Nhằm mở rộng hoạt động kinh doanh đối ngoại, tăng cường và nõng cao chất lượng hoạt động thanh toỏn quốc tế cho khỏch hàng, thống nhất qui trỡnh nghiệp vụ thanh toỏn quốc tế bằng TDCT. Tổng giỏm đốc NHĐT&PT Việt Nam ban hành “Qui trỡnh thanh toỏn quốc tế” trờn cơ sở ISO 9001 ỏp dụng cho toàn hệ thống( mang mó số MS: QT-TQ-02 cú hiệu lực kể từ ngày 01/09/2001)
4.1. Thanh toỏn hàng nhập khẩu
4.1.1. Kiểm tra và mở L/C
Sau khi ký kết hợp đồng ngoại thương, người nhập khẩu đến NHĐT&PT Hà Nội xin mở L/C. Người mở L/C(nếu là lần đầu đến giao dịch) phải nộp một bộ hồ sơ phỏp lý bao gồm:
− Giấy đề nghị mở L/C theo mẫu qui định của NHĐT&PT Việt Nam
− Mó số thuế XNK
− Quota nhập khẩu nếu là cỏc mặt hàng thuộc diện quản lý của Nhà nước
− Hợp đồng nhập khẩu với đối tỏc nước ngoài hoặc hợp đồng nhập uỷ thỏc. (nếu cú)
a - Thanh toỏn viờn tiếp nhận hồ sơ tiến hành kiểm tra
◊ Tớnh phỏp lý và đầy đủ của bộ hồ sơ
◊ Nội dung của đơn xin mở L/C
◊ Khả năng thanh toỏn của người mở , làm rừ cỏc văn bản như sao kờ số dư, hợp đồng tớn dụng, hợp đồng bảo lónh... chứng minh nguồn vốn thanh toỏn L/C( vốn tự cú, vốn vay Ngõn hàng, vốn cấp phỏt...)
Nếu đủ điều kiện, Thanh toỏn viờn ghi thụng bỏo chấp nhận mở L/C trong đú đề xuất mức kớ quĩ và cỏc điều kiện nếu cú trỡnh lónh đạo phũng kớ. Sau đú, Thanh toỏn viờn lập hồ sơ L/C đưa số liệu vào mỏy vi tớnh.
b - Việc mở, tu chỉnh L/C được thực hiện theo cỏc hỡnh thức sau:
◊ Việc mở L/C cú thể thực hiện bằng điện( SWIFT : mở L/C theo mẫu điện MT700, MT701, sửa đổi L/C theo mẫu điện 707, Telex : cỏc bức điện phải được kớ hiệu mật hoặc mó hoỏ, nếu bằng thư L/C phải cú đầy đủ chữ kớ uỷ quyền theo qui định trước khi gửi cho Ngõn hàng Thụng bỏo
◊ Nội dung L/C phải bảo đảm chớnh xỏc, phự hợp với đề nghị của người mở . Khi L/C đó được mở và gửi cho Ngõn hàng Thụng bỏo thỡ ngay lập tức Thanh toỏn viờn phải gửi một bản cho người mở . Thanh toỏn viờn chuyển chứng từ sang bộ phận kế toỏn để hạch toỏn kớ quĩ( nếu cú) và theo dừi ngoại bảng L/C đó mở
c - Phớ sửa đổi L/C
◊ Nếu phớ sửa đổi L/C do người hưởng lợi chịu thỡ trong điện sửa đổi phải ghi rừ phớ sửa đổi sẽ được trừ vào số tiền thanh toỏn L/C hoặc Ngõn hàng đũi phớ sửa.
◊ Thanh toỏn viờn phải ghi vào hồ sơ theo dừi L/C cỏc khoản phớ phải đũi và đó đũi Ngõn hàng nước ngoài
Trong thời gian hiệu lực của L/C, Thanh toỏn viờn theo dừi và xử lý nghiệp vụ:
◊ Thực hiện cỏc tu chỉnh L/C theo đề nghị của người mở khi cú sự đồng ý của cỏc bờn, lưu ý những tu chỉnh cú liờn quan đến việc tăng giảm số tiền và thay đổi mặt hàng.
◊ Nếu nhõn được yờu cầu huỷ L/C của người mở thỡ điện cho Ngõn hàng Thụng bỏo và theo dừi trả lời của Ngõn hàng nước ngoài. Khi cú điện trả lời đồng ý huỷ L/C, Thanh toỏn viờn làm thủ tục tất toỏn L/C và thụng bỏo cho người mở .
