III. Thực trạng cụng tỏc kế hoạch hoỏ nguồn nhõn lực tại Cụng ty chế
2. Xỏc định cầu nhõn lực
2.1. Cầu nhõn lực trong ngắn hạn
Trong ngắn hạn, Cụng ty thường thực hiện như sau: 2.1.1 Với bộ phận lao động giỏn tiếp
Cụng ty xỏc định cầu lao động giỏn tiếp dựa vào độ tuổi của người lao động : phũng tổ chức hành chớnh sẽ căn cứ vào độ tuổi của người lao động trong cụng ty để xỏc định cú bao nhiờu người đến tuổi về hưu để tiến hành cụng tỏc dự bỏo cầu lao động trong năm tới.
Bảng 9: Thống kờ lao động theo độ tuổi năm 2004
Đơn vị: người <30 31-45 46-55 56-59 60 Tổng số Giỏm đốc 1 1 Phú giỏm đốc 1 1 2 Phũng Kế toỏn 2 1 1 4 Phũng Kế hoạch thị trường 2 2 4 Phũng Tổ chức hành chớnh 1 2 2 1 6 Tổ bảo vệ 3 3 1 7 Cỏc trạm 4 7 2 13 Tổng số 5 9 17 2 37 Nguồn: Phũng tổ chức hành chớnh Theo quy định của Cụng ty, độ tuổi nghỉ hưu đối với nam là trũn 60 tuổi và với nữ là trũn 55 tuổi.
Như vậy, từ bảng 9 ta thấy vào năm 2005 lao động giỏn tiếp tại Cụng ty sẽ cần phải bổ sung thờm bốn người mới vỡ cú bốn người đó đến tuổi nghỉ hưu.
Bốn người về hưu là trưởng phũng tổ chức hành chớnh (nam), nhõn viờn lỏi xe (nam), 1 trạm phú (nữ), 1 thủ quỹ trạm (nữ).
Vỡ Cụng ty dự bỏo cầu lao động giỏn tiếp dựa theo độ tuổi nờn vào năm 2005 nhu cầu về lao động giỏn tiếp vẫn là 39 người. Số bự đắp ở phũng tổ chức hành chớnh 1 người và tổ bảo vệ 1 người, Trạm Vĩnh Tuy 1 người, Trạm ễ Cỏch 1 người.
Nhưng trong thực tế lại xảy ra hiện tượng khỏc.
Bảng 10: Thực tế tỡnh hỡnh sử dụng lao động giỏn tiếp năm 2005
Đơn vị: người Nhu cầu tớnh toỏn 2005 Số lao động thực tế 2005 Chờnh lệch Giỏm đốc 1 1 0 Phú giỏm đốc 2 1 -1 Phũng Kế toỏn 4 5 +1 Phũng Kế hoạch thị trường 4 3 -1 Phũng Tổ chức hành chớnh 6 6 0 Tổ bảo vệ 7 7 0 Cỏc trạm 15 10 -5 Tổng số 39 33 0 Nguồn: Phũng tổ chức – hành chớnh Từ bảng 10 ta thấy, số lao động giỏn tiếp trong cụng ty năm 2005 là 33 người, số lượng này là nhỏ hơn so với nhu cầu tớnh toỏn theo phương phỏp xỏc định cầu lao động giỏn tiếp, đi sõu vào phõn tớch cụ thể từng phũng ban ta thấy nguyờn nhõn của hiện tượng này là do cú sự thay đổi về cơ cấu lao động ở cỏc phũng, giảm biờn chế tại Cụng ty. Cú hiện tượng này xảy ra là do cỏc nguyờn nhõn sau:
- Một phú giỏm đốc là ụng Lờ Anh Tuấn được chuyển làm vị trớ trợ lý giỏm đốc và chịu sự quản lý của phũng kế toỏn nờn trong cụng ty giảm 1 phú giỏm đốc và tăng 1 người trong phũng kế toỏn.
- Phũng kế hoạch thị trường cú bà Chử Thị Điệp là nhõn viờn kiểm định chất lượng sản phẩm được chuyển sang làm cụng tỏc làm mẫu than chịu sự quản lý của phũng tổ chức hành chớnh nờn phũng kế hoạch thị trường giảm 1 người..
