1998 1999 2000 2001 2002 1998 1999 2000 2001 2002 1 Trên đại học 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 2 Đại học 28 29 32 34 34 13.93 14.22 14.88 14.98 14.35 3 Cao đẳng 6 7 7 8 8 2.99 3.43 3.26 3.52 3.38 4 Trung cấp 15 15 17 18 20 7.46 7.35 7.91 7.93 8.44 5 Công nhân 152 153 159 167 175 75.62 75 73.95 73.57 73.83
Bảng 7: Trình độ của ngời lao động qua các năm
( Nguồn: Phòng TCHC - LĐTL Nhà máy Vật liệu Bu điện )
Stt Bậc công nhân Số lợng % so với lao động trực tiếp (%)
1998 1999 2000 2001 2002 1998 1999 2000 2001 2001 1 bậc 2 26 28 20 18 18 20 20.29 17.6 14.92 12.9 2 bậc 3 25 27 14 16 16 19.2 19.57 16 10.45 11.5 3 bậc 4 56 58 65 71 71 43.08 42.03 46.4 48.51 51.2 4 bậc 5 20 22 20 29 29 15.38 15.94 17.6 14.93 20.9 5 bậc 6 3 3 5 5 5 2.31 2.17 2.4 3.73 3.5 6 bậc 7 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Bảng 8: bậc công nhân của Nhà máy qua các năm
1988 1999 2000 2001 2002 STT Tên bộ phận ĐH CĐ TC CN ĐH CĐ TC CN ĐH CĐ TC CN ĐH CĐ TC CN ĐH CĐ TC 1 Phòng TCHC - LĐTL 12 0 3 15 12 0 3 15 13 1 4 14 13 1 4 15 13 1 3 2 Phòng Vật t 3 0 2 0 4 0 2 0 3 0 2 0 5 0 2 0 5 0 2 3 Phòng Kinh tế thị trờng 2 3 0 0 2 4 0 1 3 4 0 1 3 3 3 0 3 3 2 4 Phòng Kỹ thuật - KCS 5 1 2 3 5 1 2 3 6 1 3 3 5 3 1 4 5 3 0 5 Phòng Tài vụ 2 2 1 0 2 2 1 0 3 1 1 0 3 1 1 0 3 1 1 6 Phân xởng I 2 0 3 24 2 0 3 25 2 0 3 25 1 0 3 29 1 0 2 7 Phân xởng II 1 0 2 81 1 0 2 81 1 0 2 87 1 0 2 88 1 0 5 8 Phân xởng III 1 0 1 15 1 0 1 15 1 0 1 15 1 0 1 15 1 0 3 9 Phân xởng IV 0 0 1 14 0 0 1 14 0 0 1 14 2 0 1 16 2 0 2
Bảng 9: Trình độ ng ời lao động của Nhà máy tại các bộ phận qua các năm
Theo số liệu các bảng 7,8 và 9 có thể nhận xét:
Số lợng lao động có trình độ của Nhà máy không nhiều, ít biến đổi qua các năm, cơ cấu lao động tại các phòng ban tơng đối ổn định.
Trình độ của ngời lao động hiện nay của Nhà máy cha cao: không có lao động có trình độ trên đại học; Số ngời có trình độ từ trung cấp trở lên chỉ chiếm có 25,8% lao động toàn Nhà máy. Bậc thợ bình quân của lao động trong Nhà máy là bậc 4, tuy nhiên số công nhân bậc 2 còn chiếm tới 10,11% lao động toàn Nhà máy.
Trong thực tế những ngời lao động có trình độ từ trung cấp trở lên có rất nhiều ngời tốt nghiệp theo hệ học từ xa, tốt nghiệp từ các trờng tại chức, số tốt nghiệp từ các trờng lớp chính quy là rất ít. Nguyên nhân chủ yếu là đa số ngời lao động vào làm việc lâu năm tại Nhà máy từ thời bao cấp, sau đó đi học thêm các lớp tại chức, cử tuyển hoặc nghiệp vụ ngắn hạn để chuyển vị trí công tác.
2. Cơ cấu ngành nghề của ngời lao động trong Nhà máy
Cơ cấu ngành nghề của ngời lao động trong Nhà máy tính đến 31/12/2002 đợc thể hiện trong bảng 10 ( Trang bên).
Có thể nhận thấy cơ cấu ngành nghề của một Nhà máy quy mô nhỏ nh Nhà máy Vật liệu Bu điện nh vậy là khá đa dạng, nếu sử dụng hợp lý đúng ngành nghề ngời lao động đợc đào tạo chắc chắn sẽ đem lại kết quả cao trong quá trình lao động.