◊ Trường hợp Ngõn hàng Thụng bỏo yờu cầu hủy L/C thỡ Thanh toỏn viờn phải thụng bỏo ngay cho người mở L/C biết để cú ý kiến xử lý. Khi nhận được sự đồng ý của người mở thỡ Thanh toỏn viờn thụng bỏo ngay cho Ngõn hàng nước ngoài biết và làm thủ tục tất toỏn L/C
4.1.3. Thanh toỏn L/C
Thanh toỏn viờn L/C tiếp nhận kiểm tra chứng từ và giao chứng từ cho người mở , tiến hành thanh toỏn:
a - Trường hợp L/C cho phộp đũi tiền bằng bộ chứng từ :
◊ Nếu chứng từ phự hợp với cỏc điều khoản và điều kiện của L/C. Thanh toỏn viờn lập thụng bỏo yờu cầu người mở chuyển tiền vào tài khoản kớ quĩ(Nếu kĩ quĩ chưa đủ) theo mẫu thụng bỏo nộp tiền vào tài khoản. Khi tài khoản kớ quĩ đủ số dư thanh toỏn, Thanh toỏn viờn làm thủ tục kớ hậu vận đơn( nếu vận đơn được lập theo lệnh của NHĐT&PT Hà Nội và giao chứng từ cho người mở ), thực hiện thanh toỏn cho nước ngoài theo mẫu điện MT202, MT203 và thụng bỏo cho Ngõn hàng nước ngoài biết việc thực hiện thanh toỏn(MT756, MT799).
◊ Nếu chứng từ khụng phự hợp với cỏc điều kiện và điều khoản của L/C thỡ Thanh toỏn viờn phải thụng bỏo ngay cho người mở biết những điểm bất
đồng( mẫu thụng bỏo kiểm tra chứng từ ), yờu cầu người mở phải cú ý kiến chấp nhận hay từ chối thanh toỏn. Đồng thời Thanh toỏn viờn điện bỏo cho Ngõn hàng thụng bỏo biết những bất đồng này( sử dụng điện MT799, MT734 hoặc MT999). Việc thụng bỏo bất đồng chứng từ phải được thực hiện trong vũng 7 ngày làm việc của Ngõn hàng kể từ ngày nhận được bộ chứng từ. Quỏ 7 ngày núi trờn thỡ Ngõn hàng khụng cú quyền từ chối bộ chứng từ.
◊ Nếu người mở chấp nhận thanh toỏn thỡ thực hiện như phần trờn.
◊ Nếu người mở khụng chấp nhận hoặc một phần trị giỏ bộ chứng từ thỡ Thanh toỏn viờn phải thụng bỏo ngay cho Ngõn hàng gửi chứng từ biết, sử dụng mẫu điện MT734, MT799 và MT999 cú mó chờ xử lý. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
◊ Trường hợp Ngõn hàng nước ngoài chấp nhận thanh toỏn một phần giỏ trị L/C thỡ Thanh toỏn viờn thực hiện theo chỉ dẫn đú.
◊ Khi kết thỳc giao dịch Thanh toỏn viờn làm thủ tục tất toỏn theo qui định chung, chuyển chứng từ sang kế toỏn hạch toỏn.
b - Trường hợp L/C cho phộp đũi tiền bằng điện
◊ Khi nhận được điện đũi tiềnc Ngõn hàng nước ngoài MT742, MT754 hoặc Telex đó kiểm tra mó khoỏ, Thanh toỏn viờn thực hiện: lập thụng bỏo yờu cầu người mở chuyển tiền vào tài khoản kớ quĩ( nếu kớ quĩ thiếu)
◊ Khi cú đủ tiền trờn tài khoản lập điện MT202, MT203 chuyển tiền thanh toỏn, đồng thời lập điện MT756, MT799 thụng bỏo đó thanh toỏn điện đũi tiền, lệnh chi được duyệt.
◊ Khi nhận được chứng từ giao hàng, mặc dự đó thanh toỏn theo điện đũi tiền nhưng Thanh toỏn viờn vẫn phải kiểm tra chứng từ. Nếu phỏt hiện sai sút của chứng từ, Thanh toỏn viờn lập tức thụng bỏo cho người mở biết theo “ thụng bỏo kiểm tra chứng từ” lập điện MT734, MT799 hoặc MT999 cú mó
thụng bỏo cho Ngõn hàng chuyển chứng từ. Trong thụng bỏo phải ghi rừ bất đồng và gửi những chứng từ cần thiết.
