- Cạnh tranh trong lĩnh vực chế biến thực phẩm ngày càng mạnh mẽ và gay gắt 17 Hoạt động tài chính:
3. Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ của kháchhàng
3.1 Tìm hiểu môi trờng kiểm soát
Sau khi có đợc hiểu biết về hoạt động kinh doanh của khách hàng, kiểm toán viên tiến hành tìm hiểu môi trờng kiểm soát thông qua việc tập trung xem xét các triết lý và phong cách điều hành của Ban lãnh đạo cũng nh các quy trình kiểm soát có ảnh hởng đến hoạt động kinh doanh của khách hàng. Mục đích của việc tìm hiểu này là đánh giá tổng thể về thái độ, nhận thức và hoạt động của Ban lãnh đạo khách hàng nhằm khẳng định tính hợp lý và độ tin cậy của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Đối với khách hàng mới, để có đợc hiểu biết về môi trờng kiểm soát chủ nhiệm kiểm toán sẽ tiến hành những buổi gặp gỡ trực tiếp với Ban Giám đốc khách hàng để thu thập thông tin về các yếu tố cấu thành môi trờng kiểm soát (cơ cấu tổ chức, giám sát quản lý, cán bộ). Tuy nhiên, trong quá trình tìm hiểu về hoạt động kinh doanh của khách hàng, kiểm toán viên đã thu thập đợc một số thông tin nh cơ cấu tổ chức của Công ty khách hàng... Thờng qua quá trình tiếp xúc và quan sát cách làm việc của Ban lãnh đạo, chủ nhiệm kiểm toán cũng đã có thể đa ra những nhận xét ban đầu về tác phong làm việc, tính chính trực, phong cách điều hành của Ban lãnh đạo - một yếu tố cấu thành quan trọng trong môi trờng kiểm soát của Công ty khách hàng.
Để thu thập thông tin về các thủ tục và chính sách và đánh giá các quy trình kiểm soát đợc thực hiện tại Công ty khách hàng có ảnh hởng nh thế nào, chẳng hạn nh: những thủ tục, chính sách nào mà Ban lãnh đạo dựa vào để điều hành và quản lý kinh doanh? Nó có cung cấp các thông tin chính xác và kịp thời không?, trong các buổi tiếp xúc trực tiếp này, kiểm toán viên thờng đặt câu hỏi với Ban lãnh đạo khách hàng nh: Ngài có thận trọng trong việc trình bày và công bố Báo cáo tài chính hay không? Ngài có nhận đợc thờng xuyên và đầy đủ các thông tin cần thiết cho việc giám sát và điều hành hay không?...
Đối với khách hàng thờng xuyên thì việc tìm hiểu về môi trờng kiểm soát của khách hàng đơn giản hơn nhờ dựa vào các thông tin từ hồ sơ kiểm toán năm trớc. Kiểm toán viên cũng thực hiện các công việc nh đối với khách hàng mới nhng với phạm vi thông tin thu hẹp hơn. Trong trờng hợp này, kiểm toán viên quan tâm hơn cả là những thay đổi diễn ra tại Công ty khách hàng trong năm tài chính 2002 và có ảnh hởng hữu hiệu đến môi trờng kiểm soát.
Văn phòng Công ty liên doanh J-VCanFood, là khách hàng thờng niên của AASC, các thông tin về cơ cấu tổ chức và điều hành của Công ty đợc kiểm toán viên cập nhật từ hồ sơ kiểm toán năm trớc nh sau:
Sơ đồ: Cơ cấu tổ chức của văn phòng Công ty liên doanh J-VCanFood
Hội đồng quản trị gồm 06 thành viên (trong đó bên Việt Nam 03 ngời, bên Nhật Bản 03 ngời). Nhiệm kỳ của các thành viên trong Hội đồng quản trị là 5 năm. Chủ
Hội đồng quản trị
giám đốc điều hành Ban kiểm soát
Phó Giám đốc 1 Phó giám đốc 3 Phó Giám đốc 4 Phó giám đốc 5
Phòng sản xuất PX. Sản xuất Phòng kỹ thuật cơ điện Phòng công nghệ chất lư ợng Văn phòng tổng hợp Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu Phòng kế toán Phòng hành chính
tịch Hội đồng quản trị của Công ty do các bên cử ra có trách nhiệm triệu tập chủ trì các cuộc họp của Hội đồng quản trị, Tổ chức giám sát việc thực hiện các quyết định của Hội đồng quản trị. Hội đồng quản trị đợc bầu ra hoặc miễn nhiệm bởi Đại hội cổ đông Công ty, sau đó sẽ bầu ra Chủ tịch Hội đồng quản trị và cử Giám đốc điều hành.
