Giám định hàng hoá nói chung và hàng hoá xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đường biển nói riêng là một khâu được PTI quy định chặt chẽ theo một trình tự nhất định nhằm tiến hành đánh giá, giám định tổn thất xảy ra một cách chính xác, hiệu quả và tiết kiệm, bảo đảm quyền lợi của cả hai bên: bên bảo hiểm và bên được bảo hiểm.
Trước hết, khi có tổn thất xảy ra, PTI sẽ xem xét tổn thất đó thuộc trách nhiệm bảo hiểm của mình hay không và nếu có thì mức độ tổn thất là bao nhiêu? Nguyên tắc chung của Công ty khi tiến hành giám định lại:
- Bảo đảm kịp thời, đầy đủ, trung thực và khách quan, bảo đảm phục vụ tốt nhất cho việc bồi thường của Công ty.
- PTI có thể trực tiếp giám định hoặc có thể nhờ chi nhánh ở các khu vực khác giám định hộ hoặc chỉ định đại lý của mình ở trong và ngoài nước.
- Trừ những trường hợp đặc biệt, nhiệm vụ chính của giám định hàng hoá là giám định và thực hiện bồi thường tổn thất cho hàng hoá được bảo hiểm tại PTI.
Xuất phát từ nguyên nhân này mà công tác giám định của PTI được tiến hành theo quy trình dưới đây:
Sơ đồ 2: Quy trình giám định tổn thất hàng hóa của PTI Trách nhiệm Tiến trình ĐVKT, ĐVGĐ ĐVKT, GĐV ĐVKT/TGĐ/ NĐUQ, GĐV GĐV GĐV, NYC, ĐVKT ĐVGĐ, ĐVKT/ NĐUQ/TGĐ ĐVGĐ, ĐVKT
Bước 1: Nhận yêu cầu giám định/thông tin tổn thất từ người được
bảo hiểm (NĐBH)/khách hàng
- Khi nhận được thông tin tổn thất từ người được bảo hiểm/khách hàng, đơn vị khai thác (ĐVKT) cần gửi ngay cho đơn vị giám định (ĐVGĐ) Giấy đề nghị thu xếp giám định hàng hóa, báo ngay cho cấp trên nếu tổn thất lớn và phức tạp và vào sổ thống kê giám định tổn thất hàng hóa.
- Nếu vụ việc phát sinh vào ngoài giờ làm việc/các ngày nghỉ/ngày lễ thì chấp nhận yêu cầu giám định qua điện thoại nhưng đơn vị khai thác
Nhận yêu cầu giám định
Xử lí thông tin ban đầu
Tiến hành giám định
Lập biên bản giám định
Thỏa thuận và theo dõi khắc phục hậu quả
Cấp báo cáo giám định, thu phí giám định
Lưu trữ hồ sơ
Báo cáo lãnh đạo nếu có tổn thất lớn, báo TBH
Thuê giám định ngoài
cần có văn bản yêu cầu chính thức tới đơn vị giám định vào ngày làm việc tiếp theo.
Bước 2: Xử lý thông tin ban đầu
Ở giai đoạn này PTI sẽ tiến hành đánh giá sơ bộ tổn thất, hướng dẫn khách hàng xử lý ban đầu, tập hợp hồ sơ tài liệu có liên quan đến tổn thất và xem xét phân cấp.
Trong vòng 3 ngày tổn thất xảy ra phải lập tức thông bảo cho PTI, một số trường hợp khó khăn thì thời hạn thông báo nhiều nhất là 14 ngày .
Nếu cần phải chỉ định đơn vị giám định độc lập trong nước thì chỉ định các công ty giám định độc lập có tên trong danh sách đã được công ty phê duyệt; nếu chỉ định đơn vị giám định ở nước ngoài thì chỉ định các công ty có tên trong danh bạ đại lý của Lloyd’s.
Bước 3: Tiến hành giám định
- Công tác chuẩn bị: Trên cơ sở các thông tin tổn thất được cung cấp, giám định viên phải tự chuẩn bị đầy đủ những vấn đề liên quan đến tổn thất như kiến thức về rủi ro hoặc tổn thất, các dụng cụ cần thiết…
- Khi tiến hành giám định, giám định viên cần kiểm tra tính chính xác, phù hợp về mặt giấy tờ của đối tượng bảo hiểm; ghi nhận chính xác thời gian, địa điểm, diễn biến, mức độ thiệt hại và nguyên nhân gây ra tổn thất; liên lạc với đơn vị cấp trên để thông báo tình hình và xin ý kiến chỉ đạo về các bước xử lý tiếp theo;
- Xác định tình trạng tổn thất: giám định viên phải tiến hành kiểm tra từ bên ngoài kiện hàng, container rồi mới kiểm tra bên trong container, kiện hàng để phát hiện tổn thất va nguyên nhân tổn thất một cách cẩn thận.
