D. Tình hình sử dụng NVL vào sản xuất sảm phẩm của xí nghiệp.
3. Một số tồn tại cần cải tiến và hoàn thiện
ạ Trong sơ đồ quy trình hoạch định, xí nghiệp lập thêm hồ sơ mức độ t−ơng quan của các yếu tố đầu vàọ thực ra hồ sơ này không cần thiết lắm. và thực tế xí nghiệp cho thấy hồ sơ này có thể ghép vào với hồ sơ hoá đơn NVL, hồ sơ NVL dự trữ.
* Đầu ra: Việc xí nghiệp không áp dụng việc báo cáo nhu cầu NVL hàng ngày mà thực hiện 2 tuần một lần là ch−a hoàn toàn hợp lý. Bởi nh− thế thì mức độ cập nhật của thông tin trong hoạt động sản xuất ch−a đầy đủ. Thực tế cho thấy rằng phòng kế hoạch th−ờng phải phân tích gộp số liệu trong vòng 1 tuần, trong khi đó việc cung cầu NVL diễn ra hàng ngàỵ Đây
chính là lý do giải thích tại sao nhiều lúc NVL của xí nghiệp v−ợt hay thấp hơn mức kế hoạch trong ngắn hạn.
Do đó xí nghiệp cần áp dụng nghiệp vụ quản lý báo cáo NVL hàng ngàỵ
b. Sơ đồ hạch toán NVL đang áp dụng tại xí nghiệp.
(2)
Nh− trên: thực tế trong quá trình hoạt động sơ đồ vẫn ch−a hoàn toàn hoàn thiện. ở vị trí số 2 cần thêm báo cáo nhập xuất NVL.
Báo cáo này là nhân tố quan trọng tr−ớc khi đi đến báo cáo tài chính. Nh− đã nói ở phần trên: cán bộ phụ trách kế hoạch vật t− sau khi tiến hành
Chứng từ gốc và bảng phân bổ vật liệu Nhật ký chứng từ số 1 NKCT số 5 Số cái TK 152
Báo cáo tài chính
Thẻ và sổ kế toán cho chi tiết vật liệu
Thẻ và sổ kế toán cho chi tiết vật liệu
phân tích các số liệu báo cáo của bộ phận kế toán, cùng với cán bộ phụ trách tài chính đ−a ra quyết định tài chính hợp lý, tiết kiệm chi phí nhất.
c. Phân loại NVL
Để thuận tiện trong công tác hoạch định nhu cầu NVL xí nghiệp nên xây dựng hệ thống danh điểm vật t−. Theo ph−ơng pháp này, mỗi thứ vật liệu màng một số liệu riêng gọi là số danh điểm, mỗi số danh điểm bao gồm nhiều chữ số sắp xếp theo một thứ tự nhất định. để chỉ loại, nhóm và thứ. Muốn vậy thì doanh nghiệp phải phân loại tài khoản.
TK 1521 NVL chính TK 1522 NVL phụ TK 152 Nhiên liệu
TK 1524 Phụ tùng thay thế TK 1528 NVL khác.
Trên cơ sở đó, để quản lý tốt từng thứ, loại vật liệu trong từng nhóm. Toàn bộ các danh điểm vật liệu nêu trên sẽ đ−ợc thể hiện trên sổ danh điểm vật liệụ Điều này có ý nghĩa rất quan trọng trong quản lý và hạch toán trên máy vi tính nh− tình hình hiện nay của xí nghiệp.
Mẫu số danh điểm vật t−.
Ký hiệu
Nhóm vật liệu Danh điểm vật liệu
Tên nhãn hiệu NVL Đơn vị Đơn giá Ghi chú 1 2 3 4 5 6 1521 Nguyên vật liệu chính 1521 - 01 Phôi 100 x 100 Kg 1521 - 02 Phôi 85 x 85 Kg 1521 - 03 Phôi 60 x 60 Kg
1521 - 04 Phôi 65 x 65 Kg 1522 Nguyên vật liệu phụ 1522 - 01 Trục hàn Kg 1522 - 02 Giấy giáp Kg 1522 - 03 Dây thép buộc Kg 1522 - 04 Dây chì Kg 1522 - 05 Bột sa mốt Kg 1522 - 06 N−ớc thuỷ tinh Kg 1522 - 07 Thép V6 Kg 1523 1523 - 01 Mỡ YC2 Kg 1523 - 02 Dầu diexen Lít 1523 - 03 Củi khô Kg 1523 - 04 Than cục Kg 1524 Phụ tùng thay thế 1522 - 01 Trục cáp Kg
1522 - 02 Chổi than Cái
1522 - 03 Bu lông Cái
1522 - 04 Máy khoan Cái
1522 - 05 Dây culoa Sợi
1528 NVL khác
1522 - 01 ống sứ Cái
1522 - 02 ống nhựa Cái
1522 - 03 Cút nhựa Cái
d. Việc áp dụng máy vi tính vào công tác hoạch định nhu cầu NVL
Để việc tiến hành hoạch định tốt hơn nữa, xí nghiệp nên chú trọng hơn tới hệ thống máy vi tính sẵn có. Số l−ợng máy vi tính nhìn chung là khá đầy đủ các ch−ơng trình máy tính t−ơng đối cập nhật.
Cụ thể xí nghiệp, đặc biệt là phòng kế hoạch cần thiết phòng kế toán tổng hợp trong quá trình hạch toán nhu cầu trên máỵ
Dùng phần mềm “lioness” phân tích các b−ớc trong quá trình hoạch định. Với việc xây dựng lịch trình sản xuất, xác định kết cấu sảm phẩm, thời gian lắp ráp một cách cụ thể chi tiết. Từ đó xác định nhu cầu đặt hàng. Phòng kế hoạch sau khi đ−a ra nhu cầu cụ thể từ việc phân tích có thể dùng ch−ơng trình "Metastock" hay “Omni stock” để hoạch định nhu cầụ Tuy là ch−ơng trình phân tích đầu t− chứng khoán nh−ng nền tảng cơ bản của nó vẫn tập trung vào khả năng cung và cầu của hàng hoá.
Cuối cùng có thể dùng “Power point” để thực hiện một trình duyệt phân tích báo cáo tr−ớc lãnh đạọ
Hiện nay xí nghiệp mới dùng mạng “lanscape” mạng thông tin nội bộ trong xí nghiệp cũng nh− toàn Công tỵ
Nếu có thể, xí nghiệp có thể vào mạng toàn cầu bởi những thông tin trên mạng là trực tuyến và rất quan trọng đối với xí nghiệp, đặc biệt là th−ơng hiệu và sảm phẩm. Điều này cũng quan trọng hơn khi ta đ−ợc chứng kiến hai đợt hội chợ tháng 3 và 4 năm 2003: Hội chợ hàng Việt Nam chất l−ợng cao và Hội chợ Expo 2003.
IỊ Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hoạch định nhu cầu NVL tại xí nghiệp.