- Bộ mỏy quản trị cỏc phõn xưởng
3.2.5. Xõy dựng cỏc nhúm chất lượng 5S
• Cơ sở lớ luận
5S là nền tảng cơ bản để thực hiện cỏc hệ thống đảm bảo chất lượng xuất phỏt từ quan điểm nếu làm việc trong một mụi trường lành mạnh, sạch đẹp, thoỏng đóng, tiện
lợi thỡ tinh thần sẽ thoải mỏi hơn, năng suất lao động sẽ cao hơn và cú điều kiện để việc ỏp dụng một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả hơn. 5S theo tiếng Nhật là:
“SERI”, “SEITON”, “SEISO”, SEIKETSU” và “SHITSUKE”, theo tiếng Việt là: “SÀNG LỌC”, “SẮP XẾP”, “SẠCH SẼ”, SĂN SểC” và “SẴN SÀNG”. 5S là một phương phỏp rất hiệu quả để huy động con người, cải tiến mụi trường làm việc và nõng cao năng suất của doanh nghiệp, mục tiờu chớnh của chương trỡnh 5S bao gồm: Xõy dựng ý thức cải tiến cho mọi người tại nơi làm việc; xõy dựng tinh thần đồng đội giữa mọi người; phỏt triển vai trũ lónh đạo của cỏn bộ lónh đạo và cỏn bộ quản lý thụng qua cỏc hoạt động thực tế; xõy dựng cơ sở để đưa vào cỏc kỹ thuật cải tiến.
Thuốc lỏ Thăng Long là một cụng ty sản xuất và kinh doanh cỏc sản phẩm chớnh là thuốc lỏ điếu. Dõy chuyền sản xuất thuốc lỏ trong quỏ trỡnh hoạt động thường thải ra lượng lớn bụi của sợi thuốc, một số phụ liệu , hương liệu...Điều này cú thể gõy ra sự bừa bộn trong khu vực sản xuất, sự khụng thoải mỏi, thiếu sạch sẽ nếu như khụng cú biện phỏp xử lớ kịp thời, phự hợp. Thực hiện 5S sẽ rất hữu ớch cho Cụng ty trong vấn đề cải tạo mụi trường làm việc và là tiền đề để thực hiện những mục tiờu cao hơn.
• Phương phỏp thực hiện
Kế hoạch thực hiện 5S cú 6 bước: thứ nhất là chuẩn bị, thứ nhỡ là thụng bỏo chớnh thức của giỏm đốc, thứ ba, tiến hành tổng vệ sinh, thứ tư bắt đầu bằng sàng lọc, thứ năm là thực hiện hàng ngày sàng lọc, sắp xếp và sạch sẽ, bước cuối cựng là tổ chức đỏnh giỏ định kỳ.
Chuẩn bị là khõu cốt lừi để đảm bảo thực hiện 5S thành cụng sau này. Ở đõy ta phải đỏnh giỏ thực trạng cú minh họa bằng hỡnh ảnh, nhận xột, đỏnh giỏ một cỏch khỏch quan. ễng cha ta thường núi “đầu xuụi, đuụi lọt”. Cho nờn sự quyết tõm thực hiện 5S cần cú sự cam kết bằng văn bản chớnh thức của lónh đạo cấp cao nhất. Quyền lực tối cao này được thống nhất phõn cụng và phối hợp chặt chẽ bằng việc lónh đạo cấp cao nhất chỉ định cỏc cỏn bộ trong ban chỉ đạo 5S thay mặt mỡnh tổ chức triển khai nhằm đạt được mục tiờu là thực hiện 5S thành cụng. Cụ thể, ban chỉ đạo 5S phải tổ chức đào tạo, huấn luyện; lập kế hoạch hành động; phỏt động phong trào thi đua sụi nổi như thi đua làm khẩu hiệu về 5S vừa sỳc tớch, vừa khú quờn; thu gom những
đồ vật khụng cần thiết vào khu vực tạm chứa; thiết lập biểu mẫu để mọi người dễ dàng thực hiện cụng việc được giao.
Đào tạo nhận thức về 5S cho tất cả mọi người từ lónh đạo cấp cao nhất đến nhõn viờn phục vụ, bảo vệ, lỏi xe là điều kiện cần thiết để tư tưởng được thụng suốt trong cỏc mối quan hệ dọc ngang ở cỏc cấp. Mục đớch chương trỡnh, kế hoạch đào tạo nhận thức về 5S phải phự hợp với từng cấp quản lý, phự hợp với trỡnh độ của mọi người. Chẳng hạn, cú thể cú 4 lớp đào tạo như lớp đào tạo cho cỏn bộ cấp cao, lớp đào tạo cho cỏn bộ cấp trung, lớp đào tạo cho cỏn bộ cấp thấp và lớp đào tạo cho nhõn viờn.
