Sau khi đã tiếp nhận và xử lý các hồ sơ tham gia BHXH, thẩm định hồ sơ hợp lệ, những lao động mới tham gia sẽ được cấp sổ bảo hiểm. Cấp sổ BHXH là một trong những quyền đầu tiên của NLĐ tham gia BHXH, đồng thời cũng là công cụ để thông qua đó việc quản lý đối tượng tham gia được thực hiện chặt chẽ hơn.
Việc cấp sổ BHXH cho người tham gia BHXH đã tạo niềm tin cho họ, một phần đã có tác dụng khuyến khích mọi người tự giác tham gia đóng BHXH để bảo vệ quyền lợi chính họ. Công tác này cũng tạo điều kiện cho tổ chức công đoàn thực hiện bảo vệ quyền lợi cho NLĐ ở đơn vị của họ. Sổ BHXH có tác dụng hữu hiệu trong việc kiểm tra, kiểm soát về mức nộp, thời gian nộp, việc nộp có đúng đủ hay không; đồng thời sổ BHXH còn có tác dụng tạo điều kiện cho NLĐ thúc đẩy, đôn đốc NSDLĐ nộp BHXH đầy đủ kịp thời. Do vậy, công tác cấp sổ BHXH luôn được BHXH huyện Yên Hưng chú trọng thực hiện một cách nhanh chóng, kịp thời.
Bảng 4: Quản lý cấp sổ BHXH bắt buộc (2007 - 2010)
Năm 2007 2008 2009 2010
Số lao động tham gia 4136 4317 4579 4535
Số lao động được cấp sổ 4101 4230 4365 4495
Nguồn: BHXH huyện Yên Hưng
Nhìn vào bảng số liệu trên ta thấy, số lượng lao động tham gia BHXH ngày càng nhiều, và số lao động tham gia BHXH được cấp sổ cũng tăng lên qua các năm. Tuy nhiên, số lao động tham gia BHXH được cấp sổ trong 4 năm qua đều ít hơn số lao động tham gia. Số lao động chưa được cấp sổ năm 2009 cao nhất là 4,67% tương ứng với 214 người, năm 2008 là 2,0% tương ứng với 87 người, đến năm 2010 đã giảm xuống chỉ còn 0,88% tương ứng với 40 người. Số lao động tham gia BHXH chưa được cấp sổ BHXH chủ yếu do các nguyên nhân: lao động mới hợp đồng, sự hiểu biết về hồ sơ, thủ tục, quy trình tham gia BHXH còn hạn chế gây chậm chễ trong việc cấp sổ, thiếu chứng từ như chứng minh thư nhân dân, quyết định tuyển dụng, hay NLĐ chỉ làm một tờ khai cá nhân,…Điều đó làm cho cán bộ quản lý thu và cấp sổ thẻ không thể tiến hành đối chiếu, thẩm định hồ sơ để tiến hành cấp sổ theo quy định được. Qua việc thực hiện cấp sổ BHXH, người sử dụng lao động và người lao động đã nhận thức được tầm quan trọng trong việc quản lý, lưu giữ hồ sơ cá nhân, thấy được trách nhiệm trong việc đóng BHXH đầy đủ, kịp thời.
Bên cạnh đó, nhằm đảm bảo quyền lợi cho người lao động, thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn của BHXH cấp huyện theo quy định của BHXH Việt Nam trong công tác quản lý sổ BHXH cho người tham gia thì công tác chốt sổ BHXH cho người lao động cũng là việc làm cần thiết. BHXH huyện Yên Hưng cũng đã có rất nhiều công gắng trong việc thực hiện công tác chốt sổ BHXH cho người lao động. Cụ thể qua bảng thống kê sau:
Bảng 5: Quản lý công tác chốt sổ BHXH bắt buộc (2007 – 2010)
Năm 2007 2008 2009 2010
Số sổ phải chốt 926 4317 1098 1125
Số sổ đã chốt 854 4256 987 1069
Nguồn: BHXH huyện Yên Hưng
Qua bảng số liệu trên ta thấy số sổ BHXH đã chốt được của huyện chiếm khoảng 90% tổng số sổ phải chốt trong năm. Trong đó, riêng năm 2008 số BHXH sổ phải chốt lên tới 4317 sổ cao hơn hẳn so với số sổ phải chốt của 3 năm còn lại, nguyên nhân là từ ngày 01/01/2009 BHXH huyện Yên Hưng bắt đầu thực hiện việc cấp sổ BHXH theo mẫu sổ mới cho người lao động. Do vậy mà đến 31/12/2008 BHXH huyện cần phải chốt hết sổ BHXH cũ để sang đầu năm 2009 in sổ BHXH mới cho người lao động. Từ năm 2008 trở về trước, sổ BHXH của người lao động là quyển sổ bìa xanh đậm nhưng từ 01/01/2009 sổ BHXH cũ được thay bằng sổ mới tiện dụng hơn, gồm có 1 tờ bìa có thông tin của người lao động và qua trình làm việc của người lao động được in vào tờ rời. Mặc dù vậy, số sổ đã chốt được chiếm 98,6% còn 2,4% sổ chưa chốt tương ứng với 61 sổ, nguyên nhân chủ yếu là do một số đơn vị còn nợ đọng BHXH. Tuy nhiên, năm 2009 số sổ chưa chốt lên tới 111 sổ tương ứng với 10,1%.