III. Thực trạng hạch toán tiêu thụ thành phẩm tại Công ty Cơ khí Hà Nộ
6. Hạch toán tiêu thụ thành phẩm
6.1 Hạch toán doanh thu theo phơng thức tiêu thụ trực tiếp
• Thủ tục chứng từ:
Những khách hàng có nhu cầu mua sản phẩm của Công ty tới phòng kinh doanh để làm thủ tục ban đầu cho việc mua bán. Khách hàng cà Công ty sẽ thoả
thuận cách thức mua bán, thanh toán và các khoản giảm giá hàng bán. Nếu khách hàng muốn mua chịu thì phải có biên bản thoả thuận và phải đợc giám đốc Công ty chấp nhận sau khi phòng kinh doanh xem xét khả năng thanh toán của khách hàng. Khi khách hàng đến lấy hàng, kế toán viết Hoá đơn GTGT, xin lệnh xuất kho của giám đốc Công ty làm căn cứ để thủ kho xuất kho thành phẩm, giao hàng cho khách ngay tại kho của Công ty hoặc tại phân xởng không qua kho. Khách hàng sau khi kiểm nhận hàng sẽ thanh toán ngay hoặc chấp nhận thanh toán (một phần hay toàn bộ) cho Công ty và ký vào hoá đơn. Kh thành phẩm xuất kho giao cho khách hàng, Công ty coi nh thành phẩm đã đợc tiêu thụ và hạch toán doanh thu bán hàng.
Tính vào phơng thức tiêu thụ trực tiếp còn có trờng hợp gia công và gia công phôi khách cấp. Cả hai trờng hợp này đều phải ký kết hợp đồng, đều là sản xuất theo đơn đặt hàng nhng ở trờng hợp gia công, Công ty chịu mọi chi phí sản xuất còn ở trờng hợp gia công phôi khách cấp, Công ty không phải chịu chi phí nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu chính do khách hàng mang tới. Cả hai trờng hợp này, khách hàng đều phải ứng trớc tiền hàng và khi thành phẩm xuất kho giao cho khách hàng, Công ty coi nh thành phẩm đã đợc tiêu thụ và hạch toán doanh thu bán hàng.
• Trình tự hạch toán:
Hàng ngày, căn cứ vào Hoá đơn GTGT, kế toán tiêu thụ vào Sổ chi tiết tiêu thụ (mẫu số 11). Sổ chi tiết tiêu thụ chỉ theo dõi doanh thu bán hàng và thuế VAT đầu ra phải nộp cho tất cả các loại sản phẩm (không theo dõi vốn hàng bán) hình thức thanh toán và là sổ quyển, dùng cho cả năm, và theo dõi chi tiết từng tháng trên một số trang sổ.
Sổ chi tiết tiêu thụ kết hợp theo dõi chi tiết tiêu thụ và định khoản cho từng trờng hợp tiêu thụ trên cùng một trang sổ. Mỗi hoá đơn đợc viết một dòng trong sổ.
Cách ghi Sổ chi tiết tiêu thụ:
- Cột số 2, số 3 ghi ngày tháng và số hiệu hoá đơn GTGT. - Cột số 4 ghi tên khách hàng.
- Cột số 5 ghi số hiệu hợp đông kinh tế khách hàng đã ký kết với Công ty (nếu có).
- Các cột từ số 6 đến số 11 chi tiết cho 6 hạng mục sản phẩm là máy công cụ, hợp đồng gia công, hợp đồng gia công phôi khách, chi tiết máy, quầy giới thiệu sản phẩm và thép các loại. Căn cứ vào Hoá đơn GTGT, kế toán ghi vào cột thích hợp
giá thanh toán của sản phẩm, dịch vụ cung cấp cho khách hàng (bao gồm cả thuế VAT đầu ra); số lợng và tên chi tiết của sản phẩm, dịch vụ tiêu thụ (mở ngoặc ngay bên cạnh).
