VIỆC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ THỰC TẬP:
1. Nguyên nhân từ phòng Quan hệ công ty:
1.1. Về việc tìm địa điểm thực tập cho SV:
- Đây là trách nhiệm của phòng Quan hệ công ty (theo quy định số
174/1999/QĐ). Tính đến năm 2004, phòng Quan hệ công ty đã thiết lập và giữ được mối quan hệ với trên 600 DN để có thể tìm địa điểm thực tập cho SV toàn trường. Đây là một cố gắng rất lớn thể hiện trách nhiệm của bộ phận này, đã được
các DN đánh giá cao, đồng thời cũng đã góp phần lớn trong việc thực hiện mục tiêu đào tạo củ trường. Tuy nhiên, số lượng SV Hoa Sen ngày càng tăng, đòi hỏi phòng Quan hệ công ty phải liên tục tìm thêm nhiều địa điểm mới thì mới có thể đáp ứng được yêu cầu thực tập cho SV của các Khoa. Theo bộ phận này cho biết, bình quân mỗi học kỳ phải tìm thêm từ 05 – 10 địa điểm. Đây không phải là việc làm đơn giản vì tại trường hiện đang đào tạo 07 ngành, trong đó Khoa Quản trị có đến 04 ngành và học kỳ nào cũng có SV đi thực tập. Các em là SV của nhiều ngành khác nhau nên việc liên hệ thực tập lại càng khó khăn vì không phải DN nào cũng có thể sắp xếp cho SV thực tập đúng chuyên ngành mà các em được đào tạo.
- Trong học kỳ nào cũng có tình trạng SV không liên hệ được với người hướng dẫn do số điện thoại, địa chỉ của công ty có thay đổi mà phòng Quan hệ công ty không cập nhật. Tình trạng này xảy ra do phòng Quan hệ công ty đã liên hệ đã tìm địa điểm thực tập cho SV quá sớm ( 02- 03 tháng) trước khi SV đến thực tập. Vì thế, không biết được những sự thay đổi của DN, cụ thể là: thay đổi ban Giám đốc, trụ sở làm việc, nhu cầu tiếp nhận thực tập… Phòng Quan hệ công ty hầu như chỉ liên lạc với DN bằng điện thoại và có một số DN chỉ đồng ý tiếp nhận thực tập mà chưa hiểu rõ lắm về thời điểm SV sẽ đến thực tập cũng như chuyên ngành mà SV đang theo học.
- Một số SV đã bị DN trả về trường mà phòng Quan hệ công ty cũng không mạnh dạn thay đổi địa điểm thực tập cho SV vì phải giữ mối quan hệ với DN để có thể tiếp tục gửi SV các khoa khác đi thực tập.
1.2. Việc kiểm tra thực tập
- Theo quy định của trường, phòng Quan hệ công ty có trách nhiệm kiểm tra thực tập đối với những SV tự tìm địa điểm thực tập, tuy nhiên, trong thực tế việc kiểm tra này thường được tiến hành qua loa. Vì thế, có một số ít SV đã tìm những
nơi quen biết để thực tập và như vậy đôi khi việc đánh giá kết quả thực tập không khách quan.
- Ngoài ra, phòng Quan hệ công ty cũng thường xuyên tiến hành việc kiểm tra bằng cách gọi điện thoại, hình thức này tuy tiết kiệm được thời gian nhưng không phải lúc nào cũng mang lại hiệu quả.
2. Nguyên nhân từ Khoa- Ngành:
Ngành có trách nhiệm phân công cho SV đi thực tập và thay đổi địa điểm thực tập cho SV nếu xét thấy cần thiết. Đây là trách nhiệm đã được qui định cụ thể, tuy nhiên, trong quá trình thực hiện, vẫn còn nhiều bất cập như chúng tôi đã trình bày ở chương 3. Chúng tôi sẽ phân tích rõ những nguyên nhân đối với từng công việc như sau:
2.1 Đối với việc chuẩn bị cho SV đi thực tập:
Đây là bước khởi đầu cho việc thực tập của SV, một công việc quan trọng đã
được các thành viên có liên quan thực hiện khá tốt, là một hoạt động có nề nếp
của trường.
- Ở thời điểm này, vai trò tham mưu, tư vấn của trưởng ngành là vô cùng cần thiết và quan trọng. Đây là một trong những nhiệm vụ đã được qui định của trưởng ngành. Tuy nhiên, cũng có trưởng ngành chưa thể hiện đầy đủ trách nhiệm của mình. Khi SV có thắc mắc về DN, về năng lực của bản thân, lo lắng không biết có đáp ứng được yêu cầu của DN không thì trưởng ngành đã không giúp đỡ các em kịp thời. Cũng có khi, chính trưởng ngành cũng không có những thông tin chính xác về DN. Từ đó, dẫn đến việc các em chọn địa điểm thực tập theo cảm tính, thiếu sự cân nhắc giữa yêu cầu của DN với năng lực và điều kiện thực tế của bản thân. Tình trạng này chắc chắn sẽ dẫn đến việc SV thực tập với kết quả không tốt hoặc bị DN từ chối.
- Các trưởng ngành hầu như hoàn toàn lệ thuộc, bị động vào phòng Quan hệ công ty trong việc tìm địa điểm thực tập cho SV. Vì ít khi trưởng ngành tìm được DN cho SV đi thực tập nên mặc dù biết rõ các em không được giao việc hoặc phải thực hiện những công việc không đúng chuyên ngành nhưng thông thường, trưởng ngành chỉ động viên, thuyết phục các em tiếp tục thực tập hoặc yêu cầu SV tự liên hệ với DN khác để thực tập (trong khi các em không có khả năng) chứ không thay đổi nơi thưc tập như các em mong muốn. Điều này dẫn các em đến tình trạng chán nản, chỉ thực tập theo sự bắt buộc của nhà trường mà không có hứng thú (tỷ lệ 3.39%).
