III. Thực trạng hạch toán tiêu thụ thành phẩm tại Công ty Cơ khí Hà Nộ
7. Hạch toán công nợ đối với khách hàng
Hiện nay, với mạng lới tiêu thụ rộng khắp trong cả nớc Công ty Cơ khí Hà Nội có quan hệ thờng xuyên với rất nhiều khách hàng. Điều này đòi hỏi kinh tế tiêu thụ phải nắm kịp thời, chính xác tình hình thanh toán với từng khách hàng nhằm đôn đốc khách hàng thanh toán tiền hàng kịp thời trành tình trạng bị chiếm dụng vốn.
Công nợ của Công ty với khách hàng bao gồm: các khoản khách hàng nợ Công ty khi Công ty chấp nhận cho khách hàng mua chịu, khách hàng cam kết sẽ thanh toán đúng thời hạn quy định (ghi rõ bằng văn bản). Trờng hợp Công ty nợ khách hàng khi ký kết hợp đồng gia công hoặc gia công phôi khách theo đơn đặt hàng, khách hàng bắt buộc phải ứng trớc một khoản tiền hàng coi nh tiền đặt cọc. Đối với những khách hàng thờng xuyên, Công ty có thể cho khách hàng trừ nợ mua chịu vào khoản tiền đã ứng trớc. Việc hạch toán công nợ đối với khách hàng đợc thực hiện trên hai tiểu khoản:
- TK 131.1: Phải thu của khách hàng. - TK 131.2: Khách hàng ứng trớc.
7.1 Trờng hợp khách hàng mua chịu
Sổ chi tiết tiêu thụ chỉ phản ánh đợc số tiền khách hàng nợ theo từng hoá đơn và tổng số tiền Công ty phải thu của khách hàng mua chịu trong một tháng ch không phản ánh đợc chi tiết công nợ và tình hình thanh toán công nợ của từng khách hàng. Do vậy, đồng thời với việc phản ánh trên Sổ chi tiết tiêu thụ, kế toán mở sổ theo dõi công nợ cho từng khách hàng thông qua Sổ chi tiết TK 131.1.
Sổ chi tiết TK 131.1, Sổ chi tiết TK 131.2 đợc kế toán ghi chép bằng tay, dùng cho cả năm, theo dõi từng tháng, mở cho tất cả các khách hàng, mỗi khách hàng đợc theo dõi trên một dòng sổ. Cơ sở để ghi Sổ chi tiết TK 131.1, Sổ chi tiết TK 131.2 là Hoá đơn GTGT lu tại phòng kế toán, phiếu thu, giấy báo Có của ngân hàng.
Trờng hợp Công ty chấp nhận trừ nợ cho khách hàng vào số tiền đã ứng trớc cho hợp đồng khác, kế toán ghi vào cột Có TK 131.1, Nợ TK 131.2.
Sổ chi tiết TK 131.1
Ngày tháng
Tên khách hàng D đầu kỳ (D nợ)
Hoá đơn Ghi Nợ TK 1311, ghi Có TK Ghi Có TK 1311, Nợ các TK
511 721 3331 111 112 1312
05/9/01 Công ty Cao su sao vàng 06324 12465000 623250 07/9/01 Vinashiroki 32876424 26876424 08/9/01 Ximăng Uông Bí 5675326 06356 6785430 210000 339272 08/9/01 Đờng Tuyên Quang ... 32578629 22578629 10000000 Tổng cộng
Hàng ngày, căn cứ vào Hoá đơn GTGT, trờng hợp khách hàng mua chịu, kế toán tiến hành vào Sổ chi tiết TK 1311. Đến cuối tháng Sổ này sẽ là căn cứ để hạch toán tổng hợp các khoản thu của từng khách hàng trên Bảng theo dõi chi tiết TK 1311. Sau khi tính ra tổng số công nợ phát sinh trong tháng, số d cuối tháng cho từng khách hàng, kế toán lập Bảng theo dõi chi tiết TK 1311. Đây chính là Bảng kê số 11 - phải thu khách hàng để theo dõi tình hình vốn bị chiếm dụng của Công ty, mỗi khách hàng đợc ghi trên một dòng. Cuối tháng, kế toán cộng sổ tính ra dòng tổng cộng cho từng cột. Dòng tổng cộng bên Nợ TK131.1 trên Bảng theo dõi chi tiết TK131.1 phải trùng khớp với dòng tổng cộng bên Nợ TK 131.1 trên sổ chi tiết tiêu thụ. Bảng này là căn cứ để cuối tháng thanh toán trên NKCT số 8.
Bảng theo dõi chi tiết TK 131.1. Tháng 10 / 2001
STT Tên khách hàng D nợ
đầu kỳ
Ghi nợ TK 131.1, Ghi Có các TK Ghi Có TK 1311, Ghi Nợ các TK