- Xác định mức độ tổn thất giám định viên phải:
+ Nếu có điều kiện cần xác định mức độ tổn thất cho hàng hóa theo từng nguyên nhân khác nhau để xác định tổn thất chung và tổn thất riêng hoặc người chịu trách nhiệm hợp lý; hợp đồng xác định các chi phí sửa chữa, cứu chữa, chỉnh lý hàng hợp lý để đưa vào biên bản (nếu có);
+ Khi tổn thất lớn hoặc dạng đặc biệt cần lấy mẫu và phân tích theo chỉ tiêu kỹ thuật của hàng nguyên chất (có thể thuê cơ quan chuyên môn); đối với các lô hàng lớn bị tổn thất nặng không có khả năng giám định toàn bộ lô hàng thì có thể giám định mẫu một bộ phận lô hàng (tối thiểu 10%);
+ Nếu thiếu số lượng: nêu rõ kích cỡ, thứ loại hàng thiếu hụt hư hỏng so với phiếu đóng gói, xem xét khả năng đóng gói thiếu hoặc nhầm từ kiện hàng này sang kiện hàng khác…
+ Nếu thiếu trọng lượng: xem xét khả năng dò chảy, vương vãi không thu hồi lại được, hao hụt tự nhiên, độ ẩm, tạp chất, chú ý kiểm tra cả bao bì và cân sử dụng để tính đúng trọng lượng hàng thiếu hụt;
+ Hàng bị hư hỏng: xác định số lượng, trọng lượng, từng loại hàng hỏng theo từng mức độ, xét khả năng sử dụng của từng loại theo từng mức độ hư hỏng để xác định mức độ tổn thất hợp lý; với mặt hàng là máy móc thiết bị cần xem xét tới ảnh hường của độ bền và công suất.
+ Xác định nguyên nhân gây ra tổn thất: nguyên nhân phải được nêu rõ ràng, chính xác, phù hợp với tổn thất thực tế và nêu chính xác thời gian, địa điểm xảy ra tổn thất. Do đó, giám định viên phải xác định nguyên nhân và là người chịu trách nhiệm về tổn thất đó. Giám định viên cần căn cứ trên các cơ sở sau để xác định nguyên nhân gây tổn thất: tính chất và đặc điểm bao bì, hàng hóa; đặc điểm và tình trạng phương tiện; hành trình; dạng tổn thất; tình trạng bốc dỡ, lưu kho, chuyển tải; tình hình giao nhận của các bên liên quan; chụp ảnh hiện trường và các tài liệu liên quan khác.
Bước 4: Lập biên bản giám định hiện trường
Kết thúc quá trình giám định tại hiện trường, giám định viên lập Biên bản giám định hiện trường, Biên bản giám định có chữ kí của đại diện bên tham gia giám định.
Bước 5: Thỏa thuận và theo dõi khắc phục hậu quả
- Nếu không thống nhất giá trị thiệt hại cần tiến hành bán đấu giá tổn thất để xác định mức độ giảm giá trị thương mại hàng tổn thất được xác định.
- Giám định viên đề xuất các biện pháp bảo quản và đề phòng hạn chế tổn thất, sửa chữa, khắc phục, thay thế hoặc cứu vớt hàng hóa bị tổn thất.
Bước 6: Báo cáo giám định hàng tổn thất và cấp báo cáo giám định, thu phí giám định.
- Đơn vị giám định cấp Báo cáo giám định cho người yêu cầu theo số lượng yêu cầu (cấp bằng cả tiếng nước ngoài nếu có yêu cầu). Nếu không có yêu cầu cụ thể thì cấp 02 bản gốc tiếng Việt, trong đó 01 bản cấp cho người yêu cầu, 01 bản lưu tại đơn vị giám định.
- Phí giám định: Đơn vị khai thác có trách nhiệm thu đòi phí giám định từ người được bảo hiểm/khách hàng; PTI báo nợ đơn vị yêu cầu nếu PTI yêu cầu giám định.
Trường hợp thuê Công ty giám định độc lập tiến hành giám định: Người được phân công phải theo dõi tiến độ và đánh giá việc thực hiện giám định của công ty giám định thuê ngoài căn cứ vào trình độ chuyên môn nghiệp vụ và mẫn cán của giám định viên, thời gian hoàn thành… Nếu có vấn đề phát sinh cần giải quyết, người được phân công cần báo cáo Trưởng đơn vị giám định để có phương hướng xử lý.
Bước 7: Lưu trữ hồ sơ
Sau khi thực hiện xong việc giám định, một bộ hồ sơ giám định được lập bap gồm: Giấy yêu cầu giám định, Các chứng từ liên quan đến lô hàng, thông báo tổn thất và các công văn trao đổi giữa các bên liên quan. Báo cáo giấm định của PTI hoặc của công ty giám định thuê ngoài. Bộ hồ sơ này phải được đánh trang theo thứ tự tài liệu và phải được lưu trữ trong vòng 10 năm tại đơn vị giám định và các phòng liên quan.