phán hợp đồng thơng mại quốc tế giữa Việt Nam và EU
Từ mối quan hệ buôn bán nội khối XHCN trớc đây chuyển sang phong cách làm việc theo cơ chế thị trờng, các nhà đàm phán Việt Nam đã từng bớc làm quen với cách làm việc theo các mục tiêu kinh tế. Do các đối tác hiện nay rất đa dạng và khác biệt so với các nớc bạn hàng truyền thống, họ cũng đã cố gắng tìm hiểu thông tin về thơng vụ và đối tác trớc các cuộc đàm phán. Tuy nhiên, trong thời gian đầu của nền kinh tế chuyển đổi, khâu chuẩn bị cho đàm phán này vẫn có nhiều điều phải rút kinh nghiệm.
1.1. Chuẩn bị mục tiêu, chiến thuật, chiến lợc
Đầu tiên, do ngời Việt Nam với thói quen canh tác nông nghiệp lâu đời cha có phong cách làm việc theo mục tiêu và chiến lợc. Từ bao đời nay, phần lớn dân số Việt Nam làm việc trong lĩnh vực nông nghiệp, các công việc vốn phụ thuộc nhiều vào thời tiết và các điều kiện khách quan. Do ảnh hởng của điều này trong một thời gian dài, ngời Việt Nam hình thành thói quen làm việc hay bị động, với tầm suy nghĩ ngắn hạn, không có kế hoạch, không có thói quen chuẩn bị trớc khi bắt đầu công việc và hay có t tởng “đợc đến đâu hay đến đó”. Chính vì yếu tố văn hoá này cộng thêm với việc thiếu kinh nghiệm trong hoạt động thơng mại nói chung và thơng mại quốc tế nói riêng nên công tác chuẩn bị trớc các cuộc đàm phán thơng vụ quốc tế của các doanh nghiệp Việt Nam thờng sơ sài, chung chung và mới chỉ nhấn mạnh đến mục tiêu cụ thể của cuộc đàm phán nh là mục tiêu về giá. (Doanh nghiệp Việt Nam rất nhạy cảm với yếu tố giá). Thờng các doanh nghiệp Việt Nam không xác định một chiến lợc tổng thể cho mỗi cuộc đàm phán và cũng không xác định vị trí của cuộc đàm phán trong chiến lợc kinh doanh của cả doanh nghiệp. Họ coi nhẹ mục tiêu gây dựng mối quan hệ ban hàng uy tín, lâu dài, chỉ hợp đồng nào biết hợp đồng ấy. Họ ít khi lập các phơng án đàm phán rõ ràng, phân tích tâm lý đối tác đàm phán mà th- ờng theo phơng châm linh hoạt, tuỳ cơ ứng biến, phụ thuộc nhiều vào phơng án của đối tác. Các kỹ năng và kỹ thuật đàm phán còn bị xem nhẹ, bỏ qua hoặc đ- ợc coi là kinh nghiệm mà bản thân ngời đàm phán phải tự trau dồi lấy cho mình, không có sự chỉ bảo của ngời đi trớc.
1.2. Chuẩn bị về không gian
Địa điểm đàm phán, ký kết hợp đồng có thể tại Việt Nam hoặc một nớc EU hoặc một nớc trung gian. Nhng theo đánh giá của các cán bộ đàm phán tại một số công ty có quan hệ thơng mại với EU thì hiện tại số hợp đồng ký tại Việt Nam nhiều hơn vì doanh nghiệp EU sau khi nhận đợc chào hàng của các doanh nghiệp Việt Nam thờng cử đại diện sang Việt Nam để trực tiếp tìm hiểu một cách tờng tận về sản phẩm đợc sản xuất ra tại Việt Nam cũng nh về cơ sở, đội ngũ, và quy trình sản xuất, nếu đáp ứng những yêu cầu của khách hàng EU thì hợp đồng đợc đa ra và ký kết. Điều này thờng diễn ra đối với những mặt hàng mới và đòi hỏi phải đáp ứng tốt các quy định tiêu chuẩn chất lợng khắt khe và nhất là khi các doanh nghiệp EU lần đầu mua hàng của các doanh nghiệp Việt Nam. Các doanh nghiệp Việt Nam thờng bị động hơn và có vẻ nh còn tình trạng ngồi chờ đối tác đến ký hợp đồng với mình, điều này hạn chế cơ hội giao thơng và khả năng tìm hiểu thông tin của đối tác.
