2.3.2.1. Ưu điểm.
- Tất cả các VTTB-HH đã căn cứ vào kế hoạch nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, phương án kỹ thuật, dự toán được duyệt, văn bản đề xuất vật tư được duyệt và số lượng tồn kho để làm phiếu xuất. Không được xuất vật tư thiết bị hàng hoá khi không có đầy đủ thủ tục hợp lệ và không có cấp thẩm quyền phê duyệt.
- Quy trình xây dựng cơ bản khép kín từ cấp công ty đến chi nhánh kỹ thuật tỉnh/TP theo biểu mẫu quy định của đơn vị.
- Phiếu xuất kho sau khi đã được ký duyệt, chuyển cho thủ kho để thực hiện việc cấp phát. Căn cứ phiếu xuất kho, thủ kho giao vật tư cho người nhận, ghi số thực xuất ngày, tháng, năm xuất, thủ kho và người nhận cùng ký tên vào phiếu xuất. - Định kỳ 7 ngày, thủ kho phải giao phiếu xuất kho cho kế toán kho của Phòng tài
chính đơn vị để ghi chép, vào sổ, lập báo cáo vật tư theo định kỳ.
- Kết thúc xuất kho trong ngày, Thủ kho vào Thẻ kho để cập nhật số liệu kịp thời
2.3.2.2. Nhược điểm.
- Số liệu tồn kho thực tế và hệ thống không chính xác.
- Cập nhật số liệu không kịp thời, sắp xếp chứng từ thiếu khoa học đặc biệt thẻ kho, phiếu xuất nhập.
- Sắp xếp bảo quản bảo dưỡng VTTB-HH trong kho còn lẫn lộn giữa mặt hàng với nhau.
- Hệ thống phần mềm chưa xây dựng định mức cảnh báo; vẫn cho phép xuất các loại thiết bị hỏng hoặc kém phẩm chất