◊ Nếu người mở L/C khụng chấp nhận chứng từ, Thanh toỏn viờn sẽ yờu cầu Ngõn hàng nước ngoài hoàn lại số tiền đó thanh toỏn và cỏc phớ theo thụng lệ quốc tế.
*Đối với L/C trả chậm sau khi kiểm tra chứng từ thấy phự hợp với cỏc điều kiện và điều khoản trong L/C, Thanh toỏn viờn sẽ :
◊ Kớ hậu vận đơn trờn cơ sở cam kết thanh toỏn của khỏch hàng
◊ Thanh toỏn viờn phải lập điện chấp nhận hối phiếu hoặc ký chấp nhận hối phiếu gửi chứng từ
◊ Trước hạn thanh toỏn 15 ngày, Thanh toỏn viờn gửi thụng bỏo nộp tiền vào tài khoản nhắc khỏch hàng chuyển tiền vào tài khoản kớ quĩ để thanh toỏn dài hạn. Nếu 03 ngày trước khi đến hạn thanh toỏn mà người Mua khụng cú đủ khả năng thanh toỏn thỡ Thanh toỏn viờn phải bỏo cỏo lónh đạo kịp thời xử lý.
c - Trường hợp người Mua yờu cầu NHĐT&PT Hà Nội phỏt hành bảo lónh nhận hàng khụng cú vận đơn hoặc ký hậu vận đơn để nhận hàng khi bộ chứng từ gốc chưa gửi về Ngõn hàng. Thanh toỏn viờn kiểm tra cỏc chứng từ phỏp lớ theo qui chế chung số 30/1998 ngày 06/04/1998 tài khoản kớ quĩ L/C, chỉ thực hiện kớ hậu vận đơn hoặc phỏt hành bảo lónh khi tài khoản kớ quĩ đủ số dư thanh toỏn(L/C trả ngay)
◊ Văn bản cú giỏ trị phỏp lớ do giỏm đốc đơn vị nhập khẩu kớ đúng dấu cam kết chấp nhận trả tiền hoặc hối phiếu ngay cả khi bộ chứng từ bất đồng.
◊ Điện bỏo giao hàng của người xuất khẩu hoặc giấy bỏo giao hàng của cơ quan đại lý bảo lónh hàng hải nhập hàng
Sau đú thực hiện phỏt hành bảo lónh khi khoản kớ quĩ đủ số dư thanh toỏn. Thanh toỏn viờn thu thủ tục phớ theo biểu phớ hiện hành của NHĐT&PT Hà Nội gửi chứng từ sang kế toỏn.
4.2. Thanh toỏn hàng xuất khẩu
4.2.1. Thụng bỏo thư tớn dụng , thụng bỏo sửa đổi thư tớn dụng.
◊ Khi nhận được L/C hoặc cỏc sửa đổi L/C đó được kiểm tra tớnh xỏc thực (Mó SWIFT đỳng với mẫu điện MT700, MT701, MT707 hoặc xỏc nhận mó khoỏ đỳng nếu chuyển bằng thư từ Ngõn hàng mở L/C, Thanh toỏn viờn cú trỏch nhiệm thụng bỏo nguyờn văn L/C hoặc cỏc sửa đổi L/C
◊ Khi nhận được L/C hoặc cỏc sửa đổi L/C chưa kiểm tra tớnh xỏc thực Thanh toỏn viờn phải thụng bỏo ngay cho Ngõn hàng mở L/C biết nhưng chưa thụng bỏo cho khỏch hàng( người hưởng lợi).
◊ Trường hợp từ chối thụng bỏo L/C Thanh toỏn viờn phải thụng bỏo cho Ngõn hàng biết. NHĐT&PT Hà Nội khụng thụng bỏo sửa L/C nếu NHĐT&PT Hà Nội khụng phải là Ngõn hàng Thụng bỏo L/C gốc.
◊ Trường hợp đó thực hiện thụng bỏo L/C sửa đổi nếu cú xỏc nhận bằng văn bản gửi đến thỡ xỏc nhận đú khụng cú giỏ trị, NHĐT&PT Hà Nội khụng cú trỏch nhiệm kiểm tra nội dung của cỏc văn bản xỏc nhận đối với nội dung L/C hoặc sửa đổi L/C bằng điện
◊ Trường hợp nhận được điện từ Ngõn hàng đại lớ ghi “ cỏc chi tiết gửi sau” hoặc cỏc cõu cú nội dung tương tự thỡ trờn thụng bỏo gửi khỏch hàng ghi rừ “ thụng bỏo sơ bộ chưa cú hiệu lực thi hành”. Khi nhận được L/C gốc hoặc sửa đổi chi tiết, Thanh toỏn viờn thực hiện thụng bỏo như trường hợp trờn
◊ Khi lập thụng bỏo L/C hoặc sửa đổi L/C, Thanh toỏn viờn đồng thời lập phiếu thu phớ. Thư thụng bỏo L/C hoặc sửa đổi L/C được lập thành hai bản, một bản lưu hồ sơ yờu cầu khỏch hàng kớ nhận vào bản lưu của Ngõn hàng.
