I. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CễNG TY TOCONTAP 1.Quỏ trỡnh hỡnh thành và phỏt triển của Cụng ty
sơ đồ bộ máy quản lý của công ty tocontap các phó giám đốc
các phó giám đốc P h ò n g tổ c h ứ c c á n b ộ P h ò n g tổ n g h ợ p đ ố i n g o ạ i P h ò n g k ế to á n tà i c h ín h P h ò n g h à n h c h ín h q u ả n trị P h ò n g K D X N K I P h ò n g K D X N K III P h ò n g K D X N K II P h ò n g K D X N K IV P h ò n g K D X N K V I P h ò n g K D X N K V II P h ò n g K D X N K V III P h ò n g k h o v ậ n C h i n h á n h H ả i P h ò n g C h i n h á n h T P H C M X í n g h iệ p M ì L à o X í n g h iệ p T O C A N giám đốc
2.1.1. Ban giỏm đốc
Gồm giỏm đốc và cỏc phú giỏm đốc
Giỏm đốc: là người đứng đầu Cụng ty, do Bộ Trưởng Bộ Thương mại bổ nhiệm. Giỏm đốc tổ chức điều hành mọi hoạt động của Cụng ty theo chế độ thủ trưởng, đại diện cho mọi quyền lợi và nghĩa vụ của Cụng ty trước phỏp luật.
Phú giỏm đốc: là người giỳp việc cho giỏm đốc và được đề bạt theo đề nghị của giỏm đốc lờn Bộ Thương Mại và được Bộ ra quyết định bổ nhiệm. Mỗi phú giỏm đốc được phõn cụng phụ trỏch một hoặc một số lĩnh vực cụng tỏc và chịu trỏch nhiệm trước giỏm đốc. Phú giỏm đốc thứ nhất cú quyền thay mặt giỏm đốc điều hành khi giỏm đốc vắng mặt.
2.1.2. Cỏc phũng quản lý
Phũng tổng hợp: giỳp ban giỏm đốc và cỏc phũng nghiệp vụ xuất nhập khẩu nghiờn cứu tỡnh hỡnh kinh tế, giỏ cả trờn thị trường thế giới cũng như trong nước, những biến động trờn thị trường cựng đề xuất cỏc đối sỏch thớch ứng với từng thị trường tại từng thời điểm.. Đồng thời cũng đưa ra cỏc gúp ý và chỉnh sửa cho cỏc phương ỏn và hợp đồng của cỏc nhõn viờn kinh doanh xuất nhập khẩu trước khi trỡnh cho giỏm đốc duyệt.
Phũng hành chớnh quản trị : cú chức năng điều hành toàn bộ hoạt động chung của Cụng ty, cỏc hoạt động cụng đoàn và đoàn thể, quản lý về văn thư lưu trữ, điện thoại, fax, telex, văn phũng phẩm…
Phũng kế toỏn: cú chức năng tham ưu cho giỏm đốc về việc lập kế hoạch và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch tài chớnh của cỏc phũng kinh doanh, quản lý tài chớnh kế toỏn, bảo toàn và phỏt triển vốn của Cụng ty, thanh quyết toỏn cỏc đơn hàng xuất nhập khẩu .
Phũng tổ chức cỏn bộ: cú chức năng tham mưu cho giỏm đốc về việc tổ chức bộ mỏy, sắp xếp đào tạo, đào tạo lại, bồi dưỡng trỡnh độ nghiệp vụ cho đội ngũ cỏn bộ kinh doanh.
Cỏc phũng kinh doanh xuất nhập khẩu được đỏnh số từ 1 đến 8 và phũng kho vận, nhưng đến năm 2000 Cụng ty đó tổ chức sỏt nhập phũng số 5 vào phũng số 8, vỡ vậy hiện nay TOCONTAP cú 8 phũng kinh doanh xuất nhập khẩu . Cỏc phũng này thực hiện cỏc giao dịch thương mại quốc tế, cỏc nghiệp vụ ngoại thương trong lĩnh vực xuất nhập khẩu , trực tiếp thực hiện cỏc hợp đồng kinh doanh của Cụng ty theo cơ chế “khoỏn”. Mỗi phũng phụ trỏch một mảng cỏc mặt hàng kinh doanh xuất nhập khẩu:
Phũng 1: giấy, bột giấy, nguyờn liệu sản xuất giấy, sản phẩm giấy, một số mặt hàng điện mỏy…
Phũng 2: đồ dựng học sinh, đồ dựng văn phũng, quần ỏo và dụng cụ thể thao, đồ chơi trẻ con, săm lốp ụtụ, xe đạp, xe mỏy…..
