3.2.1. Cơ cấu tổ chức
Sơ đồ 1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Nhà Máy Xi Măng An Giang
QUAN HỆ CHỈ ĐẠO – BÁO CÁO QUAN HỆ ĐỐI CHIẾU
Bộ máy tổ chức của nhà máy hiện nay khá chặt chẽ, tổ chức theo cơ cấu trực tuyến chức năng. Theo cơ cấu này, các bộ phận chức năng không có quyền ra lệnh trực tiếp cho các đơn vị sản xuất. Các bộ phận chức năng chỉ tham gia tư vấn, giúp ban giáp đốc chuẩn bị tìm ra những giải pháp tối ưu cho những vấn đề phức tạp. Quyền quyết định thuộc về người lãnh đạo cao nhất là Ban giám đốc nhà máy và mệnh lệnh được thực hiện theo đường thẳng từ trên xuống dưới hay trực tiếp ban giám đốc ra quyết định trực tiếp cho một người nào đó mà ban giám đốc thấy là cần thiết.
Cơ cấu tổ chức của nhà máy được tổ chức theo hai cấp: Cấp điều hành: Ban giám đốc
Cấp thừa hành: các phòng ban bao gồm: phòng tổ chức hành chính, phòng kế toán, phòng kế hoạch kinh doanh, phòng kiểm soát chất lượng, phân xưởng sản xuất, phân xưởng cơ điện, bộ phận công nghệ…
Cấp điều hành: gồm một giám đốc và 2 phó giám đốc
- Giám đốc nhà máy xi măng: là người đứng đầu và đại diện cho cán bộ công nhân viên toàn nhà máy, hoạch định kế hoạch sản xuất kinh doanh, hệ thống quản lý chất lượng đáp ứng các yêu cầu nêu trong tiêu chuẩn TCVN, ISO 9001:2000. Phân công trách nhiệm quyền hạn và mối quan hệ của hệ thống quản lý cho cán bộ công nhân viên. Thu nhận và cho cán bộ công nhân viên nghỉ việc theo chế độ chính sách nhà nước. Chịu trách nhiệm về tất cả các mặt hoạt động sản xuất kinh doanh trước công ty chủ quản và cấp trên. GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC KỸ THUẬT TRƯỞNG PHÒNG KIỂM SOÁT CHẤT LƯƠNG PHÓ GIÁM ĐỐC SẢN XUẤT QUẢN ĐỐC PHÂN XƯỞNG CƠ ĐIỆN TRƯỞNG PHÒNG
TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH TRƯỞNG PHÒNG KẾ TOÁN TÀI VỤ
QUẢN ĐỐC PHÂN XƯỞNG SẢNXUẤT BỘ PHẬN CÔNG NHGỆ TRƯỞNG PHÒNG KẾ HOẠCH- KINH DOANH
- Trợ giúp cho giám đốc là các phó giám đốc và kế toán trưởng gồm: + Phó giám đốc sản xuất
+ Phó giám đốc kỹ thuật + Kế toán trưởng
Cấp thừa hành: Các trưởng phó phòng điều hành trực tiếp và chịu trách nhiệm trước giám đốc.
Nhiệm vụ của các phòng ban như sau:
- Phòng tổ chức hành chánh:
Có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc, chịu trách nhiệm trước giám đốc. Điều hành về tổ chức hành chánh, lao động, tiền lương, khen thưởng trong năm. Nghiên cứu và xây dựng mục tiêu chất lượng về tổ chức hành chánh hàng năm trên cơ sở chính sách và mục tiêu chất lượng của nhà máy. Quản lý toàn bộ hồ sơ, tài liệu về tổ chức và lao động. Xây dựng kế hoạch tuyển dụng, đào tạo cán bộ công nhân viên. Chăm lo đời sống cán bộ công nhân viên, phục vụ khách giao dịch với nhà máy.
- Phòng kế hoạch kinh doanh.
Xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng tháng, quý, năm. Phân công điều động và kiểm tra việc lập kế hoạch sản xuất, kế hoạch tài vụ, tổ chức công tác cung ứng nguyên vật liệu, vật tư kỹ thuật cho sản xuất. Theo dõi các hợp đồng kinh tế, tiêu thụ sản phẩm, thống kê cập nhật chứng từ. Tham mưu cho ban giám đốc điều hành, phân công cung ứng vật tư, nguyên vật liệu đảm bảo chất lượng theo đúng quy định.
Tham mưu cho ban giám đốc lập kế hoạch và tổ chức triển khai kế hoạch kinh doanh hàng tháng, quý, năm. Lập mục tiêu chất lượng Phòng kinh doanh hàng năm trên cơ sở chính sách và mục tiêu chất lượng của nhà máy. Tổ chức tiếp thị- quảng cáo, điều tra nghiên cứu mở rộng thi trường. Phối hợp với kế toán trưởng về quản lý công nợ bán hàng.
