II. THỰC TRẠNG QUẢN LÝ HỆ THỐNG THƠNG TIN TRONG QUY TRÌNH XỬ LÝ ĐƠN HÀNG TẠI CƠNG TY.
3.Nhận Xét Chung:
Thực trạng vấn đề quản trị thơng tin trong quy trình xử lý đơn hàng nĩi riêng và tại cơng ty nĩi chung vẫn cịn nhiều vấn đề bất cập cần phải quan tâm
Cơng ty vẫn chưa chú trọng đầu tư cho việc nghiên cứu thơng tin:
Giống như hầu hết các doanh nghiệp Việt Nam khác, cơng ty vẫn chưa chú trọng đầu tư vào việc nghiên cứu và tiếp cận thơng tin nên khơng dám mạo hiểm tư vào nghiên cứu sản phẩm mới.
Khơng cĩ các chính sách đánh giá các thơng tin quan trọng ( tham khảo cơ ssở lý luận trang 18) như thơng tin về marketing, cạnh tranh,sản xuất,… nên khơng nhận biết được nhu cầu khách hàng, khả năng cạnh tranh của mình so với đối thủ,… nên khơng cĩ được cái nhìn thấu suốt để đưa ra được những chính sách tiếp cận thị trường, nắm bắt cơ hội cũng như phịng tránh các rủi ro mà cơng ty cĩ thể gặp phải. Các thơng tin về sản xuất cũng khơng được chú trọng đầu tư nên việc đầu tư cơng nghệ cho quy trình xử lý đơn hàng khơng đạt hiệu quả như mong muốn. Bên cạnh đĩ, quy trình sản xuất khơng được chi tiết, cụ thể nên khơng kiểm sốt được từng của quá trình và thường xuyên xảy ra sai sĩt.
Vấn đề quản trị thơng tin trong quy trình xử lý đơn hàng vẫn chưa đạt hiệu quả: Như đã trình bày ở trên, cơng ty vẫn chưa chú trọng việc thu thập và phân tích thơng tin: khơng cĩ chính sách thu thập thơng tin về khách hàng trong quy trình xử lý đơn hàng.
Chưa thực hiện xem xét để phân loại thơng tin một cách rõ ràng, chưa nghiên cứu việc tạo mới thơng tin cũng như phân cơng trách nhiệm cụ thể cho việc xử lý thơng tin.
Khơng thực hiện tiến trình trong hoạt động quản trị thơng tin: chưa tiến hành xác định hoạt động một cách cụ thể, chi tiết để xác định nhu cầu thơng tin từ đĩ xây dựng kho thơng tin, phân loại những thơng tin thừa và thiếu,… chưa tận dụng khai thác tiềm năng thơng tin trong tổ chức.
Mạng quản lý thơng tin chưa được cập nhật một cách chính xác kịp thời giữa các thành viên trong cơng ty. Việc truyền đạt thơng tin cịn mang tính thủ cơng mà khơng tận dụng mạng nội bộ, vì thế vẫn thường xuyên cĩ nhiều sai sĩt xảy ra.
Mặc dù hệ thống đã được nối mạng nhưng khơng phát huy được hiệu quả do nhiều yếu tố như việc cập nhật thơng tin, trình độ cơng nghệ thơng tin của nhân viên, các yếu tố thơng tin khơng được sắp xếp trình tự, thống nhất gây khĩ khăn trong việc truy cập.
Vấn đề bảo mật thơng tin cũng là vấn đề mà cơng ty cần phải quan tâm: các thơng tin quan trọng như danh sách khách hàng được hưởng hoa hồng, danh mục vật tư và giá vật tư,… được lưu trữ trên mạng nội bộ tồn cơng ty mà khơng được cài mã khĩa.
Các chính sách chiến lược của cơng ty mặc dù cĩ đưa ra nhưng việc truyền đạt và thực hiện chưa đạt hiệu quả. (tham khảo III.2)
Hiện nay vẫn chưa xây dựng được luồng thơng tin xuyên suốt trong quy trình xử lý đơn hàng:
Chưa xác định được những nhu cầu thơng tin cần thiết trong mỗi quy trình. Chưa xây dựng được hệ thống cập nhật và truyền đạt thơng tin dữ liệu đến từng bộ phận và người chuyên trách một cách nhanh chĩng hiệu quả (thơng tin về định hướng phát triển cơng ty, thơng tin khách hàng, các thơng tin liên quan đến hoạt động của quy trình như sản xuất, cơng nghệ,…).
Nĩi tĩm lại, vấn đề quản lý thơng tin trong quy trình xử lý đơn hàng tại cơng ty vẫn chưa đảm bảo các nguyên tắc cũng như cĩ được các yếu tố đảm bảo cho việc quản trị thơng tin thành cơng.