I. VÀI NÉT VỀ CÔNG TY BHNT HÀ TÂY
2. Cơ cấu tổ chức và bộ máy hoạt động cuả công ty
2.1. Cơ cấu tổ chức
Dù mới thành lập chính thức 6 năm nhưng công ty BHNT Hà Tây đã có sự trưởng thành và phát triển không ngừng, có trụ sở riêng, ổn định nhanh về cơ cấu nhân sự, thiết lập các bộ phận phòng ban kinh doanh chuyên trách trên địa bàn toàn tỉnh. Mạng lưới khai thác được tuyển chọn, đào tạo cơ bản từ đạo tạo điều kiện cho công ty tăng trưởng ổn định và ngày càng phát triển. Về cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động đã được công ty bước hoàn thiện phù hợp với sự phát triển hoạt động kinh doanh của công ty. Cụ thể công ty có các phòng sau:
- Phòng tổng hợp
- Phòng tài chính- Kế toán - Phòng dịch vụ khách hàng - Phòng phát hành hợp đồng
- Phòng phát triển và quản lý đại lý - Phòng marketing
- Phòng dịch vụ khách hàng khu vực 1
Ngoài ra công ty còn có bộ phận tin học trực thuộc phòng dịch vụ khách hàng và 19 ban kinh doanh đặt tại 14 huyện, thị xã trong tỉnh do phòng phát triển và quản lý đại lý phụ trách.
Mô hình tổ chức và bộ máy hoạt động của công ty BHNT Hà Tây:
2.2. Chức năng của các phòng ban* Ban giám đốc * Ban giám đốc
Giám đốc công ty BHNT Hà Tây do hội đồng quản trị tổng công ty bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật theo đề nghị của tổng giám đốc. Giám đốc là đại diện pháp nhân của BHNT Hà Tây là người điều hành cao nhất trong công ty theo chế độ thủ trưởng, chịu trách nhiệm và phụ trách toàn diện các lĩnh vực công tác của công ty trong phạm vi toàn công ty, chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị, tổng công ty, tổng giám đốc BVNT về các mặt hoạt động theo điều lệ tổ chức và các mặt hoạt động của công ty BHNT Hà Tây.
* Phó giám đốc công ty
Là người giúp giám đốc công ty theo phân công và uỷ quyền của giám đốc, chịu trách nhiệm trước giám đốc và pháp luật về nhiệm vụ được phân công và uỷ quyền. P. giám đốc P. Phó giám đốc P. Tổng hợp P. Tài chính - kế toán P. Dịch vụ khách hàng P. Phát hành hợp đồng P. Phát triển và quản lý đại lý P. Marrk eting P.Dịch vụ khách hàng khu vực 1
* Phòng tổng hợp
Phòng có chức năng tham mưu cho lãnh đạo công ty và tổ chức thực hiện các mặt công tác tổng hợp : Hành chính quản trị, tổ chức, đào tạo cán bộ và tổng hợp pháp chế.
Hành chính văn thư, quản trị, xét thi đua khen thưởng, tuyên truyền, đối ngoại đảm bảo cơ sở vật chất cho mọi hoạt động của công ty theo sư phân công của lãnh đạo công ty.
Quản lý về mặt nhân sự đối với cán bộ quản lý khu vực huyện, thị xã .
* Phòng tài chính - Kế toán
Phòng có chức năng thực hiện công tác hoạch toán kế toán kịp thời , đầy đủ, toàn bộ tài sản ,tiền vốn; các hoạt động thu, chi tài chính và kết quả kinh doanh theo quy định nội bộ của Bảo Việt, đảm bảo phục vụ tốt hoạt động kinh doanh.
Vào cuối niên độ kế toán, phòng lập báo cáo tài chính và kế toán hằng năm của công ty, kiểm tra, giám sát hoạt động tài chính, kế toán của nội bộ công ty.
* Phòng phát triển và quản lý đại lý
Phòng có chức năng thực hiện công tác tuyển dụng, đào tạo và nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho đại lý BHNT; hỗ trợ cho đại lý về công tác bán hàng, đề xuất và làm đầu mối thực hiện mở rộng các kênh phân phối sản phẩm BHNT
* Phòng phát hành hợp đồng
Phòng có chức năng tổ chức công tác thẩm định hồ sơ yêu cầu bảo hiểm, tổ chức kiểm tra và chăm sóc sức khoẻ khách hàng, thực hiện công tác đánh giá rủi ro, chấp nhận hoặc từ chối bảo hiểm và phát hành hợp đồng bảo hiểm.
* Phòng dịch vụ khách hàng
Phòng dịch vụ khách hàng thực hiện nhiệm vụ quản lý lưu trữ toàn bộ hợp đồng bảo hiểm của công ty bằng văn bản, dữ liệu trong máy, bằng giấy tờ. Lập kế hoạch thu phí hàng tháng để phòng tài chính - kế toán có cơ sở in hoá đơn thu phí bảo hiểm định kỳ.
Phòng thực hiện công tác giải quyết quyền lợi bảo hiểm cho khách hàng, hướng dẫn và giải quyết các thủ tục thay đổi, huỷ bỏ, dừng nộp phí, giảm số tiền bảo hiểm, khôi phục số tiền bảo hiểm, khôi phục hợp đồng, chuyển đổi hợp đồng, thực hiện quản lý cho vay theo hợp đồng BHNT theo quy định của các điều khoản nghiệp vụ.
Quản lý toàn bộ hệ thống máy vi tính của công ty, đề xuất với giám đốc của công ty phương án sử dụng hệ thống để đạt hiệu quả cao nhất.
* Phòng Marketing
Phòng Marketing có nhiệm vụ nghiên cứu và dự báo thị trường, tiếp cận thị trường, xây dựng chương trình quảng cáo, thu nhập thông tin của các đối thủ cạnh tranh, xử lý thông tin này rồi tham mưu cho lãnh đạo công ty về kinh doanh và quản lý kinh doanh; phối hợp với các phòng chức năng nhằm nâng cao hiệu quả khai thác.
* Phòng dịch vụ khách hàng khu vực I
Do nhu cầu của lượng khách hàng ngày càng tăng. Năm 2004, công ty thành lập phòng dịch vụ khách hàng khu vực I. Phòng có chức năng chủ yếu sau:
- Là bộ phẩn trực tiếp tổ chức quản lý, phục vụ và phân phối sản phẩm. - Thực hiện công tác phục vụ khách hàng trong khu vực
- Quản lý, theo dõi, đôn đốc tình hình thu phí, nộp phí của các đại lý trong khu vực.
Hiện nay, Phòng dịch vụ khách hàng khu vực I được xem là một phòng kinh doanh độc lập, mọi thông tin về khách hàng cần phải được phòng thu thập và xử lý tạm thời một cách nhanh nhất.