I. Giới thiệu chung về Công ty kiểm toán t vấn xây dựng Việt Nam (CIMEICO VIETNAM):
2. Bộ máy tổ chức quản lý tại CIMEICO:
CIMEICO VIETNAM đăng ký thành lập là Công ty trách nhiệm hữu hạn có hai thành viên trở lên vì vậy nó mang những đặc trng cơ bản của Công ty TNHH, thể hiện ở cơ cấu bộ máy quản lý đợc chia tách theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 4: Bộ máy quản lý tại CIMEICO
Ban giám đốc
Giải thích sơ đồ nêu trên:
- Ban Giám đốc gồm có 3 thành viên (đồng thời là các thành viên trong Hội đồng thành viên góp vốn) trong đó đứng đầu là Tổng Giám Đốc kiêm Chủ tịch Hội đồng thành viên, có nhiệm vụ bao quát toàn bộ hoạt động của Công ty. Tổng Giám Đốc là ngời điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày của đơn vị, tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và kế hoạch đầu t đồng thời phải chịu trách nhiệm về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ đợc giao, đợc ủy nhiệm đầy đủ quyền hạn cần thiết để quản lý và điều hành mọi hoạt động kinh doanh của Công ty.
Bên cạnh đó có 2 Phó Giám đốc giúp việc cho Tổng Giám Đốc, điều hành một số lĩnh vực công tác, chịu trách nhiệm trớc toàn Công ty và pháp luật về lĩnh vực công tác đợc giao.
Ban Giám đốc đảm nhiệm công việc tổ chức hành chính do quy mô của Công ty còn nhỏ, đó là: theo dõi, quản lý về nhân sự, chế độ lao động tiền lơng, công tác đào tạo nhân viên cũng nh việc đa ra các quyết định khen thởng theo chế độ hiện hành. Ban Giám Đốc cũng thực hiện những công việc hành chính quản trị thờng xuyên của Văn phòng Công ty.
Do quy mô Công ty còn hạn chế nên Ban Giám đốc đồng thời thực hiện chức năng của Ban kiểm soát nội bộ các hoạt động của Công ty. Nhng đây không phải lý do khiến cho hoạt động kiểm soát nội bộ kém hiệu quả, ngợc lại Ban Giám đốc đã đề ra những qui chế, quy định mang tính chất nội bộ. Việc tổ chức thực hiện đợc tiến hành rất hiệu quả, thể hiện trong các mảng sau:
* Có sự phân công, phân nhiệm trong tổ chức, tránh chồng chéo công việc * Các quy chế đảm bảo hoạt động kinh doanh đợc tiến hành thuận lợi:
+ Qui chế quản lý tài chính
+ Các quy định về mức công tác phí, về việc thanh toán, chế độ l- ơng…
- Phòng kế toán có chức năng: + Lập kế hoạch tài chính qúy, năm.
+ Quản lý nguồn vốn của Công ty đồng thời tổ chức cấp phát vốn cho các chi nhánh theo kết quả kinh doanh.
+ Duyệt kế hoạch thu chi tài vụ cho các chi nhánh.
+ Thực hiện nghiã vụ nộp Ngân sách Nhà nớc và các cơ quan chủ quản. + Kiểm tra, giám sát hoạt động kinh tế ở các chi nhánh.
+ Lập báo cáo kế toán chung của Công ty theo qúy, năm.
+ Thiết lập các th chào hàng và gửi chúng đến khách hàng, lập dự toán và thanh quyết toán các hợp đồng kiểm tóan cũng nh các hợp đồng kinh tế khác. Công ty hạch toán theo nguyên tắc kế toán tập trung, mọi nghiệp vụ phát sinh dù ở địa điểm nào đều đợc chuyển về bộ phận kế toán tại Văn phòng. Kế toán tại Chi nhánh có trách nhiệm thiết lập, tập hợp các chứng từ ban đầu để chuyển số liệu của đơn vị mình cho kế toán tại Công ty thông qua các báo cáo định kỳ hoặc theo từng hạng mục, từng đơn đặt hàng hoàn thành. Kế toán tại Công ty sẽ tập hợp chứng từ phát sinh ở Chi nhánh cùng với Văn phòng để ghi chép và phản ánh vào sổ sách thích hợp.
- 2 phòng nghiệp vụ kiểm toán: gồm các kiểm toán viên có trình độ, đáp ứng đủ điều kiện để thực hiện những hợp đồng kiểm toán và các yêu cầu đa dạng của
khách hàng. 2 phòng nghiệp vụ này đồng thời tiến hành hoạt động t vấn và những hoạt động khác trong phạm vi kiểm toán cho phép (theo quy định của pháp luật).
Nhận xét:
Do quy mô của Công ty còn nhỏ nên bộ máy quản lý của Công ty đã luôn đáp ứng đợc yêu cầu của công việc, bộ máy quản lý đợc tổ chức chặt chẽ theo cơ cấu tập trung, điều này phát huy đợc tối u tính năng, tác dụng của từng bộ phận cũng nh hiệu quả quản lý của Ban lãnh đạo. Tuy nhiên trong tơng lai, khi mở rộng thị trờng cũng nh phạm vi hoạt động, mô hình nêu trên cần có nhiều thay đổi phù hợp với nhu cầu. Ban Giám Đốc Công ty đã nhận thấy những hạn chế của mô hình trên khi mở rộng doanh nghiệp, chính vì vậy Công ty đã bớc đầu có những dự kiến thay đổi, có thể nói đến:
- Công tác tổ chức hành chính sẽ giao cho 1 Phó Giám đốc đảm nhiệm, ngời này sẽ chịu trách nhiệm theo dõi, quản lý về nhân sự, lao động tiền lơng, tránh sự chồng chéo công việc trong Ban Giám đốc Công ty.
- Nên lập phòng kinh doanh riêng biệt với phòng kế toán, chịu trách nhiệm về việc lập và gửi th chào hàng đến với khách hàng, giúp các chi nhánh về vấn đề chuyên môn cũng nh có sự thống kê, tổng hợp định kỳ về các đơn đặt hàng, các gói thầu mà Công ty tham gia cũng nh các hợp đồng đã và đang đợc tiến hành.
- Về nghiệp vụ kiểm toán, sẽ thành lập ra phòng Kiểm toán Xây dựng cơ bản, phòng t vấn (tài chính, kế toán, thuế…) riêng biệt do những đặc điểm khác nhau trong quá trình kiểm toán XDCB cũng nh quá trình t vấn.
Để thực hiện đợc kế hoạch nêu trên, Ban giám đốc cũng nh mọi thành viên trong Công ty cần có sự chuẩn bị kỹ càng về cơ sở cũng nh đào tạo, tìm kiếm nguồn nhân lực. Khắc
phục nhợc điểm, phát huy những u điểm hiện có luôn đợc Công ta xác định là phơng h- ớng tốt nhất để hoàn thiện, nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.