III. điều kiện để thực hiện các giải pháp trên
2. Tổ chức bồi dỡng, đào tạo để nâng cao trình độ cán bộ quản lý
Tổ chức là một chức năng cơ bản của mọi ngời quản lý và là một chức năng cần lu ý thờng xuyên, nếu muốn đạt đợc những mục tiêu đã đề ra. Về cơ bản, tổ chức bao gồm việc xác định những công việc đó trên cơ sở hợp lý để giao cho ngời quản lý cấp dới. Và cuối cùng, chỉ định ngời cho từng công việc.
3. Điều hành.
Hay vẫn thờng gọi là giám sát, liên quan đến việc đôn đốc và dẫn dắt những ngời cấp dới, tiến đến những mục tiêu. Đây là một khái niệm đơn giản mà mọi ngời chúng ta đều quen thuộc bởi vì trong cuộc đời mình, chúng ta luôn luôn đã hay sẽ đợc ngời khác dẫn dắt. Tuy nhiên trong cuộc sống thờng ngày của mình, chúng ta cũng thấy sự hớng dẫn của ngời này có hiệu quả hơn sự hớng dẫn của ngời kia. Ngời quản lý cấp cao cần phải có kiến thức cấp cao về kỹ thuật giám sát có hiệu quả hơn và sử dụng nó để nâng cao kết quả thực hiện của những ngời thuộc cấp của mình. Nói chung, ngời công nhân sẽ làm tốt hơn công việc của mình khi họ biết họ cần phải làm gì, để làm việc đó và luôn nhận thông tin phản hồi kết quả thực hiện của họ.
4. Kiểm tra.
Việc kiểm tra bắt buộc mọi công việc đều phải tuân theo kế hoạch. Điều này có nghĩa là phải xác định xem ai là ngời chịu trách nhiệm về những việc làm sai kế hoạch và thi hành những bớc cần thiết để đảm bảo chắc chắn những ng- ời đó sẽ phải uốn nắn lại việc thực hiện công việc của mình. Mặc dù chúng ta có rất nhiều phơng tiện và công cụ để thực hiện quá trình này, về cơ bản công việc vẫn là do con ngời kiểm tra.
Hoạt động đánh giá có thể hiểu là : Hoạt động mọi nhà quản lý tự xem xét, giám sát lại mình để đánh giá tiến bộ đã thực hiện đợc nhằm đạt tới mục tiêu đã thoả thuận của Doanh nghiệp tại cuối thời hạn đã qui định của mục tiêu đề ra.
Đặc biệt với việc đánh giá hiệu quả của việc quản lý là một điều rất quan trọng bởi vì ngày nay, trong công nghiệp, những ngời quản lý, làm thuê đông hơn những ngời quản lý - chủ sở hữu. Những ngời quản lý đồng thời là chủ sở hữu có thể điều hành doanh nghiệp của mình theo bất kỳ kiểu nào mà mình thích. Mặt khác, những ngời quản lý làm thuê bắt buộc phải đáp ứng sự mong đợi không chỉ của chủ sở hữu của mình mà cả những nhóm khác nữa.
Mỗi nhóm sẽ đánh giá theo những tiêu chuẩn riêng của mình nhng ta lại muốn kiểm tra vấn đề mà không quan tâm đến việc thoả mãn những mong muốn của bất kỳ nhóm nào. Vì thế, mục đích của chúng ta là đạt đợc cái điểm cân bằng, tế nhị mà tất cả các nhóm đều thấy hài lòng ở mức độ vừa phải. Thực tế đó là một nhiệm vụ không thể làm đợc, nhng trong thế giới ngày nay, ngời quản lý làm thuê buộc phải cố gắng làm cho đợc.
V. Các nhân tố ảnh hởng tới cơ cấu tổ chức.
Khi hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý, chẳng những phải xuất phát từ những yêu cầu nh: tính tối u, tính linh hoạt, tính tin cậy, tính kinh tế, tính bí mật, mà điều quan trọng và khó khăn nhất là phải quán triệt những yêu cầu đó vào những điều kiện, hoàn cảnh tình huống cụ thể nhất định. Nói một cách khác là cần đến những nhân tố ảnh hởng trực tiếp và gián tiếp của việc hình thành, phát triển và hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý.
Ta có thể quy chúng lại thành ba nhóm nhân tố cơ bản có ảnh hởng tới cơ cấu tổ chức quản lý nh sau.
