IV. QUY TRèNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU HÀNG GỐM SỨ MỸ NGHỆ TẠI CễNG TY TOCONTAP
1. Phõn cụng người giỏm sỏt thực hiện hợp đồng, thực hiện cỏc đảm bảo thanh toỏn
thanh toỏn
Tại Cụng ty, hợp đồng xuất khẩu được ký kết bởi cỏc nhõn viờn kinh doanh xuất nhập khẩu thỡ sẽ được thực hiện dưới sự giỏm sỏt đụn đốc của chớnh họ. Cũn hợp đồng của ban giỏm đốc ký được thỡ họ sẽ phõn cụng cho nhõn viờn kinh doanh cỏc phũng làm.Với hàng gốm sứ thỡ cỏc hợp đồng chủ yếu được phũng kinh doanh số, 2, 4 đảm trỏch và cú một số hợp đồng do giỏm đốc ký được do khỏch hàng quen tại Hàn Quốc. Do giỏ trị của hợp đồng gốm sứ khụng cao và phần lớn là cỏc bạn hàng quen nờn điều khoản thanh toỏn của TOCOTAP thường sử dụng là phương phỏp điện chuyển tiền (TTR). Vỡ là khỏch quen nờn thanh toỏn hợp đồng thường là được phộp trả chậm hoặc trả sau.
Vớ dụ: trong hợp đồng xuất khẩu hàng ấm chộn mỹ nghệ của thỏi bỡnh cho bờn Rumania vào năm 2000 với số hợp đồng No 320/2001/07 cú sử dụng thanh toỏn bằng TTR với phương thức trả chậm như sau. Bờn mua trả 60% giỏ trị hợp đồng khi nhận được bộ chứng từ được chuyển phỏt nhanh bằng DHL, trong đú chứng nhận đó hoàn tất việc giao hàng lờn tàu (cú vận đơn và nhiều giấy tờ khỏc).40% cũn lại sẽ thanh toỏn sau khi đó nhận được hàng từ cảng và chậm nhất khụng quỏ 60 ngày so với ngày ghi trờn B/L. Account của người bỏn cú số No.001.1.37.0076543 tại Vietcombank H.O., Hanoi, 23 Phan chu trinh street, Hanoi, Viet Nam.
Cụng ty thường giục bờn mua thực hiờn cỏc đảm bảo thường bằng thư tớn điện thoại sau khi giao hàng. Với hợp đồng của giỏm đốc ký với bạn hàng bờn Hàn Quốc thỡ thanh toỏn bằng TTR trả sau 100%, họ tin tưởng vào nghĩa vụ thực hiện hợp đồng đó ký giữa hai bờn.
Cú số ớt hợp đồng sử dụng bằng L/C như hợp đồng 02/TOC/98 với số tiền là 11.350 USD xuất hàng tượng trang trớ của Đồng Nai sang Tõy Ban Nha. Với cỏc hợp đồng này thỡ song song với quy trỡnh chuẩn bị hàng Người chịu trỏch
nhiệm chớnh về thực hiện hợp đồng, sẽ giao dịch với bờn đối tỏc bằng thư điện thử hoặc fax với nội dung yờu cầu phải mở L/C theo đỳng thời gian và tại ngõn hàng đó thỏa thuận. Khi nhận thư tớn dụng chứng từ của bờn nhập khẩu cần kiểm tra tớnh chõn thực của L/C vỡ điều này rất quan trọng nú sẽ quyết định ngõn hàng cú chấp nhận chi trả hay thanh toỏn tiền cho bờn mua hay khụng. Thường căn cứ vào nội dung hợp đồng đó ký kết, kiểm tra cỏc nội dung của L/C: như ngày mở L/C, tờn người mở và trị giỏ của L/C cỏc điều kiện về thanh toỏn và giao hàng. Về hỡnh thức của L/C, thỡ vấn đề về cỏc đơn vị biểu hiện hàng húa và tiền tệ được xem xột cẩn thận nhất. Bởi vỡ, ngõn hàng sẽ đối chiếu mỏy múc L/C với cỏc chứng từ, khi hoàn toàn khớp thỡ mới thanh toỏn.
Sau khi kiểm tra cẩn thận L/C, nếu như L/C khụng phự hợp Người chịu trỏch nhiệm chớnh về thực hiện hợp đồng sẽ gửi trả bản L/C gốc thụng qua và một bản thụng bỏo cho bờn nhập khẩu cỏc phần khụng phự hợp đú để bờn mua làm đơn xin sửa chữa L/C kịp thời. Thời gian Cụng ty kiểm tra L/C thường kộo dài khoảng 3 ngày kể từ ngày nhận được L/C. Sau khi bờn nhập khẩu sửa chữa L/C thỡ Cụng ty vẫn phải kiểm tra lại cẩn thận L/C một lần nữa xem cỏc nội dung và hỡnh thức L/C đó phự hợp chưa. Đến khi L/C đó hoàn toàn phự hợp thỡ khi đến thời hạn giao hàng Tổng cụng ty mới tiến hành giao hàng cho bờn nhập khẩu.