◊ Trong trường hợp thụng bỏo L/C này kốm theo sự xỏc nhận, trờn thụng bỏo ghi rừ: “chỳng tụi thụng bỏo L/C này khụng kốm theo sự xỏc nhận của chỳng tụi”
4.2.2. Tiếp nhận, kiểm tra chứng từ đũi tiền, thanh toỏn hàng xuất
a-Tiếp nhận chứng từ
Khi nhận được thư yờu cầu thanh toỏn kốm theo chứng từ do khỏch hàng xuất trỡnh kốm theo bản L/C gốc và cỏc điều chỉnh liờn quan nếu cú, Thanh toỏn viờn phải tiến hành kiểm tra số lượng chứng từ, loại chứng từ và kớ nhận.
b-Kiểm tra chứng từ
Sau khi tiếp nhận chứng từ , Thanh toỏn viờn cú trỏch nhiệm kiểm tra chứng từ xem cú phự hợp với L/C gốc và cỏc sửa đổi kốm theo, cú phự hợp nhau khụng. Thanh toỏn viờn lập phiếu kiểm tra chứng từ ghi ý kiến của mỡnh trờn đú. Sau đú, chuyển chứng từ và phiếu kiểm tra qua kiểm soỏt viờn. Kiểm soỏt viờn lập phiếu kiểm tra và kớ chữ kớ kiểm soỏt. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
c - Sau khi kiểm tra Thanh toỏn viờn thực hiện:
◊ Ghi chộp vào hồ sơ L/C, đưa vào mỏy tớnh cỏc yếu tố qui định.
◊ Rỳt số dư trờn L/C gốc, kớ xỏc nhận số tiền đó chiết khấu từng lần vào mặt sau của L/C gốc
◊ Nếu chứng từ xuất trỡnh do Ngõn hàng khỏc thụng bỏo thỡ phải lập hồ sơ theo dừi.
Nếu cỏc chứng từ hoàn toàn phự hợp với cỏc điều khoản của L/C:
◊ Lập thư đũi tiền trong đú nờu rừ cỏc khoản của L/C cú phự hợp hay cú sai sút, chỉ thị trả tiền vào tài khoản của NHĐT&PT Hà Nội tại Ngõn hàng đại lớ, ghi chỳ những khoản phớ phải thu đối với Ngõn hàng Phỏt hành, người nhập khẩu và phải cú chữ kớ uỷ quyền.
◊ Gửi chứng từ và thư đũi tiền sang Ngõn hàng nước ngoài theo qui định của L/C.
◊ Chuyển chứng từ sang bộ phận kế toỏn để theo dừi bộ chứng từ hàng xuất gửi đi đũi tiền.
Trường hợp đũi tiền bằng điện
◊ Lập điện MT742 hoặc bằng Telex cú mó khoỏ với nội dung ghi đầy đủ theo qui định của L/C gửi sang Ngõn hàng mở. Nếu quỏ 7 ngày kể từ ngày điện đũi tiền, hoặc 15 ngày kể từ ngày chuyển chứng từ mà khụng nhận được thụng bỏo Cú hoặc ý kiến của Ngõn hàng Phỏt hành thỡ Thanh toỏn viờn phải điện nhắc Ngõn hàng Phỏt hành trả tiền.
◊ Trường hợp Ngõn hàng từ chối thanh toỏn, Thanh toỏn viờn phải xỏc định lý do nước ngoài từ chối thanh toỏn đồng thời bỏo ngay cho người hưởng lợi biết. Mặt khỏc, điện phản đối ngay việc từ chối thanh toỏn của Ngõn hàng nước ngoài nếu lý do từ chối khụng xỏc đỏng và thụng bỏo Ngõn hàng nước ngoài khụng cú quyền từ chối thanh toỏn.
