Lưu đồ: 2.2 Quy trình nhập kho
Trách nhiệm Lưu đồ Biểu mẫu/Tài liệu
Phòng hạ tầng Mục 2.1 P.KH VTT Mục 2.2 BM.07.QT.01.PKH.02 P.KH VTT Mục 2.3BM.08.QT.01.PKH.02 P.KH VTT Mục 2.4 Lập kế hoạch phát triển trạm
trong tháng và lập phiếu yêu cầu cấp VTTB
Xác nhận yêu cầu
Không đạt
Xuất kho Lập phiếu xuất kho
Công ty công trình Mục 2.5 Công ty công trình Mục 2.6 Chi nhánh kỹ thuật Mục 2.7 BM.PMQLVT Cty công trình P.Phát triển hạ tầng Mục 2.8 Chi nhánh kỹ thuật Mục 2.9
Nguồn: Phòng kế hoạch Công ty viễn thông Viettel.
2.2.2.1. Mô tả:
Lập kế hoạch phát triển trạm mới trong tháng và lập phiếu yêu cầu cấp VTTB :
P.PTHT lập kế hoạch phát triển trạm BTS trong tháng, trong đó ghi rõ số lượng trạm cần phát triển mới, mã trạm, địa chỉ lắp đặt, gửi P.KH VTT vào trước ngày 01 của tháng đó để làm căn cứ lập phiếu xuất và xuất kho cho CTCT khi có yêu cầu.
Trường hợp cấp cho các đơn vị khác ngoài CTCT như: Công ty VTG, Phòng kỹ thuật tổng công ty, trung tâm đào tạo... P.PTHT duyệt yêu cầu cấp và chuyển P.KH VTT làm thủ tục xuất kho.
Công ty Công trình căn cứ vào kế hoạch phát triển trạm BTS của VTT lập phiếu yêu cầu cấp vật tư thiết bị lên phòng kế hoạch VTT. Biểu mẫu trên PMQLVT.
Nếu trong tháng có phát sinh thêm trạm mới ngoài kế hoạch tháng đã gửi thì yêu cầu CTCT lập danh sách và gửi P.PTHT để bổ sung vào kế hoạch và chuyển P.KH lập phiếu xuất kho.
Xác nhận yêu cầu:
Điều chuyển VTTB và lắp đặt tại CNKT theo địa chỉ ghi trên
phiếu xuất kho
Nhập kho trên PMQLVT- Tài sản
Bàn giao trạm cho CNKT
Lưu hồ sơ Đối chiếu và quyết
toán số liệu hàng tháng
Nội dung : Nội dung : P.KH VTT căn cứ vào phiếu yêu cầu cấp VTTB của CTCT và đối chiếu với kế hoạch tháng mà P.PTHT đã gửi, nếu thấy không đúng với kế hoạch đã gửi thì không đồng ý cấp VTTB, nếu thấy yêu cầu hợp lý thì tiến hành lập phiếu xuất kho. Khi kiểm tra nội bộ, phòng kế hoạch phải:
- Kiểm tra tồn kho trên hệ thống phần mềm. - Kiểm tra tồn kho thực tế.
Lập phiếu xuất kho:
- Ghi rõ bộ phận nhận là CTCT
- Mã trạm và địa chỉ là chi nhánh nhận hàng, để chi nhánh nhập được phiếu đó vào phần mềm và cấu thành tài sản của chi nhánh khi nhận bàn giao từ CTCT.
Điều chuyển VTTB và lắp đặt tại CNKT theo địa chỉ ghi trên phiếu xuất kho
- CTCT điều chuyển VTTB từ kho VTT đến các CNKT để lắp đặt.
- CTCT phải lắp đặt chính xác địa chỉ đã được ghi trên phiếu xuất kho và phải thông báo cho các CNKT ngay từ khi bắt đầu đến CN. Mục đích giúp các CNKT biết để cập nhật số liệu phục vụ cho việc quản lý tài sản tại chi nhánh đồng thời phối hợp để xây dựng trạm.
Bàn giao trạm cho CNKT
- CTCT sau khi xây dựng xong trạm thì tiến hành bàn giao cho CNKT - Thủ tục bàn giao bao gồm biên bản bàn giao giữa CTCT, CNKT và - phiếu xuất kho của Công ty VTT cho trạm đó.
Nhập kho trên phần mềm:
- Thủ kho căn cứ vào biên bản bàn giao tài sản của công ty công trình khi lắp đặt xong trạm bàn giao cho tỉnh và căn cứ vào phiếu xuất kho trên phần mềm của Công ty để nhập vào phần mềm thành tài sản của chi nhánh (Nhập vào trường tài sản trên phần mềm).
- Thủ kho nhập vào phần mềm và chỉnh sửa số lượng đúng bằng số lượng trong biên bản bàn giao đã nhận từ CTCT.\
Đối chiếu và quyết toán số liệu hàng tháng:
- Hàng tháng CTCT đối soát số liệu với P.PTHT với các tiêu chí sau: Số lượng trạm tồn từ tháng trước chuyển sang, số lượng trạm đã nhận trong tháng, số lượng trạm đã bàn giao, số lượng trạm chưa bàn giao để làm căn cứ theo dõi và lập kế hoạch phát triển trạm mới cho tháng tiếp theo.