- Trờn thực tế phũng tổ chức hành chớnh cú một người mới: Bà Chử Thị Điệp chuyển từ phũng kế hoạch thị trường sang, và phũng khụng cú
người mới từ bờn ngoài vào để thay thế cho ụng Đặng Tiến Dũng đó về hưu.
- Tại khối Trạm, theo tớnh toỏn năm 2005 sẽ cần tuyển mới hai người thay thế cho bà Nguyễn Thị Lan - thủ quỹ Trạm Vĩnh Tuy và bà Cao Thị Minh Chõu trạm phú Trạm ễ Cỏch, nhưng trong thực tế Cụng ty khụng hề tuyển thờm người mới mà cũn giảm đi thờm 3 người nữa tại cỏc Trạm. Cú việc này là do, cỏc Trạm trỡnh lờn Văn phũng Cụng ty là khụng cú nhu cầu tăng thờm người nhưng sẽ thăng tiến cho 2 người khỏc để làm thay cụng tỏc của hai bà. Cũn 1 người cũn lại là nhõn viờn đó hết hạn hợp đồng Cụng ty khụng cú nhu cầu thuờ nữa.
Rừ ràng, phương phỏp dự bỏo của Cụng ty chưa hiệu quả vỡ mới chỉ dự bỏo dựa trờn độ tuổi mà khụng quan tõm đến cỏc yếu tố khỏc như: kế hoạch sản xuất cho năm tiếp theo, khả năng thực hiện cụng việc, sự thay đổi cỏc cụng việc trong Cụng ty, khả năng thăng tiến, số lượng nhõn viờn hết hạn hợp đồng… Nờn dẫn đến cú hiện tượng cơ cấu lao động về trỡnh độ, cỏc cụng việc trong phũng thay đổi như ở bảng 9 đó thống kờ. Việc thay đổi cơ cấu lao động trong cỏc phũng là do cú sự thay đổi về cụng việc tại cỏc phũng chứ khụng phải là do yờu cầu về độ tuổi như cụng tỏc dự bỏo dự kiến. Như vậy, nếu trong tương lai tỡnh trạng này vẫn xảy ra thỡ sẽ dẫn đến cụng tỏc KHHNNL khụng gắn với thực tế phỏt triển của Cụng ty. Cú thể dự bỏo thừa hoặc thiếu lao động theo đũi hỏi thực tế cụng việc ( cỏc đũi hỏi như: trỡnh độ chuyờn mụn, số năm kinh nghiệm, cỏc cụng việc phỏt sinh hoặc mất đi, khả năng thực hiện cụng việc) trong cỏc phũng ban vỡ chỉ dựa vào độ tuổi để xỏc định.
2.1.2. Với bộ phận lao động trực tiếp
Cụng ty xỏc định nhu cầu lao động trực tiếp dựa vào kế hoạch sản xuất kinh doanh và tớnh theo phương phỏp năng suất lao động bỡnh quõn
W
Q D= Q: doanh thu dự tớnh
W: NSLĐ kỳ kế hoạch được lấy theo NSLĐ năm bỏo cỏo
Với phương phỏp này, ưu điểm là dễ dàng tớnh toỏn nhưng nhược điểm là khụng tớnh trước được những thay đổi của cỏc điều kiện khỏch quan của mụi trường cú thể ảnh hưởng đến NSLĐ thực tế và như vậy ảnh hưởng trực tiếp đến cầu lao động và kết quả sản xuất kinh doanh.
Năm 2005, Cụng ty dự bỏo cầu lao động trực tiếp như sau
( 000 . 207 . 586 . 1 58 000 . 000 . 000 . 92 LDTT2004 Q2004 W2004= = = đồng/người)
Khi đú Cầu lao động trực tiếp năm 2005 là:
69 000 . 207 . 586 . 1 000 . 000 . 000 . 110 W2005 2005 = = = Q D (người) (2)
Như vậy, theo dự bỏo năm 2005 số lao động trực tiếp của Cụng ty sẽ cần 69 người tăng 11 người so với năm 2004.
