Công ty TNHH Cát Lâm là một doanh nghiệp tư nhân, tuy mới tham gia hoạt động trên thị trường máy phát điện chưa lâu, nhưng cũng đã tham gia và thành công rất nhiều cuộc đấu thầu, đã cung cấp một số lượng lớn máy phát điện, với đủ loại khác nhau, đa dạng cả về công suất lẫn nguồn gốc xuất xứ, gói thầu mới nhất là 115 máy 30kva cho kho bạc nhà nước... Sở dĩ có được kết quả như vậy là bởi công ty luôn coi trọng công tác đấu thầu bao gồm mua hồ sơ, lập hồ sơ, nộp hồ sơ và ký kết hợp đồng.
1. Công tác mua hồ sơ dự thầu
Trước khi có hoạt động đấu thầu, cán bộ kinh doanh của công ty thường rất chú trọng đến việc thu thập thông tin có liên quan đến các dự án, trực tiếp tiếp xúc với khách hàng, tìm hiểu xem những đơn vị thuộc ngành nào đang chuẩn bị có kế hoạch mua máy phát điện. Để từ đó thường xuyên liên hệ, đồng thời gửi tới đơn vị đó bản năng lực công ty. Hoạt động này rất quan trọng, có ảnh hưởng lớn đến khả năng thắng thầu của công ty sau này.
Thông tin về kế hoạch mua sắm của khách hàng được các cán bộ kinh doanh, trưởng phòng, giám đốc được thu thập trực tiếp từ các nguồn như báo chí ( báo đấu thầu), từ chính khách hàng.
Sau khi có được hồ sơ mời thầu, giám đốc trực tiếp xem xét nếu gói thầu nào mà Công ty có khả năng trúng thầu cao hoặc có khả năng đáp ứng khi đó thông tin sẽ được truyền xuống cán bộ kinh doanh, thư ký để đưa ra các phương gian đáp ứng, hồ sơ đề xuất.
Khi có thông báo mời thầu công ty sẽ cử cán bộ đến tận nơi để mua hồ sơ thầu, nếu không có điều kiện đến tận nơi công ty có thể mua thông qua đường bưu điện. Giá của một bộ hồ sơ thường từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng. Tất cả những chi
phí có liên quan đến công tác mua hồ sơ thầu thường được tính vào phí kinh doanh của cán bộ và sẽ được công ty thanh toán sau khi làm giấy thanh toán.
2. Công tác lập hồ sơ dự thầu, nộp hồ sơ dự thầu và ký kết hợp đồng
Song song với việc mua hồ sơ dự thầu, công ty đồng thời tiến hành nghiên cứu thu thập những thông tin liên quan đến dự án như:
- Chủ đầu tư, chủ quản đầu tư, ban quản lý dự án nhằm xác định mức độ thuận lợi trong đấu thầu cũng như tiến hành lắp đặt, kể cả về kỹ thuật và tài chính.
- Nguồn vốn và quy mô dự án. Điều này là rất cần thiết đối với công ty khi tham gia thầu dự án. Nó có liên quan đến mức giá, đến loại thiết bị mà công ty sẽ dự thầu.
- Các đối thủ sẽ tham gia vào dự án để từ đó có những đánh giá về điểm mạnh và điểm yếu của họ.
Tất cả đều nhằm phục vụ cho việc khai thác thế mạnh của công ty hơn so với các đối thủ khác cùng tham gia đấu thầu, tăng khả năng thắng thầu của công ty.
Công ty xác định đối thủ cạnh tranh trực tiếp của mình là ai phụ thuộc vào từng gói thầu mà nhà đầu tư yêu cầu
+ Đối với gói thầu yêu cầu sản phẩm có giá rẻ, nguồn gốc xuất xứ không phải từ các nước G7 thì đối thủ cạnh tranh của Công ty chính là các Công ty cung cấp các sản phẩm có nguồn gốc xuất xứ từ Trung Quốc như: Cummins, Shangchai, Karma… Cụ thể là Công Ty Cổ Phần Thiết Bị Hà Nội, Công ty TNHH Minh Anh, Công ty TNHH King Power… Các công ty này không phải là đối thủ cạnh tranh trực tiếp của Cát Lâm, các Công ty nay chỉ kinh doanh trên các đoạn thị trường nhỏ lẻ.
+ Đối với các gói thầu yêu cầu sản phẩm nhập khẩu đồng bộ (Động cơ, đầu phát, bộ chuyển nguồn tự động, thùng dầu, vỏ chống ồn…) có nguồn gốc xuất xứ từ các nước G7 thì đối thủ cạnh tranh trực tiếp là Công ty TNHH TM-DV-XD Thiên Hòa An, Công ty TNHH Thiên Việt… với các sản phẩm được nhập khẩu từ các nước chủ yếu là Nhật Bản, Anh, Đức, Pháp, Italy, Mỹ. Sản phẩm nhập khẩu giá của chúng đắt hơn so với các sản phẩm được lắp ráp trong nước khoảng 30% về giá thành. Sản phẩm nhập khẩu của Cát Lâm có thể cạnh tranh trực tiếp với các sản phẩm nhập khẩu khác của đối thủ chính là giải pháp Bruno xuất xứ từ Italy.