Phũng 3: cỏc sản phẩm dệt may, sản phẩm len và da, thủ cụng mỹ nghệ… Phũng 4: đồ điện tử, điện lạnh gia dụng, văn phũng phẩm, cỏc loại rượu, nguyờn liệu sơn …
Phũng 6: trang thiết bị mỏy múc về điện tử, cỏp và dõy điện, thiết bị chiếu sỏng, mỏy ảnh, mỏy quay phim…
Phũng 7: hàng nụng sản, gia vị, thủ cụng mỹ nghệ, giầy dộp….
Phũng 8: gốm sứ mỹ nghệ, tranh ảnh nghệ thuật, cỏc loại tỳi và cặp sỏch, trang thiết bị thớ nghiệm, hàng mõy tre đan xuất khẩu…
Phũng kho vận: Cú chức năng quản lý hàng hoỏ xuất nhập khẩu của cụng ty đồng thời đảm bảo cỏc điều kiện để bảo quản hàng hoỏ tốt nhất, ngoài ra cũn cú chức năng kinh doanh như một phũng kinh doanh xuất nhập khẩu và mặt hàng đa dạng cú trong danh mục cỏc mặt hàng nhà nước cho phộp kinh doanh.
2.1.4. Cỏc đơn vị trực thuộc
Xớ nghiệp TOCAN : sản xuất chổi quột sơn xuất khẩu.
Xớ nghiệp Mỳ Lào : xớ nghiệp liờn doanh xõy dựng tại Lào, sản xuất mỳ ăn liền cung cấp cho thị trường Lào.
Chi nhỏnh Thành phố Hồ Chớ Minh : hoạt động theo cơ chế “khoỏn” của Cụng ty.
2.2. Chức năng và nhiệm vụ
Thụng qua cỏc hoạt động xuất nhập khẩu, sản xuất, liờn doanh và hợp tỏc đầu tư sản xuất để khai thỏc cú hiệu quả nguồn vốn, vật tư, nguyờn liệu và nhõn lực của đất nước, đẩy mạnh sản xuất và xuất nhập khẩu, tăng thu ngoại tệ cho nhà nước.
-Nội dung hoạt động:
Xuất nhập khẩu cỏc mặt hàng tạp phẩm , hàng tiờu dựng, vật tư, nguyờn liệu, mỏy múc để phục vụ nhu cầu sản xuất và tiờu dựng trong và ngoài nước
Nhận xuất nhập khẩu uỷ thỏc, làm đại lý, mụi giới mua bỏn cỏc mặt hàng trong danh mục hàng hoỏ được phộp xuất nhập khẩu của nhà nước cho tổ chức trong và ngoài nước theo quy định của nhà nước.
Tổ chức sản xuất , gia cụng hàng xuất nhập khẩu, liờn doanh liờn kết hợp tỏc đầu tư sản xuất, tiờu thụ sản phẩm với cỏc tổ chức trong và ngoài nước.
Dựa vào nhu cầu của thị trường quốc tế và khai thỏc sử dụng cỏc phương thức mua bỏn thớch hợp với cỏc Cụng ty nước ngoài và sơ sở sản xuất trong nước để lập kế hoạch bổ sung ngoài chỉ tiờu, phỏp lệnh của Nhà nước nhằm tăng nguồn hàng xuất nhập khẩu.
Chủ động giao dịnh với cỏc cơ quan trong và ngoài nước để ký hợp đồng kinh tế, dịch vụ với cỏc đơn vị vận tải, bảo hiểm về hàng hoỏ xuất nhập khẩu, trờn cơ sở chỉ tiờu của Nhà nước và của Bộ trong danh mục hàng hoỏ xuất nhập khẩu theo cỏc chế độ, thể lệ Nhà nước và phỏp luật quốc tế. Kết hợp chặt chẽ cỏc đơn vị sản xuất kinh doanh trong nước để tỡm hiểu nghiờn cứu thị trường và sắp xếp, xõy dựng hệ thống kho tàng, bến bói, tổ chức việc tiếp nhận, vận chuyển an toàn, giảm tối đa tỷ lệ hao hụt hàng hoỏ.
Nghiờn cứu tỡnh hỡnh sản phẩm và giỏ cả trờn thị trường thế giới, tỡnh hỡnh lưu thụng cỏc mặt hàng thuộc phạm vi kinh doanh để cú cỏc biện phỏp tranh thủ về giỏ hàng tiờu dựng, vật tư, thiết bị cần thiết cho sinh hoạt, sản
xuất.Tham dự cỏc cuộc đàm phỏn, ký kết hợp đồng kinh tế với cỏc cơ quan cú quan hệ buụn bỏn trong lĩnh vực nghiệp vụ cú liờn quan. Thực hiện cỏc cam kết trong hoạt động mua bỏn ngoại thương và cỏc hoạt động cú liờn quan đến cụng tỏc xuất nhập khẩu của Cụng ty.