Trình độ học vấn của ngời lao động
Số lợng
( n gời)
Trình độ học vấn của ngời lao động
Số l- ợng
( ng- ời)
I. Đại học 34 III. Trung cấp 20
- Điện tử viễn thông
14 - Kế toán 10
- Chế tạo máy 05 - quản trị kinh doanh
10
- Kế toán 07 IV. Công nhân 175
- Kinh tế 08 - Công nhân mộc 17
II. Cao đẳng - Công nhân tiện 30
- Quản trị kinh doanh
06 - Công nhân điện 19
- Kế toán 01 - Công nhân cơ khí
85
- Kinh tế 01 - Công nhân khác 24
3. Bộ phận chịu trách nhiệm quản lý nguồn nhân lực của Nhà máy, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của bộ phận này.
Công tác quản lý nguồn nhân lực trong Nhà máy Vật liệu Bu điện do phòng TCHC – LĐTL của Nhà máy đảm nhận.
3.1. Chức năng của phòng TCHC LĐTL –
Phòng TCHC – LĐTL có hai chức năng cơ bản sau:
Bảng 10: Cơ cấu trình độ của ng ời lao động theo ngành nghề năm 2002
Làm tham mu và trực tiếp giúp Giám đốc thực hiện các công việc chăm lo, phục vụ một số mặt chủ yếu về đời sống vật chất và tinh thần cho CBCNV trong toàn Nhà máy
Xây dựng, tu bổ và sửa chữa nhà cửa, lập kế hoạch mua sắm trang bị dụng cụ, phơng tiện làm việc và sinh hoạt. Soạn thảo và lập các văn bản theo yêu cầu của lãnh đạo và các phòng ban nghiệp vụ.
Xây dựng và thực hiện các phơng án bảo vệ các loại tài sản của Nhà máy, tài sản riêng của CBCNV trong Nhà máy.
Xây dựng và thực hiện các phơng án phòng chống bão lụt, cháy nổ hàng năm, đáp ứng tốt nhất tại mọi thời điểm các yêu cầu cơ bản về phục vụ đời sống và bảo vệ tốt mọi thành quả trong quá trình vận động đi lên của Nhà máy.
Tham mu trực tiếp cho Giám đốc về: - Công tác tổ chức bộ máy quản lý và sản xuất
- Công tác bồi dỡng, đào tạo, sử dụng cán bộ quản lý, cán bộ kỹ thuật nghiệp vụ và công nhân kỹ thuật
- Công tác tiền lơng, tiền thởng
- Công tác an toàn lao động, bảo hộ lao động. Chăm sóc sức khoẻ cho CBCNV cũng nh việc thực hiện các chế độ chính sách, nội quy và pháp luật đối với CBCNV Nhà máy phù hợp với yêu cầu của nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và quản lý các mặt của Nhà máy trong từng thời kỳ kế hoạch.
3.2. Nhiệm vụ chủ yếu của phòng TCHC LĐTL–
Để thực hiện đúng vị trí, chức năng của mình, phòng TCHC – LĐTL có những nhiệm vụ chủ yếu sau đây:
Lập và soạn thảo các loại văn bản phục vụ yêu cầu của lãnh đạo Nhà máy và của các phòng ban nghiệp vụ. Nhận và giao các loại thông t, chỉ thị, công văn, th báo đúng địa chỉ đi và đến, bảo đảm nhanh chóng, bí mật an toàn đúng với quy… định của Nhà nớc và của Nhà máy.
Lập kế hoạch và thực hiện kế hoạch mua sắm các loại dụng cụ, vật liệu phục vụ các phòng ban, phân xởng, phục vụ phòng chống bão lụt, cháy nổ, bảo đảm phải có đầy đủ các phơng tiện cần thiết để giải quyết công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả. Đề xuất và thực hiện kế hoạch sửa chữa, tu bổ nhà xởng sản xuất, các công trình phúc lợi theo kế hoạch giao định kỳ hoặc sản xuất.
Lập và tổ chức thực hiện các phơng án bảo vệ an ninh, chính trị theo yêu cầu cụ thể của từng thời kỳ và từng thời điểm của Nhà máy.
Nghiên cứu xây dựng, cải tiến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và sản xuất theo yêu cầu của nhiệm vụ chính trị mới, của nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và quản lý của Nhà máy. Nghiên cứu lập kế hoạch tiền lơng, thởng, BHXH, kế hoạch bồi dỡng, đào tạo,sử dụng đội ngũ cán bộ quản lý, cán bộ kỹ thuật nghiệp vụ và công nhân kỹ thuật.
3.3. Quyền hạn của phòng TCHC LĐTL–
Để thực hiện đợc các nhiệm vụ trên, phòng TCHC – LĐTL có những quyền hạn chủ yếu sau đây:
Chủ động đề xuất với Giám đốc các phơng án đổi mới và cải tiến các mặt công tác thuộc chức năng, nhiệm vụ của phòng.