Nhưng trờn thực tế năm 2005 số lao động trực tiếp của Cụng ty là 61 người, tức là chỉ tăng 1 người so với năm 2004 là 60 người. Cú hiện tượng này là do, khi tớnh cầu lao động trực tiếp Cụng ty tớnh theo NSLĐ năm trước mà khụng tớnh đến tốc độ tăng NSLĐ nờn hiển nhiờn nếu dự kiến doanh thu tăng, NSLĐ khụng đổi thỡ số lao động cần thiết phải tăng tương ứng.
Rừ ràng phương phỏp dự bỏo cầu nhõn lực ngắn hạn của Cụng ty khụng hiệu quả vỡ sai số quỏ lớn so với thực tế. Nếu trong thời gian tới cụng tỏc KHHNNL khụng được thay đổi thỡ tất yếu là cụng tỏc này sẽ khụng cú giỏ trị gỡ đối với hoạt động của Cụng ty.
2.2. Cầu nhõn lực trong dài hạn
Cụng ty dự kiến trong thời gian 3-5 năm kế hoạch sản xuất sẽ biến đổi như thế nào, nhưng thường Cụng ty đưa ra kế hoạch sản xuất dựa trờn tỷ lệ là cỏc năm sản lượng kế hoạch đều tăng 10%- 15%. Từ đú dự kiến số lao động tăng theo trờn cơ sở của phương phỏp tớnh theo năng suất lao động.
Việc này được thực hiện như sau:
b * W ) 1 ( * a DT CNV = +
CNV: số cụng nhõn viờn cần thiết kỳ kế hoạch DT: doanh thu hiện tại
a: tỷ lệ tăng doanh thu hàng năm bỡnh quõn cho đến thời điểm tớnh b: hệ số tăng NSLĐ bỡnh quõn dự tớnh
W: NSLĐ bỡnh quõn của cụng nhõn viờn hiện tại
Bằng cỏch tớnh trờn, Cụng ty sẽ dự tớnh được số lao động trong thời kỳ tới và từ đú lập kế hoạch để cú thể đỏp ứng được nhu cầu cho sản xuất kinh doanh.
Để hỗ trợ cho phũng Tổ chức hành chớnh tớnh ra chớnh xỏc số người cần thiết trong thời gian tới, cỏc bộ phận chức năng khỏc phải thực hiện một số nghiệp vụ sau:
Phũng kế hoạch và thị trường thống kờ cỏc số liệu về doanh thu và khả năng thay đổi doanh thu trong thời gian tới, tớnh toỏn hệ số tăng doanh thu và kết hợp với ban giỏm đốc lập kế hoạch thực hiện nhiệm vụ sản xuất kh trong thời kỳ tới.
Phũng tổ chức hành chớnh thống kờ cỏc số liệu về NSLĐ bỡnh quõn qua cỏc năm và tớnh toỏn hệ số tăng NSLĐ dự tớnh.
Ưu điểm của cỏch tớnh này là đơn giản, số liệu dễ dàng thu thập
Nhược điểm là cỏc tỷ lệ dự tớnh cú thể khụng đỳng trong tương lai từ đú ảnh hưởng tới hoạt động sản xuất kinh doanh trong thời kỳ đú. Trờn thực tế cụng tỏc KHHNNL thực hiện chỉ mang tớnh hỡnh thức trờn giấy tờ vỡ là doanh nghiệp nhà nước chịu sự quản lý của cụng ty mẹ nờn mọi hoạt động của Cụng ty đều do cụng ty mẹ quyết định.
Cụng ty tiến hành dự đoỏn cầu nhõn lực cho từ năm 2002 cho năm 2005 tới như sau
Cụng ty dự kiến vào năm 2005 doanh thu sẽ là 80.000 tỷ đồng W= 51.242/98=522,877(triệu đồng/ người)
a = (80.000-51.242)/51.242= 0.56 b= 1.3
117 3 . 1 * 877 , 522 ) 56 . 0 1 ( * 242 . 51 b * W ) 1 ( * + = + = = DT a CNV (người)
Như vậy, sau 3 năm do dự kiến doanh thu tăng nờn số lao động cần thiết tăng nhanh vỡ doanh thu dự kiến tăng 56% trong khi đú NSLĐ chỉ tăng 30%.