1. Nhóm nhân tố thuộc cơ chế quản lý vĩ mô của nhà nớc
Nhóm nhân tố này có ảnh hởng gián tiếp nhng lại tác động trực tiếp đến việc hình thành và phát triển, hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý của doanh nghiệp
2. Nhóm nhân tố thuộc đối tợng quản lý:
Đó là tình trạng và trình độ phát triển của hệ thống (quá trình thử thách, đào tạo con ngời và kinh nghiệm tích luỹ của hệ thống), ngoài ra còn tính chất và đặc điểm của các mục tiêu của hệ thống (đem lại lợi ích cho ai, gây khó khăn trở ngại cho ai ? ...)
3. Nhóm nhân tố thuộc lĩnh vực quản lý:
Quan hệ sở hữu tồn tại trong doanh nghiệp, mức độ chuyên môn hoá và tập trung hoá các chức năng, nhiệm vụ cũng nh nội dung hoạt động của quản lý. Trình độ kiến thức học vấn cũng nh tay nghề của cán bộ quản lý, trình độ kiến thức của mỗi ngời nh thế nào sẽ tơng ứng với vị trí nh vậy, việc này ảnh hởng trực tiếp đến lao động của họ.
Quan hệ phụ thuộc giữa số ngời lãnh đạo, khả năng kiểm tra quản lý của lãnh đạo đối với những hoạt động của đầu mối và số ngời bị quản lý. Ngời lãnh đạo trực tiếp đề ra nhiệm vụ cho cấp dới và có phơng thức kiểm tra sau một thời gian nhất định.
phần II
Phân tích đánh giá hoạt động quản lý của bộ máy tổ chức ở Công ty tnhh vận tải th-
ơng mại trờng hng.
I. Sơ lợc về quá trình hình thành và phát triển của Công ty tnhh vận tải thơng mại trờng hng Công ty tnhh vận tải thơng mại trờng hng
1. Quá trình hình thành của công ty Trờng Hng
Công ty TNHH vận tải thơng mại Trờng Hng gọi tắt là Công ty Trờng Hng có tên giao dịch quốc tế là International Freight Forwarding - Trade - WareHouse - Transport and Services.
Trụ sở chính của công ty đặt tại số 30 phố Đại Cồ Việt- Quận Hai Bà Trng - Hà Nội.
- Điện thoại: 04.8217759 – 04.8217760 Fax: 04.8217758 - Ngày 21/11/2000 đợc sự cho phép của UBND thành phố Hà Nội và Sở Kế Hoạch Đầu T Hà Nội, Công ty TNHH Vận Tải Thơng Mại Trờng Hng đợc phép thành lập với các ngành nghề kinh doanh sau:
+ Vận tải hàng hoá vận chuyển hành khách.
+ Dịch vụ đại lý giao nhận vận chuyển hàng hoá trong nớc và ngoài nớc.
+ Kinh doanh cho thuê bến bãi, kho tàng. + Buôn bán t liệu sản xuất, t liệu tiêu dùng. + Đại lý mua bán ký gửi hàng hoá.
2. Quá trình phát triển của Công ty Trờng Hng
- Trong giai đoạn đầu khi vừa thành lập, Công ty có một quy mô khá nhỏ với số vốn ban đầu ít nên cha thể đầu t mua sắm phơng tiện để chủ động làm công việc vận tải, chuyên chở hàng hoá. Chính vì vậy nên trong giai đoạn đầu Công ty chỉ có 15 nhân viên và hoạt động dịch vụ là chính. Với quy mô nhỏ nh vậy Công ty gặp nhiều khó khăn trong việc tìm kiếm khách hàng.
- Qua 1 năm hoạt động với khẩu hiệu “ Khách Hàng Luôn Đúng “ và thái độ làm việc nhiệt tình, có trách nhiệm của nhân viên và ngày càng nâng cao chất lợng dịch vụ, Công ty đã dần lấy đợc thiện cảm của khách hàng và phát triển đạt quy mô lớn hơn. Sự phát triển của Công ty một phần là do nền kinh tế thị trờng của đất nớc ngày càng phát triển mạnh, khối lợng hàng hoá thông thơng giữa các miền trong cả nớc ngày một gia tăng và phần khác là sự cố gắng của toàn thể cán bộ nhân viên Công ty trong việc tìm kiếm và phục vụ khách hàng. - Sau khi đứng vững và bắt đầu phát triển trên thị trờng vận tải, Công ty đã từng bớc huy động đợc vốn và mua đợc một số phơng tiện vận tải để tự mình chuyên chở hàng hoá. Ngoài ra, Công ty còn kết hợp dịch vụ vận tải với kinh doanh kho bãi.
