3. Đánh giá thực trạng quy trình đấu thầu tại công ty
3.1. Thành tựu đã đạt được
Quy trình đấu thầu của công ty tuân theo đúng quy định của pháp luật, đã thực hiện qua tuần tự các bước khá khoa học. Trong hồ sơ mời thầu có thư mời thầu thể hiện thiện chí của công ty mong muốn có được nhà thầu tham
gia vào quá trình tổ chức đấu thầu của công ty, đã nêu lên yêu cầu đối với nhà thầu. Nhà thầu phải là doanh nghiệp hoặc nhà sản xuất có đăng kí kinh doanh phù hợp với nội dung gói thầu, có năng lực và độc lập về tài chính. Việc quy định như thế này trong hồ sơ mời thầu sẽ hạn chế được tình trạng một doanh nghiệp làm nhiều hồ sơ dự thầu. Nhà thầu phải có giấy phép lắp đặt, bảo hành bảo trì thang máy do thanh tra nhà nước về an toàn lao động cấp với điều kiện kĩ thuật phù hợp với thiết bị được chào thầu. Việc quy định này trong hồ sơ mời thầu sẽ đảm bảo cho chất lượng gói thầu, tránh được các nhà thầu nghiệp dư, không có kinh nghiệm, mới vào nghề do đó dễ có khả năng xảy ra sai xót. Có giấy uỷ quyền chính hãng sản xuất, điều này đảm bảo cho các thiết bị mà công ty nhập về đảm bảo các tiêu chuẩn về nguồn gốc, xuất xứ, giúp cho người sử dụng cảm thấy an toàn hơn khi sử dụng dịch vụ. Việc quy định: Nếu gói thầu là liên danh hai hay nhiều nhà thầu thì chỉ nộp một đơn dự thầu chung do một đơn vị được uỷ quyền kí tên, đóng dấu và phải có một biên bản thoả thuận hợp tác liên danh trong đó nêu trách nhiệm của từng thành viên trong liên danh có kèm theo chứng chỉ hành nghề và bản khai năng lực của công ty. Việc quy định này chứng tỏ các nhân viên lập hồ sơ mời thầu rất chuyên nghiệp, am hiểu, và có năng lực, việc quy định này hạn chế được rất lớn hiện tượng quân xanh, quân đỏ, cũng như nếu biết được kĩ càng về năng lực của các nhà thầu thì cũng có khả năng đánh giá lựa chọn chính xác nhất nhà thầu có năng lực. Trong yêu cầu về nguồn gốc xuất xứ, hồ sơ mời thầu không nêu yêu cầu xuất xứ từ cụ thể đất nước nào mà chỉ nêu xuất xứ từ các nước tiên tiến có nền kinh tế phát triển, như vậy có thể lọc được các nhà thầu, có máy móc thiết bị không phù hợp không đáp ứng được thiết kế công trình, mà vẫn không làm giảm tính cạnh tranh giữa các nhà thầu, do những tiêu chuẩn quá cụ thể về hàng hóa khiến cho chỉ một hoặc hai nhà thầu đáp ứng được điều kiện.
Trong các tiêu chuẩn kĩ thuật của các gói thầu đã nêu khá rõ số lượng, các thông số kĩ thuật, kích thước, chiều dài, chiều rộng, chiều cao, chiều sâu của gói thầu từ đó giúp nhà thầu định hình được những công việc cần phải làm, giúp cho việc thi công tiến hành thuận lợi, hiệu quả hơn.
Việc mở thầu, đánh giá hồ sơ dự thầu cũng khá khoa học. Các biên bản mở thầu đã nêu rõ ràng và chính xác về các đặc điểm thông tin chính như tên gói thầu, ngày giờ, tên và địa chỉ các nhà thầu. Tạo ra sự thống nhất, và tránh sai xót trong quá trình mở thầu.
Việc đánh giá thầu diễn ra khá công khai và bình đẳng nên không có hiện tượng khiếu nại, khiếu kiện của các nhà thầu không trúng thầu.
Việc thương thảo và kí kết hợp đồng cũng diễn ra khá suôn sẻ, các cán bộ công nhân viên trong công ty đầu tư xây dựng số 2 Hà Nội tỏ ra là người am hiểu, hiểu biết, nên các điều khoản hợp đồng rất rõ ràng, và không có sự mập mờ gây ra sự hiểu nhầm cho nhà thầu và chủ đầu tư.
Tóm lại: Đấu thầu đã đem lại tính công khai, minh bạch cho các dự án do ban quản lý dự án thực hiện.
Chống lại sự thất thoát vốn của nhà nước.
