III. ĐÁNH GIÁ TỔNG QUAN VỀ NHỮNG SAI SĨT TRONG HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH DO QUẢN TRỊ THƠNG TIN.
2. Đánh Giá Chung Về Quy Trình Xử Lý Đơn Hàng Tại Cơng Ty:
Bán hàng là một trong những hoạt động quan trọng khơng chỉ đem lại lợi nhuận cho cơng ty mà nĩ cịn cĩ vai trị đối với sự thỏa mãn của khách hàng, đưa hình ảnh của cơng ty đến với người tiêu dùng.
Ví dụ: khả năng hồn thành đơn hàng cho khách hàng, giải quyết khiếu nại cho khách hàng, …
Nhìn chung, quy trình xử lý đơn hàng tại cơng ty đã cĩ một số chuyển biến đáng kể so với doanh nghiệp nhà nước ( đã xây dựng quy trình xử lý đơn hàng đạt tiêu chuẩn ISO 9001 – 2000, tổ chức các lớp đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên bán hàng, thực hiện việc tìm kiếm khách hàng mới, , thực thi các chương trình thơng tin như tổ chức mạng nội bộ, tổ chức thực hiện chương trình 5S,cĩ kế hoạch thực hiện hưởng thu nhập trên doanh thu,…). Tuy nhiên, với thực trạng hiện nay, việc thực hiện quy trình xử lý đơn hàng tại cơng ty vẫn chưa đạt hiệu quả như mong muốn.
2.1. Đối với vấn đề thơng tin trong quy trình xử lý đơn hàng:
Như ở phần nhận xét chung (tham khảo trang 39) đã đề cập, vấn đề quản trị thơng tin tại cơng ty vẫn chưa đạt hiệu quả do gặp một số vấn đề như sau:
Nhân viên vẫn chưa sẵn sàng truy cập các thơng tin họ cần để thực hiện cơng việc tại các cấp độ trong tổ chức ( tham khảo các sai sĩt - Trang 46 và cơng nghệ thơng tin trong quy trình xử lý đơn hàng).
Chưa đề ra các chính sách, các quy định hay thỏa thuận về việc khai thác tối đa nguồn thơng tin trong tổ chức, chưa đề ra các phương pháp thực hiện các họat động trong quản trị thơng tin ( quy định về việc phản hồi thơng tin cho ban lãnh đạo, các đồng nghiệp một cách chi tiết để hạn chế sai sĩt) (sai sĩt III – trang 50).
Các nguồn thơng tin sử dụng trong kinh doanh chưa đảm bảo chất lượng: thơng tin liên lạc giữa tổ chức và khách hàng chưa nhất quán, kịp thời, phương pháp lưu trữ và truy cập thơng tin giữa các phịng ban khơng nhất quán trên tồn bộ cơng ty mà do quản lý các phịng ban quy định,… )
Vấn đề bảo mật thơng tin vẫn chưa được chú trọng: các thơng tin như hệ thống đơn giá các loại vật tư, danh sách khách hàng quan trọng,…khơng được thiết kế hệ thống bảo mật hay quy định quyền hạn và trách nhiệm sử dụng).
Hệ thống truyền đạt thơng tin tới các thành viên nội bộ trong doanh nghiệp khơng được thuận tiện, ( thơng tin giữa ban lãnh đạo, giữa nhân viên và lãnh đạo, nhân viên và nhân viên,… chưa được cung cấp một cách nhanh chĩng).
Việc tổ chức liên kết giữa các phịng ban cịn yếu kém, chưa thống nhất giữa các bộ phận.
Chưa phân cấp thơng tin quản lý trong hoạt động của quy trình. Việc chuẩn hĩa tập thực thể chưa đưc tiến hành.
Hệ thống các phương pháp lưu trữ thơng tin cịn mang tính thủ cơng, chưa đảm bảo tính linh hoạt trong lưu trữ thơng tin.
Vấn đề tin học hĩa trong hoạt động xử lý đơn hàng vẫn chưa đảm bảo tính hiệu quả.
Trình độ cơng nghệ thơng tin của nhân viên cũng là vấn đề đáng phải quan tâm.
Cơng ty là một doanh nghiệp vừa mới cổ phần hố, cũng giống như hầu hết các doanh nghiệp nhà nước, cơng ty và các nhân viên của cơng ty vẫn chưa chú trọng đến việc tổ chức thiết kế một hệ thống thơng tin xuyên suốt trong quy trình.
Như vậy, vấn đề quản trị thơng tin trong quy trình xử lý đơn hàng vẫn chưa đảm bảo được hiệu quả.
2.2. Đối với các hoạt động trong quy trình:
Mặc dù đã cĩ nhiều cố gắng cải tiến, nhưng nhìn chung hoạt động bán hàng tại cơng ty vẫn chưa đạt tính chuyên nghiệp cao.
Nhân viên bán hàng vẫn chưa thực hiện việc lưu trữ thơng tin khách hàng cũng như yêu cầu của họ khi khơng đáp ứng được.
Tên cơng ty Yêu cầu Nguyên Nhân
Cty AGLILITY Thùng carton đựng hàng hố
Túi bảo vệ thực phẩm lạnh
Keo dán …
Khơng cĩ cơng nghệ
DNTN Minh Tâm Túi bao bì Cà phê thơ Khơng cĩ cơng nghệ CTCP Bibica Túi ghép khơ (túi
snack)
Chưa nhập cơng nghệ Cơng ty TNHH Cơng nghiệp
thực phẩm LIWAYWAY.
Túi ghép khơ (túi snack)
CTCP Thực Phẩm X Túi ghép khơ (túi bột nêm mì tơm)
Chưa nhập cơng nghệ Cơng ty TNHH may mặc Y Bao bì đựng quần áo
xuất khẩu
Nhân viên khơng nắm rõ thơng tin.
