5. Kết cấu của luận văn
3.3. Một số giải phỏp nhằm nõng cao hiệu quả sử dụng chi phớ tại Cụng ty cổ
cổ phần khỏch sạn du lịch thƣơng mại Ngụi Sao Hải Phũng
Nền kinh tế thị trường đó tạo đà cho cỏc doanh nghiệp phỏt triển mạnh mẽ, phỏt huy được hết cỏc tiềm năng của mỡnh. Đồng thời cỏc doanh nghiệp cũng phải cạnh tranh để phỏt triển. Trong điều kiện đú cỏc doanh nghiệp làm ăn khụng thua lỗ đó là điều khú song để đứng vững trờn thị trường và kinh doanh cú hiệu quả lại càng khú hơn. Để kinh doanh cú hiệu quả trong cơ chế này, cỏc doanh nghiệp cần tỡm ra những điểm mạnh điểm yếu của mỡnh, từ đú phỏt huy những điểm mạnh và tỡm giải phỏp hạn chế những điểm yếu của mỡnh.
Tựy thuộc vào bản chất kinh doanh và tỡnh hỡnh thực tế của doanh nghiệp, ta cú thể đưa ra cỏc biện phỏp khỏc nhau nhằm tiết kiệm chi phớ. Song qua nghiờn cứu cỏc nhõn tố ảnh hưởng của chi phớ đến quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp du lịch cũng như căn cứ vào những nguyờn tắc trong quản lý chi phớ em xin đưa ra một số biện phỏp nhằm nõng cao hiệu quả sử dụng chi phớ và quản lý tốt hơn tỡnh hỡnh thực hiện chi phớ của Cụng ty.
3.3.1. Đẩy mạnh cụng tỏc nghiờn cứu thị trƣờng
Như chỳng ta đó biết, kinh doanh là một nghề khú, kết quả hoạt động kinh doanh phụ thuộc vào tài năng, trớ tuệ, sự nhạy bộn, năng động, tỏo bạo của nhà kinh doanh trước những diễn biến của nhu cầu thị trường.
Trong khi đú nhu cầu và thị hiếu của con người luụn luụn biến đổi khụng ngừng. Nếu doanh nghiệp đưa ra thị trường những sản phẩm dịch vụ khụng phự hợp với sở thớch của người tiờu dựng thỡ sẽ khụng bỏn được, hoặc bỏn với giỏ rẻ dẫn đến kinh doanh trỡ trệ thua lỗ.
Thị trường là yếu tố quan trọng ảnh hưởng tới sự tồn tại của bất cứ doanh nghiệp nào. Nú vừa là điều kiện cho cỏc doanh nghiệp phỏt triển, nú vừa loại bỏ, đào thải những doanh nghiệp làm ăn khụng cú hiệu quả. Cụng ty muốn tồn tại và phỏt triển thỡ sản phẩm dịch vụ của cụng ty phải được thị trường chấp nhận, đỏp ứng nhu cầu của khỏch hàng, bỏn chạy và cú lói.
Để làm được điều này đũi hỏi Cụng ty phải đầu tư thường xuyờn cho việc nghiờn cứu thị trường, phõn tớch những biến động của thị trường về giỏ cả, về cung cầu và những cụng nghệ mới để xem người tiờu dựng thớch sản phẩm gỡ và với những yờu cầu về chất lượng như thế nào, giỏ cả ra sao, hơn nữa cú thể nghiờn cứu để tạo ra cũng như là kớch thớch nhu cầu mới đối với những sản phẩm dịch vụ mới của doanh nghiệp. Khả năng sẽ tiờu thụ là bao nhiờu… và phải tiến hành nghiờn cứu thị trường một cỏch thường xuyờn liờn tục. Muốn vậy Cụng ty phải tổ chức một bộ phận riờng chuyờn mụn nghiờn cứu thị trường. Khi tổ chức ra bộ phận này thỡ Cụng ty phải mất một khoản chi phớ, và tốt nhất Cụng ty nờn đặt ra một khoản chi phớ định mức cho bộ phận theo năm hoặc theo quý để phục vụ cho việc nghiờn cứu thị trường của bộ phận.