- Cột số 12 ghi tổng giá thanh toán của hoá đơn đó (bao gồm cả thuế VAT đầu ra) (có thể có trờng hợp một hoá đơn viết cho nhiều loại sản phẩm có cùng thuế suất, bán cho cùng khách hàng). Cột này ghi theo dòng tổng cộng tiền thanh toán trên Hoá đơn GTGT. Số liệu của cột này bằng tổng hàng ngang của cột số 6 đến số 11 và bằng tổng hàng ngang của các cột từ A đến K.
- Sau khi hạch toán chi tiết trên các cột từ số 1 đến số 12, kế toán tiến hành định khoản trên các cột từ A đến K cho hoá đơn đó. Tuỳ theo phơng thức thanh toán của khách hàng mà kế toán sẽ vào cột tơng ứng. Cột Có TK 511 căn cứ dòng cộng tiền hàng. Cột Có TK 3331 căn cứ dòng tiền thuế GTGT trên hoá đơn. Cột Có 111, 112, 1311, 1312 căn cứ vào hình thức thanh toán. Các cí dụ minh hoạ:
+ Trờng hợp Công ty vật liệu điện và dụng cụ cơ khí mua 5 máy tiện T18A và 2 máy kẹp 66C (thuế GTGT 5%) theo Hợp đồng số 423/01; Hoá đơn số 30215 ngày 6/9, thanh toán một phân số hàng mua bằng tiền mặt 12600000 (đã viết phiếu thu và thu tiền vào quỹ), kế toán ghi:
Nợ TK 111: 12600000 Có TK 511: 12000000 Có TK 3331: 600000
Số còn lại trong trờng hợp trên, Công ty chấp nhận cho Công ty Vật liệu điện và dụng cụ cơ khí mua chịu là 6195000, kế toán ghi:
Nợ TK 1311: 6195000 Có TK 511: 5900000 Có TK 3331: 295000
+ Trờng hợp Công ty Đờng Lam Sơn gia công phôi khách hai mâm cặp (thuế GTGT 10%) theo Hợp đồng số 250/01, đã ứng trớc 24200000 ngày 16/05/01, nhận hàng ngày 22/9 theo Hoá đơn số 30282 theo tổng gia thanh toán là 56100000 Công ty Cơ khí Hà Nội vận chuyển hàng đến kho cho Công ty Đờng Lam Sơn phải thanh toán toàn bộ chi phí vận chuyển bốc dỡ cho Công ty Cơ khí Hà Nội là: 440000 bằng tiền mặt. Số tiền còn lại (sau khi trừ ừng trớc) đợc thanh toán bằng chuyển khoản
(đã nhận đợc giấy báo có của Ngân hàng), kế toán ghi nhận doanh thu cho số tiền hàng ứng trớc:
Nợ TK 1312: 24200000 Có TK 511: 22000000 Có TK 3331: 2200000
Đồng thời ghi nhận doanh thu cho số tiền hàng đã thanh toán bằng chuyển khoản:
Nợ TK 112: 31900000
Có TK 511: 29000000 Có TK 3331: 2900000
Ngoài ra chi phí vận chuyển bằng tiền mặt thu đợc (đã viết phiếu thu và thu tiền vào quỹ) đợc kế toán ghi:
Nợ TK 111: 440000
Có TK 721: 400000 Có TK 3331: 40000
+ Trờng hợp trong tháng phát sinh nghiệp vụ điều chỉnh hoá đơn ngay trong tháng so quyết toán, nghiệm thu những công trình gia công, lắp đặt toàn bộ cho khách hàng kế toán căn cứ vào biên bản nghiệm thu, xác định lại doanh thu thực tế và viết hoá đơn điều chỉnh, đồng thời ghi đỏ lên Sổ chi tiết tiêu thụ.