Gần đây, với việc ý thức hơn tầm quan trọng của công tác xúc tiến thơng mại, các doanh nghiệp Việt Nam đã đầu t nhiều hơn cho việc tìm kiếm hợp đồng. Cùng với sự hỗ trợ của các cơ quan xúc tiến của chính phủ, nhiều doanh nghiệp Việt Nam đã mạnh dạn sang châu Âu để tìm hiểu thị trờng EU, giới thiệu sản phẩm trong các hội chợ hay với các đối tác lớn. Kết quả là nhiều hợp đồng đã đợc ký kết trên đất EU trong các chuyến đi đó.
Tốt nhất là để thiết lập các mối quan hệ lâu dài, nên đề nghị chọn địa điểm đàm phán luân phiên giữa hai bên, tạo điều kiện cho hai bên tìm hiểu nhau.
1.3. Chuẩn bị về thời gian, chơng trình nghị sự
Thời gian tìm đối tác và thời gian dẫn đến ký kết hợp đồng đã giảm so với trớc đây. Với sự giúp đỡ của các phơng tiện liên lạc điện tử hiện đại nh th điện tử, điện thoại, cầu truyền hình (video-conferencing) và thông qua nhiều…
kênh giao dịch nh mạng Internet, hệ thống thông tin ngày càng hiệu quả của các tổ chức kinh doanh thông tin thơng mại và các cơ quan tham tán kinh tế tại EU
và Việt Nam, các đối tác đã có nhiều cơ hội biết đến và làm việc cùng nhau. Các cơ hội giao thơng nhiều chiều này đã đẩy nhanh quá trình chào hàng, thơng lợng và ký kết hợp đồng. Theo kết quả điều tra thực hiện năm 1999 và 2000 của nhóm giảng viên Đại học Ngoại thơng trên 500 doanh nghiệp Việt Nam (trong đó 43,24% là doanh nghiệp nhà nớc, 32,43% là công ty t nhân và 24,32% là doanh nghiệp có vốn đầu t nớc ngoài) về hoạt động ĐPNT (gọi tắt là công trình (*)), thời gian đàm phán cho một thơng vụ là 2-3 ngày chiếm 59,46% và trong phạm vi 1 ngày là 32,43%.
Tuy nhiên, do nhiều yếu tố trong đó có yếu tố cơ sở hạ tầng thông tin tại Việt Nam cha tốt nên cha nhiều doanh nghiệp Việt Nam phát huy đợc lợi ích của thơng mại điện tử. Phần nhiều, các công ty Việt Nam cha có website giới thiệu về công ty mình hoặc thông tin trên website còn sơ sài, không cập nhật, không đáp ứng đợc nhu cầu tìm hiểu của đối tác. Hơn nữa, các nhân viên Việt Nam cha có thói quen trao đổi thông tin hiệu quả, thờng xuyên với các đối tác qua th điện tử, một phơng tiện liên lạc rất phổ biến trong thơng mại quốc tế hiện nay.
Trong việc chuẩn bị thời gian, phía Việt Nam mới chỉ chuẩn bị một ngày giờ cụ thể cho các buổi đàm phán nhng không coi trọng việc chuẩn bị lịch trình, chuẩn bị lịch trình không sát hoặc không có ý thức tuân theo lịch trình nghiêm ngặt. Ngợc lại, đối tác EU nói chung rất coi trọng việc dự tính chơng trình nghị sự tuy mỗi thành viên EU có mức độ coi trọng hơi khác nhau. Các quốc gia Bắc và Tây Âu thờng coi trọng lịch trình hơn các nớc Nam Âu. Một điểm khác biệt trong việc chuẩn bị lịch trình nữa là các doanh nghiệp Việt Nam thờng coi trọng việc sắp xếp lịch các buổi chiêu đãi, coi đó là một phần để dẫn đến việc ký kết hợp đồng trong khi với đối tác EU nói chung, công việc và giải trí là hai việc khác nhau, phải giải quyết xong công việc đã rồi mới nghĩ đến việc chiêu đãi đối tác hoặc đôi khi không nhất thiết phải có thủ tục này.
