Biểu 13: Sơ đồ hạch toán xác định kết quả tiêu thụ IV.Các hình thức sổ kế toán
Có bốn hình thức ghi sổ kế toán: Nhật kí chung, Nhật kí – Sổ cái, Nhật kí – Chứng từ và Chứng từ ghi sổ.
4.1.Đối với doanh nghiệp áp dụng sổ theo hình thức Nhật kí chung
áp dụng hình thức này, tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều đợc phản ánh vào sổ Nhật kí mà trọng tâm là Nhật kí chung theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của nghiệp vụ đó sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật kí để ghi vào Sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Có thể khái quát trình tự ghi sổ kế toán của hình thức Nhật kí chung nh
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu
Biểu 14: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật kí chung
Hình thức Nhật kí chung có u điểm là thuận lợi cho việc kiểm tra, đối Chứng từ gốc
(Phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT…
Nhật kí đặc biệt (NK bán hàng,
NK thu tiền)
Sổ Nhật kí
chung Sổ, thẻ kế toán chi tiết các TK 155, 157, 511 911… Sổ cái các TK 155, 157 911… Bảng tổng hợp chi tiết TK 511, 632 Báo cáo tài chính Bảng cân đối số phát sinh
cho việc sử dụng kế toán máy. Nhợc điểm của hình thức này là ghi chép trùng lặp một số nghiệp vụ, cuối tháng sau khi loại bớt một số nghiệp vụ mới có thể vào sổ Cái đợc.
4.2.Đối với doanh nghiệp áp dụng sổ kế toán theo hình thức Nhật kí Sổ cái
–
Theo hình thức này, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyền sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật kí – Sổ cái.
Có thể khái quát trình tự ghi sổ kế toán theo sơ đồ sau:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu
Biểu 15: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật kí Sổ cái–
Chứng từ gốc (PXK, Hoá đơn GTGT, phiếu thu )…
Sổ quỹ Sổ, thẻ chi tiết
các TK 155, 157 911… Nhật kí – Sổ cái các TK 155, 157, 632, , 911… Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chứng từ gốc
Hình thức Nhật kí – Sổ cái ghi chép đơn giản, kiểm tra, đối chiếu dễ dàng nhng chỉ áp dụng đối với những doanh nghiệp có quy mô nhỏ, ít nghiệp vụ kế toán và ít nhân viên kế toán.
4.3.Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ
Theo hình thức này, kế toán lập các Chứng từ ghi sổ trên cơ sở các chứng từ gốc hoặc Bảng tổng hợp các chứng từ gốc. Chứng từ ghi sổ đợc đánh số hiệu liên tục trong từng tháng, từng năm và có chứng từ gốc đính kèm, phải đợc kế toán trởng duyệt trớc khi ghi sổ. Trên cơ sở các Chứng từ ghi sổ đã lập, kế toán lập Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ và ghi sổ Cái vào cuối tháng.
Hình thức Chứng từ ghi sổ có thể thực hiện dễ dàng bằng tay hoặc bằng máy, có thể chia nhỏ công việc và làm theo tờ rơi. Nhợc điểm lớn nhất của hình thức này chính là việc ghi chép trùng lặp nên khi có sai sót phải sửa chữa ở nhiều sổ.
Khái quát trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ theo sơ đồ sau:
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu