Hồ sơ dự thầu có ảnh hưởng rất lớn đối với quá trình đấu thầu của doanh nghiệp. Để nâng cao năng lực xây dựng hồ sơ dự thầu, Tổng Công ty cần thực hiện một số giải pháp cơ bản sau:
Thứ nhất, tăng cường điều tra và nghiên cứu thông tin về các dự án. Nắm bắt và xử lý thông tin về dự án để xây dựng hồ sơ dự thầu là một việc làm có ý nghĩa hết sức quan trọng, tác động lớn đến việc thắng thầu ở các dự án. Để làm tốt công tác điều tra và xử lý thông tin, Tổng Công ty cần:
- Tăng cường tìm kiếm thông tin từ các chủ đầu tư. Thông thường các doanh nghiệp tiếp cận được thông tin từ chủ đầu tư và các dự án chủ yếu thông qua hồ sơ mời thầu. Đây là nguồn thông tin rất quan trọng, liên quan đến gói thầu mà doanh nghiệp cần xử lý. Để nắm bắt các cơ hội đầu tư đòi hỏi doanh nghiệp phải thu thập thông tin nhanh và chính xác, đồng thời, phải xử lý các thông tin tìm kiếm được một cách khoa học và nhanh nhất. Muốn vậy, Tổng Công ty phải mở rộng quan hệ với các chủ đầu tư, nâng cấp trang thiết bị thông tin liên lạc, giao trách nhiệm cụ thể cho các phòng ban hoặc cán bộ
chuyên trách làm công tác thu thập và xử lý thông tin về chủ đầu tư.
- Tăng cường thu thập thông tin về địa điểm thực hiện dự án. Đó là các thông tin như: đặc điểm vị trí địa lý, điều kiện kinh tế - xã hội, giao thông, liên lạc, điện, nước, các nhà cung ứng vật tư, các nhà thầu phụ, khả năng khai thác vật tư tại nơi diễn ra dự án. Đây là những thông tin quan trọng, tạo cơ sở cho việc thiết lập các giải pháp kinh tế - kỹ thuật như: công nghệ thi công, phương án cung ứng nguyên liệu, lựa chọn nhà thầu phụ, giá bỏ thầu dự án...
Thứ hai, chú trọng đến khâu xây dựng hồ sơ dự thầu. Đây là khâu hết sức quan trọng nhưng lại diễn ra trong một thời gian ngắn, đòi hỏi cần phải được những người có trình độ chuyên môn và kinh nghiệm thực hiện. Để xây dựng bộ hồ sơ dự thầu đảm bảo chất lượng, cần chú ý đến một số yếu tố sau:
- Đảm bảo tính pháp lý của bộ hồ sơ. Hồ sơ phải đảm bảo tính pháp lý, đây là yếu tố quan trọng hàng đầu, bởi vì chủ đầu tư sẽ loại ngay những bộ hồ sơ không đảm bảo tính pháp lý mà không cần xem xét các nội dung khác của nhà thầu đưa ra. Để tránh việc bị loại vì hồ sơ không đảm bảo tính pháp lý, Tổng Công ty cần phải cử những người am hiểu tham gia công việc này hoặc nếu cần có thể thuê luật sư, công ty luật tư vấn. Mặt khác, bộ phận lập hồ sơ cần phải nghiên cứu kỹ các qui định của pháp luật về đấu thầu xây dựng và các qui định khác do bên mời thầu đặt ra.
- Đảm bảo tính kỹ thuật của hồ sơ dự thầu. Đây là một yếu tố hết sức quan trọng phản ánh chất lượng hồ sơ dự thầu. Trên cơ sở thông tin thu thập được về dự án, bộ phận kỹ thuật sẽ lập hồ sơ đề xuất các giải pháp thi công theo yêu cầu của bên mời thầu. Hồ sơ phải thể hiện được các nội dung như: sơ đồ mặt bằng tổ chức thi công; công nghệ thi công và phương án sử dụng máy móc; nguyên vật liệu sử dụng; đội ngũ kỹ sư và công nhân tham gia dự án; tiến độ thực hiện dự án...
- Xác định giá bỏ thầu hợp lý (trình bày ở phần 3.3.2.2)
- Đảm bảo tính mỹ thuật, tính chính xác của hồ sơ dự thầu. Hồ sơ dự thầu phải được trình bày một cách khoa học, đảm bảo tính kỹ thuật và mỹ thuật. Để làm được điều
này, Tổng Công ty nên mở lớp đào tạo kỹ thuật nghiệp vụ xây dựng hồ sơ dự thầu, đội ngũ cán bộ làm công tác này phải thường xuyên học hỏi kinh nghiệm của các nhà thầu trong và ngoài nước về xây dựng hồ sơ dự thầu. Mặt khác, cần tiến hành việc kiểm tra, rà soát lại hồ sơ dự thầu trước khi nộp cho bên mời thầu để phát hiện lỗi.