III. Những đề xuất cụ thể nhằm hoàn thiện tổ chức hoạt động Marketing NK các trang thiết bị phục vụ ngành công an tại công ty TNHH phát triển công nghệ.
1.4. Giải pháp về công tác thực hiện hợp đồng Thuê tàu và mua bảo hiểm.
Thuê tàu và mua bảo hiểm.
Trong việc thoả thuận các điều khoản hợp đồng, công ty cũng nên từng bớc giành quyền thuê tàu và mua bảo hiểm. Hiện nay, hầu hết các hợp đồng NK của công ty đều theo điều kiện CIF nên công ty không đợc quyền thuê tàu và mua bảo hiểm hàng hoá. Trớc mắt, đối với một số hợp đồng, điều khoản này có thể có lợi cho công ty.Nhng trong tơng lai, khi thị trờng vận tải đờng biển và thị trờng bảo hiểm đợc ban hành, quyền thuê tàu và mua bảo hiểm sẽ giúp công ty tiết kiệm đợc chi phí và hạn chế bớt rủi ro. Hơn nữa, điều khoản này cũng giúp cho nhân viên của công ty có cơ hội trau dồi nghiệp vụ và trong một số trờng hợp, nó có thể giúp gây áp lực với đối tác nớc ngoài.
Làm thủ tục hải quan.
Để rút ngắn thời gian làm thủ tục, tránh các rắc rối có thể xảy ra, công ty nên yêu cầu đối tác cung cấp đầy đủ các giấy tờ cần thiết chứng nhận hàng hoá, tiêu chuẩn kỹ thuật giúp công ty có thể hoàn thành tờ khai hải quan tr… ớc khi hàng về. Trong khi khai hải quan, công ty phải hết sức thận trọng trong việc áp mã hàng hoá vì nếu sai sẽ bị phạt và để hạn chế sai sót này, công ty có thể thuê khai hải quan.
Tổ chức tiếp nhận và vận chuyển hàng hoá.
Tiếp nhận hàng hoá là một trong những khâu tơng đối quan trọng của việc hoạt đông NK. Nừu thực hiện tốt khâu này, công ty sẽ tránh đợc việc lãng phí chi phí vận chuyển, xếp dỡ, chi phí lu kho bãi, chi phí khắc phục h hỏng hàng hoá vận chuyển bằng dờng biển, công ty nên thực hiện đúng theo quy trình sau:
+ Trớc khi tàu đến, công ty sẽ nhận đợc “ Giấy báo tàu đến” và yêu cầu tới nhận lệnh giao hàng (D/O) tại đại lý tàu biển. Ngời đi nhận D/O cần nhớ mang theo vận đơn gốc (original B/L) và giấy giới thiệu của công ty. Đại lý vận chuyển sẽ giữ lại B/L và giao D/O cho chủ hàng.
+ Có đợc D/O, công ty nên tranh thủ thời gian nhanh chóng làm thủ tục để nhận hàng. Nếu chậm trễ, công ty sẽ bị phạt chi phí lu kho lu bãi và chịu tổn thất về những rủi ro phát sinh đối với hàng hoá.
Khi nhận đợc chứng từ nhận hàng, cán bộ nhận hàng cần đối chiếu chứng từ mua hàng, hợp đồng để kiểm tra chi tiết. Trong quá trình nhận hàng, nhân viên trực tiếp phụ trách phải theo dõi việc giao hàng, kịp thời phát hiện những sai sót để có biện pháp xử lý thích hợp. Trong những trờng hợp cần thiết, công ty nên nhanh chóng mời cơ quan giám định đén kiểm tra hàng hoá và lập biên bản giám định.
Về công tác vận chuyển hàng hoá trong thời gian tới, công ty cũng cần hoàn thiện hệ thống vận tải bằng cách trang thiết bịhệ thống thiết bị hiện đại bao gồm đội xe con, xe tải nhẹ để vận chuyển hàng hoá nhanh chóng, kịp thời. Công ty nên sử dụng kết hợp các phơng tiện vận tải một cách linh hoạt, khai thác tối đa khả năng vận tải trong ngành, tăng cờng vận chuyển thẳng. Bên cạnh đó, cầnnâng cao chất lợng phục vụ, đảm bảo vận tải an toàn, đúng số lợng, hạn chế hao hụt hàng hoá ở mức thấp nhất. Muốn thực hiện đợc những điều này, công ty nên đầu t vốn trang thiết bị phơng tiện bị vận tải cho bộ phận thực hiện chức năng này.
Ngoài ra đối với NK uỷ thác, công ty nên tăng cờng hoạt động dịch vụ vận chuyển hàng về tới kho hoặc một địa điểm chỉ định trớc theo yêu cầu của khách hàng. Làm đợc điều này, khách hàng sẽ sớm nhận đợc hàng hoá công ty cũng sẽ đợc thanh toán hợp đồng.
Thanh toán hợp đồng.
Hiện nay, bên cạnh hình thức thanh toán chuyển tiền áp dụng với một số khách hàng truyền thống, phơng thức thanh toán chủ yếu của công ty vẫn là th tín dụng (L/C) không huỷ ngang, L/C có thể trả ngay, có thể chả chậm với thời hạn trả chậm là 60 ngày. Trên lý thuyết, phơng thức này đợc áp dụng với những bạn hàng không thờng xuyên, bạn hàng mới và với những hợp đồng có giá trị lớn. Tuy nhiên, phơng thức L/C vẫn đợc công ty sử dụng phổ biến trong cả trờng hợp bạn hàng quen. Điều này thực sự là một hạn chế, gây lãng phí thời gian và chi phí của công ty. Cho nên, trong thời gian
tới công ty cần linh hoạt áp dụng các hình thức thanh toán khác nhau, đặc biệt là các hình thức trả chậm. Bằng uy tín của mình, công ty có thể thoả thuận với đối tác sử dụng các biện pháp thanh toán khác nhanh gọn hơn, tiết kiệm thời gian và hạn chế chi phí, đặc biệt trong hoạt động với các khách hàng quen thuộc.