3. Giải pháp tích hợp các HTQL ISO9001:2000, ISO14001 và SA8000 ở công
3.3. Kế hoạch và nguồn lực triển khai hoạt động tích hợp
Dù là công việc gì cũng cần có kế hoạch hành động, cũng cần có nguồn lực để thực hiện. Triển khai hoạt động tích hợp cũng vậy, cần có kế hoạch và các nguồn lực.
3.3.1.Kế hoạch thực hiện
Với tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh, tình hình quản lý chất lượng, công ty CP May 10 có thể thực hiện triển khai xây dựng HTQL tích hợp trong 6 tháng. Kế hoạch cụ thể như sau:
TT Nội dung triển khai Đơn vị kiểm tra
Thời gian thực hiện
1 Lập kế hoạch triển khai đề tài Phòng QA 3 ngày
2
Soát xét chính sách và hệ thống văn bản chất lượng, môi trường và trách nhiệm xã
hội
Phòng QA 2 tuần
3 Đào tạo về nhận thức chung, xây dựng
văn bản, đánh giá nội bộ Phòng QA 1 tuần
4 Lập kế hoạch chi tiết về xây dựng các
văn bản, hồ sơ hệ thống tích hợp Phòng QA 1 tuần
5 Triển khai xây dựng văn bản, hồ sơ hệ
thống tích hợp Phòng QA 2 tháng
6 Triển khai áp dụng Phòng QA 1 tháng
7 Nghiệm thu các văn bản Phòng QA 1 tháng
8 Đánh giá nghiệm thu Hội đồng cấp
công ty 1 tháng
Với kế hoạch như trên hy vọng công ty May 10 có thể thực hiện thành công việc xây dựng, triển khai hệ thống tích hợp của mình. Sau khi áp dụng công ty có thể xin cấp chứng chỉ hệ thống tích hợp.
3.3.2.Nguồn nhân lực triển khai hoạt động tích hợp
Để triển khai hoạt động tích hợp thì nguồn nhân lực đóng một vai trò quan trọng. Các cán bộ công nhân viên trong công ty là những người trực tiếp làm việc trong quá trình nên nhận thức đúng đắn của họ về sự cần thiết phải tích hợp các HTQL là yếu tố quyết định sự thành công của hệ thống tích hợp. Do đó cơ quan Tổng giám đốc cần thực hiện đào tạo:
- Đào tạo nhận thức về HTQL tích hợp và sự cần thiết phải tích hợp các HTQL ISO 9001:2000, ISO 14001 và SA 8000. Thành phần là các cấp trưởng, phó phòng, ban, các đơn vị trong công ty.
- Đào tạo chuyên gia đánh giá nội bộ HTQL tích hợp : khoảng 30 người Tất cả cán bộ tham gia khoá đào tạo cần được kiểm tra để đánh giá hiệu quả đào tạo, để xem đã đáp ứng được yêu cầu chưa.
3.3.3.Chi phí triển khai hoạt động tích hợp
Bất cứ công việc gì cũng cần có chi phí để thực hiện. Triển khai hoạt động tích hợp ở công ty May 10 dự trù chi phí là150 triệu đồng, cụ thể như sau:
STT Nội dung chi Chi phí hạch toán
1 Đánh giá thực trạng hệ thống quản lý của công ty 5.000.000
2 Thuê chuyên gia tư vấn áp dụng tích hợp các HTQL
ISO 9001:2000, ISO 14001 và SA 8000 120.000.000
3
Đào tạo về nhận thức, đào tạo chuyên sâu về kỹ năng xây dựng văn bản hệ thống tích hợp các yêu cầu của 3 tiêu chuẩn ISO 9001:2000, ISO 14001 và SA 8000
5.000.000
4 Xây dựng các tài liệu của hệ thống 5.000.000
5 Chi phí đánh giá, kiểm tra nghiệm thu 1.500.000
6 Động viên khen thưởng công tác áp dụng hệ thống 2.500.000
7 Hội thảo 1.000.000
8 In tài liệu, văn phòng phẩm 2.000.000
9 Chi khác 900.000
Tổng cộng 150.000.000
Công ty May 10 là công ty CP nhà nước nên có thể xin sự hỗ trợ kinh phí của bộ công nghiệp.