Trong quá trình đấu thầu, các dự án do ban quản lý dự án thực hiện đã được thông báo công khai, đảm bảo tính đúng đắn, minh bạch của dự án, tránh được những hiện tượng tiêu cực thường có trong việc thi công các công trình: lạm dụng vốn, thất thoát vốn, lãng phí vốn… Đồng thời quyền lợi của các bên có liên quan được bảo vệ
Nội dung của tính công khai minh bạch được thể hiện rõ trong việc công khai thông báo mời thầu trong các phương tiện thông tin đại chúng, cung cấp hồ sơ mời thầu với những nội dung rõ ràng, cụ thể theo đúng quy định, đặc
biệt là công tác xem xét, đánh giá hồ sơ dự thầu theo đúng quy định không có hiện tượng liên kết với các nhà thầu.
Sau khi có kết quả đấu thầu, ban quản lý dự án đều có thông báo tới cho các nhà thầu, cả nhà thầu trúng thầu lẫn nhà thầu không trúng thầu, và có giải thích lý do rõ ràng, tránh sự mập mờ, ngờ vực.
Đấu thầu góp phần tạo môi trường bình đẳng giữa các nhà thầu.
Biện pháp mà ban quản lý dự án thực hiện để có được một môi trường cạnh tranh giữa các nhà thầu:
Các yêu cầu trong hồ sơ mời thầu được quy định rõ, không đưa ra các yêu cầu chi tiết mang tính định hướng. Nếu yêu cầu chi tiết đến mức chỉ có một số nhà thầu cụ thể mới có thể đáp ứng khả năng tham gia hay yêu cầu cố định một thông số trong hồ sơ mời thầu thì sẽ làm mất đi tính cạnh tranh.
Sự cạnh tranh một cách tự do là cần thiết song trong một phạm vi nào đó thì cần có sự điều chỉnh. Có một số gói thầu nên hạn chế lượng nhà thầu tham dự để tránh hiện tượng quân xanh, quân đỏ làm ảnh hưởng đến chất lượng công trình.
Việc xác định các yêu cầu tối thiểu về kinh nghiệm cũng như năng lực của các nhà thầu được quy định rõ và hợp lý, phù hợp với độ phức tạp của gói thầu
Nếu phát hiện nhà thầu nào có hiện tượng tiêu cực trong quá trình tham dự thì ban quản ly dự án đều có biện pháp xử lý kịp thời.
Trong quá trình đánh giá hồ sơ dự thầu cũng rất bình đẳng, minh bạch. Không xảy ra tình trạng như trong quá trình đấu thầu ở Tràng Tiền Plaza.
Dưới đây là hiện tượng tiêu cực đã từng xảy ra trong đấu thầu, mặc dù không xảy ra trong công ty, tuy nhiên đây cũng là một bài học, khuyến cáo
cho các công ty trong quá trình tổ chức đấu thầu. Hiện tượng tiêu cực này xảy ra trong quá trình tổ chức đầu thầu tại Tràng Tiền Plaza như sau:
Ngày 25/6/2001, gói thầu số 6 (cung cấp lắp đặt hệ thống thang máy, thang cuốn), gói thầu cuối cùng trong 4 gói thầu của công trình Trung tâm Thương mại Tràng Tiền (Hanoi Plaza) được mở lại, sau lần đấu thầu trước không thành công.
Đây không phải là gói thầu duy nhất của công trình này không suôn sẻ, cho dù giá trị không lớn.
Theo dự kiến ban đầu, hạ tuần tháng 5 là thời hạn hoàn tất công việc chọn thầu cho công trình này. Song trên thực tế, ngoại trừ gói thầu 6, cũng phải đến trung tuần tháng 6, các quyết định công bố nhà thầu trúng mới được Chủ tịch Hội đồng sáng lập viên Công ty Đầu tư thương mại Tràng Tiền (chủ đầu tư) ký ban hành. Qua những cuộc đấu thầu này, có thể rút ra những điều đáng suy nghĩ về quá trình quản lý đấu thầu một công trình, mặc dù đại diện chủ đầu tư đã hơn một lần khẳng định với công luận rằng, việc đấu thầu, mở thầu và chấm thầu đều đã "được tiến hành nghiêm túc và đúng luật" và "cho đến nay không có nhà thầu nào chính thức khiếu nại bằng văn bản"...
