II. THỰC TRẠNG KIỂM TOÁN CÁC KHOẢN NỢ PHẢI TRẢ
3. Lập kế hoạch kiểm toán tổng quát
3.4. Tìm hiểu về quy trình kế toán
CPA VIETNAM thực hiện tìm hiểu các khía cạnh sau:
Tìm hiểu về quy trình kế toán: tổ chức công tác kế toán, bộ máy kế toán, kỳ kế toán, đồng tiền hạch toán, phương pháp hạch toán, hình thức ghi sổ…
Phân tích khái quát các phần hành liên quan đến các khoản phải trả, trong đó đi sâu vào tìm hiểu việc quản lý và hạch toán công nợ phải trả.
Thông qua việc tìm hiểu quy trình kế toán của khách hàng, Công ty có thể đánh giá được phần nào sự hữu hiệu của hoạt động kiểm soát nội bộ trong khách hàng do công tác kế toán là một trong những yếu tố cấu thành nên hệ thống kiểm soát nội bộ.
* Khách hàng X:
Tổ chức kế toán bao gồm tổ chức bộ máy kế toán và tổ chức công tác kế toán.
Phòng kế toán của Công ty gồm có 11 nhân viên, trong đó có một kế toán trưởng, một thủ quỹ và các nhân viên đảm nhiệm từng phần hành kế toán khác nhau. Sự phân công công việc trong phòng kế toán rất hợp lý, đảm bảo sự phối hợp chặt chẽ, không bị trùng lặp giữa các phần hành.
Báo cáo tài chính của Công ty được trình bày bằng đồng Việt Nam (VND) theo nguyên tắc giá gốc và phù hợp với các chuẩn mực kế toán Việt Nam, hệ thống kế toán Việt Nam và các quy định hiện hành khác về kế toán tại Việt Nam.
Hình thức sổ kế toán áp dụng: hình thức chứng từ ghi sổ. Niên độ kế toán: từ 01/01 đến 31/12 năm dương lịch.
Các khoản phải trả trong Công ty X gồm có: phải trả người bán, phải trả công nhân viên, vay ngắn hạn, thuế phải nộp…Việc hạch toán các khoản này được tiến hành khoa học trên hệ thống tài khoản kế toán hiện hành và phù hợp với đặc điểm của đơn vị. Các nghiệp vụ liên quan đến mua hàng, thanh toán tiền hàng, vay nợ đều được ghi chép trên sổ kế toán.
Do đây là một công ty có hoạt động xuất nhập khẩu nên các khoản phải trả có gốc ngoại tệ phải được theo dõi và hạch toán quy đổi theo tỷ giá khi phát sinh nghiệp vụ. Công ty đã hạch toán các khoản phải trả có gốc ngoại tệ theo tỷ giá tại ngày giao dịch và đến cuối kỳ quy đổi theo tỷ giá bình quân liên ngân hàng do ngân hàng Nhà nước công bố.
Các nhà cung cấp chính của Công ty chủ yếu là cung cấp các loại rau quả, hải sản phục vụ cho chế biến, cung cấp nguyên liệu gia công hàng xuất khẩu…
Các khoản vay được thực hiện giao dịch thông qua ngân hàng VID Public Bank.
Hiện nay Công ty đang sử dụng phần mềm kế toán Fast Acounting vào hoạt động kế toán trong doanh nghiệp. Đây là một phần mềm rất hữu ích, góp phần giảm bớt các công việc mang tính chất thủ công mà lại đảm bảo tính chính xác cao hơn.
* Khách hàng Y:
Việc tổ chức hạch toán kế toán trong Công ty cũng được tiến hành theo các chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành. Tuy nhiên do mới thành lập nên số lượng nhân viên trong phòng kế toán còn rất thiếu, điều này hạn chế công tác kế toán trong doanh nghiệp.
Hiện nay, số lượng nhân viên trong phòng kế toán chỉ có 3 người, trong đó có 1 kế toán trưởng, 1 nhân viên kế toán và 1 thủ quỹ. Hơn nữa, nhân viên trong phòng lại kiêm luôn cả nhiệm vụ lên kế hoạch mua vật tư phục vụ cho xây dựng. Do đó, công tác kế toán chưa được tập trung đúng mức, có thể xảy ra sai sót trong quá trình hạch toán.
Đồng tiền chính thức được sử dụng trong hạch toán là đồng Việt Nam (VND). Niên độ kế toán áp dụng: từ 01/01 đến 31/12 hàng năm.
Hình thức sổ kế toán áp dụng là hình thức Nhật ký chung.
Các khoản phải trả của Công ty bao gồm các khoản chủ yếu như phải trả nhà cung cấp, phải trả công nhân viên, thuế phải nộp, vay ngắn hạn….Các khoản phải trả khi phát sinh đều được ghi chép hợp lý trên sổ kế toán.
Nhà cung cấp của Công ty chủ yếu cung cấp văn phòng phẩm phục vụ cho văn phòng làm việc, cung cấp vật liệu cho xây dựng…
Các khoản vay đều được thực hiện vay từ các tổ chức, cá nhân. Điều này cũng ảnh hưởng đến phương pháp kiểm toán các khoản vay khi tiến hành kiểm toán.
Công ty thực hiện giao dịch thông qua hai ngân hàng là Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Việt Nam, và Ngân hàng Đầu tư và phát triển Việt Nam.
Hiện nay Công ty đang sử dụng phần mềm kế toán QA do Tổng công ty thiết lập. Đây là một phần mềm được thiết kế dùng trong nội bộ nên rất phù hợp với loại hình kinh doanh của doanh nghiệp, đảm bảo tính nhất quán trong việc hạch toán kế toán giữa Công ty và Tổng công ty.