3.3.4.Triển khai hệ thống sau khi tích hợp
Sau khi hoàn thành hồ sơ, văn bản tích hợp các HTQL, công ty sẽ triển khai áp dụng trên toàn DN, ở tất cả các phòng, ban dưới sự chỉ đạo của ban chỉ đạo tích hợp. Khi thực hiện áp dụng hệ thống tích hợp công ty có thể gặp một số khó khăn:
Trước hết là việc đáp ứng đồng thời các yêu cầu khác nhau của tiêu chuẩn ISO 9001:2000, ISO 14001 và SA 8000 trong cùng một hệ thống sao cho việc triển khai áp dụng và tuân thủ hệ thống không gặp vướng mắc, đồng thời phải đáp ứng yêu cầu của các tiêu chuẩn thành phần trong hệ thống. Điều này cần có dự kết hợp của các cán bộ chuyên trách, các ý kiến chuyên môn liên quan tới các vấn đề về kỹ thuật của các hệ thống.
Khó khăn thứ hai là việc đánh giá chứng nhận. Nếu xin chứng nhận ở cùng một tổ chức và tốt hơn nữa nếu tổ chức đó có chuyên gia đánh giá tích hợp thì điều này không còn là vấn đề khó nữa. Tuy nhiên nếu xin chứng nhận của nhiều tổ chức khác nhau thì do quan điểm của các chuyên gia đánh giá và tổ chức chứng nhận có thể khác nhau nên kết luận cũng sẽ khác nhau. Và hiện nay ở VN có rất ít các tổ chức chứng nhận có chuyên gia đánh giá tích hợp.
Một khó khăn khác nữa có thể xuất phát từ chính nội bộ tổ chức. Do việc các cán bộ quản lý thuộc các chức năng khác nhau như chất lượng, môi trường hay trách nhiệm xã hội,… nay ngồi cùng với nhau để thống nhất một hệ thống chung, thì việc hiểu nhau để tìm ra tiếng nói chung trong những vấn đề chuyên môn khác nhau cũng không phải lúc nào cũng dễ dàng.
Việc tích hợp các HTQL theo tiêu chuẩn thành một hệ thống duy nhất trong tổ chức là một việc nên làm. Mặc dù có những khó khăn nhất định nhưng so với những gì mà hệ thống tích hợp mang lại cho tổ chức thì dường như việc đầu tư công sức để vượt qua những khó khăn đó là rất xứng đáng.
3.3.5.Một số biện pháp hỗ trợ khác
Để thực hiện thành công tích hợp các HTQL ở công ty May 10 thì cần một số biện pháp hỗ trợ như:
Nâng cao vai trò lãnh đạo: Người lãnh đạo là người chèo lái con thuyền, là người quyết định vận mệnh của công ty, vì thế vai trò của người lãnh đạo hết sức quan trọng. Do đó người lãnh đạo phải là người am hiểu tất cả các lĩnh vực trong công ty, là người hoà đồng nhưng cũng cần là người cương trực. Người lãnh đạo cần có những quyết định đúng đắn khi cần thiết và đặc biệt là phải được sự tin tưởng của tất cả cán bộ công nhân viên trong công ty.
Nâng cao nhận thức chất lượng: Nhận thức đúng chúng ta mới có thể có những hành động đúng. Vì thế muốn nâng cao hơn nữa công tác QLCL, chúng ta cần nâng cao nhận thức chất lượng của toàn thể cán bộ công nhân viên của công ty. Công ty có thể thực hiện điều này bằng các hành động cụ thể như: tổ chức nói chuyện với chuyên gia về chất lượng, tổ chức thi đua khen thưởng về nâng cao chất lượng cho cán bộ công nhân viên,…
Truyền thông việc sử dụng hệ thống sau khi tích hợp:Việc truyền thông có ý nghĩa rất đặc biệt, giúp công nhân viên trong công ty thấu hiểu các chính sách mà công ty đang thực hiện. Công nhân hiểu biết về lợi ích của hệ thống tích hợp sẽ thực hiện chúng vì lợi ích của công ty cũng là lợi ích của họ. Công ty thực hiện truyền thông bằng các biện pháp như: Treo băng rôn, khẩu hiệu, truyền thanh trong công ty, phát hành tạp chí của công ty,…
Đó là một số biện pháp hỗ trợ nhằm nâng cao công tác quản lý chất lượng và triển khai thành công tích hợp các HTQL ISO 9001:2000, ISO 14001 và SA 8000 ở công ty CP May 10.