Hội đồng quản trị của Công ty đã xây dựng đợc hệ thống văn bản quy định rõ ràng chức năng và quyền hạn của các cấp quản lý trong Công ty nh Giám đốc điều hành, các Phó Giám đốc, Kế toán trởng và các trởng phòng. Các văn bản pháp quy này nhằm tăng cờng tính hiệu quả và trách nhiệm trong việc thực hiện công việc của mỗi cá nhân. Theo đó, Giám đốc điều hành là ngời quản lý, điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, là ngời chịu trách nhiệm thực thi kế hoạch do HĐQT thông qua và phê duyệt. Giám đốc điều hành là ngời đại diện pháp nhân của công ty trong mọi giao dịch của công ty, các Phó Giám đốc là ngời chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý các phòng chức năng trong Công ty, đồng thời chịu trách nhiệm trực tiếp về tình hình công việc với Giám đốc điều hành.
Công ty đang áp dụng phơng pháp quản lý trực tiếp trong điều hành công việc. Theo đó, hàng quý Hội đồng quản trị Công ty sẽ họp và quyết định các vấn đề quan trọng nhất có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty và thông qua các kế hoạch nh kế hoạch kinh doanh, kế hoạch tài chính, kế hoạch nhân sự...Trên cơ sở những vấn đề đã đợc Hội đồng quản trị thông qua, Ban Giám đốc Công ty sẽ cụ thể hoá chúng bằng những quyết định kinh doanh cụ thể và chuyển các quyết định này tới cho các phòng trong Công ty. Các trởng phòng chịu trách nhiệm phổ biến quyết định này cho toàn bộ nhân viên trong phòng của mình và đôn đốc, giám sát việc thực hiện của họ. Ngoài ra, Hội đồng quản trị có thể họp đột xuất do chủ tịch Hội đồng quản trị đề xuất hay do yêu cầu của Giám đốc điều hành hoặc các Phó Giám đốc.
Hàng tháng, Ban Giám đốc và các trởng phòng tiến hành họp để đánh giá kết quả sản xuất kinh doanh trong tháng, đối chiếu với các kế hoạch đã đợc Hội đồng quản trị thông qua và phát hiện những vấn đề bất thờng xảy ra. Trên cơ sở đó, Ban Giám đốc sẽ tìm hiểu nguyên nhân và đa ra cách xử lý thích hợp.
Ngoài ra, để tăng cờng sự quản lý của mình Hội đồng quản trị Công ty đã thành lập một Ban kiểm soát, để kiểm tra các hoạt động tài chính và kinh doanh của Công ty. Ban kiểm soát gồm 03 thành viên do Hội đồng quản trị cử ra. Nhiệm kỳ của Ban
kiểm soát là 03 năm, Ban kiểm soát chịu trách nhiệm trớc Hội đồng quản trị về hoạt động của mình, đệ trình lên Hội đồng quản trị các báo cáo về hoạt động kiểm tra và đánh giá về báo cáo hàng năm của Công ty.
Qua tìm hiểu kiểm toán viên đợc biết: trong năm 2002 Công ty không có sự thay đổi về nhân sự trong Ban lãnh đạo, chính sách tài chính kế toán... Bên cạnh việc tìm hiểu những thay đổi trong năm 2002, kiểm toán viên tiến hành kiểm tra việc khắc phục các vấn đề còn tồn tại đã đợc đề cập trong cuộc kiểm toán Báo cáo tài chính 2001 nh: tiền mặt sử dụng cho các khoản chi tiêu nhỏ phục vụ cho hoạt động hàng ngày không đợc Giám đốc phê duyệt, một số phiếu đề nghị thanh toán tạm ứng của nhân viên trong Công ty còn thiếu các chữ ký phê duyệt hoặc không quy định rõ thời hạn hoàn tạm ứng... Thì đợc Ban Giám đốc cho biết: các vấn đề nêu trên đã đợc Ban Giám đốc Công ty khắc phục qua việc bổ sung các quy chế về việc chi (chi tạm ứng, chi hàng ngày...) đều phải đợc phê duyệt của Giám đốc điều hành (đối với các khoản chi vợt quá 5 triệu đồng) hoặc của Phó Giám đốc trực tiếp phụ trách (đối với các khoản chi dới 5 triệu đồng). Để xác minh các thông tin này, kiểm toán viên lấy một số chứng từ tạm ứng để kiểm tra thì thấy thông tin mà Ban Giám đốc Công ty khách hàng cung cấp là chính xác.
Căn cứ vào các thông tin trên kiểm toán viên nhận đỉnh rằng Ban lãnh đạo Công ty là gồm những ngời có tác phong quản lý tốt, cơ cấu tổ chức của Công ty là phù hợp với nghành nghề kinh doanh, mặc dù ngành nghề kinh doanh của Công ty khách hàng rất đa dang và phức tạp. Theo đó, môi trờng kiểm soát của Công ty liên doanh J- VCanFood đợc đánh giá là đáng tin cậy.