 56.342 5.149 67.254 87.245 45.457 27.475 75.246 2.577 24.347 38.472 57.472 48.243 34.247 1.893 14.550 27.804 38.487 36.195 15.343 4.465 Tổng cộng 289.424 347.254 257.674 199.844

Kiểm toán viên tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ chi tiết với biên bản đối chiếu công nợ thấy số liệu khớp đúng.

Đối với các nhà cung cấp không có biên bản đối chiếu, kiểm toán viên tiến hành gửi thư xác nhận tới các nhà cung cấp đó vào thời điểm cuối kỳ:

Tổng hợp thư xác nhận nợ phải trả người bán:

Bảng 22: Tổng hợp thư xác nhận nợ phải trả người bán tại khách hàng Y

TT Tên nhà c2 SD theo sổ kế toán

SD theo

thư xác nhận Chênh lệch 1

2 3

Cty Đức Giang Cty Tân Phong Cty Hoà Phát …… 38.487.000 36.195.000 27.804.000 27.278.000 47.404.000 27.804.000 (11.209.000) 11.209.000 0

Có sự chênh lệch trên là do trong kỳ khách hàng Y đã tiến hành thanh toán nợ cho nhà cung cấp là Công ty Tân Phong số tiền trị giá 11.209.000 đồng. Tuy nhiên, do hai công ty Tân Phong và Đức Giang có cùng chung một chủ sở hữu nên việc thanh toán nợ đã bị nhầm lẫn. Nợ được thanh toán cho Công ty Tân Phong nhưng lại thanh toán nhầm cho Công ty Đức

Giang. Điều này là do lỗi của nhân viên phòng kế toán khi tiến hành thanh toán.

Kiểm toán viên đưa ra bút toán điều chỉnh như sau:

Nợ TK331- Đức Giang : 11.209.000

Có TK 331- Tân Phong : 11.209.000

Kiểm toán viên yêu cầu khách hàng phải điều chỉnh lại số liệu cho chính xác các khoản phải trả và thanh toán giữa các nhà cung cấp.

Trong kỳ, tại khách hàng Y không phát sinh các khoản phải trả nhà cung cấp có gốc ngoại tệ nào. Do đó, kiểm toán viên bỏ qua thủ tục kiểm tra các khoản phải trả có gốc ngoại tệ.

Ý kiến kiểm toán viên đưa ra đối với khoản phải trả nhà cung cấp của khách hàng Y như sau:

- Đơn vị đã thực hiện hạch toán khoản phải trả theo đúng chế độ kế toán hiện hành và được theo dõi chi tiết theo từng đối tượng công nợ.

- Trong kỳ, có sự chênh lệch giữa số liệu trên sổ sách với số liệu trên thư xác nhận nhưng đây chỉ là sai sót nên không được đánh giá là mang tính trọng yếu.

- Cuối kỳ, đơn vị chưa tiến hành đối chiếu công nợ với một số nhà cung cấp. Đây là một điểm yếu trong công tác kế toán khoản phải trả nhà cung cấp của đơn vị.

Tuy nhiên, các sai sót trên được đánh giá là không trọng yếu nên kiểm toán viên đưa ra kết luận đối với khoản mục này là trình bày trung thực, hợp lý.