Cụng việc nghiờn cứu thị trường của bộ phận nhằm phản ỏnh những sản phẩm dịch vụ của doanh nghiệp, đưa ra thị trường những sản phẩm dịch vụ thớch ứng với thị hiếu của người tiờu dựng, đồng thời nghiờn cứu giỏ cả của cỏc đối thủ cạnh tranh, giỏ cả của cỏc nguyờn liệu đầu vào để xỏc định giỏ bỏn một cỏch hợp lý hơn.
Loại thụng tin nờn được lưu giữ trong hệ thống thụng tin mà bộ phận nghiờn cứu thị trường thu thập được:
- Dữ liệu và thụng tin nội bộ:
Dữ liệu về cụng ty: Doanh số bỏn hang theo sản phẩm, loại khỏch hàng, kờnh phõn phối, giỏ cả, lợi nhuận cận biờn, lợi nhuận và chi phớ quảng bỏ sản phẩm.
Dữ liệu dự bỏo: Doanh số, cỏc thị trường mới.
Tin tức và tin đồn từ cỏc bỏo cỏo kinh doanh, cỏc thụng tin, xu hướng từ những nguồn bờn ngoài.
- Dữ liệu và thụng tin bờn ngoài:
Thụng tin thị trường: cho phộp bạn theo dừi hoạt động của mỡnh trờn thị trường. Thụng tin này tỡm hiểu về quy mụ thị trường bao gồm tiờu chuẩn chất lượng, hàng rào thuế quan.
Thụng tin về đối thủ cạnh tranh theo sản phẩm, thay đổi thị phần, giỏ cả, cỏc hoạt động quảng bỏ, nhõn sự và những bước phỏt triển mới.
Từ những thụng tin trờn doanh nghiệp sẽ xỏc định được thị trường mục tiờu của mỡnh là gỡ, đối thủ cạnh tranh của mỡnh là ai, xu hướng tiờu dựng ra sao, từ đú doanh nghiệp sẽ đầu tư đỳng chỗ, khụng đầu tư lan man gõy tổn hao về chi phớ. Khi tiết kiệm được chi phớ doanh nghiệp cú thể hạ giỏ thành sản phẩm nõng cao sức cạnh tranh trờn thị trường, tăng lợi nhuận cho cụng ty.
3.3.2. Xõy dựng kế hoạch chi phớ
Xõy dựng cỏc kế hoạch phải dựa trờn cơ sở cỏc định mức chi phớ. Doanh nghiệp nờn lập ra cỏc kế hoạch chi phớ cho cả một thời kỳ hoạt động kinh doanh của mỡnh. Cỏc kế hoạch này phải được xỏc định mức chi phớ hợp lý, tựy theo từng loại chi phớ mà xỏc định cỏc mức chỉ tiờu cho từng bộ phận, từng nghiệp vụ
kinh doanh, thường xuyờn kiểm tra và chấp hành mọi định mức đú. Muốn xõy dựng được kế hoạch chi phớ thỡ doanh nghiệp phải nắm bắt được thụng tin liờn quan đến chi phớ. Xột trong quỏ trỡnh quản lý thỡ thụng tin là đầu vào quan trọng của việc ra quyết định, vỡ vậy việc ra quyết định được coi là hợp lý khi mà doanh nghiệp cú thụng tin đầy đủ, kịp thời, chớnh xỏc.
- Vỡ lẽ đú muốn kiểm soỏt được chi phớ, xõy dựng kế hoạch chi phớ, doanh nghiệp phải làm cụng việc đầu tiờn là thu thập thụng tin chi phớ, tiến hành so sỏnh với cỏc doanh nghiệp tương đồng.
- Tiếp theo là phải tiến hành dự bỏo doanh thu.