Để cú hành động đỳng ngay từ đầu, ban chỉ đạo 5S phải tổ chức triển khai xỏc định chớnh xỏc mục tiờu tổng quỏt muốn đạt đến của tổ chức doanh nghiệp cũng như xỏc định chớnh xỏc mục tiờu cụ thể của từng khu vực, phũng làm việc, kho chứa nguyờn vật liệu, sản phẩm và thiết kế cỏc biểu mẫu thật dễ hiểu, khụng nhầm lẫn và cú tớnh thực hành cao giỳp mọi người thực hiện dễ dàng như ăn cơm, uống nước.
Thụng bỏo chớnh thức của giỏm đốc trờn thực tế là mệnh lệnh “tấn cụng” khi tư tưởng và hành động nhận thức về 5S của tất cả mọi người đó thật sự rừ ràng.“ Tiền hụ hậu ủng”, việc tiến hành tổ chức tổng vệ sinh và bắt đầu bằng S1- Seiri-Sàng lọc nờn phối hợp làm một nhằm tạo động lực và khớ thế cho thực hiện 5S, hàng ngày ta tổ chức thực hiện S1,tiếp theo, S2 – Seiton – Sắp xếp và S3 – Seiso – Sạch sẽ.
Và cuối cựng ta tổ chức đỏnh giỏ định kỡ, thực tế là tiếp tục thực hiện S4 – Seiketsu – Săn súc và S5 – Shitsuke – Sẵn sàng là để luụn luụn nhắc nhở và cú qui định thật cụ thể để mọi người tự giỏc thực hiện 3S đầu tiờn liờn tục, dễ dàng như một thúi quen đỏnh răng, rửa mặt hàng ngày. Để giỳp tất cả mọi người trong Cụng ty dễ nhớ khỏi niệm đơn sơ về 5S cú người đó làm bài thơ thế này:
Sàng lọc đi thụi lộn xộn rồi Sắp xếp gọn gàng sạch sẽ thụi Săn súc hàng ngày như sắc đẹp Sẵn sàng mọi lỳc đẹp mọi nơi
Túm lại, thực hiện 5S thật dễ vỡ 5S được hỡnh thành từ nguyờn tắc tư duy logic của con người, theo một chuỗi rất tự nhiờn: sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ, săn súc, sẵn
sàng. Thực hành 5S khú duy trỡ và cải tiến vỡ bản tớnh con người rất khú bỏ đi một thúi quen cũ kỹ và thay vào đú một thúi quen mới mẻ . Để “chữa khỏi” căn bệnh này cần phải “điều trị” bằng kĩ thuật đỏnh giỏ thực hiện 5S tại Cụng ty.
Việc thực hiện 5S chỉ đạt kết quả tốt và hiệu quả cao khi tất cả mọi người trong Cụng ty cú tư tưởng thụng suốt và tham gia thực hiện 5S một cỏch tự giỏc. Đõy cũng chớnh là bớ quyết huy động nguồn nhõn lực nội tại để tạo sự thành cụng và đồng thời cũng là yếu tố quan trọng nhằm nõng cao năng suất và chất lượng của Cụng ty trong thời đại mới.
• Lợi ớch từ thực hiện
Nơi làm việc trở nờn sạch sẽ và ngăn nắp hơn, tăng cường phỏt huy sỏng kiến cải tiến, mọi người làm việc cú kỷ luật. Cỏc điều kiện hỗ trợ luụn sẵn sàng cho cụng việc. Chỗ làm việc trở nờn thuận tiện và an toàn hơn. Cỏn bộ cụng nhõn viờn tự hào về nơi làm việc sạch sẽ và ngăn nắp, đem lại nhiều cơ hội sản xuất, kinh doanh cú hiệu quả hơn.
Thực hiện tốt 5S sẽ đúng gúp cho cỏc yếu tố (PQCDSM):
Cải tiến Năng suất (P – Productivity), nõng cao Chất lượng (Q – Quality), giảm chi phớ (C – Cost), giao hàng đỳng hạn (D – Delivery), đảm bảo an toàn (S – Safety), nõng cao tinh thần (M – Morale).
Khi thực hiện 5S thành cụng trong đơn vị, những thứ khụng cần thiết sẽ được loại bỏ khỏi nơi làm việc, những vật dụng cần thiết được xếp ngăn nắp, gọn gàng, đặt ở những vị trớ thuận tiện cho người sử dụng, mỏy múc thiết bị trở nờn sạch sẽ, được bảo dưỡng, bảo quản. Từ cỏc hoạt động 5S sẽ nõng cao tinh thần tập thể, tạo sự hoà đồng của mọi người, qua đú mọi người làm việc cú thỏi độ tớch cực, cú trỏch nhiệm và ý thức trong cụng việc.