Công ty luôn có một phòng kiểm soát toàn bộ mọi hoạt động bán hàng từ khâu nhập- xuất hàng hóa, kiểm kê, bán hàng, lưu kho… Quá trình mua hàng hóa diễn ra rất phức tạp cần một sự chính xác cao nêu không sẽ gây tổn thất lớn cho Công ty. Hàng ngày, Công ty luôn phải kiểm kê, theo dõi sự biến động của hàng hóa trong ngày để bổ sung kịp thời lượng hàng hóa tiêu dùng đã gần cạn, các loại hàng hóa tồn kho, ế ẩm. Với những loại hàng hóa gần cạn, Công ty cần nhanh chóng đặt hàng kịp thời vận chuyển hàng hóa về các siêu thị, cửa hàng.
Quá trình mua hàng được thực hiện qua các giai đoạn: khai thác hàng hóa - liên hệ giao dịch - ký kết hợp đồng - giao nhận hàng hóa - quản lý hàng hóa. Đối với những loại hàng hóa bán lẻ thì được giao cho các siêu thị, cửa hàng còn đối với bán buôn thì hàng hóa được giao thẳng cho khách hàng. Các nguồn khai thác hàng hóa của Công ty phải có uy tín và chất lượng hàng hóa đảm bảo. Các nguồn này thường có quan hệ làm ăn lâu dài thông qua các hợp đồng ký kết giữa hai bên. Hàng hóa được bên bán vận chuyển đến tận kho cho Công ty. Các chi phí trong quá trình vận chuyển đều được tính vào giá thành sản phẩm.
* Định giá sản phẩm
Các loại hàng hóa nhập về Công ty đều được định giá một cách hợp lý trên cơ sở giá nhập, chi phí vận chuyển, giá của các sản phẩm cùng loại…
- Đối với giá nhập, Công ty lựa chọn các nhà phân phối lớn có uy tín, chất lượng tốt, giá cả ưu đãi trong thanh toán, khuyến mại, giao nhận…hoặc lấy hàng từ các nhà phân phối độc quyền hoăc tận nhà sản xuất. Việc làm này làm giảm giá gốc của sản phẩm, góp phần giảm giá thành sản phẩm tăng khả năng cạnh tranh của Công ty.
- Chi phí vận chuyển được tính vào giá hóa đơn hoặc tính theo giá vốn hàng bán
- Giá bán hàng hóa: được tính trên giá nhập, các chi phí phát sinh và giá tham khảo các sản phẩm cùng loại khác. Giá này phải là giá cạnh tranh và được người tiêu dùng chấp nhận. Sau khi tính toán được giá thành sản phẩm trưởng phòng kinh doanh phải trình bảng giá thành sản phẩm lên cho Tổng giám đốc xem xét và phê duyệt. Nếu giá thành sản phẩm được chấp nhận thì giá sẽ được niêm yết trên các sản phẩm của Công ty, nếu bảng giá chưa được chấp nhận thì phòng kinh doanh lại phải nghiên cứu trình lên bảng giá mới phù hợp hơn để ban lãnh đạo xem xét. Quá trình này được tiến hành nhanh chóng ngay trong ngày làm việc đầu tiên.
* Quy trình bán hàng của Công ty
Hàng hóa sau khi được niêm yết giá sẽ được đưa tới các cửa hàng, siêu thị bán cho người tiêu dùng. Công việc của nhân viên bán hàng như sau:
- Tiếp khách: Nhân viên bán hàng phải có thái độ niềm nở, lịch thiệp chào đón khách và sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng.
- Khách hàng khi tới các điểm bán hàng của Công ty sẽ lựa chọn các hàng hóa cho mình. Các nhân viên giúp khách chọn hàng và trả lời, giải thích các câu hỏi của khách hàng hoặc đưa ra các mẫu hàng, giới thiệu khách hàng về tính năng tác dụng công dụng của hàng hoá để khách hàng có thể có thêm các thông tin để chọn lựa hàng hoá. Đồng thời, đối với những khách hàng thiếu kinh nghiệm nhân viên phải giúp khách hàng chọn lựa và đưa ra những lời khuyên bổ ích cho khách hàng.
- Bao gói tính tiền: Sau khi khách hàng đã chọn lựa xong hàng hoá thì sẽ đem hàng tới thu ngân để tính tiền. Thu ngân sẽ tính tiền và có túi đựng bằng nilông hàng hoá cẩn thận. Khách hàng ra về mang theo hàng hóa và hoá đơn thanh toán của Công ty.
- Giao hàng, kết thúc một lần bán: Khi giao hàng cho khách, thu ngân sẽ đưa cho khách hàng phiếu tính tiền ghi giá cả hàng hoá tổng tiền và cả tên Công ty, khách hàng sẽ trả tiền. Thu ngân phải có thái độ lễ phép, tỏ vẻ biết ơn khách hàng đã có sự quan tâm mua sắm tại cửa hàng, cử chỉ kết thúc việc bán hàng tác động đến ấn tượng của khách hàng đối với Công ty.
Cuối mỗi ngày bán hàng bộ phận kiểm kê sẽ phải kiểm kê hàng hóa và khóa sổ mỗi ngày. Thời gian cửa hàng, siêu thị làm việc là: buổi sáng mở cửa 7h30, đóng cửa lúc 21h. Siêu thị làm việc cả tuần. Đối với Công ty, quy trình bán hàng tại các cửa hàng, siêu thị rất đơn giản nhưng đem lại cho khách hàng sự thoải mái, dễ chịu.