Trong bước này sẽ phải xỏc định, đỏnh giỏ và ước lượng những nhõn tố chủ chốt tỏc động đến doanh thu của doanh nghiệp:
Số lượng khỏch hàng, số lượng hàng bỏn
Giỏ ỏp dụng với mỗi khỏch hàng, mỗi đơn vị sản phẩm Doanh thu bỡnh quõn mỗi khỏch hàng
Chiết khấu cho cỏc kờnh phõn phối Mức độ thõm nhập thị trường Mức độ phản hồi từ thị trường Tỉ lệ khỏch hàng ra đi Tỉ lệ tăng trưởng Sản phẩm/Dịch vụ mới Ngoài ra cũng cần xem xột đến:
Thời điểm tung ra sản phẩm/dịch vụ. Tỉ lệ tăng trưởng trong năm.
Tớnh thời vụ.
Thời điểm cú thể nhận được đơn đặt hàng.
- Bước tiếp theo là xõy dựng cỏc định mức hiệu quả chi phớ. Muốn xõy dựng kế hoạch chi phớ hiệu quả nhất thỡ một cụng việc hết sức quan trọng mà nhà quản lý khụng thể bỏ qua là xõy dựng cỏc định mức hiệu quả chi phớ, cần xỏc định khoản nào cần chi rồi hướng cỏc khoản chi đú tới chi phớ mong muốn.
1. Xõy dựng định mức.
Đõy là cụng việc rất khú khăn đũi hỏi mức độ lượng húa cao để doanh nghiệp cú căn cứ phõn tớch đỏnh giỏ cỏc khoản chi phớ. Cần phải xõy dựng hai loại định mức cơ bản đú là định mức giỏ và định mức lượng.
Định mức giỏ
Được xỏc định bằng cỏch cộng tổng cỏc chi phớ liờn quan lại. Khi cần xõy dựng định mức giỏ về nguyờn vật liệu chỳng ta sẽ cộng cỏc chi phớ liờn quan đến mua nguyờn vật liệu và xem xột mối quan hệ với nguồn vốn của chỳng ta, vốn sản phẩm. Trong một thị trường mà cú nhiều nhà cung cấp chỳng ta sẽ xỏc định giỏ nguyờn vật liệu nào là hợp lý nhất.
Vớ dụ như một suất ăn theo thực đơn đỏm cưới của nhà hàng Hương Cảng với giỏ trung bỡnh từ 140.000 đ – 260.000 đ thỡ trong đú giỏ của tổng nguyờn vật liệu để tạo nờn một suất ăn chỉ được phộp từ 100.000đ – 220.000đ và theo đú sẽ xỏc định giỏ của nguyờn vật liệu nào là hợp lý… Thụng thường định mức giỏ phụ thuộc vào thị trường và ớt ảnh hưởng của nhà quản lý.
Cũng như vậy với tiền lương cũng cú giỏ trị cụ thể vỡ thế cần cú định mức lương. Tiền lương và cỏc khoản chi lương liờn quan đến lao động được cộng lại hỡnh thành định mức lương. Cần phải xem xột cụng đoạn sản xuất cụ thể, sản phẩm cụ thể thỡ cần loại lao động ứng với mức lương nào. Vớ dụ nhõn viờn của bộ phận bếp cụng việc vất vả hơn, cường độ làm việc lớn hơn so với nhõn viờn bàn, cỏc yờu cầu về trỡnh độ tay nghề cũng cao hơn hẳn nờn mức lương trung bỡnh của nhõn viờn thuộc bộ phận bếp (3 triệu đồng/người/thỏng) cao hơn của nhõn viờn phục vụ bàn (1,5 triệu đồng/người/thỏng).
Đõy là những định mức mang tớnh thực tế, vỡ chỳng cho phộp sai lệch ở mức độ chấp nhận được khi thực hiện.
Định mức lượng
Đú là việc xỏc định cụ thể những số lượng cụ thể về nguyờn vật liệu, thời gian hao phớ lao động xó hội cần thiết mà doanh nghiệp sử dụng.
Định mức lượng phụ thuộc nhiều vào sự chủ động của doanh nghiệp thay vỡ yếu tố thị trường.
