5. Kết cấu của luận văn
3.3.2.Xõy dựng kế hoạch chi phớ
Xõy dựng cỏc kế hoạch phải dựa trờn cơ sở cỏc định mức chi phớ. Doanh nghiệp nờn lập ra cỏc kế hoạch chi phớ cho cả một thời kỳ hoạt động kinh doanh của mỡnh. Cỏc kế hoạch này phải được xỏc định mức chi phớ hợp lý, tựy theo từng loại chi phớ mà xỏc định cỏc mức chỉ tiờu cho từng bộ phận, từng nghiệp vụ
kinh doanh, thường xuyờn kiểm tra và chấp hành mọi định mức đú. Muốn xõy dựng được kế hoạch chi phớ thỡ doanh nghiệp phải nắm bắt được thụng tin liờn quan đến chi phớ. Xột trong quỏ trỡnh quản lý thỡ thụng tin là đầu vào quan trọng của việc ra quyết định, vỡ vậy việc ra quyết định được coi là hợp lý khi mà doanh nghiệp cú thụng tin đầy đủ, kịp thời, chớnh xỏc.
- Vỡ lẽ đú muốn kiểm soỏt được chi phớ, xõy dựng kế hoạch chi phớ, doanh nghiệp phải làm cụng việc đầu tiờn là thu thập thụng tin chi phớ, tiến hành so sỏnh với cỏc doanh nghiệp tương đồng.
- Tiếp theo là phải tiến hành dự bỏo doanh thu.
Trong bước này sẽ phải xỏc định, đỏnh giỏ và ước lượng những nhõn tố chủ chốt tỏc động đến doanh thu của doanh nghiệp:
Số lượng khỏch hàng, số lượng hàng bỏn
Giỏ ỏp dụng với mỗi khỏch hàng, mỗi đơn vị sản phẩm Doanh thu bỡnh quõn mỗi khỏch hàng
Chiết khấu cho cỏc kờnh phõn phối Mức độ thõm nhập thị trường Mức độ phản hồi từ thị trường Tỉ lệ khỏch hàng ra đi Tỉ lệ tăng trưởng Sản phẩm/Dịch vụ mới Ngoài ra cũng cần xem xột đến:
Thời điểm tung ra sản phẩm/dịch vụ. Tỉ lệ tăng trưởng trong năm.
Tớnh thời vụ.
Thời điểm cú thể nhận được đơn đặt hàng.
- Bước tiếp theo là xõy dựng cỏc định mức hiệu quả chi phớ. Muốn xõy dựng kế hoạch chi phớ hiệu quả nhất thỡ một cụng việc hết sức quan trọng mà nhà quản lý khụng thể bỏ qua là xõy dựng cỏc định mức hiệu quả chi phớ, cần xỏc định khoản nào cần chi rồi hướng cỏc khoản chi đú tới chi phớ mong muốn.
1. Xõy dựng định mức.
Đõy là cụng việc rất khú khăn đũi hỏi mức độ lượng húa cao để doanh nghiệp cú căn cứ phõn tớch đỏnh giỏ cỏc khoản chi phớ. Cần phải xõy dựng hai loại định mức cơ bản đú là định mức giỏ và định mức lượng.
Định mức giỏ
Được xỏc định bằng cỏch cộng tổng cỏc chi phớ liờn quan lại. Khi cần xõy dựng định mức giỏ về nguyờn vật liệu chỳng ta sẽ cộng cỏc chi phớ liờn quan đến mua nguyờn vật liệu và xem xột mối quan hệ với nguồn vốn của chỳng ta, vốn sản phẩm. Trong một thị trường mà cú nhiều nhà cung cấp chỳng ta sẽ xỏc định giỏ nguyờn vật liệu nào là hợp lý nhất.
Vớ dụ như một suất ăn theo thực đơn đỏm cưới của nhà hàng Hương Cảng với giỏ trung bỡnh từ 140.000 đ – 260.000 đ thỡ trong đú giỏ của tổng nguyờn vật liệu để tạo nờn một suất ăn chỉ được phộp từ 100.000đ – 220.000đ và theo đú sẽ xỏc định giỏ của nguyờn vật liệu nào là hợp lý… Thụng thường định mức giỏ phụ thuộc vào thị trường và ớt ảnh hưởng của nhà quản lý.
Cũng như vậy với tiền lương cũng cú giỏ trị cụ thể vỡ thế cần cú định mức lương. Tiền lương và cỏc khoản chi lương liờn quan đến lao động được cộng lại hỡnh thành định mức lương. Cần phải xem xột cụng đoạn sản xuất cụ thể, sản phẩm cụ thể thỡ cần loại lao động ứng với mức lương nào. Vớ dụ nhõn viờn của bộ phận bếp cụng việc vất vả hơn, cường độ làm việc lớn hơn so với nhõn viờn bàn, cỏc yờu cầu về trỡnh độ tay nghề cũng cao hơn hẳn nờn mức lương trung bỡnh của nhõn viờn thuộc bộ phận bếp (3 triệu đồng/người/thỏng) cao hơn của nhõn viờn phục vụ bàn (1,5 triệu đồng/người/thỏng).
