II. Bảy công cụ mới về quản lý và hoạch định – N7 (Seven New Management and Planning Tools):
6. Biểu đồ chương trình quyết định quá trình – PDPC: a Khái niệm:
a. Khái niệm:
Biểu đồ PDPC được ông Jiro Kondo đưa ra vào cuối năm 1968, là một công cụ rất hữu hiệu để hoạch định các dự án nghiên cứu và phát triển, loại bỏ các sai lỗi mãn tính, thực hiện việc đàm phán trong kinh doanh và các hoạt động tương tự.
Biểu đồ PDPC dùng để dự kiến trước những tình huống trục trặc và lập các kế hoạch xử lý (bao gồm cả những biện pháp giải quyết các bước đi sai lệch) nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra. Vì các chương trình để đạt mục tiêu cụ thể không phải luôn luôn theo đúng kế hoạch và sự phát triển không mong muốn có thể đem lại những hậu quả nghiêm trọng nên phương pháp này được sử dụng không chỉ để mang lại kết luận tối ưu mà còn để tránh những tình huống bất ngờ.
b. Tác dụng:
Biểu đồ PDPC rất hữu ích trong việc kiểm soát sự tiến triển của những dự án phức tạp có những yếu tố không chắc chắn và không mong muốn trong chương trình ban đầu. Biểu đồ này cũng được áp dụng trong trường hợp cái giá phải trả cho những sai sót (nếu có) rất lớn.
Tác dụng chính của biểu đồ PDPC là dự báo những bất ngờ, phức tạp và ngăn ngừa những vấn đề tiềm ẩn; chỉ rõ vấn đề và xác định thứ tự ưu tiên; giúp tăng cường hợp tác và trao đổi thông tin nội bộ.
c.Các bước thiết lập biểu đồ PDPC:
Bước 1: Xác định khởi điểm và mục tiêu cần đạt.
Khởi điểm có thể là một dự án khó thực hiện hoặc một dự án lặp lại các thử nghiệm và những sai lỗi.
Xác định chính xác chính sách cơ bản, các điều kiện ràng buộc (giới hạn) và những công việc cần làm.
Bước 2: Lập kế hoạch ban đầu.
Bước 3: Triển khai và theo dõi quá trình thực hiện kế hoạch. Nếu xảy ra những sự kiện không mong muốn, phải thay đổi biểu đồ PDPC ban đầu bằng cách thêm các hoạt động phối hợp vào kế hoạch ban đầu còn chưa đầy đủ. Tô đậm những mũi tên cho từng hoạt động đã hoàn thành.
Bước 4: Tiếp tục xây dựng và thực hiện kế hoạch cho đến khi đạt được mục tiêu. Khi thực hiện biểu đồ PDPC cần lưu ý là mục tiêu, chính sách cơ bản, giới hạn phải được trình bày rõ ràng, cụ thể và tránh bỏ sót mũi tên.
d. Ví dụ:
Chủ đề: Giành được đơn hàng kinh doanh
Chính sách cơ bản: Tham gia vào mỗi đơn đặt hàng một cách cẩn thận. Giới hạn: lập sổ tay cho cán bộ kinh doanh mới.