II. GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ THƠNG TIN TRONG QUY TRÌNH XỬ LÝ ĐƠN HÀNG.
2. Nâng cao hiệu quả hiệu quả xử lý đơn hàng.
XÂY DỰNG LƯU ĐỒ
Để phân tích và chuẩn đốn cĩ hiệu quả, chúng ta cần phải:
Thu thập và phân loại các dữ liệu cần nhất cho việc phân tích và chuẩn đốn. Tránh những dữ liệu khơng đáng tin cậy.
Nêu ra các nguyên nhân chủ yếu của sai sĩt.
Chuẩn đốn khách quan: khơng dựa vào kinh nghiệm chủ quan mà phải dựa vào cơ sở dữ liệu được so sánh với tiêu chuẩn để phán xét.
Aùp Dụng Mơ Hình Thống Kê Điều Chỉnh Sai Sĩt:
Khi xây dựng biểu đồ thống kê cần dựa trên mơ hình 5W – 1H để xác định:
Mục đích xây dựng?
Thời gian sử dụng?
Đối tượng sử dụng?
Tại sao phải sử dụng?
Sử dụng như thế nào?
Lý do thực hiện:
Sản phẩm khơng phù hợp tăng. Khiếu nại khách hàng gia tăng.
Chất lượng quy trình xử lý đơn hàng thấp.
Mục tiêu:
Điều chỉnh sai sĩt, giảm tối đa sản phẩm hỏng, nâng cao chất lượng quy trình xử lý đơn hàng.
Phương pháp thực hiện:
Sử dụng biểu đồ nhân quả để đánh giá nguyên nhân sản phẩm sai hỏng. Nghiên cứu và phân tích sai sĩt về chất lượng túi chả giị rế heo viên.
Ngày 18 tháng 01 năm 2007, cơng ty cĩ ký hợp đồng với Xí Nghiệp Chế Biến Kinh Doanh Thực Phẩm VISSAN về túi chả giị rế và túi heo viên, trị giá hợp đồng (bao gồm VAT) là 357.500.000 đ. Nhưng khi giao hàng, mẫu túi chả giị rế đã bị trả lại do Vissan gặp khĩ khăn trong khi tiến hành việc đĩng gĩi sản phẩm.
Đặc tính của sai sĩt:
Kích cỡ túi chả giị rế nhỏ: khuơn đĩng gĩi khơng bỏ vừa khi hành đĩng gĩi.
Thực hiện: tìm hiểu nguyên nhân sai sĩt.
Sử dụng Brain Storming tìm hiểu nguyên nhân sai sĩt.
Phương pháp thực hiện:
Tổ chức nhĩm chất lượng hoặc nhĩm tạm thời bao gồm các quản lý liên quan đến quy trình xử lý đơn hàng, nhân viên bán hàng, các thợ đứng máy, các chuyên gia chất lượng và đốc cơng.
Các bước thực hiện: Bước 1: Nêu ra yêu cầu
Anh Nguyễn Chí Thanh trình bày lý do cuộc họp và nêu yêu cầu cuộc họp. Yêu cầu: tìm hiểu nguyên nhân sai sĩt của lơ hàng túi chả giị rế.
Bước 2: Ghi nhận ý kiến
Các ý kiến sẽ được ghi nhận và tổng hợp. Mỗi người một lần chỉ nêu một ý kiến.
Chị Nguyễn Thị Thùy Linh, nhân viên bán hàng làm thư ký cuộc họp.
Bước 3: Đánh giá ý kiến.
Các thành viên cuộc họp tiến hành bỏ phiếu cho các ý kiến.
Người phụ trách, anh Nguyễn Chí Thanh và thư ký Nguyễn Thị Thùy Linh ghi lại số phiếu cho từng ý kiến.
STT Tên thành viên Yù kiến Số phiếu
1 Trần Thị Phương Tân Do mẫu thiết kế 9
2 Trương Thụy Trần Thành Khơng kiểm tra thơng tin sản phẩm trước khi sản
xuất.
9
3 Nguyễn Chí Thanh Quy trình xử lý đơn hàng chưa được tuân thủ. 9
4 Nguyễn Thị Thùy Linh Quy trình xử lý đơn hàng hiện nay chưa hiệu quả. 7
5 Nguyễn Chí Bình Độ nĩng máy ép khơng đều. 7
6 Hà Hữu Thành Kiểm tra sản xuất chưa tiến hành liên tục. 7
7 Lê Đức Tuấn Thời gian làm việc của máy nhiều. 6
8 Nguyễn Thị Thùy Linh Thời gian hồn thành hợp đồng ngắn. 6
9 Trần Thị Phương Tân Khơng tính độ co giãn của túi. 5
10 Nguyễn Đức Anh Trình độ người đứng máy 5
11 Huỳnh Tuấn Anh Chất lượng vật tư 5
Xây dựng biểu đồ nhân quả:
Bước 1: Xác định các nguyên nhân chính:
Con người: trình độ của nhân viên bán hàng, trình độ người đứng máy, tâm lý cơng nhân(do thời gian hồn thành gấp, thời gian tăng ca nhiều khiến cho nhân viên cĩ tâm lý làm việc cầm chừng trong giờ làm việc chính nên chất lượng sản phẩm kém).