2. Phõn tớch biến động chi phớ xung quanh định mức hiệu quả.
Xuất phỏt từ sự biến động của lợi nhuận doanh nghiệp, nhà quản lý sẽ nhận thấy sự biến động của chi phớ. Biến động cú thể là bất lợi nếu chi phớ thực sự lớn hơn chi phớ định mức và sẽ cú lợi nếu chi phớ thực sự nhỏ hơn chi phớ định mức. Nhưng dự là cú lợi hay bất lợi thỡ điều quan trọng với nhà quản lý là phải hiểu sự biến động đú, xem xột nguyờn nhõn sõu xa của sự biến động để cú những quyết định đỳng đắn tiếp theo. Muốn làm điều đú nhà quản lý cần phải phõn tớch sự biến động chi phớ.
Theo như phõn tớch ở chương 2 ta thấy rằng trong kỳ kinh doanh vừa qua tổng chi phớ của doanh nghiệp tăng. Sau khi xem xột kỹ cỏc số liệu ta thấy rằng chi phớ nguyờn vật liệu chiếm tỷ trọng tăng lớn nhất trong tổng số chi phớ. Nhà quản lý cần phải trả lời cõu hỏi tại sao chi phớ lại tăng lờn? Do yếu tố khỏch quan (giỏ cả nguyờn vật liệu tăng lờn), hay do yếu tố chủ quan. Đú chỉ là một yếu tố biến động về chi phớ nhưng khi chi phớ biến đổi thỡ cú thể do tập hợp cỏc chi phớ khỏc nhau như chi phớ nhõn cụng, chi phớ nguyờn vật liệu, chi phớ khấu hao TSCĐ… Và để phõn tớch sự biến động một cỏch chi tiết theo một phương phỏp đỳng chỳng ta cú thể sử dụng “Biểu đồ biến động chi phớ” [02; 34]
Mụ hỡnh biến động lợi nhuận
Biến động lợi nhuận
Biến động chi phớ
Biến động lượng bỏn
Biến động giỏ bỏn Biến động doanh thu
Mụ hỡnh biến động chi phớ
Qua hai mụ hỡnh trờn chỳng ta chỳng ta cú thể biết cụ thể chi phớ nào biến động và do nguyờn nhõn nào, biến động chi phớ nguyờn vật liệu cú thể do giỏ tăng hoặc sử dụng nguyờn vật liệu khụng hiệu quả, cũng như vậy chi phớ lao động trực tiếp tăng cú thể do lương tăng hoặc do năng suất lao động giảm. Khi biết được nguyờn nhõn từ đõu nhà quản lý sẽ cú những biện phỏp để điều chỉnh, khắc phục.
Từ mục tiờu của doanh nghiệp đề ra như trờn là tăng doanh thu từ 20% - 30% mỗi năm và căn cứ vào cỏc bước để lập kế hoạch chi phớ, chỳng ta cú thể lập một bảng dự toỏn về chi phớ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong năm tới như sau.
Doanh thu dự kiến năm 2010: 6.000.000.000 đồng Chi phớ dự kiến năm 2010: 5.500.000.000 đồng Lợi nhuận sau thuế: 500.000.000 đồng
Biến động chi phớ Biến động chi phớ BH và QL Biến động định phớ sản xuất Biến động biến phớ sản xuất Biến động cỏc biến phớ sản xuất khỏc Biến động chi phớ NVL Biến động chi phớ nhõn cụng trực tiếp Biến động giỏ Biến động lượng sử dụng Biến động năng suất Biến động thời gian rỗi Biến động lượng
Biểu dự toỏn chi phớ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
STT Nội dung chi phớ Kế hoạch
Năm 2010 1 2 3 4 5 6 7
Chi phớ nguyờn vật liệu
Tiền lương và cỏc khoản trớch theo lương Cụng cụ, dụng cụ
Chi phớ khấu hao TSCĐ Thuế
Chi phớ dịch vụ mua ngoài Chi phớ khỏc 2.600.000.000 1.200.000.000 520.000.000 720.000.000 160.000.000 160.000.000 140.000.000 Tổng chi phớ 5.500.000.000
3.3.3. Phải tiết kiệm chi phớ một cỏch hợp lý
- Trước hết doanh nghiệp phải mở rộng được quy mụ kinh doanh đồng thời dựa vào cỏc dự toỏn định mức và dự toỏn chi phớ được xõy dựng để thực hành tiết kiệm. Việc tiết kiệm phải được thực hiện ở mọi khõu, mọi bộ phận kinh doanh trờn tất cả yếu tố của quỏ trỡnh kinh doanh như: lao động vật tư, tiền vốn…
- Tổ chức lao động một cỏch khoa học và hợp lý vỡ đõy là điều kiện quan trọng nhằm tăng năng suất lao động, tăng chất lượng và hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp.