- Phòng kế toán tài vụ.
Tổ chức công tác hạch toán kế toán, tài chính, thống kê lên bảng cân đối kế toán, theo dõi thu chi, chứng từ hợp đồng kinh tế, tiêu thụ sản phẩm. Bộ máy kế toán được tổ chức tập trung, giúp công tác quản lý tài chính được quản lý chặt chẽ. Hiện nay cơ cấu bộ máy kế toán của nhà máy gồm:
+ Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp + Kế toán chi tiết
+ Kế toán thanh toán + Thủ quỹ
Sơ đồ 2: Sơ đồ bộ máy kế toán
QUAN HỆ CHỈ ĐẠO
QUAN HỆ ĐỐI CHIẾU - Phòng kiểm soát chất lượng
Điều hành phân công và kiểm tra cán bộ công nhân viên phòng kiểm soát chất lượng thực hiện các hoạt động: lập mục tiêu chất lượng hàng năm trên cơ sở chính sách, mục tiêu chất lượng của nhà máy; lập kế hoạch và thực hiện kiểm định, hiệu chuẩn, kiểm tra….Phối hợp với phân xưởng sản xuất, phân xưởng cơ điện, kiểm tra – kiểm soát dây chuyền công nghệ theo PC Plan (quá trình sản xuất). Kiểm tra thử nghiệm xi măng thành phẩm trong suốt quá trình sản xuất theo QC Plan (chất lượng sản phẩm), nghiên cứu và thử nghiệm để tìm ra tỷ lệ phối liệu phù hợp đưa vào sản xuất. Phối hợp với phòng kế hoạch kinh doanh để thăm dò ý kiến khách hàng về chất lượng sản phẩm, xử lý các ý kiến thắc mắc, khiếu nại của khách hàng về sản phẩm, kiểm tra thử nghiệm nguyên vật liệu, vỏ bao , tấm lót, bi đạn … khi nhập kho, đánh giá nhà cung cấp, làm việc với đối tác thuê nhà máy gia công khi có yêu cầu.
- Phân xưởng cơ điện.
Điều hành, phân công và kiểm tra cán bộ công nhân phân xưởng cơ điện thực hiện công tác: quản lý, xây dựng – theo dõi kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng sửa chữa thiết bị; lập kế hoạch mua trang thiết bị, phụ tùng thay thế, gia công cấu kiện; lập kế hoạch và trang bị bảo hộ lao động cho công nhân cơ – điện và nhân viên phân xưởng; lập kế hoạch an toàn lao động vệ sinh công nghiệp, phòng chống cháy nổ, an toàn lao động trong khi ngừng máy sửa chữa.
- Bộ phận công nghệ
Điều hành, phân công cán bộ công nhân thực hiện việc quản lý, xây dựng theo dõi và có kế hoạch bảo trì sửa chữa, bảo dưỡng các dây chuyền sản xuất trong nhà máy, nghiên cứu, cải tiến và lắp đặt trang thiết bị hiện đại để phục vụ cho việc sản xuất nhằm tiết giảm chi phí. Đề xuất cải tiến công nghệ, cải tiến hệ thống quản lý chất lượng tại phân xưởng cơ – điện.
- Phân xưởng sản xuất
Lập mục tiêu chất lượng của phân xưởng sản xuất hàng năm trên cơ sở chính sách mục tiêu chất lượng của nhà máy. Điều hành, phân công và kiểm tra cán bộ công nhân viên phân xưởng sản xuất thực hiện các hoạt động: quản lý tổ chức sản xuất; sản xuất sản phẩm xi măng PCB theo kế hoạch hàng tuần, hàng tháng; theo dõi, đề nghị cấp nguyên liệu sản xuất; lập các lệnh sản xuất, các lệnh đóng bao, phiếu…. và biên bản bàn giao sản phẩm xi măng. Phối hợp với phòng kiểm soát chất lượng kiểm soát quá trình
KẾ TOÁN TRƯỞNG KẾ TOÁN THANH TOÁN KẾ TOÁN CHI TIẾT KẾ TOÁN VẬT TƯ THỦ QUỸ
sản xuất (PC Plan), kiểm soát chất lượng sản phẩm (QC Plan), kết hợp phân xưởng cơ – điện trong công tác bảo dưỡng, sữa chữa, kiểm soát tài liệu, hồ sơ… tại phân xưởng sản xuất, xử lý sản phẩm không phù hợp, khắc phục, phòng ngừa và cải tiến…
3.2.2. Tình hình cơ cấu nhân sự của nhà máy
Tổng số cán bộ công nhân viên của nhà máy tính đến ngày 32/12/2005 là 210 người, trong đó cán bộ quản lý là 32 người. Số cán bộ công nhân viên có trình độ đại học là 29 người, trình độ cao đẳng là 2 người và số cán bộ còn lại là có trình độ cấp 2 và cấp 3.
