II. THỰC TRẠNG QUẢN LÝ HỆ THỐNG THƠNG TIN TRONG QUY TRÌNH XỬ LÝ ĐƠN HÀNG TẠI CƠNG TY.
2.Thực Trạng Ưùng Dụng Cơng Nghệ Thơng Tin Trong Quy Trình Xử Lý Đơn Hàng
Lý Đơn Hàng
Trong hoạt động giao tiếp với khách hàng:
Thực hiện khơng hiệu quả:
Đã trang bị hệ thống thư điện tử chung của cơng ty, email cho mỗi nhân viên để thực hiện việc trao đổi thơng tin với khách hàng cũng như tiếp nhận yêu cầu khách hàng. Tuy nhiên, trên thực tế các nhân viên kinh doanh khơng kiểm tra email một cách thường xuyên nên đã bỏ lỡ nhiều đơn hàng quan trọng. Ngày 10/05/ 2007 nhân viên kinh doanh nhận được thơng báo của khách hàng qua điện thoại về việc yêu cầu của khách hàng là cơng ty AGILITY đã gửi qua email mà vẫn chưa được hồi âm.
Trong hoạt động tác nghiệp:
Chưa tận dụng được tính năng của cơng nghệ thơng tin:
Cơng nghệ thơng tin mà các nhân viên sử dụng chủ yếu là tin học văn phịng và chỉ thực hiện các cơng việc đơn giản như chiết tính giá, soạn thảo hợp đồng, lập lệnh sản xuất,….
Chưa xây dựng được phần mềm chiết tính giá.
Đã cĩ quy trình quản lý nhưng chủ yếu là bằng sổ sách, giấy tờ và các bảng biểu nên thơng tin liên lạc giữa các bộ phận khơng được linh hoạt và kịp thời. Đã áp dụng một số phần mềm quản lý như foxbase, phần mềm quản lý cơng nợ,… nhưng cịn mang tính rời rạc nên chưa phát huy được hiệu quả.
Các hoạt động lưu trữ đơn hàng vẫn cịn thực hiện thủ cơng mà chưa thực hiện việc tin học hĩa.
Đã xây dựng hệ thống tiêu chuẩn chất lượng về quy trình quản lý hệ thống nhưng thực tế vận dụng chưa đạt như mong muốn.
Đối với phịng sản xuất kinh doanh: Do cơ cấu thơng tin của phịng kinh doanh phức tạp nên việc thiết lập mơ hình quản lý thơng tin là rất khĩ, điều đĩ làm cho chi phí thiết lập hệ thống rất cao. Vì vậy, cơng ty vẫn đang trong trong quá trình nghiên cứu để thiết lập.
Đối với các bộ phận khác như phịng Xuất nhập khẩu – đầu tư: Cơng ty đã tiến hành thực hiện quản lý hệ thơng tin về những lĩnh vực hoạt động thuộc chức năng của phịng : cập nhật các đặc tính và tình hình của vật tư ( giá cả, các yếu tố ảnh hưởng đến vật tư, nhà cung cấp,…), báo cáo tồn kho vật tư, phiếu xuất vật tư, … tất cả các dữ liệu này đều được xây dựng các chương trình quản lý. Tất cả các thành viên đều cĩ thể truy cập cũng như cập nhật dữ liệu theo nhiệm vụ và quyền hạn của mình.
Chi phí lắp đặt hệ thống quản lý (tồn kho vật tư, giá vật tư, phiếu xuất ) là khoảng 20 triệu Việt Nam Đồng. Với hệ thống quản lý tồn kho vật tư bộ phận quản lý vật tư cĩ thể truy cập thơng tin vật tư và quản lý xuất - nhập - tồn một cách dễ dàng. Chương trình này được kết nối với máy tính của thủ kho. Hệ thống các chương trình này cho phép quản lý xuất nhập khẩu vật tư, kiểm tra tồn kho mà khơng phải sử dụng đến thẻ kho như trước đây. Hệ thống này cịn được kết nối với chương trình báo giá vật tư hàng tuần hoặc định kỳ theo quy định. ( Khi muốn kiểm tra chủng loại vật tư nào đĩ, chỉ cần gõ mã số vật tư, hệ thống sẽ tự động cập nhật lượng vật tư tồn, giá vật tư khi nhập và giá vật tư hiện tại khi cĩ nhu cầu sản xuất).
Tuy nhiên, hiệu quả thực hiện của mơ hình quản lý này chưa tốt , đã xuất hiện tình trạng tồn kho mang giá trị âm khi nhân viên bộ phận xuất nhập khẩu nhập dữ liệu.
Nhìn chung, vấn đề áp dụng cơng nghệ thơng tin trong quy trình xử lý đơn hàng của doanh nghiệp đã được quan tâm thực hiện nhưng vẫn chưa được chú trọng ( hệ thống mạng kết hợp doanh nghiệp với bên ngồi tổ chức rất sơ sài, chưa cung cấp được nhiều về thơng tin về cơng ty, hệ thống thư điện tử của cơng ty khơng được kiểm tra thường xuyên nên vẫn bỏ lỡ các yêu cầu của khách hàng, nhân viên cơng ty vẫn chưa khai thác được ưu thế của hệ thống thư điện tử để thực hiện các giao dịch với khách hàng cũng như tìm khách hàng mới,…).Vì lý do này, cơng ty vẫn chưa khai thác được hiệu quả của dự án đầu tư vào hệ thống mạng máy tính này.