- Bộ mỏy quản trị cỏc phõn xưởng
2.2.1.2. Hướng vào khỏch hàng
Cụng ty coi việc định hướng khỏch hàng là trung tõm của hoạt động kinh doanh, là yếu tố chiến lược quyết định sự tồn tại và phỏt triển của Cụng ty trong tương lai. Nhằm giữ vững và mở rộng thị trường, thu hỳt khỏch hàng, Cụng ty cố gắng tỡm hiểu nhu cầu hiện tại và tương lai của khỏch hàng để đỏp ứng ngày càng tốt hơn những nhu cầu chớnh đỏng của khỏch hàng.
Lónh đạo Cụng ty từ sự tham mưu của Phũng TT, Phũng TTr và cỏc bỏo cỏo liờn quan theo định kỡ, nghiờn cứu, tỡm ra cỏc yờu cầu cụ thể của khỏch hàng về: số lượng, chất lượng hàng húa, dịch vụ; những yếu tố thời gian, địa điểm, loại hỡnh phục vụ,… ; từ đú xõy dựng, chỉ đạo phương phỏp thực hiện.
Đỏnh giỏ sự thoả món của khỏch hàng đối với cỏc sản phẩm và dịch vụ do Cụng ty cung cấp, trờn cơ sở đỏp ứng một cỏch tốt nhất cỏc yờu cầu của khỏch hàng thụng qua quy trỡnh cụ thể.
2.2.2. Mục tiờu chất lượng
Hàng năm, Cụng ty đề ra mục tiờu chất lượng cụ thể để thực hiện. Mục tiờu chất lượng Cụng ty năm 2008:
• Thực hiện tốt cụng tỏc kiểm tra, giỏm sỏt, đảm bảo hệ thống quản lớ chất lượng của Cụng ty đỏp ứng yờu cầu tiờu chuẩn ISO 9001:2000.
• 100% CBCNV học tập nõng cao trỡnh độ nghiệp vụ kiểm tra chất lượng, đỏp ứng yờu cầu của hệ thống QLCL.
• Kiểm tra nguyờn vật liệu đầu vào, đảm bảo 100% đỳng yờu cầu hợp đồng. • Đảm bảo 100% sản phẩm ra ngoài thị trường đạt yờu cầu chất lượng.
Cỏc mục tiờu trờn được thực hiện thống nhất trong toàn Cụng ty. Căn cứ vào mục tiờu chung toàn Cụng ty, cỏc đơn vị xỏc định mục tiờu riờng cho mỡnh phự hợp đặc thự từng đơn vị. Cỏc mục tiờu chất lượng này được treo trong từng phũng cựng với chớnh sỏch chất lượng thể hiện quyết tõm ỏp dụng và duy trỡ hệ thống quản lớ chất lượng theo tiờu chuẩn ISO 9001:2000 của toàn CBCNV. Kết quả là trong năm 2008, Cụng ty đó thực hiện tốt cỏc mục tiờu chất lượng đề ra.
2.2.3. Chớnh sỏch chất lượng
Giỏm đốc Cụng ty cam kết cung cấp đầy đủ nguồn lực để thực hiện cú hiệu lực và hiệu quả hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2000, đảm bảo ổn định chất lượng cỏc mỏc thuốc, khụng ngừng cải tiến hệ thống quản lý chất lượng nhằm thoả món tốt nhất yờu cầu của khỏch hàng. Khi cú lỗi phỏt sinh, Cụng ty sẽ triệt để làm rừ nguyờn nhõn, tỡm biện phỏp khắc phục kịp thời.
2.2.4. Hoạch định
Cụng ty xõy dựng kế hoạch chất lượng trờn cơ sở kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm với cỏc chỉ tiờu kinh tế - kỹ thuật đồng thời nhằm thoả món cỏc yờu cầu của khỏch hàng. Cụng ty xỏc định và tiến hành xõy dựng cỏc qui trỡnh, cỏc quỏ trỡnh cần thiết cho hệ thống quản lý chất lượng phự hợp với qui mụ sản xuất, dịch vụ của Cụng ty, đồng thời đỏp ứng được cỏc yờu cầu của hệ thống quản lý chất lượng theo tiờu chuẩn ISO 9001:2000. Đại diện lónh đạo về chất lượng, trưởng cỏc bộ phận kiểm soỏt việc thực hiện hệ thống quản lý chất lượng và thường xuyờn tỡm kiếm cơ hội để cải tiến.
2.2.5. Tổ chức thực hiện
2.2.5.1.Cơ cấu tổ chức hệ thống QLCL
Giỏm đốc và phú Giỏm đốc sản xuất là người chỉ đạo chung và chịu trỏch nhiệm chớnh về chất lượng sản phẩm. Cụng tỏc QLCl chủ yếu tập trung ở 2 phũng: Phũng QLCL và phũng KTCN. Phũng Kĩ thuật cụng nghệ cú trỏch nhiệm soạn thảo cỏc thụng số tiờu chuẩn cho từng cụng đoạn sản xuất, nghiờn cứu cỏc tiờu chuẩn cơ sở, tiờu chuản của Tổng Cụng ty và truyền đạt xuống từng bộ phận. Ngoài ra, phũng cũn quản lớ quy trỡnh cụng nghệ sản xuất, sửa chữa mỏy múc, bảo dưỡng, nghiờn cứu sản xuất sản phẩm mới.