Bảng 1: Bảng Tình Hình lao động của nhà máy xi măng An Giang
ĐVT: người
TT Khoản mục Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005
1 2 3 4 5 6 7 Ban Giám Đốc Phòng tổ chức hành chính Phòng kế toán tài vụ Phòng kỷ thuật - KCS Phòng kế hoạch kinh doanh Phân xưởng sản xuất Phân xưởng cơ điện
3 14 5 10 14 157 37 3 13 5 10 22 148 29 3 9 5 13 20 129 31 Tổng cộng 240 230 210
(Nguồn: Phòng tổ chức hành chính của nhà máy xi măng An Giang)
Nhìn chung so với năm 2003 và năm 2004 thì năm 2005 tình hình nhân sự của nhà máy có sự thay đổi nhiều và giảm về số lượng. Mặc dù trong những năm qua tình hình nhân sự của nhà máy có sự thay đổi như vậy mà vẫn đáp ứng được mục tiêu hoạt động kinh doanh chung của nhà máy chủ yếu là do những đặc điểm sau:
- Lãnh đạo nhà máy xi măng An Giang định hướng các hoạt động của nhà máy theo mục đích kinh doanh và các giá trị đã xác định như: thỏa mãn nhu cầu khách hàng, kịp thời trong cung ứng cho khách hàng đạt chất lượng cao. Đồng thời lãnh đạo nhà máy xi măng An Giang cũng rất xem trọng việc theo dõi và xem xét lại các hoạt động để có thể luôn chủ động phát hiện, điều chỉnh các điểm yếu và phát huy các điểm mạnh trong sản xuất kinh doanh.
- Tổ chức bộ máy quản lý gọn nhẹ nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Phân công công việc cho người lao động theo nguyên tắc “đúng người đúng việc”.
- Mặc dù môi trường làm việc nhiều tiếng ồn và bụi nhưng nhà máy cũng đã thực hiện đầy đủ các chính sách cho người lao động như: bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm tay nạn lao động và khám sức khỏe định kỳ cho người lao động.
- Nhà máy đã không ngừng cải thiện môi trường làm việc nhằm đảm bảo sức khỏe cho người lao động, luôn luôn quan tâm đến đời sống người lao động và gia đình của họ, luôn tạo môi trường làm việc an toàn, từng bước ổn định và nâng cao đời sống vật chất cho người lao động theo sản lượng tiêu thụ của nhà máy.
3.2.3. Tình hình trả lương cho người lao động
* Tình hình thu nhập của cán bộ- công nhân viên của nhà máy xi măng An Giang.
Bảng 2: Bảng tình hình thu nhập của cán bộ công nhân viên của nhà máy xi măng An Giang từ năm 2003 - 2005
ĐVT: đồng
(Nguồn: Phòng tổ chức hành chính của nhà náy xi măng An Giang)
Nhìn chung mức lương bình quân cũng như thu nhập bình quân của một cán bộ công nhân viên của nhà máy từ năm 2003 đến năm 2005 có xu hướng tăng giảm không đều đặt biệt là năm 2005 giảm xuống rất nhiều, nguyên nhân chủ yếu là do tình hình sản xuất của nhà máy gần đây gặp nhiều khó khăn và nhà máy không thực hiện sản xuất vào ban đêm giống như những năm trước đây nên cán bộ công nhân viên của nhà máy không được hưởng phần phụ cấp làm đêm. Ngoài ra, tiền thưởng của cán bộ công nhân viên mặc dù trong năm 2004 có cao hơn năm 2003 nhưng đến năm 2005 thì số tiền thưởng cho cán bộ công nhân viên của nhà máy không còn nữa do nhà máy nhà máy áp dụng chính sách thắt chặt tài chính để tăng lợi nhuận nhằm duy trì sự tồn tại và phát triển của nhà máy.
* Hình thức trả lương cho người lao động.
- Bộ phận gián tiếp: nhà máy trả lương theo trình độ chuyên môn và chức vụ. Lương được tính căn cứ vào hệ số lương, tính ứng với ngày công 24, tiền lương điều chỉnh tối thiểu và phụ cấp chức vụ.
- Bộ phận trực tiếp: nhà máy trả lương theo số lượng sản phẩm. Lương được tính căn cứ vào đơn giá khoán cho 4 dây chuyền, hệ số lương, phụ cấp trách nhiệm và tính ứng với ngày công 24. Ngoài ra, lương còn được tính căn cứ theo số giờ làm thêm trong nhà máy.