Từ so sỏnh với thực tế năm 2005 số lao động cần thiết là 94 người, doanh thu là 115 tỷ đồng ta thấy rằng phương phỏp dự bỏo cầu lao động dài hạn, dự bỏo kế hoạch kinh doanh dài hạn của Cụng ty là chưa chớnh xỏc.
Như vậy, cụng tỏc dự bỏo cầu nhõn lực dài hạn của Cụng ty chưa hiệu quả, vỡ cỏc dự bỏo đưa ra khụng đỳng với thực tế, do phương phỏp tớnh toỏn chưa tớnh hết được cỏc thay đổi cú thể ảnh hưởng đến kết quả dự bỏo. Trong thời gian tới nếu Cụng ty vẫn ỏp dụng cỏc phương phỏp trờn để dự bỏo tất yếu sẽ dẫn đến cỏc kết quả khụng gắn với thực tế và cụng tỏc KHHNNL khụng cú giỏ trị gỡ với chiến lược kinh doanh trong thời gian dài của Cụng ty.
3. Xỏc định cung nhõn lực
3.1. Cung nội bộ
Phương chõm của Cụng ty là tận dụng tối đa nguồn lực sẵn cú, do vậy Cụng ty quan tõm đến nguồn cung trong Cụng ty khi cú nhu cầu về lao động cho cỏc vị trớ thiếu.
Cụng ty dự bỏo nguồn cung nội bộ căn cứ vào số lao động hiện cú của cỏc phũng ban và cỏc cửa hàng, cụ thể là cỏc bỏo cỏo thống kờ lao động của kỳ trước về độ tuổi đối với lao động giỏn tiếp; cũn đối với lao động trực tiếp là bỏo cỏo về độ tuổi và tỡnh hỡnh thực hiện NSLĐ. Cỏc số liệu này được tổng hợp và bỏo cỏo lờn phũng Tổ chức hành chớnh, tại đõy người làm cụng tỏc KHHNNL sẽ đỏnh giỏ khả năng đỏp ứng cụng việc trong kỳ tới về mặt số lượng rồi từ đú đưa ra cỏc giải phỏp cụ thể cho những vấn đề phỏt sinh.
Căn cứ vào bảng 3 về thống kờ lao động theo tuổi năm 2005 ta nhận thấy lao động của Cụng ty nhỡn chung cũn tương đối trẻ, cụ thể lứa tuổi dưới 45 tuổi chiếm gần 70% và khụng cú người lao động nào lớn hơn 56 tuổi. Như
vậy, ớt nhất trong 5 năm nữa Cụng ty mới cú người về hưu. Từ thực tế này, KHHNNL dài hạn của Cụng ty cú thể dự đoỏn nguồn cung lao động về tuổi tại Cụng ty là kiểm soỏt được và khụng cú nhiều biến động.
Cú thể núi cụng tỏc dự bỏo cung nội bộ của Cụng ty được tiến hành khỏ cụ thể và thường xuyờn. Cỏc bỏo cỏo thống kờ lao động được lập hàng năm phản ảnh khỏ chõn thật về đội ngũ lao động của Cụng ty. Tuy nhiờn ta cũng thấy cũn nhiều vấn đề chưa hoàn thiện trong cụng tỏc này:
- Cụng ty chưa dự bỏo số người sẽ rời bỏ Cụng ty mà coi số lao động hiện cú là số lao động chắc chắn sẽ cú trong tương lai. Điều này là sai lầm bởi số lao động Cụng ty đang cú chắc chắn sẽ cú nhiều biến động do nhiều nguyờn nhõn như: hết hạn hợp đồng, người lao động cú thể khụng muốn ở lại Cụng ty và đi tỡm cụng việc mới tốt hơn, người lao động vi phạm kỷ luật hay bị sa thải, thuyờn chuyển, đề bạt,…
- Việc dự bỏo cung nội bộ trong Cụng ty chỉ dựa vào độ tuổi của người lao động mà khụng tớnh đến cỏc thay đổi khỏc như trỡnh độ chuyờn mụn, khả năng thăng tiến, …
- Hệ thống thụng tin về người lao động núi chung và hệ thống đỏnh giỏ thực hiện cụng việc của người lao động núi riờng rất sơ sài, tớnh ứng dụng khụng cao. Cụng ty chưa cú hệ thống phõn tớch cụng việc hợp lý. Do vậy, trong tương lai việc cú được đội ngũ lao động đỏp ứng được nhu cầu sản xuất kinh doanh là khụng dễ dàng.