Theo chủ đầu tư, sở dĩ phải tiến hành đấu thầu lại gói thầu số 6 là vì cả 4 nhà thầu tham gia, gồm Công ty TNHH Thang máy Thiên Nam, OTIS- LILAMA, SGE Schindler, và Công ty TNHH Hữu Nghị, đều vi phạm những điều kiện tiên quyết được nêu trong Nghị định 88/CP của Chính phủ về đấu thầu!
Sự "thiếu kinh nghiệm" của các nhà thầu không chỉ thể hiện ở gói thầu này. Cụ thể, gói thầu số 7 (cung cấp, lắp đặt hệ thống thiết bị phòng cháy, chữa cháy), qua kiểm tra sơ bộ ban đầu, cũng có đến 3 trong số 6 nhà thầu bị loại. Gói thầu số 8, tuy chỉ có 1 nhà thầu bị loại từ vòng đầu, nhưng lại nảy
sinh rắc rối khi phát hiện Công ty Xây dựng số 7 (đơn vị được công nhận là trúng thầu theo Quyết định ngày 7/6/2001 của Hội đồng sáng lập viên) có quan hệ liên kết với một công ty tham gia tư vấn thiết kế công trình (một lỗi phạm quy trầm trọng).
Kết quả là Quyết định ngày 7/6 buộc phải thay thế bằng Quyết định chọn thầu mới, do ông Trịnh Hoàng Duy, Chủ tịch Hội đồng sáng lập viên Hà Nội Plaza ký ngày 13/6 vừa qua.
Theo hợp đồng ký kết giữa chủ đầu tư công trình với Công ty Tư vấn công nghệ, thiết bị và kiểm định xây dựng (Bộ Xây dựng), 17/5 là ngày công ty này chuyển giao cho chủ đầu tư kết quả chấm thầu, song trên thực tế thì đến tận ngày 25/5, kết quả mới được chuyển giao.
Qua kiểm tra của chủ đầu tư, kết quả chấm gói thầu số 8 có những sai sót nhất định. Cụ thể là chấm thiếu 5 điểm cho Công ty Xây dựng số 7, đồng thời tính thuế nhập khẩu thiết bị không chính xác cho tất cả các nhà thầu tham gia gói thầu này.
Đó là những hạn chế trong đấu thầu đã xảy ra tại các công ty khác. Nguyên nhân của những hạn chế này là do ý kiến chủ quan, do sự thiên vị đối với các nhà thầu nào đó, hoặc do thiếu trình độ hiểu biết trong công tác đấu thầu. Công ty đầu tư xây dựng số 2 Hà Nội chưa xảy ra những trường hợp tương tự như trên trong lịch sử tổ chức đấu thầu. Tuy nhiên công ty cũng cần hết sức lưu ý.
Nhìn chung công ty đầu tư xây dựng số 2 Hà Nội đã khá tuân thủ các quy định củ pháp luật không xảy ra các trường hợp:
Đưa, nhận hoặc đòi hỏi bất cứ thứ gì có giá trị về vật chất của các cá nhân và tổ chức có liên quan đến quá trình lựa chọn nhà thầu và thực hiện hợp đồng,
từ đó dẫn tới những hành động thiếu trung thực, không khách quan trong việc đánh giá, thẩm định, quyết định lựa chọn nhà thầu, hoặc dùng ảnh hưởng của cá nhân để tác động, can thiệp làm ảnh hưởng và sai lệch kết quả đánh giá, lựa chọn nhà thầu, trong ký kết hợp đồng và thực hiện hợp đồng;
Báo cáo, cung cấp thông tin sai sự thật về năng lực (kỹ thuật và tài chính), kinh nghiệm và tình hình hiện trạng của nhà thầu, về sơ yếu lý lịch của chuyên gia tư vấn;
Báo cáo không trung thực của bên mời thầu về quá trình đấu thầu, tiêu chuẩn đánh giá hồ sơ dự thầu không phù hợp với hồ sơ mời thầu và Quy chế đấu thầu, đánh giá hộ sơ dự thầu không theo đúng tiêu chuẩn đánh giá được quy định trong hồ sơ mời thầu, cố ý kéo dài thời gian đánh giá hồ sơ dự thầu vì lý do chủ quan và không rõ ràng của bên mời thầu;
Hoạt động cấu kết thông đồng giữa các nhà thầu với nhau, giữa bên mời thầu và nhà thầu, giữa tư vấn với nhà thầu, giữa cơ quan quản lý Nhà nước với bên mời thầu, nhà thầu và tư vấn làm ảnh hưởng đến lợi ích của chủ đầu tư, lợi ích của Nhà nước, của quốc gia;
Xử lý khiếu nại không trung thực của người hoặc cấp có thẩm quyền xem xét, xử lý khiếu nại.