Phũng Quản lớ chất lượng cú nhiệm vụ quản lớ nguyờn vật liệu, hương liệu, chất lượng sản phẩm trong quỏ trỡnh sản xuất, phỏt hiện sai sút, bỏo cỏo để Giỏm đốc chỉ thị khắc phục, giỏm sỏt chất lượng thành phẩm khi xuất kho, kiểm tra kết luận nguyờn nhõn hàng bị trả lại hoặc hàng giả. Hiện phũng cú 37 nhõn viờn, chia làm 5 tổ:
+ Tổ văn phũng,
+ Tổ kiểm nghiệm phõn xưởng Sợi,
+ Tổ kiểm nghiệm phõn xưởng Bao mềm, + Tổ kiểm nghiệm phõn xưởng Bao cứng, + Tổ kiểm tra nguyờn liệu.
Tuy cú nhiệm vụ chuyờn trỏch tại từng phõn xưởng nhưng khi cú yờu cầu, cỏc kiểm nghiệm viờn đều cú thể bổ sung, hoỏn đổi vị trớ và phải đảm bảo cụng việc tại vị trớ mới. Tất cả cỏc kiểm nghiệm viờn đều được lựa chọn từ những cụng nhõn cú năng lực trờn dõy chuyền và cú tay nghề kiểm nghiệm (90% kiểm nghiệm viờn đều cú trỡnh độ trung cấp, cũn lại là cụng nhõn bậc 5/6).
Như vậy, với việc tổ chức hệ thống QLCl như trờn, Cụng ty đó sắp xếp một hệ thống khỏ gọn nhẹ , loại trừ tối đa sự dụi thừa cỏc chi phớ giỏn tiếp, trong đú, Giỏm đốc trực tiếp tham gia vào nhiều hoạt động và cú trỏch nhiệm chủ đạo trong hệ thống QLCL nờn nắm bắt được tỡnh hỡnh và định hướng hoạt động được theo cỏch tối ưu.
Tuy nhiờn, tất cả cỏc đơn vị đều cú liờn quan trực tiếp hay giỏn tiếp đến chất lượng sản phẩm nờn đũi hỏi ý thức trỏch nhiệm của tất cả cỏc bộ phận. Nhưng cụng tỏc QLCL lại chủ yếu tập trung ở hai phũng QLCL và phũng KTCN cựng với việc Giỏm đốc là người quyết định cao nhất trong Cụng ty làm giảm tớnh năng động của cỏc đơn vị, khiến cho một số lónh đạo đơn vị khỏc chưa hỡnh thành được ý thức chủ động, ỷ lại vào những phũng chuyờn trỏch trong cụng tỏc QLCL. Mặt khỏc, do đặc thự tổ chức quản lớ tại Cụng ty, cỏc phõn xưởng sản xuất nhận lượng theo số lượng sản phẩm nờn người cụng nhõn chỳ trọng vào số lượng, thiếu ý thức về chất lượng. Việc kiểm tra chất lượng nhiều lỳc cũn phụ thuộc vào cỏc kiểm nghiệm viờn bộ phận chuyờn trỏch. Vỡ thế, trờn dõy chuyền sản xuất cũn phỏt sinh nhiều lỗi, gõy sai hỏng sản phẩm trờn cỏc cụng đoạn và dẫn đến sai hỏng cho thành phẩm cuối cựng.
2.2.5.2. Hệ thống tài liệu
Cỏc tài liệu của HTQLCL của Cụng ty gồm: - Sổ tay chất lượng.
- Cỏc quy trỡnh và quỏ trỡnh theo yờu cầu của tiờu chuẩn ISO 9001:2000. - Cỏc hướng dẫn.
- Cỏc biểu mẫu.
- Cỏc tài liệu cần thiết để đảm bảo cho việc hoạch định, tỏc nghiệp và kiểm soỏt cú hiệu lực trong việc thực hiện cỏc quy trỡnh, quỏ trỡnh.
- Cỏc hồ sơ chất lượng.
Văn bản của HTQLCL của Cụng ty được sắp xếp theo sơ đồ sau:
+ Tài liệu tầng 1: Sổ tay chất lượng xỏc định chớnh sỏch chất lượng, mục tiờu chất lượng, và cơ cấu tổ chức quản lý chất lượng; cỏc cụng việc cần làm để đỏp ứng cỏc yờu cầu theo tiờu chuẩn ISO 9001:2000.
+ Tài liệu tầng 2: Cỏc qui trỡnh và quỏ trỡnh của cỏc cụng việc trong nhà mỏy. Cỏc qui trỡnh nờu rừ: ai làm, khi nào, làm ở đõu, phương tiện gỡ, làm theo hướng dẫn nào?
Tầng 1: Sổ tay chất lượng
Tầng 2: Cỏc quy trỡnh, quỏ trỡnh
+ Tài liệu tầng 3: Cỏc hướng dẫn chỉ rừ cỏch thức tiến hành một cụng việc cụ thể. + Cỏc biểu mẫu để thống nhất cỏch ghi chộp, để phõn loại và quản lý.
Kiểm soỏt hồ sơ:
+ Hồ sơ chất lượng của nhà mỏy được lưu giữ để chứng tỏ sự phự hợp với cỏc yờu cầu và hoạt động cú hiệu quả của hệ thống QLCL.
+ Hồ sơ chất lượng đảm bảo dễ đọc, dễ tra cứu, dễ nhận biết và truy cập. + Hồ sơ chất lượng của nhà mỏy đảm bảo được lưu giữ, bảo vệ, phục hồi, được phõn loại và qui định thời gian lưu giữ và phương thức huỷ hồ sơ.