1. Tầm quan trọng của nhóm trong nhóm chất lượng toàn diện:
Nhóm là một tập hợp từ hai cá nhân trở lên, tương tác với nhau nhằm đạt được những mục tiêu chung.
Nhóm có mặt mọi nơi trong tổ chức thực hiện TQM: từ bộ phận cấp cao đến mọi chức năng và bộ phận khác trong tổ chức.
Tổ chức TQM nhận ra rằng sự tham gia tiềm năng của nhân viên lớn hơn nhiều so với tổ chức truyền thống, và nhóm được sử dụng để phát huy lợi thế đó. Hơn nữa, trong
môi trường kinh doanh cạnh tranh hiện nay đòi hỏi sự linh hoạt, phản ứng nhanh trước những nhu cầu của khách hàng và những thay đổi về kỹ thuật. Nhóm có thể có khả năng đáp ứng nhanh chóng những thay đổi đó. Trong một vài năm gần đây, nhiều công ty đã nói về tầm quan trọng của làm việc nhóm cũng như chia sẻ kinh nghiệm của họ về làm việc nhóm.
2. Các hình thức tổ chức nhóm trong TQM:
- Ủy ban lãnh đạo: là nhóm lãnh đạo của tổ chức, cung cấp đường hướng và mục tiêu cho tổ chức.
- Nhóm giải quyết vấn đề: là nhóm thực hiện cải tiến chất lượng bằng cách nhận diện và giải quyết những vấn đề liên quan đến chất lượng.
- Nhóm làm việc: là nhóm gồm những người làm việc cùng nhau hàng ngày để thực hiện một công việc nào đó.
- Nhóm tự quản: là nhóm của những người cùng làm việc thường ngày với nhau chịu trách nhiệm nghiên cứu và cải tiến chính quá trình của họ và là nhóm được giao quyền tự ra quyết định và kiểm soát các quyết định của bản thân.
- Nhóm ảo: là nhóm mà những thành viên của nó thực hiện truyền thông tin gián tiếp qua mạng, lãnh đạo của nhóm, và các thành viên của nhóm có thể thay đổi nếu cần. nhóm ảo càng ngày càng quan trọng vì sự phát triển của truyền thông qua mạng.
3. Các yếu tố quyết định sự thành công của nhóm:
- Có mục tiêu rõ ràng
- Có kế hoạch cải tiến và tổ chức công việc. - Mỗi thành viên có vai trò rõ ràng
- Truyền thông rõ ràng
- Làm cho hành vi của nhóm trở nên có ích - Có trình tự và cách thức ra quyết định tốt - Sự tham gia của mọi nhân viên
- Có nguyên tắc làm việc rõ ràng
- Có sự thông hiểu của các thành viên về đặc trưng và cách thức làm việc của nhóm - Có phương pháp làm việc khoa học.
4. Cách thức giải quyết vấn đề của nhóm:
GV: Cao Thị Hoàng Trâm Trang 61
Hợp tác giải quyết
Lựa chọn vấn đề
Truyền thông
Phân công công việc
CHƯƠNG 4:
LÃNH ĐẠO CHẤT LƯỢNGI. TQ và lý thuyết về lãnh đạo: I. TQ và lý thuyết về lãnh đạo:
1. Vai trò của nhà quản trị:
Henry Mintzberg cho ràng các nhà quản trị có 3 vai trò chính: - Vai trò giao tế
- Vai trò thông tin - Vai trò quyết định
a. Vai trò giao tế:
Trong việc thực hiện vai trò giao tế, nhà quản trị thực hiện 3 vai trò giao tế nhỏ: Đại diện, người lãnh đạo và liên lạc
Trong vai trò đại diện, nhà quản trị thực hiện các nhiệm vụ mang tính nghi thức giống như đón chào những khách viến thăm công ty, đọc diễn văn khai mạc khi khởi công xây dựng nhà máy mới.
Trong vai trò người lãnh đạo, nhà quản trị phải động viên và khuyến khích nhân viên hoàn thành muc tiêu của tổ chức.
Trong vai trò liên lạc, nhà quản trị đối phó với những người bên ngoài công ty.
b. Vai trò thông tin:
Vai trò thông tin mô tả hoạt động được sử dụng để duy trì và phát triển mạng thông tin. Nó bao gồm vai trò kiểm tra, phổ biến và phát ngôn.
Trong vai trò kiểm tra, nhà quản trị phải xem xét tỉ mỉ thông tin, chủ động liên lạc, giao tiếp với người khác để kiểm tra thông tin.
Trong vai trò người phổ biến nhà quản trị họ chia sẻ thông tin họ thu thập được với cấp dưới.
Trong vai trò người phát ngôn nhà quản trị phải chia sẻ thông tin với người khác ví dụ phát ngôn trong các cuộc họp
c. Vai trò ra quyết định :
Ngoài việc liên kết với người khác, thu thập và chia sẻ thông tin nhà quản trị phải thực hiện vai trò ra quyết định. Để thực hiện vai trò này nhà quản trị phải thực hiện 4 vai trò nhỏ :
- Vai trò doanh nhân : Nhà quản trị phải tự thích nghi với môi trường và thích ứng với cấp đưới.
- Giải quyết rắc rối : Nhà quản trị đối phó với áp lực và các vấn đề bằng sự quan tâm và các hành động tức thời
- Phân bố nguồn lực.
- Người thương thuyết : Nhà quản trị thương lượng về tiến độ, dự án, các mục tiêu, kết quả, nguồn lực và sự gia tăng số lượng nhân viên.
2. Giao quyền :
a. Khái niệm : Giao quyền nghĩa là cho một người quyền lực làm những thứ cần thiết để thỏa mãn khách hàng và tin tưởng vào nhâ viên có những lựa chọn đúng đắn mà không cần chờ đợi sự tán thành của nhà quản lý.
Mục tiêu của giao quyền là thúc đẩy sự sáng tạo và năng lực trí tuệ của mọi nhân viên trong tổ chức để cung cấp cho mọi người trách nhiệm và nguồn lực để họ thực sự lãnh đạo công việc của chính họ.
Khi thực hiện giao quyền nhà quản trị thông hiểu 2 vấn đề chính sau :
- Nhận diện và thay đổi những điều kiện của tổ chức, những cái làm giảm quyền lực của nhân viên.
- Tăng sự tin cậy của nhân viên những cái làm họ nổ lực thực hiện thành công những công việc quan trọng.
- Để thực hiện thành công giao quyền nhân viên phải có 4 yếu tố : Thông tin, kiến thức, quyền hạn và phần thưởng.
b. Tầm quan trọng của giao quyền :
- Tăng sự hài lòng của lực lượng lao động, từ đó giúp cho việc làm hài lòng khách hàng tốt hơn.
- Nhân viên cảm thấy họ có cơ hội để làm việc tốt nhất. - Họ tin ràng ý tưởng của mình được tính đến
- Họ cảm thất ràng các đồng nghiệp của họ có cam kết với chất lượng
- Họ tạo một sự liên kết trực tiếp giữa công việc của mình với sứ mệnh của công ty
Hình : Mối quan hệ giữa giao quyền và chất lượng c. Những nguyên lý của giao quyền
- Giao quyền một cách chân thành và đầy đủ - Thiết lập sự tin cậy lẫn nhau
- Cung cấp thông tin cho nhân viên - Đảm bảo cho nhân viên có khả năng - Không bỏ qua nhà quản trị cấp trung - Thay đổi hệ thống phần thưởng