Máy mĩc thiết bị: độ nĩng của máy ép khơng đều, ảnh hưởng đến độ co giãn của túi.
Mẫu thiết kế: đây là mẫu thiết kế của khách hàng, khơng tính sai số trong kích thước mẫu.
Hệ thống thơng tin: khơng kiểm tra thơng tin sản phẩm trước khi tiến hành sản xuất.
Phương pháp thực hiện: khơng thực hiện đúng quy trình, khơng kiểm tra liên tục trong quá trình sản xuất
Nguyên vật liệu: chất lượng màng nhựa kém làm cho độ co của túi cao.
Hình 13: Sơ đồ 4.4:Biểu đồ xương cá về nguyên nhân ảnh hưởng chất luợng túi. Người NV đứngmáy NV vật tư NV bán hàng Tuổi Tuổi Trình độ Trình độ Tuổi Trình độ Giờ làm việc Máy in Máy tráng Máy cắt Máy ép Nhiệt độ máy Độ lệch Đường cắt Độ sáng Mực Độ chính xác Khấu hao máy Tay nghề CN Quy trình xử lý đơnhàng Máy Độ chi tiết Phương pháp thực hiện Quy định thực hiện
Chính sách cải tiến chất lượng
Nguyên vật liệu
Chất lượng
Hình dáng
Thời gian bảo quản Mức độ mới
Phương thức bảo quản Điều kiện bảo quản
Nhiệt độ Aùnh sáng
Kích thước mẫu
Tiêu chuẩn thiết kế
Năng lực người thiết kế Thơng tin thiết kế
Độ phù hợp với vật liệu Quy trình SX
Kiểm tra trong SX Phương thức kiểm tra
Chu kỳ kiểm tra
Thơng tin trong quy trình
Mẫu thiết kế
CHẤT LƯỢN G TÚI
Bước 3: Đánh giá biểu đồ
Quan sát biểu đồ cho thấy:
Nguyên nhân chính yếu dẫn đến sai sĩt của lơ hàng túi chả giị rế Vissan thể hiện như sau:
Nguyên nhân khách quan:
- Mẫu thiết kế sai sĩt về mặt kích thước. - Cơng nghệ máy ép khơng tiên tiến.
Nguyên nhân chủ quan:
- Quy trình xử lý đơn hàng được xây dựng chưa hiệu quả.
- Nhân viên bán hàng khơng tiến hành kiểm tra thơng tin về những sai sĩt của sản phẩm để tư vấn cho khách hàng.
- Chất lượng vật tư khơng đạt yêu cầu do trình độ nhân viên kiểm tra chất lượng chưa cao.
- Phương pháp làm việc khơng hiệu quả: khơng lên kế hoạch kiểm tra sản xuất một cách liên tục.
Nĩi chung, quy trình xử lý đơn hàng của cơng ty khơng chi tiết, cụ thể nên nhân viên chưa thực hiện cơng việc một cách hệ thống. Do đĩ, các sai sĩt khơng được phát hiện kịp thời để cĩ biện pháp khắc phục. Bên cạnh đĩ, luồng thơng tin trong doanh nghiệp chưa được xuyên suốt nên tình hình máy mĩc thiết bị, các ý kiến của nhân viên về chính sách của cơng ty chưa được ghi nhận và xem xét đúng mức.
Kết quả phân tích cho thấy, cơng ty cần phải:
Xây dựng lại quy trình xử lý đơn hàng một cách chi tiết, cụ thể (xem xét giải pháp I và II)
Tạo luồng thơng tin xuyên suốt trong suốt quy trình.
Quy định trách nhiệm và quyền hạn cụ thể cho nhân viên trong mỗi bước của quy trình.
Tổ chức tuyển dụng và đào tạo nhân viên để nâng cao năng lực chuyên mơn.
Trong mỗi quy trình sản xuất, cơng nhân đứng máy phải là người kiểm tra đầu tiên chất lượng sản phẩm. Do đĩ, phải tổ chức các khĩa huấn luyện cho cơng nhân khả năng đánh giá sai sĩt trong quy trình.
Lưu ý:
Biểu đồ xương cá là chìa khĩa phát hiện nhân tố ảnh hưởng chủ yếu đến đặc tính của vấn đề. Từ chìa khĩa này cơng ty cĩ thể thu thập dữ liệu đễ biểu diễn lên biểu đồ Pareto để xác định mức quan trọng tương đối của các nhân tố ảnh hưởng lẫn nhau.