◊ Nếu chứng từ khụng phự hợp với điều kiện và điều khoản của L/C, Thanh toỏn viờn thụng bỏo ngay cho người hưởng lợi biết và chờ ý kiến của khỏch hàng :
Nếu bất đồng cú thể sửa chữa được đề nghị khỏch hàng tu chỉnh ngay
Nếu bất đồng khụng thể sửa chữa được nhưng khỏch hàng khụng đồng ý với ý kiến của Ngõn hàng, Thanh toỏn viờn yờu cầu họ kớ bảo
lưu và chịu trỏch nhiệm về những điểm khụng phự hợp đú, và lập thư đũi tiền theo qui định.
Khi nhận được giấy bỏo Cú của Ngõn hàng nước ngoài, Thanh toỏn viờn thực hiện:
◊ Lập chứng từ thanh toỏn tiền hàng và thu phớ
◊ Kiểm tra, đối chiếu số tiền nhận được với hồ sơ L/C đang theo dừi. Trường hợp phỏt sinh chờnh lệch bất hợp lý, Thanh toỏn viờn phải làm điện yờu cầu bờn trả tiền làm rừ những khoản phớ phỏt sinh.
◊ Trường hợp Ngõn hàng nước ngoài thanh toỏn chậm trả căn cứ vào thời hạn và số tiền để quyết định gửi điện yờu cầu nước ngoài trả lói trả chậm.
4.2.3. Chiết khấu chứng từ hàng xuất
Khỏch hàng cú nhu cầu chiết khấu bộ chứng từ gửi tới NHĐT&PT Hà Nội bộ hồ sơ gồm:
◊ Bản gốc L/C cựng bản sửa đổi (nếu cú)
◊ Bộ chứng từ hợp lệ
◊ Đơn xin chiết khấu(4 bản theo mẫu)
◊ Hợp đồng uỷ thỏc, giấy uỷ quyền của người xuất khẩu trực tiếp( trường hợp khỏch hàng đề nghị chiết khấu khụng phải là người hưởng lợi trực tiếp.) Thanh toỏn viờn tiến hành kiểm tra bộ chứng từ và L/C, sau đú thụng bỏo cho khỏch hàng ý kiến chấp nhận hay từ chối thanh toỏn trong vũng 2 ngày làm việc.
Nếu đồng ý chiết khấu, Thanh toỏn viờn giao một bản đơn xin chiết khấu cho khỏch hàng, 2 bản giao cho kế toỏn hạch toỏn và lưu hồ sơ cựng thư gửi chứng từ đũi tiền
NHĐT&PT Hà Nội gửi bộ chứng từ sang Ngõn hàng mở L/C đũi thanh toỏn. Khi nhận được bỏo cú của Ngõn hàng nước ngoài, Ngõn hàng tiến hành lần
lượt thu số tiền đó chiết khấu, thu phớ, thu nợ khỏc(khi được uỷ quyền)chuyển trả cho khỏch hàng số tiền cũn lại. Trường hợp bỏo Cú khụng đủ thanh toỏn Ngõn hàng ghi lại số tiền đó chiết khấu, phần chờnh lệch chuyển sang tài khoản nợ quỏ hạn và thực hiện truy đũi.
Thanh toỏn viờn chuyển kế toỏn chứng từ thu phớ và thụng bỏo tất toỏn toàn bộ chứng từ hàng xuất.
Nếu quỏ 15 ngày kể từ ngày bộ chứng từ được chiết khấu theo L/C trả ngay, 2 ngày sau khi hối phiếu trả chậm đỏo hạn mà chưa nhận được tiền thanh toỏn từ Ngõn hàng nước ngoài, Thanh toỏn viờn thụng bỏo cho người hưởng lợi biết và thực hiện cỏc biện phỏp cần thiết để yờu cầu Ngõn hàng Phỏt hành thanh toỏn. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Quỏ 60 ngày kể từ ngày chiết khấu bộ chứng từ mà Ngõn hàng Mở vẫn chưa thanh toỏn, Thanh toỏn viờn tớch cực yờu cầu Ngõn hàng mở L/C thanh toỏn và yờu cầu khỏch hàng trả nợ.
7 ngày sau thời hạn chiết khấu bộ chứng từ, nếu chưa nhận được tiền chiết khấu, kế toỏn làm thủ tục chuyển số tiền chiết khấu thành nợ vay quỏ hạn, lói suất 150% mức phớ chiết khấu.
Việc thực hiện thanh toỏn theo phương thức TDCT tương đối phức tạp đũi hỏi qui trỡnh nghiệp vụ chặt chẽ, cụ thể đảm bảo thanh toỏn nhanh chúng, chớnh xỏc. Qui trỡnh nghiệp vụ thanh toỏn quốc tế do NHĐT&PT Việt Nam qui định đó