- Bộ mỏy quản trị cỏc phõn xưởng
3.2.4.Thiết lập hệ thống tớnh chi phớ chất lượng tại Cụng ty
• Cơ sỏ lớ thuyết
Hệ thống tớnh chi phớ chất lượng giỳp cung cấp số liệu cụ thể để đỏnh giỏ hiệu quả trong việc nõng cao chất lượng một cỏch toàn diện và rừ nột nhất. Đú cũng là xu hướng mà nhiều hệ thống Quản lớ chất lượng tiờn tiến đang tiến đến ỏp dụng. Tại Cụng ty, kể từ khi ỏp dụng hệ thống ISO 9001:2000 đến nay, cụng tỏc tớnh toỏn chi
phớ chất lượng hầu như chưa được thực hiện. Hầu hết cỏc chi phớ liờn quan đến chất lượng chưa được thống kờ hết một cỏch rừ ràng, chi tiết qua từng thỏng, quớ, năm như: chi phớ kiểm tra, chi phớ khắc phục sai sút, chi phớ sửa chữa văn bản khụng phự hợp,...Cụng ty mới chỉ tớnh được những chi phớ trực tiếp như: chi phớ tiền lương cho cỏn bộ chất lượng, chi phớ đào tạo cho quản lớ chất lượng, ....Do đú chưa cú số liệu cụ thể để đỏnh giỏ chớnh xỏc hiệu quả kinh tế mang lại từ việc thực hiện hệ thống ISO qua cỏc kỡ sản xuất kinh doanh. Hiện mới chỉ theo dừi hiệu quả qua cỏc chỉ tiờu: doanh thu, số hàng bỏn bị trả lại, tiết kiệm nguyờn vật liệu, số lỗi sản phẩm thành phẩm,... Bởi vậy, trong thời gian tới để ỏp dụng và duy trỡ, cải tiến và khụng ngừng nõng cao hiệu quả của hệ thống quản lớ chất lượng, ban Lónh đạo Cụng ty cần đẩy mạnh, hoàn thiện cụng tỏc tớnh chi phớ chất lượng một cỏch chớnh quy, chuyờn nghiệp.
• Phương phỏp thực hiện
Quỏ trỡnh tớnh chi phớ chất lượng được thực hiện theo sơ đồ sau:
Hỡnh 5: Quỏ trỡnh phỏt sinh chi phớ chất lượng
Sử dụng phương phỏp tớnh chi phớ theo điểm để xỏc định chi phớ chất lượng phỏt sinh, cụng việc tớnh chi phớ chất lượng là bước thứ hai sau khi đó tớnh toỏn chi phớ theo loại. Cỏn bộ chất lượng sẽ xem xột và hỡnh thành cỏc điểm chi phớ chất lượng sau đú tập hợp cỏc loại chi phớ chung của phũng vào cỏc điểm thớch hợp, rồi mới tỡm cỏch phõn bổ chi phớ cho từng điểm chi phớ chất lượng. Theo đú, cỏn bộ QLCL sẽ đỏnh giỏ hiệu quả từng điểm chi phớ và cỏch thức tập hợp cỏc chi phớ diễn ra như sau:
- Tớnh cỏc chi phớ cú liờn quan đến chi phớ chất lượng sản phẩm như: chi phớ sai hỏng đó đưa vào ngõn sỏch; chi phớ của sai hỏng ngoài kế hoạch (như là : chi phớ bảo quản hồ sơ, chi phớ cho việc làm lại,....); chi phớ thuộc bộ phận sản xuất: chi phớ sản phẩm hỏng, lỗi, chi phớ nguyờn vật liệu sai qui cỏch,...; chi phớ thuộc về bỏn hàng như: chi phớ vố chất lượng dịch vụ giao hàng do chậm trễ tiến độ chuẩn bị hồ sơ làm mất
Phỏt hiện cỏc yếu tố chi phớ chất lượng Thu thập cỏc dữ liệu về chi phớ chất lượng Tớnh cỏc chi phớ liờn quan đến quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh
Hỡnh thành chi phớ chất lượng
khỏch hàng,....; Chi phớ sai hỏng bờn ngoài: khi sản phẩm dịch vụ khụng đủ điều kiện tiờu chuẩn chất lượng, bị khỏch hàng phàn nàn, trả lại hàng, đũi bồi thường, ...và khú lượng húa hơn đú là chi phớ thiệt hại về uy tớn, thương hiệu Cụng ty.
- Phõn bổ chi phớ chất lượng theo cỏc điểm đó xỏc định được trong quỏ trỡnh tớnh phõn chia chi phớ để tổng hợp được chi phớ chung về QLCL.
- Liệt kờ tất cả cỏc loại chi phớ này thành một bản tổng kết trong thỏng, quý hoặc năm, nú sẽ được phũng QLCL phối hợp phũng TCKT xử lớ làm bỏo cỏo tổng kết chất lượng. Những chi phớ này tớnh tỷ lệ trờn tổng doanh thu, lợi nhuận của Cụng ty. Bộ phận tớnh chi phớ chất lượng kốm theo bỏo cỏo chi phớ chất lượng hàng thỏng, quớ hoặc năm đưa ra thảo luận , so sỏnh tỷ lệ phần trăm đú giữa cỏc đơn vị thực hiện. Kết luận được rỳt ra xem cỏc chi phớ ấy bỏ ra đỳng chưa, từ đú đưa ra cỏc biện phỏp cắt giảm chi phớ này, tăng phần chi phớ kia một cỏch phự hợp.
Mặt khỏc phải so sỏnh mối tương quan giữa chi phớ chất lượng và tỡnh hỡnh thực hiện kế hoạch chất lượng để thấy được hiệu quả của cụng tỏc chất lượng . Khi đó đạt được mức chất lượng cao thỡ chi phớ khụng phự hợp phải giảm. Dựa vào đú kiểm tra tớnh đung đắn của cụng tỏc chi phớ chất lượng.
•Lợi ớch từ thực hiện
Khi đó xỏc định được hệ thống tớnh chi phớ chất lượng trong Cụng ty, cỏn bộ lónh đạo sẽ xỏc định được chớnh xỏc cỏc nhõn tố ảnh hưởng và mức độ ảnh hưởng của chỳng đến chất lượng, từ đú cú cỏc quyết định kịp thời nhằm nõng cao chất lượng trong mọi hoạt động. Tiết kiệm được chi phớ chất lượng một cỏch hợp lớ gúp phần tăng hiệu quả kinh doanh của Cụng ty, nõng cao uy tớn, thương hiệu. Hơn nữa, việc lượng húa được cỏc chi phớ chất lượng một cỏch cụ thể sẽ giỳp tạo động lực làm việc theo đỳng qui trỡnh vỡ nú thể hiện rừ ràng những tỏc hại của việc khụng đảm bảo chất lượng một cỏch cụ thể nhất.