Quan hệ trực tiếp và làm việc với các cơ quan của Nhà nớc và của Ngành, chính quyền địa phơng.
Có quyền kiểm tra việc sử dụng, bố trí và tổ chức lao động ở các phòng ban, phân xởng. Đồng thời có quyền kiến nghị Giám đốc thay đổi, bổ sung, điều phối lao động cho phù hợp với yêu cầu công việc thực tế ở từng nơi, từng lúc. Kiểm tra và nhắc nhở việc chấp hành nội quy, quy chế, pháp luật của Nhà nớc và Nhà máy, kiến nghị Giám đốc xử lý những trờng hợp sai phạm gây ảnh hởng đến an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội hoặc thiệt hại về kinh tế cho Nhà nớc và Nhà máy.
Có quyền kiểm tra việc tính toán, phân phối và sử dụng các khoản tiền lơng, tiền thởng, BHXH, phụ cấp và các chế độ khác ở tất cả các phòng ban, phân xởng. Đồng thời có quyền kiến nghị với Giám đốc không cho thanh toán những khoản tiền,
hoặc hiện vật nếu phát hiện thấy có sự vi phạm những quy định, hớng dẫn của Nhà n- ớc và Nhà máy.
III. Đánh giá thực trạng về công tác quản lý nguồn nhân lực của Nhà máy
Hơn 30 năm xây dựng, tồn tại và phát triển, để đạt đợc những thành tựu nh hiện nay của Nhà máy phải kể đến sự đóng góp to lớn của tập thể lao động trong Nhà máy đã vợt qua đợc mọi khó khăn trong sản xuất, quản lý điều hành , đặc biệt là sự đóng góp của tập thể Ban lãnh đạo của Nhà máy – những ngời đóng vai trò chủ chốt của Nhà máy. Dới sự dẫn dắt của Ban lãnh đạo Nhà máy đã đa ra đợc những chủ chơng, biện pháp quản lý đem lại hiệu quả cao trong sản xuất kinh doanh. Đã có lúc Nhà máy gặp phải nhiều khó khăn trong quá trình hoạt động do sự thay đổi của cơ chế chính sách, thị trờng tiêu thụ sản phẩm song Nhà máy đã lần l… ợt vợt qua để vơn lên tự khẳng định vị trí của mình đối với các doanh nghiệp trong và ngoài ngành.
Trong điều kiện kinh tế thị trờng cạnh tranh khốc liệt nh hiện nay, để khẳng định đợc vai trò của mình thì bắt buộc các doanh nghiệp phải năng động sáng tạo nhiều trong việc tìm kiếm thị trờng và khách hàng, đặc biệt là đối với một doanh nghiệp Nhà nớc ít nhiều còn quen với lề lối làm việc thụ động và trì trệ thời kỳ bao cấp của Nhà nớc.
Qua đây để thấy đợc sự nỗ lực của bộ phận quản lý trong Nhà máy là không ngừng và đã đạt đợc những thành tích nhất định. Tuy nhiên xét về góc độ quản lý lao động Nhà máy vẫn còn những tồn tại không nhỏ, những bất cập nhất định ảnh hởng đến chất lợng nguồn nhân lực của Nhà máy. Nếu nh khắc phục đợc những hạn chế này thì sẽ là một điều kiện thuận lợi cho Nhà máy phát triển hơn nữa trong thời gian sắp tới, nhất là khi Nhà máy đang chuẩn bị tiến hành cổ phần hoá vào năm 2003 này.
Dới đây là những phân tích về mặt tồn tại cũng nh mặt u điểm của Nhà máy trong công tác quản lý hiện nay.
1. Công tác kế hoạch hoá nguồn nhân lực
Kế hoạch hoá giữ vai trò tơng đối quan trọng trong quá trình quản lý nhân lực ở bất kỳ một tổ chức doanh nghiệp nào. Bất kỳ một doanh nghiệp nào muốn phát triển
đòi hỏi phải có một nguồn nhân lực chất lợng cao. Nhng để có đợc nguồn nhân lực nh vậy không phải các doanh nghiệp chỉ việc đi tuyển những lao động giỏi về cho doanh nghiệp là đợc, mà phải có các biện pháp hữu hiệu nâng cao chất lợng nguồn nhân lực doanh nghiệp hiện có kết hợp với việc thu hút nhân tài ở bên ngoài.
Muốn nâng cao chất lợng nguồn nhân lực trong doanh nghiệp thì các nhà lý lao động phải trả lời đợc các câu hỏi: Với yêu cầu của sản xuất nh vậy thì nguồn nhân lực sẽ phải đáp ứng nh thế nào? Nguồn nhân lực hiện tại đã đáp ứng đợc cha? Cần nâng cao kỹ năng gì cho ngời lao động? Làm nh thế nào để có đợc nguồn nhân lực thoả mãn các yêu cầu đó của sản xuất Tất cả các câu hỏi này đều đ… ợc giải quyết trong quá trình làm công tác kế hoạch hoá nguồn nhân lực.