- Chính nhờ việc mạnh dạn mua sắm phơng tiện và việc đầu t kinh doanh kho bãi của Công ty đã tạo nên sự chủ động trong chuyên chở hàng hoá mà việc phục vụ khách hàng đợc tốt hơn. Tiếng lành đồn xa Công ty có đợc sự u ái của khách hàng nên nhận đợc nhiều công việc hơn. Tuy có nhiều khách hàng nhng Công ty luôn nhắc nhở nhân viên phải hết lòng với công việc, đặt chữ tín lên hàng đầu nên Công ty có đợc niềm tin của khách hàng, khối lợng công việc vận chuyển ngày càng nhiều hơn.
- Do phạm vi hoạt động ngày càng rộng, khách hàng ngày càng nhiều, yêu cầu ngày càng lớn, việc vận chuyển hàng hoá giữa hai chiều Nam - Bắc đợc mở
rộng và diễn ra trên khắp các tỉnh thành lớn trên suốt chiều dài đất nớc, đặc biệt là giữa hai thành phố lớn là Hà Nội và TP Hồ Chí Minh nên vào đầu năm 2003 Công ty đã phát triển thêm một chi nhánh tại TP Hồ Chí Minh. Và vào giữa năm 2004 Công ty đã mở thêm một trung tâm giao nhận hàng tại Đà Nẵng. Ba trung tâm của Công ty tại ba địa điểm kinh tế lớn của đất nớc hình thành một hệ thống quản lý và giao nhận hàng hoá xuyên suốt cả ba miền Bắc - Trung - Nam.
- Do khối lợng công việc phát triển nên quy mô của Công ty cũng tăng lên. Số lợng nhân viên làm việc tại văn phòng tăng lên hơn 30 ngời và giải quyết công ăn việc làm cho nhiều lái xe và các nhân viên lao động phổ thông khác.
- Ngoài các hoạt động phục vụ kinh doanh, Công ty còn tổ chức 02 trạm kỹ thuật tại Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh để sửa chữa kịp thời những hỏng hóc của các phơng tiện vận tải. Chính nhờ việc thờng xuyên bảo dỡng kiểm tra chất l- ợng phơng tiện nên hoạt động vận tải của Công ty có độ an toàn cao và giữ đúng đợc thời gian vận chuyển.
- Bên cạnh các hoạt động kinh doanh dịch vụ vận tải và kho bãi, Công ty còn tham gia các hoạt động thơng mại khác phục vụ cho những yêu cầu của xã hội nh xuất nhập khẩu hàng hoá, đại lý dịch vụ hàng hải và cung ứng tàu biển … - Nhìn chung từ khi bắt đầu thành lập doanh nghiệp đến nay, Công ty ngày càng tỏ rõ sự vững vàng trong cơ chế thị trờng đầy biến động và cạnh tranh gay gắt.
3. Tình hình thực trạng kinh doanh của Công ty
Để tiến hành kinh doanh, bên cạnh sức lao động là yếu tố cơ bản, doanh nghiệp cần có t liệu sản xuất và đối tợng lao động. T liệu lao động đợc chia làm hai bộ phận đó là: tài sản lu động và tài sản cố định. Tài sản cố định là : phơng tiện vận tải, thiết bị, Phần còn lại là tài sản l… u động, nó đợc biểu hiện bằng tiền đợc sử dụng vào quá trình kinh doanh. Do đặc thù của ngành vận chuyển hàng hoá là phải cho khách hàng nợ hoặc thanh toán gối đầu nên khoản phải thu của khách hàng của Công ty là rất lớn. Chính vì vậy cơ cấu tài sản cố định và tài sản lu động là khác nhau và có sự chênh lệch lớn. Phần tài sản lu động chiếm tỷ trọng lớn trong nguồn vốn của Công ty.
Bảng 1: Cơ cấu nguồn vốn của Công ty Trờng Hng
Đơn vị: Nghìn đồng ST T Năm Tài sản 2003 2004 2005 1 Tài sản cố định 3.124.760 3.211.401 3.167.301 2 Tài sản lu động 5.212.768 10.403.161 10.189694 3 Tổng 8.337.528 13.614.562 13.356.995
(TLTK : Bảng cân đối kế toán 2003, 2004, 5005 của Công ty)
Nh vậy hàng năm nguồn vốn của Công ty đã đợc bổ sung thờng xuyên, nguồn vốn bổ sung chủ yếu đợc trích từ lợi nhuận kinh doanh. Từ năm 2001 Công ty đã triển khai mua sắm phơng tiện vận tải để đầu t chiều sâu nhằm nâng cao năng lực vận tải của Công ty. Công ty vẫn tiếp tục mua sắm phơng tiện vào những năm sau nhng do khấu hao nên các phơng tiện cũ bị giảm giá trị nên phần tăng của TSCĐ không đợc biểu hiện rõ qua số liệu.
