Sau khi đã hoàn thành các thủ tục giấy tờ xuất khẩu và để chuẩn bị cho sản xuất, Công ty sẽ đôn đốc khách hàng mở L/C và kiểm tra lại L/C, vì hầu hết phơng thức thanh toán giữa Công ty và đối tác nớc ngoài đều bằng L/C. Sau khi nhận đợc L/C của khách hàng mở cho Công ty qua ngân hàng đại diện cho Công ty là Vietcombank, thì Phòng xuất nhập khẩu có nhiệm vụ kiểm tra L/C xem có phù hợp với các điều kiện thoả thuận trong hợp đồng hay không. Các điều khoản cần phải xem xét là:
- Thời hạn giao hàng có đúng nh trong hợp đồng quy định hay không. Thời hạn giao hàng có thể ghi là ngày giao hàng chậm nhất hay sớm nhất, trong khoảng thời gian hoặc một ngày cụ thể nhất định.
- Kiểm tra tên hàng, số lợng, giá cả, chất lợng, quy cách, mẫu mã, phẩm chất hàng hoá xem xem có phù hợp với hợp đồng thoả thuận hay không.
- Kiểm tra số tiền trên L/C (cả phần số và phần chữ) có thống nhất với hợp đồng hay không, tên của đơn vị tiền tệ phải đợc ghi rõ ràng và thống nhất.
- Kiểm tra việc quy định của bộ chứng từ thanh toán về các mặt: số loại chứng từ phải xuất trình, số lợng chứng từ phải làm đối với từng loại, nội dung cơ bản đợc yêu cầu đối với từng loại, thời hạn muộn nhất phải xuất trình các chứng từ đó.
Khi kiểm tra thấy L/C phù hợp với những điều khoản quy định trong hợp đồng, Công ty bắt đầu chuẩn bị nguyên vật liệu sản xuất. Còn L/C không đúng với hợp đồng mà hai bên đã ký hoặc L/C gây bất lợi cho Công ty về thời gian giao hàng, số tiền thanh toán, thời gian thanh toán, thì Công ty sẽ yêu cầu… khách hàng sửa đổi hoặc bổ sung. Sau khi Phòng xuất nhập khẩu kiểm tra lại thấy phù hợp thì Công ty mới tiến hành chuẩn bị nguyên vật liệu để sản xuất theo đơn hàng.