Đõy là những định mức mang tớnh thực tế, vỡ chỳng cho phộp sai lệch ở mức độ chấp nhận được khi thực hiện.
Định mức lượng
Đú là việc xỏc định cụ thể những số lượng cụ thể về nguyờn vật liệu, thời gian hao phớ lao động xó hội cần thiết mà doanh nghiệp sử dụng.
Định mức lượng phụ thuộc nhiều vào sự chủ động của doanh nghiệp thay vỡ yếu tố thị trường.
2. Phõn tớch biến động chi phớ xung quanh định mức hiệu quả.
Xuất phỏt từ sự biến động của lợi nhuận doanh nghiệp, nhà quản lý sẽ nhận thấy sự biến động của chi phớ. Biến động cú thể là bất lợi nếu chi phớ thực sự lớn hơn chi phớ định mức và sẽ cú lợi nếu chi phớ thực sự nhỏ hơn chi phớ định mức. Nhưng dự là cú lợi hay bất lợi thỡ điều quan trọng với nhà quản lý là phải hiểu sự biến động đú, xem xột nguyờn nhõn sõu xa của sự biến động để cú những quyết định đỳng đắn tiếp theo. Muốn làm điều đú nhà quản lý cần phải phõn tớch sự biến động chi phớ.
Theo như phõn tớch ở chương 2 ta thấy rằng trong kỳ kinh doanh vừa qua tổng chi phớ của doanh nghiệp tăng. Sau khi xem xột kỹ cỏc số liệu ta thấy rằng chi phớ nguyờn vật liệu chiếm tỷ trọng tăng lớn nhất trong tổng số chi phớ. Nhà quản lý cần phải trả lời cõu hỏi tại sao chi phớ lại tăng lờn? Do yếu tố khỏch quan (giỏ cả nguyờn vật liệu tăng lờn), hay do yếu tố chủ quan. Đú chỉ là một yếu tố biến động về chi phớ nhưng khi chi phớ biến đổi thỡ cú thể do tập hợp cỏc chi phớ khỏc nhau như chi phớ nhõn cụng, chi phớ nguyờn vật liệu, chi phớ khấu hao TSCĐ… Và để phõn tớch sự biến động một cỏch chi tiết theo một phương phỏp đỳng chỳng ta cú thể sử dụng “Biểu đồ biến động chi phớ” [02; 34]
Mụ hỡnh biến động lợi nhuận
Biến động lợi nhuận
Biến động chi phớ
Biến động lượng bỏn
Biến động giỏ bỏn Biến động doanh thu
Mụ hỡnh biến động chi phớ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Qua hai mụ hỡnh trờn chỳng ta chỳng ta cú thể biết cụ thể chi phớ nào biến động và do nguyờn nhõn nào, biến động chi phớ nguyờn vật liệu cú thể do giỏ tăng hoặc sử dụng nguyờn vật liệu khụng hiệu quả, cũng như vậy chi phớ lao động trực tiếp tăng cú thể do lương tăng hoặc do năng suất lao động giảm. Khi biết được nguyờn nhõn từ đõu nhà quản lý sẽ cú những biện phỏp để điều chỉnh, khắc phục.
Từ mục tiờu của doanh nghiệp đề ra như trờn là tăng doanh thu từ 20% - 30% mỗi năm và căn cứ vào cỏc bước để lập kế hoạch chi phớ, chỳng ta cú thể lập một bảng dự toỏn về chi phớ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong năm tới như sau.
Doanh thu dự kiến năm 2010: 6.000.000.000 đồng Chi phớ dự kiến năm 2010: 5.500.000.000 đồng Lợi nhuận sau thuế: 500.000.000 đồng
Biến động chi phớ Biến động chi phớ BH và QL Biến động định phớ sản xuất Biến động biến phớ sản xuất Biến động cỏc biến phớ sản xuất khỏc Biến động chi phớ NVL Biến động chi phớ nhõn cụng trực tiếp Biến động giỏ Biến động lượng sử dụng Biến động năng suất Biến động thời gian rỗi Biến động lượng
Biểu dự toỏn chi phớ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
STT Nội dung chi phớ Kế hoạch
Năm 2010 1 2 3 4 5 6 7
Chi phớ nguyờn vật liệu
Tiền lương và cỏc khoản trớch theo lương Cụng cụ, dụng cụ
Chi phớ khấu hao TSCĐ Thuế
Chi phớ dịch vụ mua ngoài Chi phớ khỏc 2.600.000.000 1.200.000.000 520.000.000 720.000.000 160.000.000 160.000.000 140.000.000 Tổng chi phớ 5.500.000.000