- Cũng có trường hợp trưởng ngành giao khoán việc này cho quản sinh, không can thiệp vì sợ sự va chạm với phòng Quan hệ công ty, hoặc cho rằng giải quyết mất nhiều thời gian mà có khi SV lại đến trình bày nguyện vọng vào những lúc trưởng ngành không có giờ trực, bận lên lớp nên không tiếp xúc trực tiếp với các em được. Thật ra, đúng theo qui định, quản sinh không thể giải quyết thay đổi
địa điểm thực tập cho SV nếu không có sự đồng ý của trưởng ngành. Chính vì
thế, việc giao khoán cho quản sinh mà không kiểm tra, chắc chắn sẽ không thể có hiệu quả. Đó là chưa kể đến những trường hợp, vì những hạn chế nhất định của quản sinh về khả năng, về kinh nghiệm mà quản sinh đã giải quyết theo cảm tính hoặc theo những đề xuất chưa đúng đắn của SV.
2.2 Đối với việc xác định mục tiêu thực tập cho SV:
Đây là việc làm mà SV, GV cũng như DN đều đánh giá là rất cần thiết và cần thiết, tuy nhiên, trong thực tế, không phải ở ngành học nào, trưởng ngành cũng thực hiện một cách nghiêm túc.
- Theo qui định, trước khi trao công văn thực tập để SV đến trình diện tại DN và bắt đầu quá trình thực tập thì trưởng ngành phải tổ chức một buổi sinh hoạt lớp với những nội dung sau đây:
Nêu rõ ý nghĩa, mục đích của học kỳ thực tập
Có thể giới thiệu thêm một số tình huống thường gặp khi đi thực tập
Phổ biến nội qui thực tập
Hướng dẫn SV viết nhật ký thực tập
Giải đáp tất cả những thắc mắc của SV liên quan đến việc thực tập
- Hầu hết các trưởng ngành đã thực hiện nghiêm túc công việc này, tuy nhiên vẫn không thể tránh tình trạng buổi sinh hoạt được tiến hành qua loa, sơ sài. Cũng có khi trưởng ngành nhờ quản sinh làm thay và buổi sinh hoạt mất dần ý nghĩa của nó.
- Chính vì thế, khi chúng tôi có dịp tiếp xúc với một số DN, họ đã đề nghị trường trao đổi kỹ hơn với SV về mục tiêu thực tập để SV hiểu được rằng khi đến DN, các em phải làm việc như một nhân viên thực thụ thì học kỳ thực tập mới thực sự có ý nghĩa.
- Ngoài ra, cũng phải kể đến việc, đôi khi có sự thay đổi trưởng ngành (thí dụ ngành Kinh tế đối ngoại đã thay đổi nhiều lần) và đối với những trưởng ngành mới thì sự sơ sót khó tránh khỏi, nhất là khi trưởng ngành vừa được bổ nhiệm thì đã phải phụ trách việc sinh hoạt, phân công và theo dõi, quản lý thực tập SV.
2.3 Đối với việc tổ chức thực tập cho SV:
Việc tổ chức thực tập bao gồm việc xây dựng đề cương thực tập và hướng dẫn SV thực hiện đề tài trong thời gian thực tập:
2.3.1 Tìm hiểu về sự phù hợp của đề cương thực tập:
Chúng tôi đã ghi nhận được kết quả cho rằng đề cương phù hợp đạt tỷ lệ >80%. Tuy nhiên, vẫn còn 20.90% SV, 16.67% GV và 14.04% cho rằng đề cương chưa phù hợp. Sở dĩ đề cương được đánh giá chưa phù hợp là vì:
Một số ngành sử dụng đề cương đã áp dụng quá lâu nên không còn phù hợp nữa. Nếu DN căn cứ vào đề cương để phân công cho SV thì đôi khi SV gặp khó khăn.
Đề cương chỉ nêu tên những môn SV đượchọc mà không nói rõ những kỹ
năng SV đã có (thí dụ: đề cương của ngành Quản trị hành chánh có ghi
SV đã được học môn Nghiệp vụ văn phòng nhưng lại không nêu cụ thể
những nghiệp vụ đó là: tổ chức các công việc hành chánh, sắp xếp lư trữ hồ sơ, tiếp khách, tiếp điện thoại..).
Trong đề cương chưa đề ra những yêu cầu cụ thể đối với người hướng dẫn, vì thế, DN gặp khó khăn khi bố trí người hướng dẫn SV cho phù hợp.
2.3.2 Tìm hiểu về việc giao cho SV thực hiện đề tài
Chúng tôi đã ghi nhận được kết quả không thống nhất từ GV và SV. Sự không thống nhất ý kiến này có thể được lý giải như sau:
GV thấy được sự cần thiết phải thực hiện đề tài nên cho rằng đa số SV phải thực hiện đề tài nhưng chưa giúp SV hiểu rõ điều này. Và đôi khi GV cũng như chưa hướng dẫn tận tình khi các em gặp khó khăn khiến các em e ngại đối với việc thực hiện đề tài vì cho rằng đây là một việc làm khó khăn, vượt quá khả năng.
Ngoài ra, cũng phải kể đến việc GV đã không hướng dẫn, tư vấn để SV có thể chọn được những đề tài vừa sức, phù hợp với thực tế của DN để có thể nhận được sự hỗ trợ của DN.
2.4 Đối với việc quản lý, kiểm tra thực tập: