• Về công tác phối hợp:
- Các văn bản pháp quy do nội bộ đơn vị ban hành cơ bản đúng theo quy định của nhà nước, nhưng vận dụng thực tế với quy trình chưa đạt yêu cầu sự phối hợp giữa các phòng ban không đồng bộ vì nhân lực thiếu, trình độ quản lý không đúng tầm, bổ cứu kiến thức cho nhân viên không kịp thời.
Ví dụ: Thiết bị về kho nhưng bộ phận đầu tư mua sắm không thông báo kịp thời
cho các bộ phận có liên quan để làm công tác chuẩn bị mặt bằng kho bãi; phương tiện công cụ dụng cụ đáp ứng kịp thời tránh hư hỏng do yếu tố khách quan tác động như thời tiết mùa mưa bão, vật tư thiết bị không cho phép để ngoài trời.
- Do vậy công tác phối hợp là một vấn đề quan trọng giảm thời gian chuyển vật tư thiết bị vào kho trước lúc tiến hành KCS. Hơn nữa để các phòng ban liên quan chủ động lập kế hoạch điều hành dứt điều theo đầu việc.
Yêu cầu:
- Bộ phận đầu tư mua sắm thông báo trước cho các phòng ban liên quan trước 1 tuần để làm công tác chuẩn bị thông qua hội nghị giao ban tuần
- Các phòng ban liên quan lập kế hoạch tuần, bố trí nhân sự giao trách nhiệm cụ thể về công tác phối hợp. tránh chồng chéo ảnh hưởng tiến độ chung.
• Về công tác KCS đầu vào:
- Tất cả các vật tư thiết bị mua sắm buộc phòng KCS chủ trì tổ chức kiểm tra đánh giá, báo cáo kết quả để cụ thể để lập kế hoạch nghiệm thu.
- Đối với thiết bị hệ thống đồng bộ do các Công ty, Trung tâm (Giám đốc đơn vị ký hợp đồng với đối tác) KCS đơn vị tự tổ chức thực hiện việc kiểm tra đánh giá chất lượng, nghiệm thu và chịu trách nhiệm về chất lượng thiết bị hệ thống đã kiểm tra.
- Quy định về thời gian thực hiện:
- Gửi phiếu yêu cầu chậm nhất trước 5 ngày hàng hóa về kho.
- Hàng tuần vào ngày thứ 6 đơn vị yêu cầu gửi kế hoạch dự kiến kiểm tra thiết bị hệ thống bằng bản mềm cho phòng KCS để lập kế hoạch cụ thể tiến độ.
• Yêu cầu các loại giấy tờ liên quan:
+ Hợp đồng.
+ Chỉ tiêu kỹ thuật (đi theo hợp đồng).
+ Packing List (nếu có).
- Trong trường hợp không có hợp đồng, đơn vị yêu cầu kiểm tra làm công văn xin ý kiến chỉ đạo của ban giám đốc để giải quyết công việc.
- Đối với các hàng hoá chưa được kiểm tra, đơn vị sử dụng cần đưa ngay vào mạng lưới để khai thác sử dụng theo tiến độ sản xuất kinh doanh, phải được sự cho phép bằng văn bản của ban giám đốc.
- Thời gian thực hiện: KCS đơn vị sẽ thông báo thời gian kiểm tra hàng hóa cho đơn vị yêu cầu trong thời gian không quá 2 ngày làm việc kể từ ngày nhận được phiếu yêu cầu kiểm tra.
• Công tác đào tạo: Tổ chức tập huấn các lớp bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ KCS
trước mắt đào tạo nội bộ. đồng thời liên hệ với các trường trong và ngoài nước cử những Đồng chí hội đủ điều kiện cho đi học nhằm nâng cao vai trò nghiệp vụ của KCS đây là một trong những vấn đề cốt lõi để xay dựng thương hiệu doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường.
• Về công tác nhập kho lên hệ thống phần mềm quản lý:
Vận dụng công nghệ thông tin để quản lý vật tư thiết bị hàng hóa đầu vào hiện nay các doanh nghiệp luôn quan tâm hàng đầu. nhưng vấn đề thực hiện theo nguyên tắc theo quy trình cơ bản buộc phải tuân thủ do vậy tất cả mọi thành viên trong đơn vị phải nhất quán về công tác quản lý vật tư thiết bị hàng hóa đầu vào. Như phần đành giá nhược điểm về quy trình xuất nhập đã được đề cập liên quan trực tiếp công tác quản lý. Để thực hiện tốt vấn đề này theo tôi yếu tố cần và đủ phải như:
Trước khi nhập vật tư thiết bị lên hệ thống nhân viên quản lý kho (bộ phận chuyên viết phiếu nhập xuất tại khối văn phòng) phải kiểm tra so sánh chi tiết đối chiếu các loại giấy tờ sau:
- Biên bản bàn giao 3 bên giữa thủ kho; phòng đầu tư và đối tác. - Phiếu kiểm tra đành giá chất lượng của ban KCS.
- Packinglist; invoi; hợp đồng; hóa đơn.
- Phiếu yêu cầu nhập kho được Giám đốc hoặc phó giám đốc chuyên trách phê duyệt.
Thời gian thực hiện:
Phòng đầu tư cung cấp đầy các loại chứng từ thôncầu.g báo hàng về.
Sau 24 giờ vật tư thiết bị đã KCS xong phòng đầu tư phải hoàn thiện phiếu yêu cầu nhập kho trên phần mềm quản lý vật tư thiết bị.
Sau 24 giờ nhân viên quản lý kho buộc phải thực nhập trên hệ thống để xuất triển khai cho các đơn vị có nhu cầu.
Tất cả các phiếu nhập kho phải có đầy đủ chữ ký các phòng ban cá nhanan được giao nhiệm vụ theo biểu mẫu.
- Trường hợp vật tư thiết bị hàng hoá nhập kho bị hao hụt mất mát, thiếu hụt so với số lượng hàng ghi trong chứng từ vận chuyển về thì chỉ được nhập kho theo số lượng thực tế. Bộ phận Vật tư của Đơn vị kiểm tra số lượng hao hụt mất mát, lập biên bản và báo cáo lãnh đạo Đơn vị để xử lý.
- Vật tư hàng hoá kém phẩm chất do thu hồi và vật tư do sử dụng thừa trong sản xuất kinh doanh thì phải nhập kho, bên giao và bên nhận phải xác định bằng biên bản có phiếu xuất, nhập kèm theo, và được cập nhật vào Thẻ kho hoặc sổ sách theo dõi riêng.
- Trường hợp vật tư hàng hoá về kho nhưng chưa đủ thủ tục nhập thì báo cáo Lãnh đạo Đơn vị cho phép làm thủ tục gửi tại kho. Nếu cần sử dụng phải có ý kiến của phụ trách cung ứng và được Lãnh đạo Đơn vị đồng ý. Đơn vị phải tổ chức nghiệm thu và hoàn chỉnh thủ tục nhập xuất kho trong vòng 03 ngày từ khi xuất hàng tạm.
• Về công tác sắp xếp bảo quản bảo dưỡng tại kho:
- Vật tư thiết bị nhập kho phải bố trí sắp xếp gọn gàng ngăn nắp theo quy hoạch bồ trí sơ đồ.
- Vật tư thiết bị sắp xếp đảm bảo an toàn trong quá trình lưu trữ riêng biết “dễ thấy dễ lấy dễ kiểm soát”. Kịp thời phát hiện các mất mát thiếu hụt.
- Định kỳ tổ chức diệt mối mọt côn trùng tránh xuống cấp do con người quản lý. - Hàng năm sau kiểm kê bộ phận kho lập kế hoạch đề xuất thanh lý các vật tư thiết
bị hỏng, thu hồi từ các đơn vị tránh tình trạng kho quá tải dẫn đến khó sắp xếp
Bảng kê vật tư hỏng tồn kho hàng năm
Loại vật tư thiết bị (tấn) Năm 2008 Năm 2009
Tháng 6 Năm
2010 Tình trạng xử lý
Thiết bị A&P 1.2 1.9 2.3 Chưa tổ chức thành lý Thiết bị truyền dẫn, viba 1.6 2.6 3.1 Chưa tổ chức thành lý
Cáp các loại 23.0 36.8 44.2 Chưa tổ chức thành lý
Vật tư các loại 18.0 28.8 34.6 Chưa tổ chức thành lý
Cộng 50.8 81.3 97.5
Nguồn: Báo cáo sơ kết 6 tháng đầu năm 2010 phòng kế hoạch
- Theo báo cáo của Phòng kế hoạch đề xuất ý kiến toàn bộ số liệu vật tư này sẽ tổ chức thanh lý sau kiểm kê cuối năm 31/12/2010.
• Về công tác cập nhật và lưu trữ chứng từ
Việc sắp xếp chứng từ lưu trữ khoa học là vấn đề tồn đọng lớn hiện nay của công ty. Mặc dù nhân viên kho có nhiều cố gắng nhưng tính khoa học còn thiếu. phiếu nhập kho sắp xếp không khoa học, không theo nguyên tắc cơ bản; thẻ kho cập nhật không kịp thời; số liệu cập nhật không chính xác.
Để giải quyết vấn đề này theo tôi đề xuất như sau:
- Tuyển dụng bổ sung thêm nhân sự phục vụ viết thẻ kho và sắp xếp chứng từ. - Phiếu xuất nhập phải quy hoạch teo file chi tiết theo Tỉnh/TP theo quý; theo
tháng; phiếu nhập trước cập nhật trước; nghiêm cấm hồi ký.
- Tất cả các hồ sơ chứng từ là tài liệu mật của Công ty do đó phải lưu trữ vào kho niêm phong cẩn thận, có biện pháp chống mối, mọt, dán côn trùng. Tránh ẩm ướt.
Ví dụ: Quý 1 năm 2010 đoàn thanh tra của Tập đoàn viễn thông Quân đội, kiểm tra
trực tiếp một số đơn vị trong, đó có Công ty Viettel phía nam về công tác tổ chức quản lý vật tư thiết bị tài sản. Đã có những nội dung kết luận như:
- Quản lý dòng chảy vật tư thiết bị từ kho công ty đến công trình thi công chưa chặt chẽ, số liệu một số công trình không khớp.
- Tài liệu lưu trữ không khoa học, một số phiếu xuất nhập kho bị thất lạc đã gây khó khăn cho công tác hoàn công.
- Một số vật tư nhập lên hệ thống chậm, lý do thiếu chứng từ