+ Đối với gói thầu yêu cầu sản phẩm xuất xứ từ các nước G7 được lắp ráp tại Việt Nam thì đối thủ cạnh tranh trực tiếp là Công ty CP chế tạo máy DZĩ AN, Công ty TNHH MTV Thương mại - Dịch vụ Hữu Toàn với các sản phẩm cạnh tranh như:
Công ty là Mitsubishi, Honda – Nhật Bản, Jonhdere – Mỹ, Doosan – Hàn Quốc. Năng lực về kinh nghiệp, sản xuất, tài chính… của đối thủ và Công ty là tương đương nhau.
Trong hơn 20 năm kinh nghiệm trên thị trường kinh doanh máy phát điện, Công ty đã xác định được rõ đâu là đối thủ cạnh tranh chính của mình. Chỉ cần thông qua một số nguồn thông tin bên ngoài, thông qua hồ sơ yêu cầu Công ty xác định được đối thủ của mình là ai trong gói thầu nào.
2.1Lập hồ sơ dự thầu
Sau khi mua được hồ sơ dự thầu, công ty sẽ xem xét các điều kiện của gói thầu được nói rõ trong nội dung của hồ sơ thầu. Có thể gồm: Khả năng công ty, hồ sơ kỹ thuật, khả năng tài chính, catalogue, các chứng chỉ liên quan, bảo đảm về pháp lý, điều kiện thanh toán, bảo hành, biện pháp thi công, tiến độ thi công, có thể kèm theo danh sách một số khách hàng… Thông thường để hoàn thành một bộ hồ sơ dự thầu vấn đề đầu tiên và quan trọng là cán bộ công ty sẽ nghiên cứu kĩ hồ sơ mời thầu để có những quyết định đúng đắn khi lập hồ sơ mời thầu.
Hồ sơ dự thầu thể hiện năng lực của nhà thầu đối với bên mời thầu và là căn cứ để bên mời thầu xem xét đánh giá lựa chọn nhà thầu. Do vậy đòi hỏi ở công ty phải đầu tư kiến thức, năng lực, công sức và thời gian rất nhiều, nói chung là cả chi phí về vật chất và chi phí về tinh thần. Ngoài những chi phí cần phải bỏ ra khi tham gia đấu thầu, công ty có thể gặp phải những rủi ro không thể tránh khỏi trong đấu thầu. Do vậy khi lập hồ sơ thầu, ban lãnh đạo công ty thường phân tích rất kĩ những rủi ro có thể gặp phải đồng thời tìm ra giải pháp để khắc phục nó.
2.2 Nộp hồ sơ dự thầu
Hồ sơ dự thầu sau khi lập xong sẽ được cán bộ công ty gửi đến hội đồng xét thầu đúng thời gian quy định. Hồ sơ có thể được gửi trực tiếp hoặc gián tiếp qua đường bưu điện, miễn là bảo đảm về mặt thời gian. Thông thường các dự án quy định mở xét thầu cách ngày đóng thầu là một đến hai ngày, đặc biệt là các dự án ở các tỉnh ngoài Hà Nội nên cán bộ của công ty thường trực tiếp đưa hồ sơ dự thầu đến tận nơi, sau đó nghỉ trọ lại để chờ ngày mở thầu.
2.3 Thời gian đánh giá
Thời gian và thời điểm mở thầu được ghi rõ trong hồ sơ dự thầu, hồ sơ dự thầu sẽ được mở công khai trước sự chứng kiến của các bên tham gia dự thầu, cán bộ của công ty cũng luôn có mặt trong buổi mở thầu để chứng kiến, ghi lại toàn bộ những
chi tiết có liên quan đến công tác mở thầu, các thông tin về hồ sơ của các bên tham gia dự thầu như mức giá dự thầu của đối thủ, loại máy mà đối thủ dự thầu, chế độ bảo hành, các dịch vụ kèm theo… từ đó tập hợp thành những tài liệu hỗ trợ cho công ty trong việc đánh giá về đối thủ, để có những chính sách đối phó thích hợp hơn sau này.
2.4 Ký kết hợp đồng
Khi có thông báo trúng thầu của chủ đầu tư, đại diện của công ty Cát Lâm sẽ cùng với chủ đầu tư ký kết hợp đồng kinh tế. Nội dung của hợp đồng sẽ phản ánh đúng và đầy đủ những cam kết giữa hai bên trong quá trình đấu thầu.
Nội dung bao gồm:
+ Các tài liệu kèm theo (là một phần) của hợp đồng kinh tế. + Đối tượng của hợp đồng
+ Yêu cầu về số lượng, chất lượng, chủng loại, của thiết bị + Biên bản nghiệm thu
+ Phương thức và điều kiện thanh toán + Bảo hành thiết bị
Ngoài ra, nội dung của hợp đồng còn có các điều khoản trách nhiệm và cam kết của bên ký nhận hợp đồng, biện pháp bảo đảm ký
nhận hợp đồng, phạm vi hợp đồng, xử lý hợp đồng, những bổ sung, điều chỉnh hợp đồng, huỷ bỏ hợp đồng, cam kết của chủ đầu tư. Mọi
thay đổi hay bổ sung đều theo sự đồng ý của cả hai bên, bên nào vi phạm sẽ bị xử lý theo pháp luật và theo những điều khoản trong hợp đồng, đồng thời chịu trách nhiệm hoàn toàn trước những thiệt hại đã gây ra cho bên kia.