Áp dụng phương thức phục vụ thớch hợp, cải thiện phương tiện và điều kiện làm việc, cho phộp giảm lượng lao động dư thừa và giảm nhẹ hao phớ sức lao động cho người lao động, giảm lao động giỏn tiếp, tăng lao động trực tiếp.Trờn cơ sở đú là điều kiện cho việc giảm tổng quỹ lương vỡ thế sẽ làm tổng mức chi phớ chung của doanh nghiệp giảm xuống. Nhưng giảm tổng quỹ lương khụng cú nghĩa là giảm tiền lương cho cỏn bộ cụng nhõn viờn, mà phải làm cho tiền lương của cỏn bộ cụng nhõn viờn tăng lờn, nhưng tốc độ tăng này phải nhỏ hơn tốc độ tăng năng suất lao động mà họ đạt được.
- Nhưng điều quan trọng và cú ý nghĩa rất lớn trong việc tổ chức quản lý lao động của doanh nghiệp để nõng cao năng suất lao động là ở chỗ biết sử dụng
yếu tố con người, biết khơi dậy tiềm năng trong mỗi con người làm cho họ gắn bú và cống hiến tài năng cho doanh nghiệp. Vỡ vậy doanh nghiệp phải thường xuyờn chăm lo đến đời sống vật chất tinh thần cho người lao động, khụng ngừng nõng cao tay nghề, nõng cao trỡnh độ chuyờn mụn, trỡnh độ kỹ thuật bằng cỏch mở cỏc lớp đào tạo, cử đi học, đi thực tế ở cỏc cụng ty khỏc… Bờn cạnh đú doanh nghiệp cần cú cơ chế tuyển dụng lao động phự hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Lựa chọn và sử dụng cú hiệu quả cỏc nguồn vốn: vốn là một trong những yếu tố cơ bản, quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào, đặc biệt là doanh nghiệp khỏch sạn du lịch vỡ trong kinh doanh khỏch sạn du lịch đũi hỏi số lượng vốn đầu tưu ban đầu vào cơ sở vật chất rất lớn. Và hơn nữa trong điều kiện hiện nay yếu tố vốn càng trở lờn quan trọng hơn, nú là nhõn tố đầu tiờn. Vỡ nếu doanh nghiệp cú nguồn vốn dồi dào thỡ cú thể mở rộng quy mụ sản xuất kinh doanh, tạo được nhiều ưu thế trờn thị trường.
- Ngày nay với sự cạnh tranh gay gắt giữa cỏc doanh nghiệp thỡ quy mụ kinh doanh luụn cần phải mở rộng và để chiếm được thị phần lớn trong doanh nghiệp dự lớn đến đõu cũng khụng thể trỏnh khỏi việc huy động vốn từ bờn ngoài. Để giảm bớt chi phớ cho việc huy động vốn, doanh nghiệp cần đẩy mạnh cụng tỏc huy động tập trung vốn bằng cỏch huy động tạm thời nguồn vốn nhàn rỗi của cỏn bộ cụng nhõn viờn trong doanh nghiệp.
- Để nõng cao hiệu quả sử dụng vốn cố định của doanh nghiệp, cần tiến hành một số biện phỏp sau:
Bố trớ lại một cỏch hợp lý cơ cấu tài sản cố định trong doanh nghiệp, thực hiện đầu tư theo chiều sõu trờn cơ sở kiểm kờ và phõn loại tài sản cố định theo từng loại, từng nguồn hỡnh thành… nắm vững thực trạng của chỳng và xỏc định khả năng sử dụng thớch hợp với nhu cầu kinh doanh.
Xõy dựng đội ngũ lao động cú tay nghề cao, cú trỡnh độ để cú thể ứng