Ví dụ: Ngày 25/9/2001 kế toán viết Hoá đơn số 030298 điều chỉnh cho hoá đon sô 030160 sau khi nghiệm thu công trình, tính ra doanh thu lắp đặt chạy thử thực tế 6 mâm cặp T16 cho Công ty Đờng Tuyên Quang là 75600000 lớn hơn doanh thu dự toán là 2100000 và cộng thêm vào số nợ của Công ty Đờng Tuyên Quang. Khi đó Hoá đơn số 030298 viết theo doanh thu thực tế và ghi rõ đây là hoá đơn điều chỉnh cho Hoá đơn số 030160. Trên Sổ chi tiết tiêu thụ ghi có hai bút toán:
- Bút toán xoá hoá đơn cũ (ghi đỏ giá trị dự toán là 73500000), kế toán ghi:
Nợ TK 1311: 73500000 Có TK 511: 70000000 Có TK 3331: 3500000
- Bút toán ghi hoá đơn mới:
Nợ TK 1311: 75600000 Có TK 511: 72000000 Có TK 3331: 3600000
Việc vừa phản ánh chi tiết nghiệp vụ tiêu thụ sản phẩm theo thứ tự hoá đơn phát sinh, vừa định khoản cho từng nghiệp vụ trên cùng một trang sổ là u điểm rất hay của Sổ chi tiết tiêu thụ. Nhìn vào đó các nhà quản trị có thể biết đ ợc những thông tin về tiêu thụ vừa chi tiết cho từng hoá đơn, vừa tổng hợp theo từng phơng thức thanh toán, từ đó mà sẽ có những chính sách thích hợp và hiệu quả, đẩy mạnh hơn nữa công tác tiêu thụ trong tháng sau. Cũng nhờ u điểm của Sổ chi tiết tiêu thụ, kế toán tiêu thụ có thể dễ dàng phát hiện ra những hoá đơn bị bỏ sót và thuận lợi cho việc tính đùng thuế GTGT đầu ra phải nộp trong tháng. Tuy nhiên sổ này không phản ánh đợc tổng doanh thu của tứng sản phẩm xuất bán trong tháng vì sổ chỉ theo dõi doanh thu của từng hoá đơn bán hàng. Do đó, kế toán mở sổ theo dõi doanh thu của từng loại sản phẩm trên Bảng kê chi tiết tiêu thụ là sổ tờ rời, vừa phản ánh chi tiết tình hình nhập - xuất - tồn kho thành phẩm, vừa phản ánh doanh thu trong tháng của từng loại sản phẩm. Cách hạch toán doanh thu trên Bảng kê chi tiết tiêu thụ:
- Căn cứ vào Hoá đơn GTGT, kế toán ghi cột SLXB: số lợng sản phẩm tiêu thụ và cột doanh thu: doanh thu không thuế của từng loại sản phẩm tiêu thụ.
- Máy sẽ tự động cộng với số liệu trớc đó để tính ra số lợng xuất bán và doanh thu luỹ kế của loại sản phẩm đó từ đầu tháng đến thời điểm vào số liệu mới.
Đến cuối tháng, cột doanh thu sẽ là căn cứ để đánh giá tình hình tiêu thụ đối với từng mặt hàng trong tháng, xem xét sản phẩm nào có khả năng tiêu thụ cao và có doanh thu lớn, cung cấp số liệu cho phòng kinh doanh để đánh giá nhu cầu thị tr - ờng đối với mỗi loại sản phẩm.
Số tổng cộng cuối tháng của cột doanh thu trên Bảng kê chi tiết tiêu thụ chính là chỉ tiêu doanh thu thuần trong tháng. Số tổng cộng cuối tháng của cột doanh thu đối với 6 hạng mục sản phẩm là căn cứ để vào cột doanh thu trên Báo cáo tiêu thụ. Đây cúng là cơ sở để định khoản trên NKCT số 8.
Sổ chi tiết tiêu thụ