Khi tiếp nhận yêu cầu khách hàng khơng tiến hành tìm hiểu về thơng tin khách hàng (đặc điểm khách hàng, thơng tin về hoạt động kinh doanh, cơng nợ, cơ cấu sản phẩm của khách hàng tại cơng ty,… )
Đối với sản phẩm truyền thống khơng xem xét lại sai sĩt để tiến hành điều chỉnh. (xem sai sĩt II – Trang 48)
Làm việc cịn mang tính cầm chừng, thụ động, hầu như dựa trên kinh nghiệm.
Sử dụng chưa hiệu quả nhân lực cũng như vật lực trong hoạt động bán hàng, nhân viên bán hàng vẫn chưa thực hiện đúng chuyên mơn một cách hiệu quả: khơng cĩ bộ phận chiết tính giá riêng biệt mà nhân viên kinh doanh phải kiêm luơn việc tính giá và lập đơn hàng.
Khơng tiến hành kiểm tra chất lượng sản phẩm trong quá Trình sản xuất một cách liên tục. (xem sai sĩt II – Trang 48)
Đối với vấn đề kiểm tra chất lượng sản phẩm của KCS cũng cĩ tiến hành nhưng chưa hiệu quả do việc kiểm tra thỉnh thoảng cĩ tiến hành nhưng việc kiểm tra
thường bị tách rời việc phát hiện sai hỏng ra khỏi người đứng máy, trong khi đĩ người đứngg máy chính là người cĩ khả năng biết rõ nhất nguyên nhân xảy ra vấn đề để cĩ cách khắc phục nhanh chĩng hơn ai hết.
Lịch giao hàng khơng được lập một cách cụ thể.(xem sai sĩt I – Trang 46)
Việc đánh giá sự thỏa mãn khách hàng khơng được tiến hành thường xuyên. Thực tế cơng ty chỉ tiến hành mỗi năm một lần. (tham khảo Sai Sĩt V – Trang 51)
2.3. Aûnh hưởng:
Khơng lưu trữ thơng tin khách hàng là một sai sĩt lớn của hệ thống, khảo sát khách hàng là một yêu cầu vơ cùng quan trọng của bất kỳ doanh nghiệp nào hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm đánh giá việc tại sao cơng ty khơng đáp ứng được yêu cầu đĩ? khả năng đáp ứng trong tương lai?...hơm nay họ cĩ thể khơng là khách hàng của chúng ta nhưng ngày mai khơng hẳn thế. Cần phải đến với làm cho khách hàng nhận thấy họ cĩ nhu cầu đối với của ta chứ khơng thể để họ chỉ tìm đến khi cĩ nhu cầu.
Vấn đề quản lý và truy cập thơng tin gặp nhiều khĩ khăn.
Khách hàng của doanh nghiệp chủ yếu là khách hàng truyền thống.
Khơng nắm được đặc điểm khách hàng sẽ khơng đánh giá được mức độ ưu tiên cần phải dành cho khách hàng; nhu cầu cầu của họ trong tương lai và khả năng đáp ứng của mình cho nhu cầu đĩ so với đối thủ.
Hoạt động của nhân viên bán hàng khơng được chuyên mơn hĩa làm lãng phí thời gian, khơng tận dụng được lợi thế trong giao tiếp với khách hàng cũng như tìm khách hàng mới.
Cơng tác đầu tư máy mĩc thiết bị khơng đạt hiệu quả.
Các chương trình đào tạo nhân viên khơng phát huy hiệu quả.
Tình trạng sai hỏng của sản phẩm cĩ xu hướng gia tăng, chất lượng sản phẩm giảm.
Khơng xem xét lại sai sĩt của những lơ hàng trước là việc khơng biết đúc rút kinh nghiệm là để cái sai lặp lại làm lãng phí chi phí hữu hình như việc thu hồi sản phẩm, làm lại trục, giảm giá hàng bán,… và cả chi phí vơ hình như mất uy tín khách hàng, thời gian sản xuất lại, thời gian thương lượng với khách hàng,…
Thơng tin về những sai sĩt khơng được xử lý kịp thời. Hậu quả là sai sĩt khơng được khắc phục, làm mất nguồn thu của doanh nghiệp.
Giao hàng trễ hạn ngày càng gia tăng:lịch giao hàng khơng thống nhất giữa các bộ phận dẫn đến việc giao hàng khơng đúng hẹn với khách hàng làm mất uy tín của cơng ty đối với khách hàng.
Đánh giá sự thỏa mãn khách hàng là nghiệp vụ hết sức quan trọng trong hoạt động bán hàng, nĩ quyết định đến mối quan hệ lâu dài giữa cơng ty với khách hàng cũng như cải tiến chất lượng sản phẩm. Độ chính xác và tin cậy của những nghiên cứu đánh giá khơng cao nên việc điều chỉnh và phịng ngừa khơng đạt hiệu quả.
Ngày nay, thời đại khoa học cơng nghệ phát triển, việc trao đổi thơng tin với sự hỗ trợ của mạng lưới thơng tin liên lạc và cơng nghệ xử lý thơng tin đĩng vai trị đặc biệt quan trọng, quyết định sự sốn cịn trong quản lý quá trình chu chuyển hàng hố và chứng từ.
Tuy nhiên, làm thế nào để quản lý thơng tin hiệu quả đối với quy trình xử lý đơn hàng để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp?
Dưới đây là những giải pháp và kiến nghị mà tơi đề ra để hỗ trợ cho việc giải quyết vấn đề quản lý hệ thống thơng tin tại cơng ty nhằm nâng cao hiệu quả quy trình xử lý đơn hàng. Mong thầy cơ, các anh chị và các bạn tham khảo, gĩp ý thêm.