Trớc đây, phong cách đàm phán của ngời Việt Nam đợc phơng Tây biết đến với kiểu mà họ gọi là “kiểu đàm phán Xô-viết” nghĩa là lúc nào cũng bình tĩnh, giữ chặt lợi ích của mình và luôn đáp lại các đề nghị của đối tác bằng câu “Để tôi về hỏi ý kiến cấp trên của tôi”. Việc giao quyền chủ động sản xuất kinh doanh vào một mình giám đốc nhiều khi đã dẫn đến việc giám đốc thâu tóm hết mọi vấn đề giao dịch vào tay mình khiến đội ngũ đàm phán phía Việt Nam bị mất hiệu lực, suy yếu hoặc không phát huy đợc tiềm năng của mình. Ngoài ra, việc lựa chọn đàm phán viên chỉ căn cứ vào nhu cầu nghiệp vụ, kinh nghiệm giao dịch, vị trí cấp bậc và thành phần công tác chứ cha xét đến khả năng ứng xử toàn diện của ngời đợc lựa chọn.
Theo công trình (*), trình độ học vấn của ngời chủ trì đàm phán là một tín hiệu tốt với 72,07% có trình độ đại học và 22,52% có trình độ trên đại học. Nh vậy, có thể nói khâu lựa chọn đội ngũ đàm phán tốt hơn đã nâng cao chất l- ợng nhân sự đàm phán, hứa hẹn hiệu quả đàm phán cao hơn.
1.5. Chuẩn bị về tài liệu và thông tin về đối tác
Ngời Việt Nam do bản tính rụt rè, ngại giao tiếp và do khả năng tiếp xúc với ngời nớc ngoài còn hạn chế nên đôi khi việc tìm hiểu thông tin về đối tác không đợc chính xác và đầy đủ. Các kênh thông tin từ các cơ quan tham tán kinh tế của Việt Nam tại nớc ngoài, các nguồn tin tình báo kinh tế còn ít. Các thông tin thơng mại sẵn có cha đợc khai thác một cách có bài bản và hệ thống. Đặc biệt, các doanh nghiệp Việt Nam ta còn thiếu các thông tin thơng mại có giá trị, phản ánh một cách nhạy bén và liên tục diễn biến thơng mại của các mặt hàng mua bán, mức giao động giá cả quốc tế, thông tin về quá trình hoạt động của đối tác. Hơn nữa, doanh nghiệp Việt Nam cũng cha có thói quen thuê t vấn và việc bỏ tiền ra mua thông tin thơng mại cũng cha phổ biến. Các thông tin ta có thờng là các thông tin chung đợc đăng tải trên báo và tạp chí hàng ngày mà độ chính xác và nhạy bén của nó chỉ mang tính tham khảo. Các thông tin này cha có tính chất phân tích, cha chính xác và nhiều khi cha nhanh nhạy với tình hình thị trờng thế giới. Chính vì vậy, khả năng tìm hiểu về đối tác, tổng hợp và
phân tích thị trờng kinh doanh, tài chính tín dụng, xu hớng thị trờng, xu hớng biến động tỷ giá của các doanh nghiệp Việt Nam còn yếu.
Xét về khâu chuẩn bị tài liệu này, các đối tác EU cẩn thận và bài bản hơn ta rất nhiều. Đầu tiên là do xuất phát từ thói quen t duy khách quan, chính xác, tin tởng vào số liệu, sự kiện hơn các nhận xét chủ quan nên họ thờng thuyết phục ngời khác bằng các các lập luận logic có kèm theo các số liệu cụ thể minh họa. Vì vậy, họ chuẩn bị các tài liệu, thông tin về đối tác rất công phu trớc khi bớc vào đàm phán. Đối tác châu Âu thờng chuẩn bị trớc các bản hợp đồng tơng đối chi tiết trong khi chúng ta thì không và sau đó phải phụ thuộc nhiều vào mẫu hợp đồng của họ. Do đó, ngay trớc khi bắt đầu đàm phán, họ đã tạo cho mình đợc thái độ tự tại, chủ động hơn so với đối tác Việt Nam.
1.6. Chuẩn bị khác- Trang phục: - Trang phục:
Các nớc EU đều là những ngời tơng đối coi trọng hình thức. Họ cho rằng trang phục là một phần đánh giá tính cách, giai cấp và trình độ của mỗi ngời nên trong kinh doanh họ rất coi trọng việc ăn mặc phù hợp. Khi xuất hiện trớc đối tác, các nhà kinh doanh EU đều mặc bộ trang phục trang trọng, lịch sự, chú ý đến đầu tóc gọn gàng và giầy sạch bóng. Với các nhà kinh doanh Việt Nam, trang phục không phải mối quan tâm quá lớn. Họ không thờng mặc bộ comple nhất là khi thời tiết nóng và không quan tâm lắm đến giày dép, đầu tóc hay trang sức.