ở Nhà máy Vật liệu Bu điện công tác kế hoạch hoá nguồn nhân lực đợc phòng TCHC – LĐTL kết hợp với phòng kỹ thuật – KCS tiến hành thực hiện. Việc thực hiện đợc dựa trên những cơ sở sau:
Hàng năm, căn cứ vào kế hoạch hoạch sản xuất kinh doanh và định mức lao động đợc Tổng công ty duyệt các cán bộ làm công tác quản lý lao động phòng TCHC – LĐTL sẽ xác định số lao động cần thiết để có thể hoàn thành kế hoạch đúng tiến độ. Phòng kỹ thuật sẽ xem xét tình hình công suất của máy móc kỹ thuật, dự tính những máy móc cần đợc bảo dỡng, duy tu, sửa chữa, thời gian tiến hành là bao lâu? Những máy móc cần đợc thay đổi, công suất của máy móc thiết bị mới định mua? Trình độ ngời công nhân cần phải có để sử dụng các máy móc thiết bị mới mua..Tất cả các thông tin này sẽ ảnh hởng đến năng suất lao động của Nhà máy nh thế nào phòng kỹ thuật sẽ báo cho các cán bộ quản lý lao động biết.
Tiếp theo cán bộ quản lý lao động sẽ phải xem xét đến thực trạng của nguồn lao động trong Nhà máy:
Số lao động đến tuổi nghỉ hu trong năm và trong năm tiếp theo Dự kiến số lao động thuyên chuyển công việc trong năm tiếp theo Dự kiến số lao động rời khỏi Nhà máy trong thời gian sắp tới
Tổng hợp các nguồn thông tin trên cộng với việc dự tính tỷ lệ hao hụt ( khoảng 5%) sẽ xác định đợc nhu cầu nguồn nhân lực của Nhà máy trong năm lập kế hoạch.
Sau đó các cán bộ quản lý sẽ xem xét trong Nhà máy có ai có nhu cầu thuyên chuyển công tác, có đủ trình độ đảm nhận công việc mới, từ đó xác định đợc nguồn cung lao động cho Nhà máy và đa ra các giải pháp thực hiện là huy động lao động hiện có hay tuyển dụng thêm.
Mục tiêu của Nhà máy trong năm 2003 là đầu t đồng bộ hoá dây chuyền sản xuất cáp thông tin dây đồng, phấn đấu hoàn thành vợt mức kế hoạch từ 5 đến 10%. Dự kiến số lao động giảm trong năm là 04 ngời trong đó hu trí là 03 ngời, thuyên chuyển công tác là 01 ngời. Trên cơ sở đó Nhà máy dự kiến cần phải tuyển thêm 45 lao động nữa trong đó :
- Trình độ đại học 05 ngời - Trình độ cao đẳng 05 ngời - Trình độ trung cấp 05 ngời
- Công nhân 30 ngời
Nhà máy sử dụng chủ yếu là phơng pháp dự báo ngắn hạn theo cách phác hoạ hiện trạng nhân lực hiện có của Nhà máy kết hợp với việc phân tích xu hớng trong thời gian sắp tới.
Nh vậy có thể thấy rằng việc xây dựng kế hoạch nhân lực cho Nhà máy chỉ thực hiện cho một thời gian ngắn ( thông thờng là 1 năm ), việc thu thập thông tin để xây dựng kế hoạch chủ yếu là căn cứ vào tình trạng của Nhà máy mà cha đặt trong mối quan hệ với thị trờng lao động bên ngoài ( đặc biệt là trong khâu xác định nguồn cung nhân lực), do đó sẽ ảnh hởng đến quá trình tuyển dụng sau này.
Với việc thực hiện công tác kế hoạch hoá nguồn nhân lực hiện nay, Nhà máy sẽ không thấy rõ đợc khoảng cách giữa tình trạng nhân lực hiện tại với định hớng tơng lai của Nhà máy vì việc lập kế hoạch mới chỉ nhằm phục vụ cho mục đích tuyển dụng lao động, cha toát lên đợc vấn đề phản ánh tình hình tay nghề, khả năng của từng lao động. Cho nên Nhà máy sẽ không lờng trớc đợc những khó khăn trớc mắt về
nhân lực, không chủ động đề ra đợc những giải pháp khắc phục, khi có sự cố trong sản xuất kinh doanh xảy ra dễ dẫn đến những lúng túng, đề ra các giải pháp không tối u.
2. Công tác phân tích và thiết kế công việc