3.2. Đặc điểm của phơng tiện vận tải
Công ty Trờng Hng chủ yếu kinh doanh vận tải hàng hoá nên phơng tiện có đặc điểm sau :
Bảng 2 : Phơng tiện vận tải của Công ty
STT Tên phơng tiện vận tải Số lợng (chiếc)
1 Xe đầu kéo 32
2 Xe tải 10
3 Mọc xe 17
4 Vỏ container 02
(TLTK : Bảng khấu hao TSCĐ 2005 của Công ty)
Do đặc điểm của ngành vận tải là hàng hoá thất thờng lúc nhiều việc lúc ít việc nên để tránh tình trạng bị động về phơng tiện, Công ty luôn phải duy trì số lợng phơng tiện ổn định và luôn trong tình trạng sẵn sàng hoạt động.
Nếu khách hàng yêu cầu khối lợng vận chuyển lớn, Công ty có thể huy động thêm phơng tiện của các đối tác cùng ngành hoặc khi thị trờng đòi hỏi Công ty sẽ trang bị thêm phơng tiện để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Qua bảng trên ta thấy Công ty có một số lợng phơng tiện vận tải tơng đối nhiều, tuy nhiên phần lớn phơng tiện đợc mua đã qua sử dụng. Điều nay dẫn đến các phơng tiện đã cũ, thời gian khai thác không còn lâu. Đây là một khó khăn lớn của Công ty đòi hỏi phải có nguồn tài chính lớn để đổi mới phơng tiện vận tải.
3.3. Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Trờng Hng trong thời gian qua.
Gần 06 năm đã qua, tuy không phải là dài nhng với một Công ty TNHH nhỏ việc tồn tại và phát triển trong cơ chế thị trờng đầy biến động và cạnh tranh khốc liệt hiện nay đã là một thành công. Thành công đó cụ thể đợc thể hiện qua bảng sau.
Bảng 3 : Kết quả hoạt động kinh doanh
Đơn vị: Nghìn đồng
STT Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005
1 Doanh thu thuần 65.707.642 84.605.038 85.334.985
2 Lợi nhuận sau thuế 54.503 85.001 91.421
3 Thuế TNDN phải nộp 25.648 33.056 35.552
(TLTK : Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh 03, 04, 05 của Công ty) Qua bảng trên ta thấy Công ty Trờng Hng đang đi lên và đã từng bớc hoà nhập với nền kinh tế thị trờng. Trong môi trờng này Công ty đã từng bớc khẳng định mình. Công ty đặt ra nhiệm vụ không ngừng nâng cao hoạt động kinh doanh, tăng lợng hàng hoá lu thông giữa các miền để góp phần cung cấp ngày càng nhiều hàng hoá cho xã hội. Để đạt đợc hiệu quả trên Công ty đã không ngừng khai thác và tận dụng năng lực sản xuất, các qui định tiết kiệm chi phí, nâng cao thu nhập cho công nhân viên Công ty.
Nhìn vào bảng có thể thấy các chỉ tiêu năm sau đều tăng so với năm trớc. Tuy nhiên có thể thấy rõ là doanh thu của Công ty lớn nhng lợi nhuận sau thuế không cao. Điều này một phần vì Công ty tốn nhiều chi phí cho hoạt động lu thông, sửa chữa các phơng tiện vận tải, phải chịu lãi khi phải đi vay vốn để hoạt động nhng cha thu đợc tiền của khách hàng. Mặt khác chính do bộ máy quản lý của Công ty còn yếu, khả năng đồng bộ giữa các bộ phận cha tốt dẫn đến chi phí hoạt động của Công ty còn cao.
3.4. Cơ cấu lao động của Công ty
Lao động là nguồn lực rất quan trọng để tạo ra của cải vật chất. Lao động là yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất kinh doanh. Vì vậy có thể nói rằng. “nhân lực là nguồn lực của mọi nguồn lực”. Nó ảnh hởng trực tiếp đến kết quả của quá trình kinh doanh của tổ chức.
Cơ cấu lao động của Công ty trong ba năm gần đây đợc thể hiện trong bảng sau :
Bảng 4 : Cơ cấu lao động theo chuyên môn của Công ty
Đơn vị tính : Ngời
STT Chỉ tiêu Năm
2003 2004 2005
1 Giám đốc Công ty 01 01 01
2 Phó giám đốc Công ty 02 02 02
3 Nhân viên nghiệp vụ 06 08 10
4 Nhân viên kế toán 07 09 12
5 Nhân viên tổng hợp 04 06 07
6 Nhân viên lái xe tải 13 16 20
7 Nhân viên lái xe đầu kéo 44 56 64
8 Nhân viên kho và bảo vệ 12 15 19