Như vậy, phương phỏp xỏc định cung nội bộ trong Cụng ty chưa tớnh hết cỏc yếu tố để dự đoỏn nguồn lao động trong Cụng ty cú thực sự phự hợp với nhu cầu thực tế trong tương lai của Cụng ty hay khụng. Nếu trong tương lại Cụng ty khụng cú giải phỏp để thay đổi tỡnh trạng này thỡ một lần nữa cụng tỏc KHHNNL khụng cú giỏ trị với hoạt động trong Cụng ty.
Phải nhỡn nhận một thực tế là lao động quản lý tại cụng ty tương đối ổn định và sản phẩm của Cụng ty là sản xuất thường xuyờn nờn nhu cầu về lao động tại Cụng ty cú thể dự đoỏn được.
Doanh nghiệp cú thị trường hoạt động là Hà nội và cỏc tỉnh lõn cận là nơi được coi là cú nguồn lao động dồi dào, cú chất lượng tốt. Hơn nữa, cỏc chế độ tiền lương, phỳc lợi của Cụng ty nhỡn chung là tốt do vậy rất nhiều lao động muốn được vào làm việc tại cụng ty. Chớnh vỡ vậy, Cụng ty luụn tin rằng nguồn cung bờn ngoài luụn sẵn sàng và đỏp ứng đủ nhu cầu lao động của mỡnh.
Khi cần tuyển thờm người lao động từ bờn ngoài Cụng ty sẽ tiến hành tuyển dụng theo quy trỡnh tuyển dụng sau:
- Thụng bỏo tuyển người qua 2 cỏch: Cỏc phương tiện thụng tin đại chỳng (bỏo Lao động) và qua sự giới thiệu của nhõn viờn đang làm việc tại cụng ty. - Phũng Tổ chức hành chớnh tiếp nhận hồ sơ và sàng lọc theo những tiờu chuẩn đó được định ra từ trước và đề nghị lờn Ban giỏm đốc xột duyệt
- Tổ chức thi tuyển với những ứng viờn đó được sàng lọc
- Giỏm đốc là người quyết định cuối cựng ai là người được chọn - Thời gian thử việc tối đa là 2 thỏng
- Cụng tỏc đỏnh giỏ sau thử việc thường chỉ xem xột trờn giấy tờ
Hoạt động tuyển dụng được thực hiện theo quy định của nhà nước, cụng tỏc đỏnh giỏ sau thử việc chỉ mang tớnh hỡnh thức.
Như vậy, cụng tỏc dự đoỏn cung bờn ngoài đó được thực hiện nhưng chưa hoàn chỉnh. Cụng ty chưa cú những hoạt động đỏnh giỏ thị trường lao động cụ thể mà chỉ thụng qua bỏo chớ và cỏc phương tiện thụng tin khỏc.
4. Cõn đối cung cầu và thực hiện cỏc giải phỏp
Bảng 11: Bảng cõn đối cung cầu lao động.
Đơn vị: người
2004 2005
cung cầu theo tớnh toỏn cầu thực tế cung cầu theo tớnh toỏn cầu thực tế
Lao động giỏn tiếp 37 37 37 37 39 33
Lao động trực tiếp 59 79 60 60 71 61
Tổng số lao động 96 116 97 97 110 94
Nguồn: Phũng tổ chức hành chớnh Nhỡn vào bảng 11 ta thấy.
Năm 2004 Cụng ty dự bỏo cầu lao động > cung lao động nờn đó ỏp dụng cỏc giải phỏp sau:
- Tăng giờ làm: Nếu người lao động trong Cụng ty sẵn sàng làm thờm giờ thỡ Cụng ty sẽ thực hiện biện phỏp này. Tuy nhiờn biện phỏp này chỉ