HÓA TẠI CÔNG TY BẢO HIỂM BƯU ĐIỆN THĂNG LONG
2.3.3. Thực trạng quy trình khai thác tại Bảo hiểm Bưu điện Thăng Long
2.3.3.1. Quy trình khai thác a) Lưu đồ khai thác chung
Quy trình khai thác bảo hiểm hàng hóa tại công ty bảo hiểm bưu điện Thăng Long được thực hiện qua thông qua bảng 12 (Phụ lục 1) theo nguồn của bảo hiểm bưu điện Thăng Long.
b. Lưu đồ khai thác ngoài phân cấp
Phòng Bảo hiểm hàng hải là đầu mối tiếp nhận, nghiên cứu, tham mưu cho Ban Giám đốc xử lý giải quyết những vụ việc ngoài phân cấp thuộc nghiệp vụ hàng hóa của các Đơn vị trực thuộc Công ty (Phụ lục 2)
Nhận thông tin từ khách hàng:
Khai thác viên có nhiệm vụ thường xuyên tiếp xúc với khách hàng, gửi hoặc trao đổi các thông tin về sản phẩm của PTI nhằm giới thiệu các nghiệp vụ bảo hiểm và đáp ứng các nhu cầu của khách hàng. Khai thác viên tìm hiểm thêm các thông tin về nguồn vốn, khả năng tài chính, khả năng tham gia bảo hiểm của khách hàng…Và có trách nhiệm hướng dẫn khách hàng khai thác chi tiết các thông tin cần thiết. Khai thác viên có trách nhiệm cung cấp Giấy yêu cầu bảo hiểm và các tài liệu khác theo yêu cầu của khách hàng.
Xem xét đề nghị bảo hiểm
Trên cơ sở Giấy yêu cầu bảo hiểm và việc phân tích các thông tin liên quan, khai thác viên hoặc lãnh đạo đơn vị đánh giá qui mô và mức độ phức tạp của dịch vụ, đối chiếu với qui định về phân cấp khai thác để xác định việc phải làm tiếp theo.
Trường hợp thuộc phân cấp cho đơn vị: Trên cơ sở các thông tin khách hàng cung cấp cùng với chính sách khách hàng của công ty, khai thác viên xác định tỉ lệ phí bảo hiểm phù hợp và làm bản chào phí.
Trong trường hợp phải tham khảo phí bảo hiểm của thị trường Tái bảo hiểm , Khai thác viên chỉ chào phí cho khách hàng khi đã nhận được thông báo phí của thị trường Tái bảo hiểm . Trường hợp các yêu cầu trên không được thỏa mãn, Khai thác viên có thể từ chối nhận bảo hiểm.
Trường hợp dịch vụ khai thác lớn, vượt quá phân cấp của đơn vị: Phòng bảo hiểm hàng hải nhận thông tin về các dịch vụ trên phân cấp từ đơn vị kèm theo đề xuất cụ thể của đơn vị (theo Tờ trình bảo hiểm hàng hóa trên phân cấp), sau đó cán bộ phòng bảo hiểm hàng hải xem xét đề xuất của đơn vị.
Trường hợp vượt quá thẩm quyền, Trưởng phòng bảo hiểm hàng hải lấy ý kiến của các bộ phận liên quan. Sau khi lãnh đạo công ty quyết định hoặc lãnh đạo phòng bảo hiểm hàng hải chấp nhận sẽ được tiến hàng theo bước tiếp theo đó là làm bản chào phí và gửi cho khách hàng
Theo dõi phản hồi của khách hàng
Sau khi gửi bản chào phí cho khách hàng, khai thác viên thường xuyên gọi điện thoại để theo dõi sự phản hồi của khách hàng. Khai thác viên bám sát khách hàng để nhận được các thông tin phản hồi về bản chào bảo hiểm. Trường hợp khách hàng có yêu cầu khác, khai thác viên xem xét khả năng đáp ứng các yêu cầu của khách hàng. Trong trường hợp Đơn vị khai thác không đủ thẩm quyền giải quyết các yêu cầu của khách hàng thì báo cáo Công ty xem xét để có phương án trả lời cho khách hàng.