* Tình hình sử dụng các chế độ chính sách.
Nhà máy luôn trả lương đúng với hợp đồng lao động về thời gian và số lượng. Nhìn chung, mức lương của nhà máy trả cho cán bộ công nhân viên so với mặt bằng tại An Giang là trên trung bình, nghĩa là đảm bảo cho người lao động đủ chi tiêu. Ngoài ra, còn có các chế độ ưu đãi khác:
TT Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005
1 Tổng số lao động 240 230 210
2 Tổng quỹ lương 5.109.523.000 4.924.082.000 3.977.101.484
3 Tiền thưởng 799.747.000 800.066.000 0
4 Tổng thu nhập 5.909.270.000 5.724.148.000 3.977.101.484
5 Tiền lương bình quân (người/ tháng) 1.774.140 1.784.088 1.578.215 6 Thu nhập bình quân (người/tháng) 2.051.830 2.073.967 1.578.215
- Khen thưởng định kỳ cho những cá nhân có thành tích xuất sắc trong quá trình sản xuất kinh doanh của nhà máy.
- Những cán bộ công nhân viên có thâm niên công tác đầy đủ 12 tháng thì hệ số lương được cộng thêm 0,01.
- Công nhân viên có tay nghề cao thì được hưởng mức lương tương đương với mức lương của tổ phó (được xét 6 tháng 1 lần).
- Công nhân và nhân viên có bằng đại học vào làm việc sau một năm thì được cộng 0,05 vào hệ số lương, có bằng cao đẳng thì được công 0,03 vào hệ số lương (chỉ được cộng một lần).
- Khi thay đổi công việc thì được bảo lưu lương cũ một tháng (hoặc được hưởng mức lương của công việc cao hơn).
- Hổ trợ cho người lao động khi nghỉ việc (tùy theo thâm niên công việc).
3.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mục tiêu hoạt động của nhà máy3.3.1. Chức năng 3.3.1. Chức năng
Nhà máy có chức năng vừa là đơn vị sản xuất, vừa là đơn vị phân phối
- Là đơn vị sản xuất, nhà máy sản xuất ra sản phẩm hoặc thực hiện dịch vụ cung cấp cho nhu cầu của thị trường nhằm tạo ra lợi nhuận.
- Là một đơn vị phân phối, nhà máy bán ra thị trường những sản phẩm sản xuất được hoặc cung cấp dịch vụ, đổi lại nhà máy sẽ thu về tiền hoặc các hình thức thanh toán của khách hàng.
3.3.2. Nhiệm vụ
- Nhiệm vụ của nhà máy xi măng An Giang là sản xuất và cung ứng sản phẩm xi măng cho thị trường khu vực các tỉnh phía Nam. Đây là nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và nhiệm vụ chính trị mà UBND tỉnh An Giang giao cho nhà máy.
- Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, nhà máy có nghĩa vụ đăng ký kinh doanh và kinh doanh đúng ngành nghề đã đăng ký.
- Nhà máy phải chịu trách nhiệm trước Nhà Nước về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và chịu trách nhiệm trước khách hàng, trước pháp luật về sản phẩm và dịch vụ do nhà máy thực hiện.
- Nhà máy phải xây đựng chiến lược phát triển kinh tế, kế hoạch sản xuất kinh doanh phù hợp với nhiệm vụ của UBND Tỉnh An Giang cũng như của công ty Xây Lắp An Giang giao cho và phù hợp với nhu cầu của thị trường.
- Nhà máy phải thực hiện chế độ báo cáo thống kê định kỳ theo qui định của Nhà Nước và báo cáo bất thường theo yêu cầu của đại diện chủ sở hữu.
- Nhà máy chịu sự kiểm tra của đại diện chủ sở hữu, tuân thủ các qui định về thanh tra của các cơ quan tài chính.
- Nhà máy có nghĩa vụ thực hiện đúng chế độ và các qui định về quản lý vốn, tài sản, kế toán, hạch toán, chế độ kiểm toán và các chế độ khác do Nhà Nước qui định.
- Nhà máy có nghĩa vụ nộp thuế, các khoản phải nộp ngân sách Nhà Nước theo qui định của pháp luật.
- Nhà máy còn thực hiện các qui định của Nhà Nước về bảo vệ tài nguyên, môi trường, quốc phòng và an ninh quốc gia.
3.3.3. Quyền hạn
- Nhà máy có quyền sử dụng vốn, đất đai, tài nguyên và các nguồn lực theo qui định của pháp luật để thực hiện các mục tiêu nhiệm vụ được giao.
- Nhà máy có quyền ký kết và tổ chức thực hiện các hợp đồng xuất khẩu, gia