II. GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ THƠNG TIN TRONG QUY TRÌNH XỬ LÝ ĐƠN HÀNG.
2. Vận hành hệ thống thơng tin
Thiết kế một sản phẩm với khoa học hiện đại là một vấn đề khĩ khăn và rất quan trọng nhưng vấn đề quan trọng hơn làm thế nào để vận dụng nĩ vào thực tiễn với hiệu quả cao?. Đĩ là vấn đề mà chúng ta phải quan tâm. Đối với hệ thống thơng tin cũng vậy, khi triển khai vận hành hệ thống thơng tin đã thiết kế, cần phải chú ý đến các vấn đề sau:
Cần cho hệ thống hoạt động thử trước khi lắp đặt
Trước khi lắp đặt hệ thống thơng tin, những sai sĩt sẽ dễ tìm thấy và việc sửa sai sẽ rẻ hơn nhiều khi hệ thống đã nằm tại chỗ và con người phải phụ thuộc vào nĩ. Vì cơng ty chưa cĩ hệ thống quản lý thơng tin cũ nên trong quá trình lắp đặt cần tiến hành thử nghiệm trong từng bước của hệ thống. Những khiếm khuyết sẽ được bộc lộ và sửa chữa kịp thời. Việc sửa chữa này sẽ đỡ tốn kém hơn và ít ảnh hưởng tới hoạt động của tổ chức. Do đĩ, trước khi tiến hành xây dựng hệ thống
phải cho quy trình thực hiện thử nghiệm theo từng bước nhỏ để dễ dàng điều chỉnh khi xảy ra sai sĩt.
Xây dựng kế hoạch đào tạo nhân sự sử dụng hệ thống thơng tin.
Nguồn nhân lực là một trong những yếu tố quan trọng, một con thuyền tốt nhưng nếu khơng cĩ người lèo lái tốt thì nĩ sẽ đi trệch hướng. Do đĩ, cơng ty phải lên kế hoạch và tiến hành đào tạo cho các thành viên trong cơng ty, đặc biệt là nhân viên bộ phận kinh doanh hiểu biết về quy trình hoạt động cũng như phương pháp khai thác những tính năng của mơ hình.
Chuẩn bị cho hệ thống thơng tin mới hồ nhập
Nguồn nhân lực trong cơng ty chủ yếu là những người cĩ thâm niên, vì vậy rất khĩ thích nghi với sự thay đổi. Một số thành viên trong tổ chức cho rằng họ khơng cĩ khả năng lĩnh hội hệ thống mới, tron gkhi số khác lại gặp khĩ khăn trong việc ứng dụng cơng nghệ. Bên cạnh đĩ, một khác lại lo sợ khi vận dụng cơng nghệ mới sẽ gây ảnh hưởng đến chức vụ và quyền lực hiện tại.
Để giải quyết vấn đề này, giúp cho hệ thống mới hồ nhập cơng ty cần phải cho nhân viên tham gia đầy đủ vào việc thiết kế và thực hiện hệ thống thơng tin cho quy trình xử lý đơn hàng. Điều này cho phép họ làm quen với hệ thống thơng tin trước khi sử dụng, làm tăng sự gắn bĩ đối với việc thực hiện hệ thống.
Kiểm tra độ an tồn của hệ thống thơng tin
Bảo mật hệ thống thơng tin là vấn hết sức quan trọng, vì vậy các nhà quản trị cần phải cĩ các biện pháp an tồn như cửa vào phần cứng phải được kiểm sốt chặt chẽ, phần mềm phải khố lại khi khơng sử dụng, hệ thống phải cĩ những mã khố riêng để hạn chế người sử dụng,…
Hiện nay, việc sử dụng mạng internet là rất khĩ kiểm sốt và dễ bị xâm nhập. Để hạn chế bớt rủi ro từ việc sử dụng mạng internet các tổ chức lựa chọn giải pháp là thanh lọc thơng tin bằng phần mềm giám sát mạng internet gọi là “ bộ chọn nội dung mạng internet”. Hệ thống máy tính cĩ gắn linh kiện này sẽ căn cứ vào các tiêu chuẩn để chọn lọc nội dung cho phù hợp.
Người ta cịn quản lý mạng internet bằng cách đưa ra những yêu cầu truy nhập thơng tin đi qua một số đường dẫn hoặc một cửa ngõ để kiểm sốt.
Tuy nhiên, với khả năng của cơng ty hiện nay mà nĩi, việc lắp đặt hệ thống các linh kiện này là rất khĩ. Vì thế cho nên, ban lãnh đạo cần cĩ những chính sách quản lý, bảo mật như: cho phép truy cập những thơng tin nào? Thời gian truy cập? Mỗi chức vụ khác nhau thì phạm vi truy cập cũng khác nhau.
Thường xuyên kiểm tra hệ thống thơng tin
Thơng tin cần cho nhà quản trị luơn thay đổi cùng với sự thay đổi của thị trường, khách hàng, đối tác, luật pháp,…vì vậy, việc thực hiện phải được xem như là sự bắt đầu của một quá trình luơn tiếp diễn. Nghĩa là phải cập nhật thơng tin một cách liê tục. Hệ thống thơng tin cần phải được xem xét lại định kỳ, cĩ sự thay đổi phù hợp và kịp thời đối với người sử dụng.
GIẢI PHÁP II: QUẢN LÝ HỆ THỐNG THƠNG TIN HỒN THIỆN QUY TRÌNH XỬ LÝ ĐƠN HÀNG. TRÌNH XỬ LÝ ĐƠN HÀNG.
Thực trạng quy trình xử lý đơn hàng của cơng ty hiện nay mặc dù đã được cơng nhận tiêu chuẩn ISO 9001 – 2000 nhưng vẫn cịn mang tính tổng quát, chưa đi sâu vào chi tiết nên việc khơng đạt hiệu quả như ( khơng tiến hành ghi phiếu triển khai sản xuất, việc kiểm tra liên tục trog sản xuất,…). Bên cạnh đĩ, chưa chi tiết hĩa các việc cần làm như lưu trữ thơng tin về khách hàng và yêu cầu khách hàng khi chưa đáp ứng được để cĩ thể liên hệ khi cần thiết. Việc lên lịch trình giao hàng cũng chưa được cụ thể hĩa trong sơ đồ quy trình.
Bên cạnh đĩ, sơ đồ quy trình xử lý đơn hàng như hiện nay, khi một nhân viên kinh doanh mới làm quen với cơng việc sẽ khơng biết rõ các bước thực hiện cụ thể như thế nào. Do đĩ, cần cĩ hệ thống quy trình xử lý đơn hàng chi tiết hơn nhằm giúp họ cĩ thể làm việc một cách hiệu quả theo quy trình ( cĩ thể nhận biết những cơng việc cần làm, những thơng tin cần thơng báo và các đối tượng cần thơng báo,… ), từ đĩ tránh những sai sĩt khơng đáng cĩ.
Do đĩ, cơng ty cần phải quản lý hệ thống thơng tin, hồn thiện và nâng cao hiệu quả quy trình xử lý đơn hàng.