Tiếp nhận yêu cầu bảo hiểm chính thức
Tiếp nhận yêu cầu bảo hiểm thông qua giấy yêu cầu bảo hiểm của khách hàng đây là bằng chứng thể hiện nguyên tắc trung thực tuyệt đối trong việc kê khai thông tin của người được bảo hiểm. Khi khách hàng chấp thuận phương án đã đàm phán, khai thác viên nhận yêu cầu bảo hiểm chính thức bằng văn bản từ khách hàng. Khai thác viên kiểm tra lại các nội dung trên Giấy yêu cầu bảo hiểm. Nếu còn sai sót hoặc chưa phù hợp, khai thác viên đề nghị khách hàng sửa và hoàn chỉnh lại. Giấy yêu cầu bảo hiểm phải có chữ ký của người có thẩm quyền, trường hợp pháp nhân phải có thêm con dấu.
Sau khi tiếp nhận yêu cầu bảo hiểm thông qua giấy yêu cầu bảo hiểm của khách hàng thì khai thác viên sẽ tiến hành bước tiếp theo
Khai thác viên tiến hành soạn thảo, phát hành hợp đồng bảo hiểm. Chuyển giao hợp đồng bảo hiểm cho khách hàng và các bộ phận liên quan theo quy định của Công ty.
Lưu hồ sơ: lưu bộ hồ sơ khai thác đầy đủ. Thống kê báo cáo theo quy định của Công ty.
Sau khi ký kết hợp đồng thì lãnh đạo phòng và khai thác viên tiến hành
Theo dõi việc thực hiện hợp đồng bảo hiểm.
Thu phí và theo dõi nợ phí
Thu phí: Theo dõi đôn đốc khách hàng thanh toán phí bảo hiểm theo đúng thoả thuận trong hợp đồng bảo hiểm.
Theo dõi tình hình nợ phí của khách hàng.
Theo dõi thực hiện hợp đồng bảo hiểm
Sau khi phát hành và chuyển giao hợp đồng cho khách hàng, khai thác viên theo dõi tình hình thực hiện hợp đồng bao gồm các nội dung chính như sau:
Theo dõi hành trình của lô hàng để tổ chức giám sát, giám định Quản lý rủi ro và đề phòng hạn chế tổn thất
Sửa đổi, bổ sung hợp đồng Chấm dứt hợp đồng
Huỷ hợp đồng
Theo dõi để bổ sung các thông tin có liên quan vào hồ sơ khách hàng Một quy trình khai thác cũng khá là phức tạp, trải qua nhiều bước tốn khá nhiều thời gian. Hàng năm công ty có rất nhiều khách hàng mới được khai thác, tuy nhiên thì việc tiếp cận khách hàng mới rất khó, mất rất nhiều thời gian để có thể tiếp cận họ và tìm hiểu thông tin của họ. Để đi từ bước tìm khách hàng tiềm năng đến bước chào phí cũng phải mất tầm 1 tháng, rồi từ bước chào phí đến bước có thể ký kết hợp đồng cũng mất khoảng 2 tháng. Vì vậy mà người làm bảo hiểm phải thật kiên nhẫn thì mới có thể đi tới ký kết được hợp đồng. Có rất nhiều trường hợp khách hàng đã
ký hợp đồng nhưng rồi lại hủy hợp đồng. Nên lượng khách hàng giảm so với thực tế hầu hết các khách hàng còn lại chủ yếu là tái tục hợp đồng. Có những công ty một năm tái tục rất nhiều hợp đồng, điển hình như Dệt Hà Nam, Đồng Phát, Vitechco... Do đó mà lượng hợp đồng từ khách hàng cũ cũng rất lớn.