Cĩ thể tham khảo về những lợi ích mà biểu đồ Pareto mang lại để tìm hiểu và áp dụng:
Ưu điểm của Pareto:
Với biểu đồ Pareto, chúng ta đương nhiên khơng thể nào sửa chữa sai sĩt hay hạ giá thành sản phẩm được. Tuy nhiên, nhìn vào Pareto ta cĩ thể thấy được nguyên nhân hay sai sĩt nào cĩ tần số xuất hiện lớn nhất để cĩ biện pháp khắc phục.
Đối với những sai sĩt hay nguyên nhân cĩ tần số xuất hiện thấp, chúng ta cũng phải theo dõi sát sao và sửa chữa trong một số trường hợp:
- Nếu những sai sĩt hay sai sĩt do nguyên nhân đĩ gây ra sẽ tốn nhiều chi phí để sửa chữa, thay thế.
- Những sai sĩt đĩ cĩ thể dễ dàng cải tiến.
Với hình thức biểu thị bằng đồ thị, chúng ta cĩ thể động viên tinh thần của cơng nhân viên. Từ đĩ, giúp làm giảm tổng số sai sĩt và tác động tích cực lên tinh thần làm việc của mọi người.
Dễ dàng tiếp thu nội dung: mọi người vừa mới nhìn qua cũng cĩ thể thấy được nội dung. Bên cạnh dùng biểu đồ Pareto để báo cáo cải tiến lên cấp trên về thực chất vấn đề, chúng ta cịn cĩ thể khích lệ tinh thần làm việc của nhân viên thơng qua việc đặt biểu đồ ở những nơi nghỉ giải lao, dễ nhìn thấy: (tham khảo sai sĩt I – Trang 46 về biểu đồ Pareto)
Sơ đồ minh họa:
Hình 17: sơ đồ 4.5: Minh họa cải tiến chất lượng sản phẩm qua biểu đồ Pareto Việc áp dụng một hệ thống kỹ thuật như SPC thường khĩ hơn trong cơng ty nhỏ do thiếu nguồn lực và sự ủng hộ của lãnh đạo cấp cao. Cần phải biết rằng, dễ dàng thiết lập và sử dụng biểu đồ kiểm sốt mà khơng cần kế hoạch thích hợp thì khơng đạt được mục tiêu của SPC.
Một quy trình SPC nên bắt đầu từ một chương trình thí điểm để nhận được sự ủng hộ đầy đủ từ lãnh đạo cấp cao cho sự phát triển hệ thống SPC . Thành cơng của hoạt động thí điểm SPC cĩ tính quyết định tới chất lượng chương trình của cơng ty trong tương lai. Bằng việc tạo ra một kịch bản thành cơng, với chi phí và lợi ích điển hình, nhận thức của lãnh đạo về chất lượng sẽ được nâng cao. Ngồi ra, nghiên cứu thí điểm này cũng là một cách nâng cao tinh thần, nhân viên khơng chỉ cĩ thêm hiểu biết về quy trình làm việc của họ mà họ cịn cảm thấy mình cĩ ảnh hưởng chủ động lên quy trình. Nĩi tĩm lại từ nghiên cứu này, tất cả mọi người liên quan đều trở thành người ủng hộ SPC. Và kết quả này sẽ hổ trợ cho việc kiểm sốt tồn bộ quy trình hoạt động của cơng ty.
150140 140 120 100 80 60 40 \ 20 0 A B C D E F Số Sai Sĩt % Tích Lũy 100% 80% 60% 40% 20% 0 140 120 100 80 60 40 \ 20 0 A B C D E F Số Sai Sĩt % Tích Lũy 100% 80% 60% 40% 20% 0
Trước cải tiến Sau cải tiến
Hiệu quả của việc cải tiến 47 thùng. n = 147
TỔNG KẾT:
Để thực hiện quản lý hệ thống thơng tin một cách hiệu quả với chi phí phí thấp nhất, nghĩa là đạt hiệu quả tối ưu, cơng ty cần phải vận dụng các giải pháp một cách linh hoạt và kịp thời.
Trên đây là những giới thiệu sơ lược những giải pháp mà chúng ta cĩ thể nghiên cứu và vận dụng trong việc tổ chức quản lý hệ thống thơng tin trong tổ chức nhằm nâng cao hiệu quả quy trình xử lý đơn hàng cũng như hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của cơng ty.
Ban lãnh đạo cơng ty và các nhà quản lý cần phải tìm hiểu, nghiên cứu, so sánh và đánh giá để lựa chọn những giải pháp phù hợp với tình hình hoạt động của cơng ty hiện thời.